食品公司文件控制程序

　　1目的

　　對公司內所有與質量管理體系有關的文件進行控制，確保文件的充分性和適宜性，確保在文件的各相關場所得到適用文件的有效版本。

　　2范圍

　　適用于與公司質量管理體系有關文件的控制。

　　3術語

　　本程序采用GB/T19000標準中所采用的術語和定義。

　　4職責

　　4.1辦公室是文件管理的主管部門。

　　4.2廠長負責批準發布質量管理體系手冊、方針、目標及程序文件。

　　4.3管理者代表負責質量管理體系手冊及程序文件的審核。

　　4.4各部門負責與其相關質量管理體系文件的編制、使用、收集、保管、整理及歸檔。

　　4.5辦公室負責現有體系文件的定期評審。

　　4.6各部門資料員負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。

　　5程序

　　5.1文件分類及保管

　　5.1.1質量管理手冊(包含了公司質量方針及目標)

　　5.1.2程序文件

　　5.1.3管理制度

　　a)各部門運行質量管理體系的常用實施細則：包括管理標準(部門管理制度等);工作標準(崗位責任制和任職要求等);技術標準(國標、行標、地標、企標及作業指導書、檢驗規范等);部門記錄文件等。由各相關部門自行保存并報辦公室備案存檔;

　　b)其他體系文件：可以是針對特定產品、項目或合同編制的質量計劃、設計開發輸出文件或其他標準、規范管理方案等，文件的組成應適合于其特有的活動方式。由各相應的業務部門保存、使用。

　　c)與質量管理體系有關的政策，法規文件等外來文件，按本程序執行。

　　5.2文件的編號

　　5.2.1文件編號按下述規則要求執行：

　　a)質量管理手冊：

　　公司名稱代號-DLS-，手冊中各章 以章 節 號區分。

　　即：DLS-01。

　　b)程序文件：C*WJ-編號c)管理文件：GLWJ-編號d)記錄：**-*.*.*-**

　　公司代號-部門代號-記錄編號

　　5.2.2各部門代號規定如下：

　　部門代號：

　　生產技術部：SC;

　　供銷部：GS;

　　辦公室：BG;

　　質檢部：ZJ;

　　5.3文件的編寫、審核、批準、發放

　　5.3.1文件發布前應得到批準，以確保文件是適宜的。

　　5.3.2質量管理手冊由辦公室負責組織編寫，由管理者代表審核，最后由辦公室匯總后上報廠長批準發布，統一由辦公室負責登記、發放。

　　5.3.3各部門文件由各部門負責人組織編寫、匯總、審核，由管理者代表批準，統一由辦公室負責登記、發放。

　　5.3.4文件的發放、回收要填寫《文件發放、回收記錄》。應確保文件使用的各場所都應得到適用文件的有效版本。

　　5.4文件的受控狀況

　　文件分為：“受控”和“非受控”兩大類。凡與質量管理體系運行緊密相關的文件應為受控，對這些文件的編制、審核、批準、發放、使用、更改、再次批準、標識、回收及作廢等均應受到控制。所有受控文件必須在該文件封面加蓋表明其受控狀態的印章 ，并注明分發號。

　　5.5文件的更改和現行修訂狀態的控制

　　5.5.1質量管理手冊及程序文件的更改由辦公室組織進行，填寫《文件更改申請》，經管理者代表審核，上報總經理批準后更改。辦公室應保留文件更改內容的記錄。

　　5.5.2其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請》，經原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發放、處理。

　　5.5.3對質量管理手冊、程序文件和三級文件的修訂狀態，采用《文件修改記錄表》進行識別，對其他文件的修訂應由主管部門保留文件修改的有關記錄。

　　5.5.4所有被更改的原文件必須由主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。

　　5.6文件的領用

　　a)應經相應主管負責人批準后方可領用文件，領用者應填寫《文件發放、回收記錄》;

　　b)因破損而重新領用的新文件，分發號不變，并收回相應舊文件，丟失補發的文件，應給予新的分發號，并注明已丟失的文件的分發號失效;發放部門作好相應發放簽收記錄。

　　5.7文件的保存、作廢與銷毀

　　5.7.1文件的保存

　　a)所有文件都必須分類存放在干燥通風，安全的地方。

　　b)各部門文件由本部門資料員保管。對受控文件，各部門資料員應及時填寫本部門使用文件的《受控文件清單》。

　　c)任何人不得在受控文件上亂涂、畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

　　5.7.2文件的作廢與銷毀

　　a)所有失效或作廢文件由相應部門資料員及時從所有發放或使用場所撤出，回收到發放部門，確保防止作廢文件的非預期使用。

　　b)如因法律或其他原因需保留的任何已作廢的文件，都應在文件封皮標加蓋“作廢”印章 ，并標注“僅供參考”;

　　c)對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀申請單》，經管理者代表批準后，由辦公室授權相關部門銷毀。

　　5.7.3文件的借閱、復制

　　借閱、復制文件者應填寫《文件借閱、復制記錄》，由辦公室按規定權限審批后借閱、復制。復制的受控文件必須由辦公室登記編號，并加蓋“受控”印章 。

　　5.8外來文件的控制

　　5.8.1收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發以確保其有效性。

　　5.8.2各部門在各自的權限范圍內負責收集與產品有關的國家、行業、地方、國家標準及法律、法規等的最新版本，由辦公室負責統一編號、加蓋受控印章 ，由辦公室負責分發到相關部門使用，并把舊標準收回。

　　5.8.3各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來文件，填入部門《受控文件清單》，并報辦公室備案。

　　5.9為保證文件的適宜性，辦公室應根據需要及時組織對現有質量管理體系文件進行評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執行5.5條 款規定。

　　5.10對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規定執行。

　　5.11記錄是一種特殊的文件的控制，應執行《記錄控制程序》的有關規定。

　　6相關文件

　　6.1《記錄控制程序》

　　7記錄

　　7.1《文件發放、回收記錄》

　　7.2《文件借閱記錄》

　　7.3《受控文件清單》

　　7.4《文件更改申請》

　　7.5《文件銷毀申請單》

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發布

　　4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3：X公司文件和資料控制規定

　　某公司文件和資料控制規定

　　總經理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執行的質量文件、引用外部標準、技術文件進行總體控制，保證公司相關管理人員、操作人員執行的質量文件、技術資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質量體系文件、技術資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質量體系文件、技術資料、外部標準，均須得到總經理或其授權人批準后，方能生效執行。

　　3.發至部門應根據文件內容涉及的部門、確定文件分發范圍，并做好發至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發放部門根據發文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。