建設(shè)集團(tuán)文件控制程序

　　1 目的

　　保證質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料處于受控狀態(tài)，及時(shí)獲取并使用所需文件的有效版本，防止文件丟失、誤傳，確保質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系正常、有效運(yùn)行。

　　2 范圍

　　適用于公司質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料，包括相應(yīng)外來文件的控制。

　　3 職責(zé)

　　3.1 綜合管理部負(fù)責(zé)制訂、修改和組織實(shí)施本程序，并負(fù)責(zé)管理體系文件的出版、發(fā)放等日常管理工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督公司各部門對(duì)管理體系文件的管理與控制。

　　3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)政府主管部門、上級(jí)單位和本公司發(fā)布的文件以及人力資源文件資料的管理。

　　3.3 綜合管理部負(fù)責(zé)內(nèi)部審核管理方案的文件和歸檔管理。

　　3.4 工程部負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的文件和工程圖紙資料的歸檔管理。

　　3.5 工程部負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、重要施工方案、職業(yè)健康安全和環(huán)境控制措施等文件的審核以及相關(guān)文件的歸口管理。

　　3.6 計(jì)劃部負(fù)責(zé)合同文件、工程勞務(wù)招標(biāo)文件及其相關(guān)文件的歸口管理。

　　3.7 物資部負(fù)責(zé)設(shè)備、物資招標(biāo)、采購及相關(guān)文件的歸口管理。

　　3.8 生產(chǎn)準(zhǔn)備部負(fù)責(zé)生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行規(guī)程、規(guī)范等相關(guān)作業(yè)文件的歸口管理。

　　3.9 各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本職能管理范圍內(nèi)相關(guān)文件的獲取、編制、審批、發(fā)放、接收、評(píng)審、更改和保管等各環(huán)節(jié)的管理工作，并負(fù)責(zé)制定文件現(xiàn)行狀態(tài)的清單。

　　3.10 各部門應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件、資料的收發(fā)、登記、標(biāo)識(shí)、復(fù)制等工作。

　　4 管理內(nèi)容與方法

　　4.1 文件的分類

　　--管理方針和管理目標(biāo);

　　--質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理手冊(cè);

　　--質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境體系程序文件;

　　--為確保體系的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的作業(yè)性文件，包括技術(shù)性文件、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)定、工作標(biāo)準(zhǔn)以及記錄表示等;

　　--質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境記錄。

　　4.2 文件的編制

　　文件由承擔(dān)其管理職能的部門組織編制。

　　4.3 文件的審批和發(fā)布

　　4.3.1 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。

　　4.3.2 程序文件由綜合管理部組織審核，管理者代表批準(zhǔn)和發(fā)布。

　　4.3.3 技術(shù)文件由工程部、生產(chǎn)準(zhǔn)備部分別組織各自職能范圍內(nèi)的審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和發(fā)布。

　　4.3.4 管理文件由綜合管理部組織審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和發(fā)布。

　　4.3.5 對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理辦法》進(jìn)行審核后，由法定代表人或其授權(quán)人簽署。

　　4.3.6 需直接引用的由國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)定等外來文件，由各職能部門提出并列出清單報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)購買的文件經(jīng)綜合管理部登記后分發(fā)。

　　4.4 (受控)文件的編號(hào)、發(fā)放、更改、評(píng)審及存檔管理

　　4.4.1 文件編號(hào)按《文件編號(hào)規(guī)定》附錄B執(zhí)行。

　　4.4.2 受控的文件應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，標(biāo)明文件歸口管理部門和分發(fā)號(hào)等。

　　4.4.3 文件的發(fā)放由公司綜合管理部負(fù)責(zé)，其受控文件應(yīng)填寫《內(nèi)部文件發(fā)放登記表》，按批準(zhǔn)的發(fā)放范圍發(fā)放;非受控文件的發(fā)放按相應(yīng)的規(guī)定發(fā)放。文件的發(fā)放應(yīng)做好記錄。

　　4.4.4 文件領(lǐng)用人在《內(nèi)部文件發(fā)放登記表》上簽名后領(lǐng)取。

　　4.4.5 受控的工程施工圖紙、資料的領(lǐng)取、分發(fā)及收回按《工程圖紙、資料的管理規(guī)定》執(zhí)行。

　　4.4.6 文件領(lǐng)用人應(yīng)對(duì)受控文件妥善保管和使用，防止污損和遺失。當(dāng)使用的受控文件嚴(yán)重破損時(shí)，應(yīng)到綜合管理部辦理文件更換手續(xù)，交回原文件，換發(fā)新文件，并仍沿用原文件分發(fā)號(hào)。

　　4.4.7 當(dāng)受控文件丟失后，應(yīng)到綜合管理部重新辦理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，并做出說明，文件補(bǔ)發(fā)后，要注明丟失文件作廢。

　　4.4.8 當(dāng)受控文件使用人調(diào)離該崗位時(shí)，應(yīng)將文件移交崗位接替人或上交文件發(fā)放部門。

　　4.4.9 受控文件的更改審批及發(fā)放管理按原文件的管理程序辦理，并填寫《文件更改申請(qǐng)表》，當(dāng)采用新文件時(shí)應(yīng)將原文件收回作廢。并在作廢文件上加蓋“作廢”標(biāo)志。

　　作廢文件可由文件的管理部門視具體情況按如下方式處置，作廢文件的銷毀應(yīng)批準(zhǔn)，并有人監(jiān)督：

　　--文件的管理部門將作廢文件統(tǒng)一收回，做好作廢標(biāo)識(shí)后封存或銷毀記錄;

　　--為任何原因而保留作廢文件時(shí)，應(yīng)予以明顯標(biāo)識(shí)，并與有效文件分開存放。。

　　4.4.10 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系運(yùn)行過程中，隨著質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標(biāo)、法制法規(guī)要求、組織結(jié)構(gòu)等引起管理體系變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)評(píng)審(間隔期不超過12個(gè)月)，必要時(shí)予以更新，以確保文件的有效性，充分性和適宜性。

　　4.4.11 更改后的文件應(yīng)標(biāo)明更改版次，并按原發(fā)放名單追蹤發(fā)放，文件的更改可采用換頁或升版的方式進(jìn)行。

　　4.4.12 外來的上級(jí)管理部門文件，其收發(fā)、傳閱等由公司綜合管理部實(shí)施管理。

　　4.4.13 受控文件的存檔按《檔案管理規(guī)定》實(shí)施。

　　4.4.14 文件需復(fù)制時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)文件的管理部門批準(zhǔn)，由文件的發(fā)放部門辦理登記手續(xù)，與原件一樣實(shí)施控制。

　　4.4.15 管理文件如有網(wǎng)絡(luò)版本，由文件管理部門提供只讀共享，網(wǎng)絡(luò)版以文件管理部門在網(wǎng)絡(luò)上公布的版本為準(zhǔn)。

　　5 相關(guān)文件

　　附錄B《文件記錄編號(hào)規(guī)定》

　　《工程圖紙、資料管理規(guī)定》

　　《檔案管理規(guī)定》

　　6 相關(guān)記錄

　　《傳真樣式》

　　《簽報(bào)》

　　《會(huì)議辦理會(huì)簽單》

　　《發(fā)文稿紙》

　　《內(nèi)部文件發(fā)放記錄表》

　　《文件更改申請(qǐng)表》

　　《文件收回登記表》

　　《文件銷毀申請(qǐng)表》

　　《文件銷毀登記表》

　　《收文登記》

　　《發(fā)文登記》

　　7 附錄

　　附 錄 A 流程圖

　　附 錄 B 《文件記錄編號(hào)規(guī)定》

　　附 錄 C 《傳真樣式》

　　附 錄 D 《簽報(bào)》

　　附 錄 E 《會(huì)議辦理會(huì)簽單》

　　附 錄 F 《發(fā)文稿紙》

　　附 錄 G 《內(nèi)部文件發(fā)放記錄表》

　　附 錄 H 《文件更改申請(qǐng)表》

　　附 錄 I 《文件收回登記表》

　　附 錄 J 《文件銷毀申請(qǐng)表》

　　附 錄 K 《文件銷毀登記表》

　　附 錄 L 《收文登記》

　　附 錄 M 《發(fā)文登記》

　　附 錄 A

　　(資料性附錄)

　　流程圖

　　A.1 管理體系內(nèi)部文件控制流程圖

　　A.2 管理體系外部文件控制流程圖

　　附 錄 B

　　(規(guī)范性附錄)

　　文件記錄編號(hào)規(guī)定

　　B.1 目的

　　為促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化、程序化，特制定本規(guī)定。

　　B.2 范圍

　　適用于公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)。

　　B.3 管理內(nèi)容與方法

　　B.3.1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件記錄編號(hào)格式

　　Q / GDCF * * ** .*** ─ ****

　　企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)

　　企業(yè)名稱代號(hào)

　　企標(biāo)版本號(hào)

　　企標(biāo)分層代號(hào)

　　職能部門代號(hào)

　　企標(biāo)、記錄順序號(hào)

　　企標(biāo)批準(zhǔn)年號(hào)

　　B.3.2 編號(hào)格式注釋

　　B.3.2.1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)：

　　用字母Q表示。

　　B.3.2.2 企業(yè)名稱代號(hào)：

　　國(guó)電常州發(fā)電有限公司簡(jiǎn)稱“國(guó)電常發(fā)”的漢語拼音字母(大寫)的字頭組成，即用“GDCF”表示。

　　B.3.2.3 企標(biāo)版本號(hào)：

　　以大寫字母A、B、C......表示，目前采用“A”版本號(hào)。

　　B.3.2.4 企標(biāo)分層代號(hào)：

　　--質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理手冊(cè)用數(shù)字1表示

　　--程序文件用數(shù)字2表示

　　--作業(yè)性文件用數(shù)字3表示

　　--記錄性文件用數(shù)字4表示

　　B.3.2.5 職能部門代號(hào)：

　　職能部門名稱 代號(hào) 職能部門名稱 代號(hào)

　　綜合管理部 01 財(cái)務(wù)部 04

　　計(jì)劃部 02 物資部 05

　　工程部 03 生產(chǎn)準(zhǔn)備部 06

　　B.3.2.6 企標(biāo)、記錄順序號(hào)

　　企標(biāo)的順序號(hào)按發(fā)布日期的先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排序，記錄的順序號(hào)為記錄按文件頒發(fā)日期的先后順序并考慮文件中的記錄順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排號(hào)(20**年10月28日發(fā)布的A版企標(biāo)的順序號(hào)和記錄順序號(hào)由貫標(biāo)工組小組統(tǒng)一編制，以后按發(fā)布日期的先后順序進(jìn)行排序)。

　　B.3.2.7 企標(biāo)批準(zhǔn)年號(hào)

　　用企標(biāo)批準(zhǔn)年份的四位數(shù)字表示，同一企標(biāo)修改需重新批準(zhǔn)發(fā)布的，批準(zhǔn)年號(hào)用批準(zhǔn)時(shí)年份的四位數(shù)字表示。

　　B.3.3 文件編號(hào)中符號(hào)的運(yùn)用

　　在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)與企業(yè)名稱代號(hào)之間，用斜線“/”分開;在企業(yè)名稱代號(hào)與標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)之間用空格分開;在職能部門代號(hào)與企標(biāo)順序號(hào)之間用圓點(diǎn)“•”分開;在企標(biāo)順序與企標(biāo)批準(zhǔn)年號(hào)之間，用橫短線“-”分開。

　　如《文件控制程序》為Q/GDCF A201.001-20**.

　　如《發(fā)文登記》記錄的編號(hào)為Q/GDCF A401.002-20**，表示公司綜合管理部20**年頒布的第2張記錄表式。

　　B.3.4 記錄流水號(hào)的編號(hào)規(guī)定

　　B.3.4.1 記錄流水號(hào)的編號(hào)格式

　　B.3.4.2 記錄流水號(hào)編號(hào)注釋

　　記錄部門代號(hào)為填寫記錄部門的代號(hào)，部門代號(hào)見A.3.2.5的職能部門代號(hào)。

　　B.3.4.3 記錄流水順序號(hào)

　　記錄流水順序號(hào)用三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　B.3.4.4 記錄識(shí)別號(hào)(可選)

　　記錄識(shí)別號(hào)用大寫英文字母表示，當(dāng)各部門內(nèi)部同一記錄的應(yīng)用范圍不同時(shí)，用于識(shí)別記錄的應(yīng)用范圍。識(shí)別號(hào)位數(shù)由部門控制，并可相應(yīng)增加分割符。

　　B.3.4.5 記錄流水號(hào)中符號(hào)的運(yùn)用

　　在記錄部門編號(hào)與記錄流水順序號(hào)之間用圓點(diǎn)“•”分開，記錄順序號(hào)與記錄識(shí)別號(hào)之間用“-”分開。

　　如01.010，表示公司綜合管理部填制某記錄的第10個(gè)記錄。

　　01.010-NS，表示公司綜合管理部某記錄的第10個(gè)關(guān)于體系內(nèi)審方面的記錄。

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對(duì)文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件，并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個(gè)人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責(zé)：

　　3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。

　　3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。

　　3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。

　　c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4.2文件的編號(hào)

　　所有文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法：

　　a)管理手冊(cè)的編號(hào)方法

　　SY MM ****

　　年代號(hào)

　　管理手冊(cè)代號(hào)(MM-Management Manual：管理手冊(cè))

　　公司代號(hào)()

　　b)程序文件的編號(hào)方法

　　SY PF **

　　順序號(hào)

　　程序文件代號(hào)(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號(hào)()

　　c)作業(yè)文件的編號(hào)方法

　　SY OF ***

　　順序號(hào)

　　作業(yè)文件代號(hào)(OF-Operantion File)

　　公司代號(hào)()

　　d)記錄文件的編號(hào)方法

　　RF ** **

　　順序號(hào)

　　程序文件順序號(hào)

　　記錄代號(hào)(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。

　　4.3文件的發(fā)布

　　4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標(biāo)識(shí)

　　4.4.1管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對(duì)需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實(shí)施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊(cè)、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。

　　4.5.3工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時(shí)向辦公室申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng)，可申請(qǐng)更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動(dòng)某頁內(nèi)容時(shí)，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動(dòng)，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。

　　4.6.4《文件更改申請(qǐng)單》(QR050

　　4)應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識(shí)后方可繼續(xù)保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請(qǐng)人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。

　　4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對(duì)其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營(yíng)銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。

　　5.相關(guān)文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請(qǐng)單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號(hào)登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請(qǐng)各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞，財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會(huì)和接到得上級(jí)或職能部門的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時(shí)間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。

　　周會(huì)紀(jì)要的傳遞：

　　每周的周會(huì)紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個(gè)部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請(qǐng)假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財(cái)務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門的反饋；如果當(dāng)時(shí)不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào)；

　　緊急文件和單據(jù)的傳遞：

　　當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。

　　自行傳遞的內(nèi)容：

　　各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。