公司產品要求和顧客溝通管理規定（三）

　　1目的和適用范圍

　　1.1為明確顧客需求，確定并評審與產品有關的各項要求，建立與顧客溝通的渠道，以確保滿足顧客的各項要求，達到并增進顧客滿意，特制定本文件。

　　1.2本文件規定了確定并評審產

　　品要求，與顧客溝通的程序和管理要求。本文件適用于本公司與顧客有關的過程的管理。

　　2引用標準

　　gb/t19000-2000質量管理體系基礎和術語(idtiso9000:2000)

　　gb/t19001-2000質量管理體系要求(idtiso9001:2000)

　　q/shyg01.01z-20**質量手冊

　　q/shyg02.02t-20**記錄控制程序

　　3術語和定義

　　本文件采用gb/t19000-2000標準的術語和定義。

　　4職責

　　4.1銷售公司負責與顧客有關的過程的歸口管理，負責確定與產品有關的要求，負責對與產品有關的要求進行評審，負責建立與顧客的溝通渠道，接受顧客反饋信息，實施售后服務。

　　4.2相關部門根據需要參加確定、評審產品要求和與顧客溝通等活動。

　　5管理內容和方法

　　5.1產品要求的確定

　　5.1.1銷售公司應開展市場營銷活動，向顧客介紹本公司產品的供貨范圍及技術性能、并通過招標、詢價、洽談等各種渠道收集并確定顧客對本公司產品的要求，以及相關法律、法規、標準等要求。

　　5.1.2應確定的產品要求包括：

　　a)顧客書面規定的產品要求，包括有關產品規格、型號、產品性能、產品質量要求、交付期和交付方式，及交付后的技術服務、提供配件、設備維護等方面的要求；

　　b)顧客雖然沒有做出書面規定，但產品的規定用途／已知預期用途所必需的要求，如重型機械設備制造行業要求、電氣設備安全性能要求、重型機械設備的使用場所和環境對產品的特殊要求等；

　　c)與產品有關的法律、法規、標準、規范的要求；

　　d)本公司確定的各項附加要求，如內控標準、價格水平等。

　　5.2產品要求的評審

　　5.2.1產品要求的評審應在向顧客做出承諾前進行。銷售公司應在投標、接受合同或訂單、接受合同或訂單的更改之前，對每一份標書、合同或訂單（包括口頭訂單、委托單）進行評審。

　　5.2.2在評審時，應將標書、合同或訂單、報價單等連同本公司確定的其他產品要求一同實施評審。

　　5.2.3產品要求的評審應確保：

　　a)產品要求得到書面規定，合同草案的各項要求應逐項詳細填寫，標書、合同內容明確、無雙關語和含義不清之處。標書、合同應字跡工整、清晰。

　　b)在顧客沒有以文件的形式提出要求的情況下，如顧客通過電話或口頭訂貨時，銷售人員對顧客提出的要求應予以記錄，并在接受訂單前對產品能否滿足顧客的使用要求進行確認；

　　c)在同顧客的溝通過程中，前后表述不一致的產品要求已經明確，存在的問題已得到解決；

　　d)本公司有能力滿足規定的各項產品要求

　　5.2.4產品要求評審的實施

　　5.2.4.1授權人員評審

　　a)對于顧客口頭訂貨的常規產品，銷售人員應予以記錄。銷售人員對產品要求進行確認后，由銷售公司經理進行評審，并在記錄上簽字。

　　b)對于顧客訂購價格100萬元以下的常規產品的合同或訂單，由銷售公司經理在合同上進行評審，并簽字。

　　5.2.4.2會簽評審

　　a)對于顧客訂貨數量較大、交貨期和技術難度較大的常規產品的合同或訂單，由銷售公司填寫產品要求評審單，組織相關部門實施會簽評審，并經生產副總經理批準。

　　b)對于非常規產品、顧客帶圖加工的產品，由銷售公司填寫產品要求評審單并將有關的文件資料一同送交相關部門實施會簽評審，并經總經理批準。

　　5.2.4.3會議評審

　　a)對于需要設計和開發的新產品、有特殊技術要求的產品，應當采用會議評審的方式。

　　b)銷售公司負責組織會議評審，根據需要由總經理、管理者代表、相關部門的相關人員參加會議評審。

　　c)會議評審后，銷售公司應填寫產品要求評審單，記錄評審內容，評審人員應簽署評審意見。評審結論應經過總經理審批。

　　5.2.4.4產品要求評審的協調

　　a)在評審中出現不一致意見時，部門經理應組織協調、解決不一致意見，提出應采取的措施，達成一致。

　　b)在評審中提出標書、合同或訂單中有不明確或無法接受的要求時，銷售公司應與顧客溝通意見，修訂標書、合同或訂單中的要求，或拒絕接受合同或訂單。

　　5.2.4.5產 品要求評審的記錄

　　產品要求的評審、評審后的協調、評審所引起的后續措施、及與顧客的溝通等信息均應進行記錄，并按q/shyg02.02t-20**《記錄控制程序》文件規定進行控制。

　　5.2.5產品要求的修訂

　　5.2.5.1當合同／訂單等內容、適用的法律／法規／規范要求以及其他產品要求發生變更時，銷售公司應

　　確保將變更內容通知相關部門及相關人員。

　　5.2.5.2因產品要求的變更需要修改合同等文件時，應做到以下幾點：

　　a)符合《合同法》等國家有關法律、法規的要求；

　　b)明確修訂內容并形成文件；

　　c)對確定的產品要求的修訂內容重新進行

文章 文章
評審。

　　5.2.5.3合同修訂后，銷售公司應將合同修訂內容填寫在合同修訂通知單上,并及時傳遞給有關管理人員。

　　5.2.5.4有關管理人員應掌握產品要求變更的內容，確保相關的技術、采購、檢驗等文件得到修訂。

　　5.3與顧客的溝通

　　5.3.1銷售公司應采取各種有效的手段保持與顧客的接觸，建立走訪、通訊等相互交流信息的適當的溝通渠道，并根據需要，在適當的時間，采用適當的方式實施與顧客的溝通

　　5.3.2銷售公司應針對以下方面實施與顧客的溝通：

　　a)交換有關產品要求的各類信息，準確而充分地了解顧客的要求，以便確定顧客要求并予以滿足；

　　b)在售前、售中和售后交流各類相互問詢，包括有關合同或訂單的處理，及對合同的修改，及時滿足顧客的需求和期望，以增進顧客滿意；

　　c)接受顧客反饋信息，包括顧客的抱怨和投訴，準確而充分地掌握顧客對本公司生產的產品的滿意程度有關的信息。

　　5.3.3銷售公司應在接受顧客反饋信息（包括顧客抱怨和投訴）后，組織有關部門／人員對顧客反饋信息進行評審，并根據評審結果安排售后服務活動，處理顧客提出的意見。

　　5.3.4銷售公司及售后服務人員在實施售后服務后，應填寫售后服務報告單，記錄售后服務的內容及顧客評價意見和驗證的結果。

　　5.3.5銷售公司應每月將顧客反饋信息和對信息評審、處理的情況進行匯總，并報給主管經理，并傳遞到相關部門。

　　6形成的文件和記錄

　　6.1標書、合同、訂單

　　6.2口頭合同記錄評審單

　　6.3產品要求評審單

　　6.4產品要求修訂文件

　　6.5合同修訂通知單

　　6.6產品要求評審會議記錄取

　　6.7與顧客溝通的記錄

　　6.8顧客反饋信息處理登記表

　　6.9顧客反饋信息月報表

　　6.10售后服務報告單

文章

篇2：酒店企業怎樣建立顧客檔案

　　酒店企業如何建立顧客檔案

　　建立顧客檔案，很多企業認為是一件很普通的事，不就是記錄一下顧客的聯系方式、聯系人、地址嗎。其實不是這樣，顧客檔案管理也需要數據化、精細化、系統化，這樣的檔案才對營銷管理工作有指導性。要完善每一個顧客檔案，需要對顧客進行一次全面“體檢”。

　　準確掌握顧客在消費過程中的各種需求，培養酒店忠誠的消費群體，達到信息互動共享，全面提升服務質量的目的，客戶檔案在酒店管理的重要性日益凸現，客戶檔案管理已成為酒店基礎管理工作之一。

　　一、酒店餐飲客源的分類

　　酒店客源按照年度餐飲消費金額大致可分為三類：A類，酒店大客戶(VIP);B類，酒店普通客戶(機關、企事業單位);C類，酒店普通散客(或新開發客戶)。在這三類客戶中，要特別注重搞好A類和B類客戶的客史檔案建設。

　　二、客史檔案的信息收集

　　客史檔案能夠較好地反映酒店的服務意識，拉近與客戶之間的距離，讓顧客產生信任、安全、親切和家外之家的感覺。作為酒店員工，在服務中要用心傾聽、細心服務，認真感受客人的一舉一動，捕捉機會，盡可能多的獲取顧客信息。要想達到這一目的，必須要全員參與，共同進行客史檔案的建設和管理工作

　　門童和引領員是最早接觸顧客的崗位之一，一名優秀的迎賓員能夠在客人到來時準確地用姓氏尊稱顧客，同時能夠將賓客詳細的信息，如特殊喜好、生日、聯系電話、喜愛的菜品、愛喝的酒水等準確地傳達給值臺服務員或點菜員，引領員在與顧客交流過程中可委婉地詢問客人的姓氏，并做好傳遞和記錄工作。

　　點菜員主要是為客人做搭配營養、合理用餐的引導工作，具有嫻熟服務知識的點菜員有一定的權威性，她可以做賓客的向導，也是酒店產品對外宣傳的橋梁。因此，在點菜過程中可運用婉轉的語言與顧客溝通，并進一步了解客人的姓氏及特殊的喜好。

　　值臺員和樓層服務員也是獲得顧客信息的重要渠道。服務員可以通過用餐過程的細心服務，借詢問茶水、酒水等機會，及時與客人溝通，及時記下客人的姓氏尊稱，在服務中注意客人的舉動，特別是對某一菜品的愛好等。在服務過程中，服務員與客人交往較多，是獲取客史信息的重要途徑。

　　酒店管理人員要具有良好的溝通能力，在餐廳巡檢過程中隨機拜訪客人，征求客人意見，用姓氏尊稱客人應是管理人員與客人交往所具備的基本能力，這樣會使客人產生一種受照顧的感覺。對于不熟悉的新客戶，管理人員可以采取意見征詢表的形式征詢客人意見，同時運用婉轉語言與顧客溝通，問客人姓氏并即刻使用，然后形成文字記錄備用。

　　總臺接待員和吧臺收銀員也是接觸顧客最多的崗位之一，優秀的收銀員、接待員應熟悉關系單位及老客戶的姓氏、結帳方式或特殊需求、聯系電話等，總臺預訂、宴會預訂，客人出示證件時也是記憶客人姓氏，獲取信息的極佳途徑。

　　另外，管理、服務人員也可通過客戶的司機、朋友了解其相關信息，因為客戶的司機、朋友也在想方設法，讓其領導滿意。

　　建立顧客卡制度，讓顧客自己留下信息。顧客卡，亦稱顧客信息卡，是酒店為顧客準備的名薄，分別用來記錄實際來店的顧客以及未來光臨的顧客，其記錄方式主要有以下幾種：

　　(1)開帳單時，交給顧客“客人資料登記卡”或問卷表，請顧客離開時交還;

　　(2)吧臺收銀時，問明顧客的姓名、地址，并記于顧客名薄上;

　　(3)向客戶贈送優待券，在贈券時請顧客留下自己的姓名、地址等相關信息;

　　(4)向顧客贈送“優待卡”或“貴賓卡”，借此機會獲取顧客相應的信息。

　　三、客史檔案的建立

　　收集到足夠的顧客信息后，首先要有專人對信息進行篩選整理，然后分門別類進行匯總，貯存于微機信息庫中。對于沒有進行微機管理的酒店，可將客史檔案編制成冊，置放于各吧臺和收銀臺處，以便及時查閱。

　　應該指出的是，客史檔案設立后，要注意把顧客每次來就餐的宴會菜單收到客史檔案中去，并注明顧客每次來就餐時對菜品的評價，以便做出相應的調整。這也是餐飲客史檔案同其他客史檔案不同、較易被人們所忽略的地方。

　　附：餐飲客史檔案表格樣式(A、B、C類客戶)

　　姓名 單位 住址 職務 電話 生日 結婚紀念日 家庭成員情況性格 飲食習慣

　　四、客史檔案的補充、更新與管理

　　1、營銷部負責酒店總體客史檔案的補充、更新與管理，餐飲部負責餐飲檔案的補充、更新與管理，保持同步，信息互動共享。

　　2、營銷部每月對A類新開發的客戶進行回訪，并協同餐飲部每月進行有針對性的回訪。

　　3、營銷部會同餐飲部負責人每月召開一次客史檔案補充更新專題會，確定月度重點關注的客人名單。

　　4、營銷部會同餐飲部每季度召開一次消費分析會，并根據客戶消費情況，對其進行A、B、C類客史檔案動態轉換，并做好A、B、C類客戶上半年、下半年及年度消費的分析會議。

篇3：C公司顧客投訴服務標準

　　顧客投訴服務標準

　　為確保公司質量體系的建康、適宜發展，向顧客提供完善的服務，滿足顧客的合理要求，進一步提高公司的信譽，特制定《顧客投訴服務標準》：

　　對違反標準要求的，嚴格按照公司的考核管理辦法執行。

　　《顧客投訴服務標準》：

　　全體員工均有熱情接待、聽取顧客投訴的職責，并設身處地為其解決實際問題，不可以職權范圍為借口推諉顧客，當住戶(顧客)來電或上門投訴時，須堅持以下處理原則：

　　一.聽清楚 在接待住戶(顧客)投訴時，應耐心聽住戶(顧客)講完，聽清投訴的內容，不得打斷其說話，更不能急于表態。

　　二.問清楚 待住戶(顧客)講完后，要進一步問清有關情況，切忌與住戶(顧客)正面辯駁，應客觀冷靜地引導其敘述清楚實際情況。

　　三.跟清楚 受理住戶(顧客)投訴要一跟到底，直到問題得到解決并回復為止。對不能解決的投訴，應婉轉地向其講清楚，并確定下次回復的時間。

　　四.復清楚 對住戶(顧客)的投訴在充分了解有關情況后，應及時把處理的過程及結果清楚地回復住戶(顧客)，以表明其投訴已得到足夠的重視和妥善的解決。

　　五.記清楚 處理住戶(顧客)投訴后，應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄于《顧客投訴記錄》。

　　報告 重大投訴，必須馬上報告部門負責人或分管經理。

　　文明用語

　　1 因人稱呼(如老伯、大媽、同志、師傅、女士、小姐、小朋友)

　　2 您好

　　3 請進、請坐、請講、請問

　　4 請稍等

　　5 謝謝

　　6 對不起

　　7 請原諒

　　8 很報歉

　　9 沒關系

　　10 不客氣

　　11 請您排隊等侯

　　12 請不要著急

　　13 很高興能為您服務

　　14 請您先看一下須知

　　15 您有什么愿望，請告訴我

　　16 對不起，請注意保持環境(室內)衛生( 請您不要吸煙)

　　17 請把您的需求告訴我

　　18 我能為您提供什么幫助嗎?

　　19 我理解您的心情

　　20 我會盡量幫助您

　　21 請您按規定填寫表格

　　22 有不懂的地方您盡管問

　　23 很抱歉，讓您久等了

　　24 不用謝

　　25 請放心

　　26 我們幫您辦

　　27 請留下保貴意見

　　28 您慢走

　　29 請走好,再見

　　30 為您服務是我應該做的!

　　31 您的需求就是我的職責

　　32 對待業主(業主(使用人))語言應該表達恰當、聲調溫和、親切自然。

　　服務忌語

　　1 帶有蔑視性、侮辱性的稱謂，如：老頭、老太婆、神經病等等

　　2 喂,干什么

　　3 喊什么,等一會兒

　　4 少啰嗦，快點講

　　5 你管不著(你少管閑事)

　　6 喂，叫你呢

　　7 不關我的事

　　8 急什么，還沒上班呢

　　9 找別人去，我管不著

　　10 墻上貼著，自己看

　　11 就你急，怎么不早來

　　12 給你講過幾遍了，怎么還拎不清

　　13 急什么，沒看我正忙著嗎?

　　14 你能怎么樣(你看著辦)

　　15 沒看快下班了嗎，早干什么了

　　16 煩不煩

　　17 這么晚了明天來

　　18 你問我，我問誰?

　　19 這事我管不了，你去找我們領導。

　　20 你這人是不是有毛病?

　　21 你這人真啰嗦。

　　22 你找誰，他不在，跟你說過了，他不在，你耳聾啦?

　　23 有意見，找領導。

　　24 我就這態度。有本事你告去

　　25 叫什么，等一下。

　　26 我就這種態度，怎么啦?

　　27 不是我管，我不曉得。

　　28 不知道，你問我，我問誰。

　　29 對待業主(業主(使用人))不應用任何使其不知所措的語言。