物管公司公文管理暫行辦法

　　一．行文規(guī)定

　　1．呈報、下發(fā)的公文應一文一事。

　　2．公司對外統一名稱：**物業(yè)管理有限責任公司。正式對外行文、簽署合同均應使用公司名稱。

　　二．行文程序

　　1．公司的行文，先由承辦人擬稿，經分管部門副總審閱后，送行政部核稿，再請總經理簽發(fā)。

　　2．管理處行文，重要事項需事前請示總經理同意后，由分管副總簽發(fā)。

　　3．公司和管理處發(fā)文，均由行政部統一編發(fā)文號。

　　三．行文格式與要求

　　1．凡屬對外行文，要使用統一規(guī)格的擬稿紙，如第一頁寫不下，應附雙線橫格紙。

　　2．標題簡要明確，注明文件種類（請示、報告、函等）。

　　3．注明報送單位。

　　4．注明行文編號，以便可存放、查找和立卷歸檔。

　　（1）對外行文編號統一為：**物司[]第號

　　（2）對大廈客戶編號統一為：**物處字[]第號

　　5．撰寫、修改或譽請公文，必須使用墨水筆，不使用鉛筆、圓珠筆。經修改后的稿件，如字跡潦草、涂改較多、模糊不清的，應由原擬稿人譽請后再送打印。

　　四．繕印

　　1．文件簽發(fā)后，由行政部統一打印并存入磁盤，按核定數量打印份數，印數少的采用復印，印數多的外送印刷。

　　2．繕印后的文件由撰稿人負責校對，以公司管理處名義的行文，由行政部核稿人予以復檢。

　　3．繕印校對人應在原稿上簽注姓名、日期。

　　五．發(fā)文

　　1．文件分發(fā)前對份數、附件、印章等進行檢查。

　　2．文件分發(fā)時應注明受文單位及地址，"急件"、"密件"應做相應的標識、戳記，防止延誤與泄密。

　　3．繕印后發(fā)出的文件，應留二份與原稿一份退承辦部門，由承辦部門按管理要求立卷歸檔。

篇2：某大學后勤處公文管理辦法

　　大學后勤處公文管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據學校有關文件精神，結合后勤實際情況，制定本辦法。

　　第二條公文是在后勤管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

　　第三條公文處理工作應貫徹統一領導、分級管理的原則，計劃科分管領導負責公文處理工作，并經常檢查督促和給予指導。重要公文必須經后勤處領導處理。

　　第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準確、及時、安全。

　　第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。

　　第六條后勤處計劃科是后勤公文處理工作的管理部門，主管后勤處及各實體的日常公文處理工作。

　　第二章公文種類

　　第七條后勤處及各實體適用的公文種類主要有：

　　(一)決定

　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級部門不適當的決定事項。

　　(二)公告

　　適用于向校內外宣布重要事項或者法定事項。

　　(三)通告

　　適用于公布學校各有關方面應當遵守或者周知的事項。

　　(四)通知

　　適用于批轉下級部門的公文，轉發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文，傳達要求下級部門辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

　　(五)通報

　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　(六)報告

　　適用于向上級部門匯報工作，反映情況，答復上級部門的詢問。

　　(七)請示

　　適用于向上級部門請求指示、批準。

　　(八)批復

　　適用于答復下級部門的請示事項。

　　(九)意見

　　適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　(十)函

　　適用于不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

　　(十一)會議紀要

　　適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　第三章公文格式

　　第八條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。

　　(一)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，"請示"可在附注處注明聯系人的姓名和電話。

　　(二)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文部門。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　(三)主送部門指公文的主要受理部門，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統稱。

　　(四)公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

　　(五)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。會議通過的文件，以通過日期為準。

　　(六)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。

　　(七)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統稱。

　　第九條公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

　　第四章行文規(guī)則

　　第十條行文應當確有必要，注重效用。

　　第十一條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

　　第十二條后勤處及各實體對外正式行文需經主管領導批準。

　　第十四條“請示”應當一文一事，“報告”不得夾帶請示事項。上行文一般應經過部門蓋章，對學校上行文由后勤處呈遞。

　　第五章發(fā)文辦理

　　第十五條發(fā)文辦理指以后勤處名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　第十六條草擬公文應當做到：

　　(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出的新政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

　　(二)情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　(三)公文的文種應當根據行文目的、相關職能部門的職權與主送部門的行文關系確定。

　　(四)擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

　　(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　(六)結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　(七)應當使用國家法定計量單位。

　　(八)文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　(九)公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　第十七條擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦單位應當主動與有關單位協商，取得一致意見后方可行文;如有分歧，主辦單位的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦單位可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關單位會簽后報請校領導協調或裁定。

　　第十八條公文送處領導簽發(fā)前，應當由計劃科進行審核并編制文號。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

　　第十九條由職能部門草擬的公文如在核稿過程中改動較大，主辦單位應根據計劃科提出的修改意見進行修改，修改后主辦單位負責人應再次審核。

　　第二十條以后勤處名義制發(fā)的上行文，一般由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以后勤處名義制發(fā)的下行文或平行文，屬分管處領導職權范圍內的一般由分管處領導簽發(fā)。

　　第二十一條公文正式印制前，計劃科工作人員應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一規(guī)范等。

　　第二十二條以后勤處名義簽發(fā)公文，由計劃科統一安排印制和分發(fā)。公文原稿及時存檔，需歸檔公文定時移交校檔案室。

　　第六章收文辦理

　　第二十三條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。

　　第二十四條對收到的公文，計劃科應當及時送處領導圈閱批示，不得延誤。緊急公文，應當明確辦理時限，對有具體工作事項的公文，需貼公文處理單。

　　第二十五條審批公文時，對有具體工作事項的，主批人應當在處理單上明確簽署意見，其他審批人簽名視為同意;沒有具體工作事項的，簽名表示已閱知。

　　第二十六條送處領導批示或者交有關部門辦理的公文，計劃科要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　第七章公文歸檔

　　第二十七條　公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第二十八條　歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本部門的主要工作情況，便于保管和利用。

　　第二十九條　歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案室移交。

　　第三十條　擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　第八章公文管理

　　第三十一條后勤處公文由計劃科統一收發(fā)、用印、歸檔和銷毀。

　　第三十二條上級部門的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經處領導或者計劃科科長批準，可以翻印。

　　第三十三條公文被撤銷，視作自始不產生效力;公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　　第三十四條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經計劃科科長批準，可以按照銷毀程序銷毀。

　　第三十五條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應當進行登記。

　　第三十六條工作人員調離工作崗位，應當將其本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

　　第九章附則

　　第三十七條本辦法自20**年1月31日起施行。

　　第三十八條本辦法由計劃科負責解釋。

篇3：門業(yè)制造公司公文管理辦法

　　門業(yè)制造公司公文管理辦法

　　第一條 公司對外發(fā)送的公文，除簽呈外，其它公文用紙一律采用國際標準A4型，左側裝訂。印刷格式參照《國家行政機關公文格式》的規(guī)定執(zhí)行。

　　第二條 以公司名義發(fā)出的公文須經總經理簽發(fā)，經授權，有的公文可以由公司分管領導簽發(fā)。但對外發(fā)送的公文必須由總經理簽發(fā)。

　　第三條 公司的公文種類規(guī)定如下：

　　一、E：文種適用于公司向外單位匯報工作、反映情況（即對外行文），要求批準或解決有關事項等內容的發(fā)文，文種一般用請示、報告、匯報、議案、情況說明；

　　二、E文：適用于公司向各部（室）的發(fā)文，文種一般用通知、決定、通報、意見、批復；

　　二、E人：適用于公司向各部（室）的有關人事任免、獎懲、崗位調整、機構設置等人事方面的發(fā)文，文種一般用通知、決定、通報；

　　四、E函：適用于公司向與公司不相隸屬的機關、單位、企業(yè)之間商洽工作、詢問和答復問題等內容的公文；

　　五、E辦：適用于經公司領導批準，以行政部名義向公司各部（室）、屬下各企業(yè)布置工作、安排任務、轉發(fā)行業(yè)部門的公文，但文中應注明"經公司（或公司領導）同意"，文種一般用通報、批復、通知、意見、內部情況通報等；

　　第四條 公司公文格式的發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加"文件"組成；發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。具體舉例如："E文[20**]1號"。

　　第五條 凡上行公文（包括簽呈）要按格式要求，在公文規(guī)定位置標注"簽發(fā)人"姓名，簽發(fā)人應是公文制發(fā)機關主要負責或主持工作的負責人。

　　第六條 公文中的人名、地名、數字、引文應準確，引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日。結構層次序數，第一層為"一、" 第二層為"（一）"、第三層為"1、"、第四層為"（1）"。

　　第七條 行文中如在文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

　　第八條 公文主題詞主要用途是便于計算機檢索和管理公文，凡正式對外行文均應有主題詞，主題詞的標引參照《國務院公文主題詞表》（1997年12月修訂版）。詞表分為三個層次，第一層是對主題詞區(qū)域職能的分類，如"行政"、"人事"、"財務"類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如"管理"、"經濟"、 "任免"類等。最后一層是類屬詞，主要是由公文文種組成。但一份文件除類別詞外最多不應超過5個主題詞。

　　第九條 公司行政部應參照國務院、省政府規(guī)定的有關公文處理程序辦法及時制訂本企業(yè)的公文處理規(guī)程或公文處理辦法。

　　附相關表單：

　　1、上行公文樣式；

　　2、平行、下行公文樣式；

　　3、公函公文樣式；

　　4、簽呈樣式。