食品公司文件控制程序
1目的
對公司內(nèi)所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保文件的充分性和適宜性，確保在文件的各相關(guān)場所得到適用文件的有效版本。
2范圍
適用于與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的控制。
3術(shù)語
本程序采用GB/T19000標準中所采用的術(shù)語和定義。
4職責
4.1辦公室是文件管理的主管部門。
4.2廠長負責批準發(fā)布質(zhì)量管理體系手冊、方針、目標及程序文件。
4.3管理者代表負責質(zhì)量管理體系手冊及程序文件的審核。
4.4各部門負責與其相關(guān)質(zhì)量管理體系文件的編制、使用、收集、保管、整理及歸檔。
4.5辦公室負責現(xiàn)有體系文件的定期評審。
4.6各部門資料員負責本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。
5程序
5.1文件分類及保管
5.1.1質(zhì)量管理手冊(包含了公司質(zhì)量方針及目標)
5.1.2程序文件
5.1.3管理制度
a)各部門運行質(zhì)量管理體系的常用實施細則：包括管理標準(部門管理制度等);工作標準(崗位責任制和任職要求等);技術(shù)標準(國標、行標、地標、企標及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等);部門記錄文件等。由各相關(guān)部門自行保存并報辦公室備案存檔;
b)其他體系文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質(zhì)量計劃、設(shè)計開發(fā)輸出文件或其他標準、規(guī)范管理方案等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。
c)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等外來文件，按本程序執(zhí)行。
5.2文件的編號
5.2.1文件編號按下述規(guī)則要求執(zhí)行：
a)質(zhì)量管理手冊：
公司名稱代號-DLS-，手冊中各章 以章 節(jié) 號區(qū)分。
即：DLS-01。
b)程序文件：C*WJ-編號c)管理文件：GLWJ-編號d)記錄：**-*.*.*-**
公司代號-部門代號-記錄編號
5.2.2各部門代號規(guī)定如下：
部門代號：
生產(chǎn)技術(shù)部：SC;
供銷部：GS;
辦公室：BG;
質(zhì)檢部：ZJ;
5.3文件的編寫、審核、批準、發(fā)放
5.3.1文件發(fā)布前應(yīng)得到批準，以確保文件是適宜的。
5.3.2質(zhì)量管理手冊由辦公室負責組織編寫，由管理者代表審核，最后由辦公室匯總后上報廠長批準發(fā)布，統(tǒng)一由辦公室負責登記、發(fā)放。
5.3.3各部門文件由各部門負責人組織編寫、匯總、審核，由管理者代表批準，統(tǒng)一由辦公室負責登記、發(fā)放。
5.3.4文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到適用文件的有效版本。
5.4文件的受控狀況
文件分為：“受控”和“非受控”兩大類。凡與質(zhì)量管理體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，對這些文件的編制、審核、批準、發(fā)放、使用、更改、再次批準、標識、回收及作廢等均應(yīng)受到控制。所有受控文件必須在該文件封面加蓋表明其受控狀態(tài)的印章 ，并注明分發(fā)號。
5.5文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制
5.5.1質(zhì)量管理手冊及程序文件的更改由辦公室組織進行，填寫《文件更改申請》，經(jīng)管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準后更改。辦公室應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄。
5.5.2其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。
5.5.3對質(zhì)量管理手冊、程序文件和三級文件的修訂狀態(tài)，采用《文件修改記錄表》進行識別，對其他文件的修訂應(yīng)由主管部門保留文件修改的有關(guān)記錄。
5.5.4所有被更改的原文件必須由主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。
5.6文件的領(lǐng)用
a)應(yīng)經(jīng)相應(yīng)主管負責人批準后方可領(lǐng)用文件，領(lǐng)用者應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》;
b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件，丟失補發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效;發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。
5.7文件的保存、作廢與銷毀
5.7.1文件的保存
a)所有文件都必須分類存放在干燥通風，安全的地方。
b)各部門文件由本部門資料員保管。對受控文件，各部門資料員應(yīng)及時填寫本部門使用文件的《受控文件清單》。
c)任何人不得在受控文件上亂涂、畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
5.7.2文件的作廢與銷毀
a)所有失效或作廢文件由相應(yīng)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，回收到發(fā)放部門，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。
b)如因法律或其他原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)在文件封皮標加蓋“作廢”印章 ，并標注“僅供參考”;
c)對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)管理者代表批準后，由辦公室授權(quán)相關(guān)部門銷毀。
5.7.3文件的借閱、復(fù)制
借閱、復(fù)制文件者應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》，由辦公室按規(guī)定權(quán)限審批后借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由辦公室登記編號，并加蓋“受控”印章 。
5.8外來文件的控制
5.8.1收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效性。
5.8.2各部門在各自的權(quán)限范圍內(nèi)負責收集與產(chǎn)品有關(guān)的國家、行業(yè)、地方、國家標準及法律、法規(guī)等的最新版本，由辦公室負責統(tǒng)一編號、加蓋受控印章 ，由辦公室負責分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標準收回。
5.8.3各部門要把上述標準及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件，填入部門《受控文件清單》，并報辦公室備案。
5.9為保證文件的適宜性，辦公室應(yīng)根據(jù)需要及時組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行評審，各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行5.5條 款規(guī)定。
5.10對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。
5.11記錄是一種特殊的文件的控制，應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》的有關(guān)規(guī)定。
6相關(guān)文件
6.1《記錄控制程序》
7記錄
7.1《文件發(fā)放、回收記錄》
7.2《文件借閱記錄》
7.3《受控文件清單》
7.4《文件更改申請》
7.5《文件銷毀申請單》
篇2：公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發(fā)放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。
2.范圍：
本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。
3.職責：
3.1總裁負責管理文件的批準。
3.2管理者代表負責管理文件的審核。
3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。
3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的編寫、審批。
4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。
a) 管理體系文件由總裁批準。
b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。
c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標準圖樣、工藝、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、確認規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負責編制，經(jīng)部門領(lǐng)導人審核后，由主管領(lǐng)導批準。
4.2文件的編號
所有文件都應(yīng)有唯一的編號，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號方法：
a)管理手冊的編號方法
SY MM ****
年代號
管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)
公司代號()
b)程序文件的編號方法
SY PF **
順序號
程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)
公司代號()
c)作業(yè)文件的編號方法
SY OF ***
順序號
作業(yè)文件代號(OF-Operantion File)
公司代號()
d)記錄文件的編號方法
RF ** **
順序號
程序文件順序號
記錄代號(RF-Record File：記錄文件)
e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號。
4.3文件的發(fā)布
4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)
4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負責人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.4文件的標識
4.4.1管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態(tài)、分發(fā)號、持有者。
4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。
4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。
4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。
4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。
4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。
4.5文件的使用的實施
4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。
4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。
4.5.3工作場所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。
4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。
4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。
4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)
4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。
4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。
4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。
4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1筆誤可用劃改。
4.6.2.2文件只改動某頁內(nèi)容時，可用換頁方式。
4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動，可用改版方式。
4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。
4.6.4《文件更改申請單》(QR050
4)應(yīng)注冊更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。
4.7作廢文件處置
4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場所收回失效文件。
4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。
4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續(xù)保留作廢文件。
4.7.4電子媒體文件作廢處置程序
4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。
4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準。
4.7.4.3由電腦操作員進行清除。
4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準后自行銷毀。
4.8文件的歸檔
4.8.1文件經(jīng)批準發(fā)布后，經(jīng)批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。
4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。
4.9文件和資料的借閱
4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。
4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。
4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。
4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。
4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。
5.相關(guān)文件：
SYPF02 《記錄控制程序》
6.記錄：
QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》
QR0502《文件清單》
QR0503《文件檢查記錄表》
QR0504《文件更改申請單》
QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》
QR0506《文件和資料歸檔登記卡》
QR0507《文件和資料借閱登記卡》
QR0508《文件和資料編號登記卡》
QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》
篇3：X公司文件和資料控制規(guī)定
某公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標準、技術(shù)文件進行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標準，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。