管理處公文、資料管理規(guī)程
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理。
2適用范圍
適用**嘉園管理處所有公文、資料的管理，包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財務(wù)資料等。
3 職責(zé)
3.1客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)公文、資料的管理。
3.2客服中心負(fù)責(zé)所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的存檔工作。
4質(zhì)量要求
4.1文件資料管理全過程
4.1.1 文件資料的歸檔范圍
A.行政文書：外來文件、內(nèi)部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關(guān)報紙。
B.人事勞資：員工檔案、培訓(xùn)檔案。
C.經(jīng)營財務(wù)：經(jīng)營合同、財務(wù)資料。
D.業(yè)主/用戶管理：業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。
E.工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備管理：竣工驗收資料（圖紙、說明書、質(zhì)量保證書、公共設(shè)施設(shè)備驗收資料）、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設(shè)施修繕養(yǎng)護(hù)資料（大、中修年度計劃、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄）、接管驗收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點部位的維修資料、設(shè)施設(shè)備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)基本資料、設(shè)備運行維護(hù)保養(yǎng)資料。
F.管理資料：為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的文件，如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)等外來文件，以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
A.歸檔時必須進(jìn)行認(rèn)真查驗，并辦理交接登記手續(xù)，同時必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和真實性。
B.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟(jì)文件必須是原件，在特殊情況下可使用復(fù)印件，但必須附上說明。
C.歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類、立卷(格式見標(biāo)識一)和編號，檔案目錄應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
4.1.3文件資料的保管
A.資料在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
B.資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
C.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗小?/P>
D.每年年底進(jìn)行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，對破損或變質(zhì)檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
4.1.4檔案盒的運用(格式見標(biāo)識二)
4.1.5檔案資料的借閱
A.文件調(diào)閱權(quán)限：
a)財務(wù)資料除主任外，非財務(wù)人員查閱財務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人及主任批準(zhǔn)，財務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
b)查閱員工檔案須由客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
c)查閱工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理文件須由管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
B.本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限，或涉及機(jī)密的檔案資料時，應(yīng)填寫《借閱申請單》，資料員按照閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內(nèi)歸還，書籍45日內(nèi)歸還，如需長期使用者，須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。
C.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
D.借出和歸還檔案資料時，應(yīng)辦理清點、登記手續(xù)，由檔案管理人員和
借閱者當(dāng)面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，不得隱瞞不報，應(yīng)立即寫出書面報告，并按情節(jié)追究當(dāng)事人的責(zé)任。4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
A.通知、工作聯(lián)系函、會議紀(jì)要：通知、工作聯(lián)系函、會議紀(jì)要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。
B.對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)：凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象，因此對外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發(fā)放。
C.對外聯(lián)系函：由相關(guān)部門起草，管理處負(fù)責(zé)人審批（重要事項）后發(fā)文。
D.外部來函：管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來函的原件，復(fù)印件根據(jù)主任的批示意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位，同時做好簽收記錄；如有需要，客服中心應(yīng)對批示的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求
A.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況，應(yīng)建立一戶一檔制，并實行電腦化管理。
B.業(yè)主/用戶資料應(yīng)包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應(yīng)有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。
C.業(yè)主/用戶檔案建立后，需將所有的情況輸入電腦，以便及時查找，更新有關(guān)內(nèi)容。
D.業(yè)主/用戶資料要嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁外借。
4.2.3工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備資料的管理要求
A.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放，同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲，以方便調(diào)閱。
B.工程資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關(guān)借閱手續(xù)，由管理處主任簽字，外借時間不得超過一周。
5記錄、標(biāo)識
5.1標(biāo)識一:立卷格式
5.2標(biāo)識二:檔案盒卷脊格式(側(cè)面)
5.3標(biāo)識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式
5.4標(biāo)識四:對外聯(lián)系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
篇2：管理處公文資料管理規(guī)程
管理處公文、資料管理規(guī)程
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理。
2適用范圍
適用**嘉園管理處所有公文、資料的管理，包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財務(wù)資料等。
3 職責(zé)
3.1客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)公文、資料的管理。
3.2客服中心負(fù)責(zé)所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的存檔工作。
4質(zhì)量要求
4.1文件資料管理全過程
4.1.1 文件資料的歸檔范圍
A.行政文書：外來文件、內(nèi)部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關(guān)報紙。
B.人事勞資：員工檔案、培訓(xùn)檔案。
C.經(jīng)營財務(wù)：經(jīng)營合同、財務(wù)資料。
D.業(yè)主/用戶管理：業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。
E.工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備管理：竣工驗收資料（圖紙、說明書、質(zhì)量保證書、公共設(shè)施設(shè)備驗收資料）、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設(shè)施修繕養(yǎng)護(hù)資料（大、中修年度計劃、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄）、接管驗收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點部位的維修資料、設(shè)施設(shè)備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)基本資料、設(shè)備運行維護(hù)保養(yǎng)資料。
F.管理資料：為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的文件，如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)等外來文件，以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
A.歸檔時必須進(jìn)行認(rèn)真查驗，并辦理交接登記手續(xù)，同時必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和真實性。
B.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟(jì)文件必須是原件，在特殊情況下可使用復(fù)印件，但必須附上說明。
C.歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類、立卷(格式見標(biāo)識一)和編號，檔案目錄應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
4.1.3文件資料的保管
A.資料在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
B.資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
C.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗小?/P>
D.每年年底進(jìn)行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，對破損或變質(zhì)檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
4.1.4檔案盒的運用(格式見標(biāo)識二)
4.1.5檔案資料的借閱
A.文件調(diào)閱權(quán)限：
a)財務(wù)資料除主任外，非財務(wù)人員查閱財務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人及主任批準(zhǔn)，財務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
b)查閱員工檔案須由客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
c)查閱工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理文件須由管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
B.本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限，或涉及機(jī)密的檔案資料時，應(yīng)填寫《借閱申請單》，資料員按照閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內(nèi)歸還，書籍45日內(nèi)歸還，如需長期使用者，須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。
C.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
D.借出和歸還檔案資料時，應(yīng)辦理清點、登記手續(xù)，由檔案管理人員和
借閱者當(dāng)面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，不得隱瞞不報，應(yīng)立即寫出書面報告，并按情節(jié)追究當(dāng)事人的責(zé)任。4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
A.通知、工作聯(lián)系函、會議紀(jì)要：通知、工作聯(lián)系函、會議紀(jì)要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。
B.對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)：凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象，因此對外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發(fā)放。
C.對外聯(lián)系函：由相關(guān)部門起草，管理處負(fù)責(zé)人審批（重要事項）后發(fā)文。
D.外部來函：管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來函的原件，復(fù)印件根據(jù)主任的批示意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位，同時做好簽收記錄；如有需要，客服中心應(yīng)對批示的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求
A.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況，應(yīng)建立一戶一檔制，并實行電腦化管理。
B.業(yè)主/用戶資料應(yīng)包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應(yīng)有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。
C.業(yè)主/用戶檔案建立后，需將所有的情況輸入電腦，以便及時查找，更新有關(guān)內(nèi)容。
D.業(yè)主/用戶資料要嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁外借。
4.2.3工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備資料的管理要求
A.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放，同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲，以方便調(diào)閱。
B.工程資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關(guān)借閱手續(xù)，由管理處主任簽字，外借時間不得超過一周。
5記錄、標(biāo)識
5.1標(biāo)識一:立卷格式
5.2標(biāo)識二:檔案盒卷脊格式(側(cè)面)
5.3標(biāo)識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式
5.4標(biāo)識四:對外聯(lián)系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
篇3：綠城物業(yè)服務(wù)費催繳規(guī)程
綠城物業(yè)服務(wù)費催繳規(guī)程
一、操作規(guī)程
1、交費提示
每年末，實際執(zhí)行《物業(yè)服務(wù)合同》(含《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》，以下統(tǒng)稱為合同)的物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)統(tǒng)計業(yè)主或物業(yè)使用人(以下簡稱業(yè)主)下一年度的應(yīng)交物業(yè)服務(wù)費用，并以書面《溫馨提示》(含本年度第一交費周期之交費通知)進(jìn)行提示。
2、交費通知
物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)關(guān)注業(yè)主履行交費義務(wù)的具體時間與周期。自本年度第二交費周期起，在下一交費周期前30日時，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)通過在信息欄張貼和向業(yè)主發(fā)放書面《關(guān)于交納物業(yè)服務(wù)費的通知》的形式提醒業(yè)主及時履行交費義務(wù)。
3、電話或上門催交
在業(yè)主遲延履行超過30日時，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)電話或上門通知業(yè)主履行交費義務(wù)，并提醒業(yè)主及時補(bǔ)交費用，同時告知其交費的期限、方式、地點和聯(lián)系人等基本信息。
4、發(fā)送物業(yè)服務(wù)費催交通知書
在業(yè)主遲延履行超過90日時，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)向業(yè)主送交《物業(yè)服務(wù)費催交通知書》。
《物業(yè)服務(wù)費催交通知書》應(yīng)將業(yè)主遲延履行義務(wù)的事實表述清楚，收費的標(biāo)準(zhǔn)等依據(jù)的闡述應(yīng)清楚、準(zhǔn)確;并有催促交費的期限、方式、地點和聯(lián)系人等基本信息。
5、催交物業(yè)服務(wù)費的函
在業(yè)主遲延履行超過合同約定的交費期限后時，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)再次向業(yè)主送交(必須有業(yè)主本人書面簽收記錄，并保存)或用掛號信/郵政快遞的方式郵寄《關(guān)于催交物業(yè)服務(wù)費的函》。
《關(guān)于催交物業(yè)服務(wù)費的函》應(yīng)將業(yè)主遲延履行義務(wù)的事實表述清楚，收費的標(biāo)準(zhǔn)等依據(jù)的闡述應(yīng)清楚、準(zhǔn)確;并有催促交費的期限、方式、地點和聯(lián)系人等基本信息。
6、告知業(yè)主委員會協(xié)助催費(適用業(yè)主委員會成立的情形)
在業(yè)主遲延履行超過合同約定的交費期限后時，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)在向業(yè)主送交《關(guān)于催交物業(yè)服務(wù)費的函》的同時以書面形式向業(yè)主委員會送交《關(guān)于請求協(xié)助催收物業(yè)服務(wù)費的函》，并附相關(guān)《關(guān)于催交物業(yè)服務(wù)費的函》。
《關(guān)于請求協(xié)助催收物業(yè)服務(wù)費的函》應(yīng)將業(yè)主遲延履行義務(wù)的事實表述清楚，收費的標(biāo)準(zhǔn)等依據(jù)的闡述應(yīng)清楚、準(zhǔn)確;并有催促交費的期限、方式、地點和聯(lián)系人等基本信息。
7、催費《律師函》
業(yè)主在遲延交費超過半年、一年或在《關(guān)于催交物業(yè)服務(wù)費的函》中約定的期間屆滿之后，仍無履行義務(wù)的表示時，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)填寫《呈請郵寄<律師函>催收物業(yè)服務(wù)費審批表》進(jìn)行審批，經(jīng)公司審批同意后向該業(yè)主郵寄催費《律師函》。
催費《律師函》由公司法律顧問以郵政專遞的方式郵寄，物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人應(yīng)將發(fā)函必需的信息告知公司法律顧問，公司法律顧問寄出催費《律師函》后應(yīng)及時通知該物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人。(詳見管理費催繳訴訟手指引)
8、仲裁或訴訟
對于拒不交費的和訴訟時效即將超過的業(yè)主，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)提交《呈請公司對提請仲裁(訴訟)審批表》，提請公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否提請仲裁或訴訟。