物業(yè)公司ISO9000程序文件:外來文件的控制

　　EJ-QP6.3 外來文件的控制

　　1.目的:

　　對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執(zhí)行。

　　2.適用范圍:

　　適用于政府主管部門及上級公司、上級物業(yè)主管部門及其它管理關系單位發(fā)給公司的文件。

　　3.引用文件:

　　3.1質(zhì)量手冊第4.5章

　　3.2 ISO9002標準第4.5章

　　4.職責:

　　4.1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。

　　4.2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。

　　4.3各部門負責本部門業(yè)務往來中的外來文件及有關物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準后,負責根據(jù)領導的批示處理有關文件。

　　5.工作程序:

　　5.1外來文件的接收:

　　5.1.1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。

　　5.1.2公司各部門的業(yè)務往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

　　5.2外來文件的處理:5.2.1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉相關部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。

　　5. 2.2外來的有關物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。

　　5.2.3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉相關部門,并由綜合辦公室存檔。

　　5.3外來文件的檔案管理:

　　5.3.1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀,對有價值的文件進行裝訂成冊,并保存。

　　5.3.2日常業(yè)務文件由綜合辦公室征求相關部門意見后,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立文件處理檔案。

　　5.3.3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。

　　6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

　　6.1《外來文件接收登記表》 EJ-QR-QP6.3-01

　　6.2《外來文件處理表》 EJ-QR-QP6.3-02

　　6.3《外來文件銷毀登記表》 EJ-QR-QP6.3-03

　　6.4《文件/資料借閱登記表》 EJ-QR-QP6.1-01

　　6.5《文件/資料發(fā)放登記表》 EJ-QR-QP6.1-04

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發(fā)放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標準圖樣、工藝、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、確認規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負責編制，經(jīng)部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業(yè)文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業(yè)文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發(fā)布

　　4.3.1文件發(fā)放前應規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負責人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態(tài)、分發(fā)號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內(nèi)容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續(xù)保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經(jīng)批準發(fā)布后，經(jīng)批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復印件轉發(fā)到相關部門貫徹執(zhí)行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負責向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結果，總經(jīng)辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報和協(xié)調(diào)；

　　緊急文件和單據(jù)的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。

　　自行傳遞的內(nèi)容：

　　各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。