寶麗股份公司會計(jì)檔案管理制度

　　第1條 會計(jì)檔案種類

　　(一)會計(jì)檔案包括存儲在磁盤上的電子文檔和以書面形式存放的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表。具體包括：

　　1、會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證;

　　2、會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿;

　　3、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表及附表、財(cái)務(wù)情況說明書、會計(jì)報(bào)表附注、其他財(cái)務(wù)報(bào)告等;

　　4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、稅務(wù)申報(bào)資料、會計(jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告、財(cái)務(wù)管理制度以及與經(jīng)營管理有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程等各種會計(jì)資料。

　　第2條 會計(jì)檔案的歸檔

　　(一)公司會計(jì)檔案的歸口管理部門為財(cái)務(wù)部。

　　(二)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)指定專人保管，出納人員不得兼管，會計(jì)檔案管理人員應(yīng)按照國家和上級關(guān)于會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定和要求,對公司的各種檔案定期收集、審查、核對、按順序立卷登記，編制檔案目錄和索引，裝訂成冊，按時(shí)歸檔，確保妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　具體檔案歸檔程序規(guī)定如下：

　　1、憑證的裝訂及歸檔

　　(1)財(cái)務(wù)部會計(jì)科定時(shí)按憑證類型及編號順序整齊、牢固地裝訂成冊，憑證封面統(tǒng)一，項(xiàng)目填寫完整，各種附件的大小不得超過憑證的長寬，每本憑證的厚度約3公分，裝訂成冊的憑證暫存于財(cái)務(wù)部資料室;

　　(2)每年年度結(jié)束后的次年元月，財(cái)務(wù)部由專人將記賬憑證進(jìn)行審查核對，按照檔案管理要求進(jìn)行登記，統(tǒng)一歸檔;

　　(3)隔年檔案填寫好檔案標(biāo)簽和移交清冊,交公司檔案館存檔。

　　2、賬簿的裝訂及歸檔

　　賬簿由財(cái)務(wù)部一年打印一次，裝訂成冊，賬簿裝訂前應(yīng)將扉頁填寫完整;年度終了，以冊為卷,按統(tǒng)一規(guī)定填寫封面，整理歸檔。

　　3、報(bào)表及審計(jì)報(bào)告的裝訂及歸檔

　　財(cái)務(wù)部參照公司《會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿及財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告管理辦法》編制財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，裝訂成冊，會計(jì)師事務(wù)所出具的審計(jì)報(bào)告一并妥善保存，在股東大會后統(tǒng)一歸檔。

　　(三)會計(jì)檔案的保存期限

　　會計(jì)檔案的保存期限為永久保存和定期保存兩類。

　　1、永久保存

　　(1)、公司的原始發(fā)起股東的有關(guān)資料、歷次資產(chǎn)重組的資料、上市發(fā)行募集資金的有關(guān)資料;

　　(2)、尚未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)(保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明);

　　(3)、工資表;

　　(4)、有關(guān)土地、房屋租賃契約、外幣的收支憑證;

　　(5)、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告;

　　(6)、會計(jì)檔案保管清冊及銷毀清冊;

　　(7)、主要財(cái)務(wù)會計(jì)文件、合同、協(xié)議;

　　(8)、其它需永久保存的檔案。

　　2、定期保存

　　定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年等5類，從會計(jì)年度終了后的第一天計(jì)算。

　　(1)、會計(jì)憑證類

　　①原始憑證、記賬憑證、匯總憑證              15年

　　②銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單             5年

　　(2)、會計(jì)賬簿類

　　①日記賬                                     15年

　　其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬            25年

　　②明細(xì)賬、總賬、輔助賬                       15年

　　③固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管   5年

　　3、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類

　　①主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表(包括文字分析)          3年

　　②月、季度會計(jì)報(bào)表(包括文字分析)          5年

　　4、其他類

　　財(cái)務(wù)成本計(jì)劃                                    3年

　　本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照上述期限執(zhí)行。公司會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

　　(四)會計(jì)電算化檔案的管理。

　　1、對于存儲在磁盤上的電子文檔，必須由財(cái)務(wù)部及時(shí)打印輸出書面形式，打印輸出的會計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須及時(shí)補(bǔ)充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上簽字或蓋章注明。

　　2、磁盤形式的電子文檔保管期限必須在五年以上，必須定期(每年一次)進(jìn)行更新備份，保證信息的安全完整;妥善保管會計(jì)數(shù)據(jù)的備份，存放在安全、潔凈、防火、防潮、防磁、防塵的場所，不得隨便亂放和外借。

　　第3條 會計(jì)檔案的借用

　　會計(jì)檔案保管人員應(yīng)對借閱單位、借閱人姓名予以登記，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人簽字后方可借閱;若要復(fù)印檔案資料和借出檔案資料，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　1、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定及時(shí)歸還;若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)，詳細(xì)登記查閱會計(jì)檔案人的姓名、查閱日期、會計(jì)檔案名稱、查閱理由及歸還日期。

　　2、公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

　　3、外單位人員因公需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計(jì)檔案人的姓名、工作單位、查閱日期、會計(jì)檔案名稱、查閱理由。

　　4、會計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)印及借出時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并及時(shí)歸還。

　　第4條 會計(jì)檔案的移交

　　(一)對于上年形成的會計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部保管一年，在年度終了后的次年元月，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一編制移交清冊，移交公司檔案館統(tǒng)一保管。

　　(二)由于會計(jì)人員的變動或會計(jì)機(jī)構(gòu)的變更等，需要合并、撤銷單位的會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)不同的情況，分別移交給并入單位或上級主管部門指定的其他單位接受保管，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　(三)對移交給公司檔案館保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案館應(yīng)當(dāng)會同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　第5條 會計(jì)檔案的銷毀

　　會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，按照以下程序執(zhí)行：

　　1、會計(jì)檔案管理人員編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容;

　　2、公司辦公室同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見;

　　3、銷毀意見報(bào)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查，公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)，公司總會計(jì)師在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見;

　　4、銷毀時(shí)應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部有關(guān)人員共同參加，監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案，銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司分管經(jīng)理。

篇2：公司會計(jì)檔案管理制度

　　公司會計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對會計(jì)檔案的管理。

　　2、會計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對會計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會計(jì)檔案由主辦會計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會計(jì)檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計(jì)檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，報(bào)上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動，會計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計(jì)資料必須留在老單位。

篇3：房地產(chǎn)股份公司會計(jì)檔案管理制度

　　房地產(chǎn)股份有限公司會計(jì)檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度，符合會計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求，公司根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，特制定本制度。

　　一、會計(jì)檔案立卷管理辦法

　　1、會計(jì)憑證：每月做好的會計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號、查對、清點(diǎn)，檢查憑證是否都符合規(guī)定，然后按每本50號裝訂成冊，憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號，再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。

　　2、會計(jì)報(bào)表：每月做好的會計(jì)報(bào)表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明：單位名稱、單位地址，財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會計(jì)報(bào)表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　3、會計(jì)帳本：每月結(jié)帳后，將打印出來的會計(jì)帳簿加具封面，裝訂成冊，標(biāo)明帳戶名稱、順序號、標(biāo)上標(biāo)簽，將會計(jì)帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　4、財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類，按立案時(shí)間打出文件清單，標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號，便于查閱。

　　二、會計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法

　　借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行，財(cái)務(wù)部查閱檔案資料，要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)，并付上借閱檔案借據(jù)，寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時(shí)間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定，到期及時(shí)催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。

　　三、會計(jì)檔案保管期限

　　1、會計(jì)憑證：

　　①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;

　　②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;

　　2、會計(jì)帳簿：

　　①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;

　　②明細(xì)帳保管期限為15年;

　　③總帳保管期限為15年;

　　④輔助帳簿保管期限為15年;

　　⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。

　　3、會計(jì)報(bào)表：

　　①月、季度會計(jì)報(bào)表保管期限為15年;

　　②年度會計(jì)報(bào)表保管期限為永久。

　　4、其他：

　　①會計(jì)移交清冊保管期限為15年

　　②會計(jì)檔案保管清冊保管期為永久

　　③會計(jì)檔案銷毀清冊保管期為永久

　　④銀行存款對帳單保管期限為5年

　　四、會計(jì)檔案銷毀

　　根據(jù)會計(jì)檔案保管期限，銷毀會計(jì)檔案時(shí)，到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。會計(jì)檔案銷毀時(shí)應(yīng)由上級主管部門派員監(jiān)銷。