文件名:ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的實施步驟
●策劃設(shè)計階段
(1)體系診斷
①系統(tǒng)地調(diào)查組織的組織機構(gòu)及各部門職能;
②總結(jié)現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)存在的問題;
③系統(tǒng)地總結(jié)現(xiàn)有文件、記錄應(yīng)用情況及存在的問題;
④了解最高管理者經(jīng)營觀念和對品質(zhì)系統(tǒng)的期望;
⑤提供系統(tǒng)診斷報告;
⑥確定認(rèn)證需裁剪的內(nèi)容。
(2)制訂計劃
①結(jié)合組織實際情況,安排詳細(xì)的取證咨詢時間表;
②安排相關(guān)人員及資源;
③提出對咨詢方的要求;
④與組織相關(guān)人員討論和修改認(rèn)證咨詢方案;
⑤由最高管理者批準(zhǔn)認(rèn)證咨詢方案。
(3)建立取證組織機構(gòu)
①由最高管理者確定管理者代表及ISO認(rèn)證小組;
②初步確定質(zhì)量管理體系職能部門;
③與管理者代表討論質(zhì)量管理組織機構(gòu)初步方案;
④由最高管理者批準(zhǔn)。
(4)進行職能分工
①準(zhǔn)備職能分工表;
②制定職能分工草案;
③與管理者代表初步討論;
④各部門負(fù)責(zé)人開會討論;
⑤最高管理者審定批準(zhǔn)正式職能分工表。
(5)列出文件清單
①列出質(zhì)量手冊框架;
②列出程序文件清單;
③列出工作文件類別;
④與各部門討論文件清單;
⑤表格記錄歸納整理。
●培訓(xùn)輔導(dǎo)階段
(1)全員培訓(xùn)
①準(zhǔn)備ISO9000培訓(xùn)教材。
②培訓(xùn)內(nèi)容:
a.什么是ISO9000?
b.實施ISO9000有何作用?
c.ISO9000實施要點?
d.ISO9000實施步驟?
③現(xiàn)場培訓(xùn)及問題疑答。
(2)骨干培訓(xùn)
①準(zhǔn)備教材;
②培訓(xùn)內(nèi)容:
a.ISO9000條款理解要點;
b.ISO9000條款實施要點。
③現(xiàn)場培訓(xùn)及問題疑答;
④討論手冊和程序文件框架。
(3)文件編寫人員培訓(xùn)
①準(zhǔn)備教材;
②確定文件編寫人員;
③培訓(xùn)內(nèi)容:
a.質(zhì)量手冊編寫;
b.程序文件編寫;
c.工作文件編寫;
d.記錄表格編寫。
④案例;
⑤疑答。
●文件編寫階段
(1)制訂計劃、分配任務(wù)
①確定文件編寫責(zé)任部門;
②確定文件編寫人員;
③安排文件編寫時間;
④分配編寫任務(wù);
⑤與相關(guān)部門人員討論文件編寫計劃;
⑥由管理者代表批準(zhǔn)文件編寫計劃;
(2)提供樣本編寫指導(dǎo)
①提供質(zhì)量方針及質(zhì)量目標(biāo)樣板;
②提供質(zhì)量手冊樣板;
③提供程序文件樣板;
④提供工作文件編寫要求;
⑤編寫過程答疑。
(3)顧問修改體系文件
①顧問修改質(zhì)量手冊和程序文件;
②修改要點:
a.體系要素及要求是否齊全?
b.各部門接口有無問題?
c.各層次文件是否一致?
d.記錄與文件體系是否一致?
③記錄和歸納所有需修改內(nèi)容。
(4)相關(guān)部門評閱文件
①顧問與相關(guān)部門討論手冊、程序需修改的內(nèi)容;
②由相關(guān)部門文件編寫人員進行修改;
③顧問確定修改是否符合要求;
④各相關(guān)部門傳閱文件,提出需修改內(nèi)容;
⑤由顧問、各相關(guān)部門討論決定文件修改。
(5)領(lǐng)導(dǎo)審批文件
①質(zhì)量手冊由最高管理者批準(zhǔn);
②程序文件由管理者代表或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);
③工作文件及記錄由各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
●試運行階段
(1)試運行準(zhǔn)備
①文件復(fù)印、裝訂;
②文件蓋受控章;
③準(zhǔn)備試運行反饋單;
④準(zhǔn)備試運行動員會培訓(xùn)內(nèi)容;
⑤試運行動員會議人員、時間、場地安排。
(2)試運行動員會組織
①根據(jù)安排組織相關(guān)人員按時參加;
②場地相應(yīng)宣傳及安排;
③最高管理者發(fā)放質(zhì)量手冊和程序文件;
④試運行推動培訓(xùn);
⑤最高管理者動員。
(3)試運行推動
①體系文件培訓(xùn);
②試運行考試;
③顧問現(xiàn)場實施指導(dǎo)。
(4)首次內(nèi)審培訓(xùn)及實施
①準(zhǔn)備培訓(xùn)教材;
②內(nèi)審程序培訓(xùn);
③內(nèi)審案例培訓(xùn);
④制訂內(nèi)審計劃及審核記錄,不符合項報告準(zhǔn)備;
⑤首次會議及現(xiàn)場審核;
⑥填寫不符合項報告;
⑦編制不符合項分布表及內(nèi)審報告;
⑧內(nèi)審末次會議,公布審核結(jié)果;
⑨不符合項糾正和跟蹤。
●正式運行階段
(1)修改形成正式文件
①根據(jù)內(nèi)審,各部門對文件不適當(dāng)處提出修改申請;
②經(jīng)批準(zhǔn)后正式修改;
③修改較多時由A版改為B版;
④按修改后的文件正式運行。
(2)指導(dǎo)組織進行內(nèi)審
①準(zhǔn)備內(nèi)審記錄不符合項報告;
②首次會議;
③現(xiàn)場指導(dǎo)審核;
④指導(dǎo)不符合項報告編制及末次會議;
⑤指導(dǎo)不符合項糾正;
⑥聯(lián)系認(rèn)證機構(gòu)及申報資料;
⑦進行倒計時。
(3)附加服務(wù)項目實施
①5S培訓(xùn)及實施;
②統(tǒng)計技術(shù)培訓(xùn)及實施;
③其他切合顧客實際的管理專項培訓(xùn)。
(4)模擬審核
①制訂計劃及準(zhǔn)備審核記錄,不符合項報告;
②首次會議及現(xiàn)場審核;
③填寫不符合項報告;
④末次會議及不符合項糾正。
(5)管理評審
①制訂管理評審計劃;
②準(zhǔn)備相應(yīng)管理評審資料;
③實施管理評審;
④編制管理評審報告;
⑤不符合項糾正和預(yù)防。
●體系認(rèn)證階段
(1)認(rèn)證前動員
①準(zhǔn)備動員材料;
②對各層次人員實施動員;
③認(rèn)證前接待準(zhǔn)備。
(2)陪同審核
①陪同認(rèn)證;
②負(fù)責(zé)與認(rèn)證機構(gòu)溝通聯(lián)絡(luò);
③處理認(rèn)證發(fā)現(xiàn)的問題。
篇2:物業(yè)管理企業(yè)實施ISO9000體系的困惑和對策
物業(yè)管理企業(yè)實施ISO9000體系的困惑和對策
一、認(rèn)識上的困惑
企業(yè)過于夸大ISO9000的作用。各個物業(yè)管理企業(yè)在做ISO9000之前或多或少都有一些管理制度和服務(wù)流程,ISO9000只是在原有的基礎(chǔ)上進行更全面的梳理和完善而已,如果認(rèn)定一套上ISO9000的光環(huán),就有了非常有效的管理,必然走入誤區(qū)。經(jīng)過一段時間的運行后,企業(yè)運作并沒有產(chǎn)生想象中的神奇效果,看到的是一些煩瑣的、機械的文件管理,大量的表格填寫,條條框框的約束等,會在認(rèn)識上產(chǎn)生較大的反差。
各級人員對標(biāo)準(zhǔn)的熟悉和理解不夠,表現(xiàn)在咨詢公司的局限性。各個企業(yè)一般都是請咨詢公司來幫助建立ISO9000體系的。咨詢師對標(biāo)準(zhǔn)的理解、把握和能否有機地與行業(yè)的特點相結(jié)合的專業(yè)能力決定了企業(yè)ISO9000質(zhì)量管理體系的水平。如對該標(biāo)準(zhǔn)的“7.5.4產(chǎn)品的標(biāo)識和可追溯性”條款的理解,一些咨詢師認(rèn)為物業(yè)管理行業(yè)不生產(chǎn)實物產(chǎn)品,因此標(biāo)準(zhǔn)的這個條款可作刪除處理,而實際上物業(yè)管理行業(yè)的小區(qū)各類識別標(biāo)志、指引標(biāo)志、服務(wù)人員的工作牌等都是該標(biāo)準(zhǔn)條款所要求的內(nèi)容。諸如這些環(huán)節(jié)中的任何一個環(huán)節(jié)有問題,都會影響企業(yè)ISO9000的最終成效。
管理層的認(rèn)識局限性。企業(yè)的方向和發(fā)展是由企業(yè)最高管理者確定的。領(lǐng)導(dǎo)的作用在八項質(zhì)量管理原則中位居第二。但目前很多企業(yè)在實施ISO9000時都是由咨詢公司設(shè)計,而咨詢師一般從專業(yè)和通用角度考慮體系的設(shè)計,不一定與最高管理者的意圖一致,從而也給體系的執(zhí)行帶來不利。
職能部門專業(yè)的局限性。ISO9000是一個純翻譯版,即便是國內(nèi)的許多專家,至今為止在理解標(biāo)準(zhǔn)條款與企業(yè)的具體應(yīng)用方面都有不一致的地方,而且需要有大量的實踐積累,才有可能達到一定的深度,而一個企業(yè)的專職人員在專業(yè)方面就更有差距。職能部門對標(biāo)準(zhǔn)條款如何轉(zhuǎn)化為企業(yè)的實際把握不住,一般都是被動地按照咨詢師要求開展工作,很少主動地根據(jù)企業(yè)的實際設(shè)計自己的ISO9000體系。
二、執(zhí)行中的困惑
在物業(yè)管理企業(yè),最主要的執(zhí)行者是基層管理人員和一線操作人員。實施ISO9000后,從表面上看,是給基層管理人員增加了許多規(guī)定的要求和條條框框的內(nèi)容,比如不能隨意口頭進行管理,而必須按照體系文件的條款逐條對照執(zhí)行;不僅自己要規(guī)范執(zhí)行并熟悉掌握文件的條款,還要給基層員工進行文件條款的培訓(xùn);培訓(xùn)所用文件是受控版本,不能隨意復(fù)制;要填寫大量的表格、記錄等等。加重了一線員工的負(fù)擔(dān),導(dǎo)致基層管理人員在潛意識中抵觸和質(zhì)疑ISO9000。這種情緒也會傳遞至中層管理人員。
規(guī)范管理控制不是公司的最終目標(biāo),實現(xiàn)效益的提高才是最終目的。一個想成功的企業(yè)除了滿足ISO9000的要求,還要考慮成本和績效,考慮企業(yè)在行業(yè)中的競爭優(yōu)勢。ISO9000不會給企業(yè)提出新的舉措,只能對員工管理及操作流程進行規(guī)定。
事實上,各管理處在實際工作中不斷總結(jié),推陳出新,有許多好的管理舉措,如主動幫客人提重物、在雨天替客人打傘等,這些個性化服務(wù)在ISO9000文件中沒有規(guī)定,導(dǎo)致大家的創(chuàng)新受到限制。同時,企業(yè)為了更加優(yōu)秀,還要參加行業(yè)評比,如創(chuàng)優(yōu)(市優(yōu)、省優(yōu)、國優(yōu)),申報國家(或市)質(zhì)量獎等,通過參加這些評比,使企業(yè)比較全面地建立更優(yōu)秀的和卓越的管理模式。
因此,從表面上看企業(yè)似乎又建立了另外的管理體系,一個公司有幾套管理體系,并且這些管理模式之間都有重合的地方,使管理層及執(zhí)行層都感覺到負(fù)擔(dān)和無奈。
對策一:認(rèn)識上的突破
提高企業(yè)專職人員與最高管理者認(rèn)識的一致性。最高管理者明確質(zhì)量管理方向并提出工作要求。職能部門將專業(yè)要求與領(lǐng)導(dǎo)思路相結(jié)合提出策劃體系,并將方案及時匯報。最高管理者審核策劃方案是否適合,同時糾正偏差。策劃方案要經(jīng)過這樣反復(fù)論證才能確定和實施。
提高專職人員對標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識。職能部門的人員要深入學(xué)習(xí)ISO9000標(biāo)準(zhǔn),如標(biāo)準(zhǔn)中“7.5.2生產(chǎn)和服務(wù)提供過程的確認(rèn)”這一條款,許多物業(yè)管理公司都把物業(yè)服務(wù)提供的過程作為不能由后續(xù)監(jiān)視或測量的過程。其實對物業(yè)管理行業(yè)來說,應(yīng)該都可用“7.5.1生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制”來實現(xiàn)。因此,“7.5.2生產(chǎn)和服務(wù)提供過程的確認(rèn)”對物業(yè)管理公司來說可以作刪除處理,而對“7.3設(shè)計和開發(fā)”條款也可以根據(jù)企業(yè)物業(yè)管理模式的改變情況確定是否需要裁減。體系設(shè)計的繁簡,ISO9000沒有做具體規(guī)定和限制。因此,企業(yè)質(zhì)量管理體系的模式和框架應(yīng)該是這個企業(yè)的管理特色及專業(yè)水平的集中體現(xiàn),不是一味地照搬其他先進企業(yè)的形式。
對策二:合理設(shè)計流程
以結(jié)果為導(dǎo)向設(shè)計和完善體系。以“結(jié)果-方式-人員-組織”的順序著手流程重組或設(shè)計,往往會起到意想不到的效果。我們可以繪制服務(wù)流程圖來描繪物業(yè)管理的服務(wù)項目及其關(guān)系。在流程圖中將服務(wù)項目列出來,清潔、保安、綠化等,將每項服務(wù)的要求明確,然后制定相應(yīng)的流程和制度來確保持續(xù)達到結(jié)果,再通過控制以下幾個步驟:
1、各崗位人員是否持續(xù)達到崗位的要求;
2、操作流程及各項規(guī)定是否持續(xù)執(zhí)行;
3、設(shè)備設(shè)施是否足夠,并保持良好的運行狀況;
4、是否有檢查和檢查標(biāo)準(zhǔn),并執(zhí)行檢查;
5、是否對檢查的問題進行改進等,使策劃的體系及流程得到貫徹及合理運用。
至于記錄的多少,管理人員視需要而定,并不是越多越好,只要有證據(jù)證明你的工作做到位了即可。
對策三:整合優(yōu)秀管理模式
各種質(zhì)量管理獎評比和創(chuàng)優(yōu)也是第三方對企業(yè)綜合管理效應(yīng)作出的評價,是對物業(yè)管理提出具體的管理標(biāo)準(zhǔn),大部分與ISO9000的要求一致,有些模式甚至多于ISO9000的要求,因此企業(yè)可以在建立ISO9000質(zhì)量管理體系的同時考慮其他模式的要求。比如,創(chuàng)優(yōu)要求建立、健全設(shè)備房的各項管理制度并在工作場所張貼上墻,而ISO9000則將這些內(nèi)容放在各類設(shè)備運作作業(yè)指導(dǎo)書中。可以將創(chuàng)優(yōu)的要求與ISO9000整合考慮,建立專項管理制度匯編,將檔案管理要求細(xì)化成具體文件,而涉及到對具體作業(yè)的內(nèi)容才以作業(yè)指導(dǎo)書編寫。同樣,企業(yè)如果要申報各種質(zhì)量管理獎,也可以將一些內(nèi)容編寫到ISO9000體系中,ISO9000沒有的內(nèi)容再編成補充文件。
對策四:從創(chuàng)新中尋找優(yōu)勢
一個企業(yè)的發(fā)展壯大及在市場上處于競爭優(yōu)勢,靠的是不斷創(chuàng)新。創(chuàng)新來源于基層,創(chuàng)新的管理和服務(wù)可以先應(yīng)用于實際工作中,經(jīng)過實踐檢驗證實確實是行之有效的、給企業(yè)增加亮點的,最終可融入ISO9000中,成為推廣和普及的方法,形成公司的知識產(chǎn)權(quán),從而推動ISO9000的持續(xù)改進。
篇3:物業(yè)公司實施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)意義領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
物業(yè)公司實施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的意義及領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1 實施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的意義
1.1物業(yè)管理在逐步改變過去由那種由上級分派或誰開發(fā)誰管理的格局,使業(yè)主或業(yè)主委員會有了選擇物業(yè)管理企業(yè)的機會。這種變革,把物業(yè)管理企業(yè)推向了市場,使物業(yè)管理企業(yè)開始認(rèn)真對待自己的服務(wù)和管理。于是,已被國內(nèi)外實踐證明科學(xué)而有效的ISO9001的質(zhì)量保證模式標(biāo)準(zhǔn)就成為物業(yè)管理企業(yè)提高服務(wù)水平的有效選擇。
1.2其主要意義是:
1.2.1建立科學(xué)有效的質(zhì)量體系;
1.2.2分工明確,各負(fù)其責(zé);
1.2.3給公司帶來良好的市場信譽;
1.2.4提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)質(zhì)服務(wù);
1.2.5以法制代替人治,以規(guī)范管理代替經(jīng)驗管理;
1.2.6提高公司在市場中競爭力和生存能力;
1.2.7提高員工的自身素質(zhì)和質(zhì)量意識;
1.2.8暢通管理渠道,減少管理成本,提高企業(yè)經(jīng)濟效益;
1.2.9引導(dǎo)開發(fā)商、業(yè)主管理委員會選擇優(yōu)秀的物業(yè)管理企業(yè)。
2 物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)在質(zhì)量管理體系建立和實施的職責(zé)
2.1在質(zhì)量管理的八項原則的第二項中明確規(guī)定,"領(lǐng)導(dǎo)者確立組織統(tǒng)一的宗旨和方向。他們應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造并保持使員工充分參與實現(xiàn)組織目標(biāo)的內(nèi)部環(huán)境。必須確定方向、策劃未來、激勵員工、協(xié)調(diào)活動和營造環(huán)境工作"。按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)實施職責(zé)的分工,公司領(lǐng)導(dǎo)分為"最高管理者"及"管理者",最高管理者是:"在最高層指揮和控制組織的一個人或一組人。"而"管理者"是指最高領(lǐng)導(dǎo)層以外的各級領(lǐng)導(dǎo),包括部門領(lǐng)導(dǎo)、班組長和管理人員等。
2.2最高領(lǐng)導(dǎo)者在質(zhì)量體系建立和實施中應(yīng)具有的下列職責(zé):
2.2.1應(yīng)組織貫徹各項質(zhì)量政策、法規(guī)和指令,主持研究和制定本企業(yè)的質(zhì)量方針,該方針應(yīng)能反映企業(yè)特點,與總方針協(xié)調(diào),并采取有效措施使質(zhì)量方針能為全體職工理解、掌握并貫徹執(zhí)行。
2.2.2應(yīng)組織制定與企業(yè)質(zhì)量方針相協(xié)調(diào)的質(zhì)量目標(biāo),重視目標(biāo)管理,實行目標(biāo)分解,有效地將質(zhì)量目標(biāo)落實到全體職工,共同為實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)努力工作。
2.2.3為了實現(xiàn)質(zhì)量方針,應(yīng)重視資源管理,保證必需的物資、人力、技術(shù)資源、檢測、分析等手段與產(chǎn)品質(zhì)量要求相適應(yīng),使人員素質(zhì)滿足"充分參與"的要求。
2.2.4對質(zhì)量管理體系的建立、實施和持續(xù)改進,以及產(chǎn)品的最終質(zhì)量全面負(fù)責(zé),并保證質(zhì)量管理體系能夠被充分理解并行之有效,確保服務(wù)滿足顧客要求和期望,建立自我完善、自我改進和自我評價的有效運行機制,以實現(xiàn)質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性。
2.2.5應(yīng)重視質(zhì)量體系的審核和評審,并把它作為一種必不可少的手段,以保證質(zhì)量體系有效運行。
2.3管理者同最高領(lǐng)導(dǎo)層組成了質(zhì)量管理體系的領(lǐng)導(dǎo)集團,是最高領(lǐng)導(dǎo)層實現(xiàn)質(zhì)量管理體系要求的直接領(lǐng)導(dǎo)者。其職責(zé)如下:
2.3.1以身示范,貫徹質(zhì)量方針。質(zhì)量方針是組織的經(jīng)營宗旨,是全體員工的行動綱領(lǐng),對于承上啟下的管理者來說,更要帶頭宣講質(zhì)量方針,示范執(zhí)行質(zhì)量方針。這樣,才能發(fā)揮榜樣的作用,協(xié)助最高管理者全面貫徹和落實質(zhì)量方針,使全體員工理解和掌握質(zhì)量方針的內(nèi)涵,提高實施質(zhì)量方針的主動性和自覺性。
2.3.2明確質(zhì)量目標(biāo),制定有效措施。質(zhì)量目標(biāo)是在一定時期內(nèi),組織在質(zhì)量方面所要達到的預(yù)期成果;是要通過各職能部門、全體員工共同努力才能實現(xiàn)的追求。管理者應(yīng)將這些工作目標(biāo)及相應(yīng)的完成措施加以明確并落實本部門所屬的每個員工;同時,管理者還要經(jīng)常檢查,給予指導(dǎo),協(xié)助完成規(guī)定的工作,以保證實現(xiàn)組織的總目標(biāo)。
2.3.3恪守職守,落實質(zhì)量責(zé)任制。通過對組織質(zhì)量目標(biāo)的分解,形成了每一個員工的質(zhì)量職責(zé),管理者對此制定了相應(yīng)的完成措施,即質(zhì)量責(zé)任制。但有了質(zhì)量責(zé)任制僅僅是質(zhì)量管理的開始,關(guān)鍵在于落實。能否落實的關(guān)鍵又在于承上啟下的管理者,管理者要動員和教育本部門的員工,使每個員工都明確知道自己在建立、保持質(zhì)量管理體系中應(yīng)做什么,怎么做,按照什么標(biāo)準(zhǔn)做,做到什么程度,以及為什么這樣做,從而自覺地做好本職工作,以落實質(zhì)量責(zé)任制,實現(xiàn)組織的質(zhì)量目標(biāo)。
2.3.4注重培訓(xùn)教育,提高員工素質(zhì)。要使所有部門和每個員工都能按統(tǒng)一的計劃,協(xié)調(diào)工作,形成一個有機整體,取得成效,就必須注重培訓(xùn)教育,注重提高員工的素質(zhì)和質(zhì)量意識,使每個員工都了解貫徹GB/T19000系列標(biāo)準(zhǔn)的意義,以及自己承擔(dān)的工作和完成的措施。管理者要制定有效的培訓(xùn)教育方法,啟發(fā)自覺,加以引導(dǎo),積極組織所屬員工參加學(xué)習(xí)。
2.3.5結(jié)合實際,履行職責(zé)。管理者在實施質(zhì)量管理體系文件時,會遇到許多要解決和處理的實際問題,因此在執(zhí)行前,管理者要根據(jù)本部門質(zhì)量管理的實際做好準(zhǔn)備工作,如制定質(zhì)量工作計劃,配置并培訓(xùn)有關(guān)人員,并形成良好的運行機制,不斷加強員工執(zhí)行質(zhì)量管理體系文件的自覺性和主動性,實現(xiàn)員工充分參與的目的,落實和實現(xiàn)本部門的工作目標(biāo)。