深圳市住房和建設局關于開展進一步優化物業專項維修資金使用流程試點工作的通知

　　深建物業〔20**〕15號

　　羅湖區住房和建設局、鹽田區住房和建設局:

　　根據《市法制辦關于<關于進一步優化維修資金使用流程有關事項的通知(試行)(報批稿)>的審查意見》(深法制函〔20**〕50 號)的相關規定,為強化各區管理職權,優化辦事流程,縮短辦文時限,提高服務效率,擬選取你區開展維修資金使用流程優化試點工作。現就相關事項通知如下:

　　一、試點內容

　　(一)具體優化事項

　　本次試點包括維修資金專項使用、強制使用和備用金再次使用事項,申請人在申請維修資金時僅需向你局一次性提交材料,你局或授權區維修資金管理機構進行審核后,出具資金劃撥通知并加蓋區局電子印章,我局將根據通知直接劃款,減少申請人到我局辦理劃款手續的環節。

　　(二)共同查看現場

　　試點過程中,你局應按現行規定繼續做好現場查看工作。對100萬元及以上額度的申請使用,你局還應在材料審核之前會同市物業專項維修資金中心共同查看現場,以保障資金使用安全和業主切身利益。

　　二、工作要求

　　(一)加強材料審核

　　請你局嚴格控制材料審核環節,加大審核力度,把好審核關口,對切實符合維修資金使用條件的才出具資金劃撥通知。

　　(二)強化人員保障

　　為保證流程優化后的材料審核質量和資金使用安全,建議你局適當增加專職審核人員力量。

　　(三)申請數字證書及電子印章

　　為進一步加強用戶身份認證,保障業務電子文書的法律效力,請你局為業務經辦人員及時申請數字證書,并填報電子簽章采集表(詳見附件5、附件6)。

　　三、其他

　　自本通知下發之日起算,物業專項維修資金使用流程優化工作的試點期限為6個月。試點結束后,我局將對試點工作進行評估,總結出成功經驗后再在全市全面推廣。

　　特此通知。

　　深圳市住房和建設局

　　20**年3月27日

篇2：物業管理處印章使用流程

　　物業管理處印章使用流程

　　1 管理處印章的用印

　　1.1 門主管審核文件原件。

　　1.2信息中心/管理處登記，并核對公章、文件份數。

　　1.3填寫《印章使用管理登記表》后用印。

　　2 損壞、丟失的處理

　　2.1 印章丟失后，必須立即書面寫出報告，部門主管審核確認后，報信息中心行政主辦登記。

　　2.2 管理處行政助理及時將報告管理處主任，并轉呈總經理給出審批意見，由信息中心予以備案，須予以登報 明的由信息中心辦理。

　　2.3 管理處按責任后果輕重對責任人給予處罰。

　　2.4 管理處刻制新印章，需提出刻制申請，并經審批、刻制。

　　2.5使用部門交還舊印章至信息中心并領取新印章 （丟失的直接領取）。

　　3 印章的廢止

　　3.1 管理處提出廢止印章意見書報總經理審批。

　　3.2信息中心發出收回廢此印章通知并收回、核對作廢此印章，記錄歸檔。

　　4 印章的保管

　　4.1 管理處印章由管理處主任保管。

　　5 相關記錄

　　QPI-**-C-F035 《印章使用管理登記表》

　　QPI-**-C-F036 《印章領用登記表》

篇3：管理處工作交辦單工作聯系單使用流程

　　管理處工作交辦單及工作聯系單使用流程

　　為保障整個管理處工作的正常運行，管理處內部各部門的聯系與溝通極為重要。只有在各部門尋系保證暢通的前提下，各項工才能順利進行，具體流程如下：

　　一．工交辦單（詳見附表1）：

　　1．包括工程維修、清潔服務及其它服務均需填寫工交辦單。

　　2．交辦單共分四聯：第一聯，為住戶在服務完成后，由住戶簽名保留；第二聯，交由服務部門存檔（如工程，清潔）；第三聯，由客戶服務部保存并存檔（一般保留二年以上，以便復查）；第四聯（記帳聯）交由務記帳，便于統計有償服務之應收費用。

　　3．填寫工交辦單時，應詳細填寫各欄之內容，特別是服務項目一欄內，必須詳細記錄服務之內容、地點、時間等一系列要素，以便其他部門查詢。

　　4．工交辦單需安排專人跟進、存檔（詳見第七章，工程維修跟進回訪流程）。

　　二．工聯系單

　　1．如遇重要或特別事項，可填寫工聯系單（詳見附表2）。

　　2．工聯系單必須詳細注明收發文部門、收發人姓名、聯系方式。

　　3．將所需其他部門配合之事項詳細羅列于“請求事項”一欄內。

　　4．填寫完成后，交由部門主管簽名，呈送總經辦。

　　5．經總經辦審核后，抄送至收文部門。

　　6．收文部門主管查閱后，交部門工作人員跟進處理。

　　7．服務完成或需重新回復發文部門時，請將完成情況及最新反饋信息填寫于“收文部門答復或完成情況”一欄內，呈送總經辦審閱（流程同上）。

　　8．為保障能及時跟進，在填寫工聯系單后，應以電話形式通知收文部門，以便能及時為住戶提供服務。

　　9．服務項目完成后，工聯系單應由收發文部門同時保存，以備復查。

　　E．5分鐘內致電南門確認是否完成，如完成則在記錄本中登記完成時間，如未完成，則需詢問原因并致電住戶釋，告知住戶大致等待時間。

　　5．訪客電話確認：

　　A．詳細詢問大門致電保安人員，來訪者身份、姓名、事由、被訪者房號。

　　B．致電被訪者，詳細告訴住戶來訪人員情況、姓名、事由、身份等。

　　C．確認后，致電大門保安放行。

　　D．如無人接聽也需致電大門保安，說明住戶不在家中。

　　E．如占線應在3分鐘內再次確認。

　　6．前臺電話值班記錄表需填寫日期、當值人員姓名，以及填表人員，并由主任每日查閱簽字，每周所有部門經理抽查簽字，每月送總經辦抽查。

　　7．所有有關住戶的電話均要求詳細記錄于前臺電話值班記錄表上，并由當天夜班輸入電腦存檔。（另：為加強管理，管理處安裝了電話錄系統，以備日后所需之時復查。）（附表2－前臺電話值班記錄表）