電器公司文件控制程序
1. 目的
為了使與質(zhì)量體系有關(guān)的文件得到有效控制，確保各部門使用的文件均為有效版本。
2. 適用范圍
適用于本企業(yè)各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)涉及到的所有文件，包括外來文件，如標(biāo)準(zhǔn)和顧客提供的圖樣等。
3. 職責(zé)
3.1 綜合部負(fù)責(zé)管理文件的管理和發(fā)放。
3.2 技質(zhì)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、發(fā)放、更改、歸檔。
3.3 其他各部門負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用的文件的管理。
4. 工作程序
4.1 文件的分類及編號(hào)
4.1.1文件分為如下幾類：
①質(zhì)量手冊(cè)
□□─ □□─ □□□□
年代號(hào)
企業(yè)代碼
文件種類
例：質(zhì)量手冊(cè)QM-FK-20**
②技術(shù)性文件其編號(hào)由技質(zhì)部自行進(jìn)行編號(hào)。
③管理性文件
□□ □□─□□
順序號(hào)
文件層次號(hào)
企業(yè)代碼
例：××管理制度FK02-01
④外部文件可以按原編號(hào)使用。
4.1.2受控文件分發(fā)號(hào)：
01總經(jīng)理 02管理者代表 03技質(zhì)部 04生產(chǎn)部 05綜合部
06車間 07倉庫 08認(rèn)證機(jī)構(gòu)
4.1.3各類文件編制部門應(yīng)按本程序?qū)Ρ静块T的文件進(jìn)行編號(hào)。
4.2 文件的編制
4.2.1質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表組織各部門代表編寫。
4.2.2技質(zhì)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編寫工作，包括：產(chǎn)品圖紙、工藝卡片、檢驗(yàn)卡片和操作規(guī)程等。
4.2.3其它管理文件由管理者代表組織編寫。
4.3 文件的審批
4.3.1質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.2技術(shù)文件類由技質(zhì)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn);
4.3.3其他管理文件、制度由管理者代表審批。
4.4 文件的發(fā)放
4.4.1所有的文件發(fā)放均由文件的編寫部門確定發(fā)放范圍，由文件審批人批準(zhǔn)后，按發(fā)放范圍由綜合部統(tǒng)一發(fā)放。外來文件有指定發(fā)放范圍的，按指定的發(fā)放范圍發(fā)放，沒有指定發(fā)放范圍的，由綜合部經(jīng)理確定發(fā)放范圍;綜合部經(jīng)理認(rèn)為需要總經(jīng)理確定發(fā)放范圍的，送總經(jīng)理確定發(fā)放范圍。
4.4.2文件發(fā)放時(shí)，領(lǐng)用人在"文件發(fā)放領(lǐng)用登記表"上簽名，發(fā)放部門
應(yīng)注明分發(fā)號(hào)，便于識(shí)別和追溯。
4.5 文件的更改
4.5.1文件需要更改時(shí)，更改后的文件應(yīng)由原審批人審批，當(dāng)原審批人不在時(shí)，可由其接替崗位的人審批，但必須向該人提供原審批時(shí)的背景材料。
4.5.2所有的文件更改均應(yīng)做好更改記錄，做好更改標(biāo)識(shí)，采用發(fā)放更改頁的方式發(fā)放到相關(guān)部門，收回作廢頁或文件。
4.6 文件的換版與作廢
4.6.1文件經(jīng)過三次更改或文件需進(jìn)行大幅度更改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版，原版文件作廢，換發(fā)新版本。
4.6.2作廢的文件無論是銷毀或留用，都應(yīng)填寫"作廢/銷毀文件申請(qǐng)單"，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。
4.6.3作廢的文件由綜合部主任收回，統(tǒng)一銷毀，需作為資料保留的文件，可以加蓋"作廢"章方可留用。
4.7 文件保管
4.7.1綜合部編制本企業(yè)受控文件清單，防止使用失效和作廢文件。
4.7.2需臨時(shí)借閱文件的人員，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可借閱，借閱人應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還，到期未歸還由綜合部負(fù)
責(zé)收回，原版文件一律不外借，防止丟失和損壞。
4.7.3當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)到綜合部辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，綜合部負(fù)責(zé)將破損文件銷毀。
4.7.4當(dāng)文件使用人將文件丟失后，使用人應(yīng)向文件管理部門提出申請(qǐng)，批準(zhǔn)后重新辦理發(fā)放手續(xù)，重新發(fā)給文件。
4.8 外部文件的控制
4.8.1發(fā)放到本企業(yè)以外的協(xié)作加工單位的受控文件(如：產(chǎn)品圖樣、技術(shù)規(guī)范等)等同采用企業(yè)內(nèi)部受控文件控制程序，非受控文件不作控制。
4.8.2采用的外部(國家、行業(yè)等)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)由技質(zhì)部提出申請(qǐng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后方可采用，文件的管理發(fā)放參照本程序4.7和4.4執(zhí)行。
4.8.3技質(zhì)部負(fù)責(zé)定期(每三年)到政府有關(guān)部門核查本企業(yè)使用的國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部標(biāo)準(zhǔn)是否有最新版本，及時(shí)更新失效標(biāo)準(zhǔn)。
5.相關(guān)文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《設(shè)計(jì)、工藝文件管理規(guī)定》
6. 記錄
6.1 QR-4101 文件控制清單
6.2 QR-4102 文件發(fā)放/領(lǐng)用記錄
6.3 QR-4103 文件借閱記錄
6.4 QR-4104 文件更改記錄
6.5 QR-4105 文件作廢/銷毀申請(qǐng)單
篇2：公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
對(duì)文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件，并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。
2.范圍：
本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個(gè)人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。
3.職責(zé)：
3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。
3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的編寫、審批。
4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。
a) 管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。
b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。
c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.2文件的編號(hào)
所有文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法：
a)管理手冊(cè)的編號(hào)方法
SY MM ****
年代號(hào)
管理手冊(cè)代號(hào)(MM-Management Manual：管理手冊(cè))
公司代號(hào)()
b)程序文件的編號(hào)方法
SY PF **
順序號(hào)
程序文件代號(hào)(PF-Procedure File：程序文件)
公司代號(hào)()
c)作業(yè)文件的編號(hào)方法
SY OF ***
順序號(hào)
作業(yè)文件代號(hào)(OF-Operantion File)
公司代號(hào)()
d)記錄文件的編號(hào)方法
RF ** **
順序號(hào)
程序文件順序號(hào)
記錄代號(hào)(RF-Record File：記錄文件)
e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。
4.3文件的發(fā)布
4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)
4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.4文件的標(biāo)識(shí)
4.4.1管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。
4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。
4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。
4.4.4對(duì)需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。
4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。
4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書面記錄。
4.5文件的使用的實(shí)施
4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。
4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊(cè)、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。
4.5.3工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。
4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時(shí)向辦公室申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。
4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。
4.5.7辦公室每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)
4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng)，可申請(qǐng)更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。
4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。
4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。
4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1筆誤可用劃改。
4.6.2.2文件只改動(dòng)某頁內(nèi)容時(shí)，可用換頁方式。
4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動(dòng)，可用改版方式。
4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。
4.6.4《文件更改申請(qǐng)單》(QR050
4)應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。
4.7作廢文件處置
4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。
4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。
4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識(shí)后方可繼續(xù)保留作廢文件。
4.7.4電子媒體文件作廢處置程序
4.7.4.1由申請(qǐng)人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。
4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。
4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。
4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。
4.8文件的歸檔
4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。
4.8.2外來文件由辦公室對(duì)其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。
4.9文件和資料的借閱
4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。
4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。
4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。
4.9.4外來文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。
4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。
5.相關(guān)文件：
SYPF02 《記錄控制程序》
6.記錄：
QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》
QR0502《文件清單》
QR0503《文件檢查記錄表》
QR0504《文件更改申請(qǐng)單》
QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》
QR0506《文件和資料歸檔登記卡》
QR0507《文件和資料借閱登記卡》
QR0508《文件和資料編號(hào)登記卡》
QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》
篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序
酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序
現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請(qǐng)各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。
采購單的傳遞：
各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞，財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購部。
文件的傳遞：
各部門外出開會(huì)和接到得上級(jí)或職能部門的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時(shí)間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。
周會(huì)紀(jì)要的傳遞：
每周的周會(huì)紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個(gè)部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請(qǐng)假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財(cái)務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門的反饋；如果當(dāng)時(shí)不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào)；
緊急文件和單據(jù)的傳遞：
當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。
自行傳遞的內(nèi)容：
各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。