步行街物業(yè)公文處理工作規(guī)程

　　1目的

　　使公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀更及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、保密。

　　2 適用范圍

　　所有外來及本公司文件。

　　3 公文的處理

　　3.1公文種類：除外來函外，本公司的公文是公司及所屬單位在企業(yè)管理過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹公司政策、執(zhí)行上級(jí)和主管部門的指示、發(fā)布規(guī)章制度、實(shí)行行政管理措施、請(qǐng)示和答復(fù)問題、報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)內(nèi)部和對(duì)外交往的重要工具，也是公司行使職能的重要手段和依據(jù)。根據(jù)實(shí)際工作需要，按照公文使用范圍和作用主要使用下列文種：

　　3.1.1決議：凡經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求所屬部門貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。

　　3.1.2決定：對(duì)某些重要事項(xiàng)或重要問題做出安排或處理。

　　3.1.3通知：是"發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)、同級(jí)機(jī)關(guān)(部門)和不相隸屬機(jī)關(guān)(部門)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位，要求屬下單位(部門)辦理或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種"。常用"會(huì)議通知"、"任免通知"等。

　　3.1.4通報(bào)：通報(bào)工作情況或好壞典型事例及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先進(jìn)、批評(píng)后進(jìn)等用"通報(bào)"。

　　3.1.5報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)的詢問等。

　　3.1.6請(qǐng)示：請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)對(duì)某些重要工作做出指示、答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用"請(qǐng)示"。

　　3.1.7批復(fù)：批準(zhǔn)或答復(fù)下屬單位(部門)請(qǐng)示的事項(xiàng)。

　　3.1.8函：與不相隸屬機(jī)關(guān)(部門)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復(fù)問題等用"函"。

　　3.1.9會(huì)議紀(jì)要：記載或傳達(dá)會(huì)議主要精神和決定事項(xiàng)。

　　3.2公文格式撰寫公文，應(yīng)遵循慣用的格式;

　　3.2.1發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：*******有限公司行政管理文件

　　3.2.2發(fā)文字號(hào)：包括發(fā)文年度、發(fā)文機(jī)關(guān)代號(hào)和發(fā)文順號(hào)，按序在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下方，如"**字[****]第***號(hào)";

　　3.2.3公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，標(biāo)題在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)或發(fā)文字號(hào)下方居正文上端中央位置書寫;

　　3.2.4主送機(jī)關(guān)是指收受、辦理或執(zhí)行公文的機(jī)關(guān)，一般在公文標(biāo)題左下方正文之前第一行頂格書寫，其他需要了解公文內(nèi)容的上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)，應(yīng)在"抄送機(jī)關(guān)"

　　欄目?jī)?nèi)寫明，標(biāo)注在主題詞下方;

　　3.2.5公文署名，分為機(jī)關(guān)署名和領(lǐng)導(dǎo)署名，標(biāo)注在正文或附件說明右下方，印章必須與署名相符，蓋在單位名稱的正中位置，上不壓正文。

　　3.2.6成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)，亦可以印發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)，成文日期要完整寫出年、月、日，標(biāo)注在發(fā)文單位或領(lǐng)導(dǎo)署名下方;

　　3.2.7凡需聯(lián)系辦理的公文，要在公文末頁下端，標(biāo)注承辦單位、聯(lián)系人及電話號(hào)碼。

　　3.3公文的起草和審批簽發(fā)

　　3.3.1公文起草的基本要求是：

　　1)重點(diǎn)要突出，觀點(diǎn)要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準(zhǔn)確，篇幅要簡(jiǎn)短，結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，層次要分明;

　　2)擬搞人必須要按公文的文種格式行文，用鋼筆書寫或打印，不得用圓珠筆或紅筆書寫;

　　3)文稿在呈送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)之前，負(fù)責(zé)擬稿的人員要對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。

　　3.3.2公文的審批簽發(fā)程序?yàn)椋?/p>

　　行文稿先由行文部門負(fù)責(zé)人審核簽名，再送行政人事部核稿，不屬急件，一般不得直接將文稿呈送領(lǐng)導(dǎo);如需會(huì)簽的，送會(huì)簽部門審稿，然后由行政人事部將符合要求的文稿送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。"請(qǐng)示"、"報(bào)告"和對(duì)外行文由公司總經(jīng)理簽發(fā)，一般例行事務(wù)性公文，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，最后安排打印。

　　3.4公文辦理

　　公文辦理主要包括公文的登記、分發(fā)、承辦、印制、傳遞等環(huán)節(jié)。

　　3.4.1登記公文，應(yīng)將公文的標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、來文機(jī)關(guān)、發(fā)往機(jī)關(guān)、頁數(shù)、份數(shù)、收發(fā)時(shí)間及辦理情況等逐項(xiàng)記載清楚，填寫《外部文件清單》，以便今后核查收回和銷毀。

　　3.4.2分發(fā)公文

　　1)一切外來公函，統(tǒng)一由綜合文員簽收、登記并根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)分送(各部門應(yīng)簽收)，同時(shí)，應(yīng)填寫《文件發(fā)放/領(lǐng)用登記表》;

　　2)根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容，由行政助理提出處理意見，送領(lǐng)導(dǎo)閱示，如文件涉及公司機(jī)密但根據(jù)需要交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理，則附《文件傳閱單》;

　　3)凡需業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的公文，由行政助理負(fù)責(zé)催辦，并將落實(shí)結(jié)果報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　3.4.3 承辦公文是指接受辦理下級(jí)單位請(qǐng)示的公文和其它需要批復(fù)的公文，以及轉(zhuǎn)發(fā)翻印的公文等。承辦請(qǐng)示的公文，凡屬本公司權(quán)限范圍內(nèi)能批復(fù)的事項(xiàng)，一般先由業(yè)務(wù)部門提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議決定后再批復(fù)呈文單位，時(shí)限一般不得超過一周，重要

　　事項(xiàng)和重要問題的請(qǐng)示，可直接送領(lǐng)導(dǎo)審閱后批復(fù)，時(shí)限不得超過三天。承辦公文部門要提高辦事效率，及時(shí)催辦和跟蹤，避免延誤。

　　4 相關(guān)文件與記錄

　　4.1《閱讀記錄》

篇2：門業(yè)制造公司公文處理規(guī)程

　　門業(yè)制造公司公文處理規(guī)程

　　第一條 公文處理原則

　　(一)、公文是企業(yè)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。公文處理工作應(yīng)按照國務(wù)院2000年發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。

　　(二)、公司管理公文處理工作的職能部門是行政部，并負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)公司各部門的公文處理工作。

　　(三)、所有進(jìn)出公司的正式公文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)傳遞、收發(fā)、登記、分辦、核稿、付印、分發(fā)、立卷、歸檔和銷毀。

　　第二條 公文辦理程序

　　公文辦理程序分為收文辦理和發(fā)文辦理。

　　收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。

　　發(fā)文處理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　（一）傳遞與簽收

　　1、凡屬郵局送來的各類信函、公文、資料等由接待室值班員進(jìn)行清點(diǎn)，辦理收進(jìn)手續(xù)。同時(shí)負(fù)責(zé)公休日時(shí)的各類外來文件資料的收進(jìn)工作，但值班員應(yīng)于周一上班時(shí)及時(shí)與行政部收件員做好有關(guān)交接工作。

　　2、收件員應(yīng)對(duì)掛號(hào)信件及重要文件資料逐一登記；有急件，應(yīng)通知有關(guān)人員立即前來領(lǐng)取。

　　3、公司各部室、屬下各企業(yè)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批、審閱的各類文件，由行政部統(tǒng)一收發(fā)登記后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署分辦意見和分發(fā)。

　　（二）拆封登記與編號(hào)

　　1、行政部收件員對(duì)公文應(yīng)隨到隨登記，同時(shí)分清閱件與辦件。凡有明確指明部門的一般性閱件（含傳真件）直接分發(fā)給各部室；辦件和重要閱件應(yīng)分別加蓋收文專用印章，編收文流水號(hào)，并逐件登記或錄入計(jì)算機(jī)，然后由行政部經(jīng)理簽署分辦意見。

　　辦件指公司給公司各部室的指示，請(qǐng)示或需要辦理的公文，辦件必須有回復(fù)件；

　　重要閱件指行業(yè)主管部門或外單位發(fā)布的與企業(yè)有密切關(guān)系的正式公文。

　　2、凡各部室直接收到的公文，拆封后應(yīng)將其中的辦件、重要閱件先交至行政部統(tǒng)一登錄編號(hào)，加蓋收文印章后再按程序辦理。未經(jīng)編號(hào)和加蓋收文印章的公文，不得直接辦理或呈批。

　　3、除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，公司各部室和屬下各企業(yè)不得直接將文件送至公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或向公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送"簽呈"、"請(qǐng)示"和"報(bào)告"。

　　4、凡不符合行文規(guī)則或制作不規(guī)范的公文，經(jīng)行政部審定后，向來文單位說明原因并退回來文單位。

　　(三)、分辦

　　1、凡屬重要閱件由行政部登錄并粘貼文件傳閱/閱辦單，提出處理意見，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見分送相關(guān)部室、人員閱辦，最后呈行政部經(jīng)理閱知，公司總經(jīng)理審閱或?qū)徟?/P>

　　2、凡屬辦件由行政部按業(yè)務(wù)分工登錄后提出分發(fā)意見，文件辦理情況應(yīng)及時(shí)登記或輸入計(jì)算機(jī)，以便催辦、查辦。

　　3、行政部應(yīng)根據(jù)來文情況加蓋"此件僅一份"、"用后請(qǐng)歸檔"印記的公文，各部室要妥善保管，并按規(guī)定及時(shí)歸檔。

　　(四)、批辦、承辦、催辦

　　1、凡需要辦理的辦件(主要以簽呈形式呈報(bào))，先由行政部及時(shí)提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)批辦，或轉(zhuǎn)送有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。

　　2、主辦部室在承辦公文中，涉及其他部室分管的業(yè)務(wù)，應(yīng)主動(dòng)向相關(guān)部室或來文單位了解情況，征求意見或協(xié)商、會(huì)稿。應(yīng)當(dāng)十分注意公司對(duì)外發(fā)文內(nèi)容的銜接、協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)相互矛盾的文件。

　　4、對(duì)公文的答復(fù)，一般由主辦部室以書面形式草擬回復(fù)意見。如口頭答復(fù)也應(yīng)有文字記錄。原則上不得把內(nèi)部使用的文件閱辦單及公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)人員簽署的意見原原本本轉(zhuǎn)給來文單位。

　　5、有關(guān)部室應(yīng)當(dāng)抓緊辦理公文，不得延誤、推諉。從收到公文之日起計(jì)算辦文時(shí)間。特急件隨到隨辦，當(dāng)天辦結(jié)；一般性公文在一周內(nèi)辦結(jié)；重要的規(guī)劃性、涉及各部室協(xié)調(diào)和法規(guī)性的公文視情況適當(dāng)寬限。

　　(五)擬稿、審核、簽發(fā)

　　1、擬稿。由主辦部室負(fù)責(zé)，要求通過計(jì)算機(jī)草擬公文，并應(yīng)按規(guī)定填寫公文處理單，明確主送、抄送單位和印制份數(shù)。

　　2、審核：主辦部室擬草的公文，應(yīng)經(jīng)本部室的負(fù)責(zé)人審核，負(fù)責(zé)審核文稿的負(fù)責(zé)人應(yīng)在審核文稿后簽署意見、姓名和審核日期。

　　3、簽發(fā)

　　(1)凡公司內(nèi)部的公文，屬公司各部室下發(fā)的，由各部室送行政部按收文規(guī)程受理后報(bào)有權(quán)審批人簽發(fā)，各部門上報(bào)的公文應(yīng)有本部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)意見。

　　(2)凡公司向行業(yè)主管部門或?qū)ν獾闹匾形膽?yīng)報(bào)行政部經(jīng)理審核并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。

　　(3)簽發(fā)的公文，如有會(huì)簽的，會(huì)簽人有不同意見的應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和簽署時(shí)間。如只簽名的，視為同意。

　　(4)公文經(jīng)簽發(fā)后，付印前，如確需要作修改，應(yīng)將修改后的文稿及修改理由重新報(bào)送負(fù)責(zé)簽發(fā)該文件的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　(六)核稿、編號(hào)

　　1、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿先送至行政部，由行政部負(fù)責(zé)核查文稿的審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備，發(fā)送單位是否準(zhǔn)確，主、附件是否一致等，如有不符合要求的文稿，應(yīng)退回主辦部室，補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。

　　2、符合要求的文稿由行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見或文稿的內(nèi)容，確定其公文文種、主題詞，并核查擬定的標(biāo)題、主送、抄送機(jī)關(guān)、密級(jí)、急緩程度、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文時(shí)間等格式是否符合規(guī)定。符合規(guī)定要求的，按規(guī)定印發(fā)。

　　(六)印制、用印、分發(fā)、傳遞

　　1、印制

　　凡非批量的公文一律由行政部負(fù)責(zé)印制。大批量需外送印刷的，由主辦部室負(fù)責(zé)監(jiān)印和外送印制。

　　2、分發(fā)

　　(1)印成的公文如系向公司各部室、屬下各企業(yè)內(nèi)部發(fā)放的，由行政部按送印前制定的發(fā)文表分發(fā)。

　　(2)印成的公文如系向公司外部單位發(fā)放的，由行政部通知主辦部室，由主辦部室辦理領(lǐng)用手續(xù)后自行分發(fā)。

　　(3)行政部應(yīng)及時(shí)將發(fā)文情況登記或登錄計(jì)算機(jī)，提供查詢、統(tǒng)計(jì)和歸檔。

　　(七)立卷、歸檔和銷毀

　　1、公文辦結(jié)后，行政部應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司的檔案管理規(guī)定及時(shí)將公文底稿、正本和有關(guān)材料一同歸檔。

　　2、公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，以便于保管和利用。

　　3、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。

　　4、公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。

　　5、凡歸檔的案卷，應(yīng)當(dāng)確定保管期限。

　　6、沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　附相關(guān)表單：

　　1.收、發(fā)文登記本；

　　2.文件傳閱單；

　　3.文件催單；

　　4.公文處理單；

　　5.檔案收件單。