小型公司公文、文書管理制度

　　一、公司的公文格式應規(guī)范化，公文處理程序應嚴肅、正確。除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調整。

　　二、根據(jù)文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

　　三、公司公文的發(fā)行由公司總裁辦公室負責。包括公司各類紅頭文件、總經(jīng)理辦公例會會議紀要、規(guī)章制度、通知、指示等。

　　四、各單位、各部門自行打印的涉及公司權益的外發(fā)文稿必須經(jīng)本部門負責人簽字，交綜合管理部審核后發(fā)送。

　　五、各單位、各部、室所有打印成文的內(nèi)部規(guī)章制度和下行文稿必須報行政部留底存檔。

　　六、文件管理的范圍包括： 文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、人事專員發(fā)文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、各類合同文件以及其他有關公司的重大事項文書資料。

　　七、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。

　　八、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　九、公司文件的發(fā)文管理

　　1、公司發(fā)文由行行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領導批示的，還應附批示件。

　　2、部門和個人收文應在行政部發(fā)文登記冊中簽名。

　　3、公司對內(nèi)公開文件由行政部負責起草和審核，總裁簽發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政部負責審核，審核無誤打印后，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

　　4、文件須有文件標題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負責人簽名、標定日期和密級;部門負責人審定，總裁簽字同意后打印發(fā)文。

　　3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關部門的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

　　十、收文管理

　　1、公司收文的處理程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(fā)(公司領導)、打印、收文、分文、登記、傳送、歸檔、銷毀。

　　2、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由行政部負責執(zhí)行。收到文件后，先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關領導閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

　　3、凡寄至公司的文件、傳真等，由綜合管理辦公室簽收并做好相應記錄;

　　4、機密文件由綜合管理部專人保管，并對文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　5、急件或涉及商業(yè)機密的傳真應由專人處理。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需總經(jīng)理批準后方可借閱。

　　7、綜合管理部對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù);

　　10、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政部簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　11、公司內(nèi)部文件，各部門應妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。

　　十一、文件管理流程設計

　　根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

　　1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

篇2：學校重申會議和公文管理規(guī)定通知

　　學校關于重申會議和公文管理規(guī)定的通知

　　校內(nèi)各單位：

　　針對目前學校會議和公文管理的實際情況，經(jīng)校黨委同意，現(xiàn)就加強會議和公文管理的相關規(guī)定重申如下。

　　1．可開可不開的會議一律不開，可合并的會議一律合并召開。部門組織的跨部門會議，須提前一周將會議計劃送交黨辦或院辦，經(jīng)院主要領導審批后，由院辦統(tǒng)一制作《周會議安排表》并公布。未列入會議計劃的，非緊急情況不得臨時動議開會。

　　2．涉及學校教學單位主要負責人參加的會議，須經(jīng)學校主要領導審批。黨務會議由黨辦協(xié)調并通知會議，行政會議由院辦協(xié)調并通知會議。非兩辦通知的會議各教學單位主要負責人可拒絕參加。

　　3．學校職能部門根據(jù)工作需要可向學校二級單位發(fā)函，但不得發(fā)指示性公文。

　　4．各部門接收到的上級公文，應統(tǒng)一交由黨辦或院辦處理，不得直接橫傳或送請領導閱簽。

　　**經(jīng)濟學院委員會辦公室**經(jīng)濟學院院長辦公室

　　20**年9月11日

篇3：集團企業(yè)加強學習公文事務性文件管理制度通知

　　z建[20**]第8號文

　　集團公司關于加強學習公文及事務性文件管理制度的通知

　　各部門、辦事處、分公司、項目部：

　　為了規(guī)范行政管理流程，使公司公文規(guī)范化，強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系，減少工作糾紛，為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道，公司號召全體員工認真學習公文及事務性文件管理制度。

　　制度中對公文的種類、公文相關工作要求、事務性文件工作要求以及文件代碼等都做了比較詳細的闡述和說明。

　　公司在行政管理流程中以表單式管理為主，簡單、明了、易懂。增設的表單詳見附件。

　　附件1：公文及事務性文件管理制度.doc

　　附件2：表22 對外傳真表.doc

　　附件3：表23 公司事務性文件模板表.doc

　　附件4：表24 工作聯(lián)系表.doc

　　附件5：表25 市場營銷人員工作月報表.doc

　　浙江ZZ建設集團有限公司

　　二零一五年二月十二日