1.目的

　　確保面、輔料及外發加工品和其他物品的采購能滿足公司要求，供應商有能力穩定、準時地提供合格的產品。

　　2.適用范圍

　　面料、輔料、外發加工、辦公文體用品、生產設備、檢驗設備等的采購控制。

　　3.職責

　　3.1外協部負責面、輔料、外發加工品及其他物品的采購控制和供應商的評審及來料不合格的處理。

　　3.2前準備部布、輔料倉負責：

　　3.2.1來料的點收、初檢核對及入庫管理；

　　3.2.2半成品外發加工的點收、初檢。

　　3.3后整部負責成衣外發洗水和外發成衣加工的入庫管理。

　　3.4質檢科負責來料的檢驗判定。

　　4.工作程序(附流程圖)

　　4.1合格供應商的評審

　　4.1.1對提供面料、輔料、外發加工的供應商需進行評審。

　　4.1.2外協部采購員應積極尋找面料、輔料及提供加工服務的供應商，根據公司產品結構，由初步確定的供應商提供常用面、輔料或外發加工樣品交業務部或質檢科進行樣品確認，填制"樣品確認單"。

　　4.1.3樣品確認合格后，由外協部召集質檢科、設備管理部、工藝科組成評估小組。

　　4.1.4評估小組前往新供應商處依擬定項目進行評估，并于"供應商調查表"內記錄評審結果。

　　4.1.5經現場評審合格的供應商，由外協部將評估結果呈總經理核準后，登錄至"合格供應商名單"。

　　4.1.6若為國內知名廠商且已通過第三方質量體系認證；制度建立前已配合的供應商且往前追溯1個月無重大不良記錄；客戶特別指定的供應商；供應商地址位于珠江三角洲以外的區域者；均可免除供應商現場評審步驟。由供應商提供相關評審資料，由業務部進行整理、匯總呈總經理核準后，登記合格供應商名單。

　　4.2供應商的定期考核

　　對供應商定期進行考核，以評審其持續提供合格產品的能力。

　　4.2.1每月交貨批次在5次(含)以上的供應商按月考核，每月交貨批次在5次以下的供應商按季考核。

　　4.2.2考核比例為質量40分，交期20分，價格20分，服務20分。

　　4.2.3考核項目

　　1) 質量：送貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，免檢者根據使用中挑選出的不良數除以總進貨使用數量進行計算。

　　不良(批)率=不良(批)數÷總進貨(批)數×100%

　　質量評分=(1-不良<批>率)×40

　　2) 交期：逾期交貨率=逾期交貨批數÷應準時交貨批數×100%

　　評分=(1-逾期交貨率)×20

　　3) 價格：

　　公平合理

　　報價迅速尚屬公平

　　報價緩慢稍微偏高

　　報價迅速稍微偏高

　　報價緩慢報價不合理

　　報價低效

　　20分15分10分5分0分

　　4)服務：

　　很滿意20分主動征詢意見，改善迅速。

　　較滿意15分接到抱怨后，改善迅速。

　　一般滿意10分接到抱怨后，尚能誠意改善，偶爾拖延。

　　不太滿意5分接到抱怨后，改善誠意不足，經常拖延。

　　不滿意0分接到抱怨后，置之不理。

　　4.2.4考核部門及等級評定

項目	評分標準	等級				考核部門
質量	40分	90分(含) 以上	70分 至 89分	60分 至 69分	59分(含) 以下	質檢科
交期	20分					外協部
價格	20分					外協部
服務	20分					外協部
總評	100分	A	B	C	D	外協部

　　4.2.5經考核為A級的供應商，公司根據實際情況給予產品免檢，增加采購份額，貨款結算時間縮短等優惠條件；評為B級的供應商按正常方式處理；評為C級的供應商，對其進行輔導，要求其進行改善，若半年內無法達到B級者，則降級為D級供應商；評為D級者為不合格供應商。

　　4.2.6經考核為D級的供應商或由于各種原因喪失合格供貨能力的供應商，則由外協部填寫"供應商撤銷申請單"，經總經理同意后撤銷其合格供應商資格。

　　4.3布、輔料的采購

　　4.3.1技術科紙樣員按照客戶訂單要求編寫"服裝單件用料單"，經技術科主管審核后交業務部。

　　4.3.2業務部接到"服裝單件用料單"后，根據客戶訂單數量計算布、輔料總需用量，填寫"填制前準備表"，核實是客供還是自購。

　　4.3.3 若為客戶提供布、輔料，業務跟單員根據總需用量及交貨期，提報物料到貨計劃交客戶確認，采購員按4.6向客戶跟催物料。

　　4.3.4若部分或全部布、輔料為本公司自購，業務跟單員需詳細了解該款訂單布、輔料庫存狀況，根據庫存數量扣減本批總采購量，填入"布、輔料準備表"。

　　4.3.5業務跟單員將完成的"布、輔料準備表"分別交業務部主管及總經理審核批準。

　　4.3.6采購員依據"布輔料準備表"中的自購需求，同合格供應商接洽，通過詢價、議價、比價，初步擬定物料價格，然后根據自購項目的采購要求針對各供應商，填寫"訂購單"或采購合同。

　　4.3.7"訂購單"或采購合同經業務主管審核后，交總經理或其授權人批準。

　　4.3.8經批準的"訂購單"或采購合同的傳真或其他途徑，傳達給供應商簽章確認。

　　4.3.9一次性購買金額100元以下的輔料采購員可直接上門確認或讓經銷商送貨上門確認，當場現金交易，并索取銷貨發票或收據。

　　4.4半成品、成品的外發加工

　　4.4.1外發加工的時機

　　a.服裝的某些工序公司無特定的加工設備；

　　b.服裝的某些工藝本公司品質水平不足；

　　c.本公司生產能力法保證交期；

　　d.外協加工比公司內加工成本低廉。

　　e.以上外發加工主要有繡花、印花、釘珠、洗水和成衣加工。

　　4.4.2業務部跟單員接訂單后，依據公司的設備及生產能力，判斷需要外發加工的項目，提出外協加工申請，交業務主管審核，總經理批準。

　　4.4.3若是繡花、印花、釘珠、洗水等外發加工的項目，由工廠部根據訂單工藝技術要求和交貨期確定工藝、數量和進度，編制"外發加工工藝單"和"外協件到貨排期表"，交外協主管批準。

　　4.4.4若是成衣外發加工，業務跟單應擬定交貨期，并將客戶資料交由工廠部編制"外發加工工藝單"，然后交業務主管核準。

　　4.4.5采購員依據批準的外協加工申請及核準后的工藝技術和交貨期要求，同外協廠接洽、定價，然后針對各外協廠填寫加工承攬合同或"外發加工通知單"，交業務主管審核，總經理批準。

　　4.4.6采購員將批準后的外協加工合同或"外協加工通知單"交外協廠簽章確認。

　　4.5生產用備品備件工具，辦公文具等低值易耗品的存量采購。

　　4.5.1日常生產、辦公類低值易耗品由采購依據保質期和日常消耗情況，擬定安全庫存量，交外協主管審核，總經理批準，如情況有變化，應及時調整安全庫存量。

　　4.5.2對安全存量采購的物品，倉庫在其保管帳卡上標出安全庫存量，當物品庫存低于安全存量時，填寫"申購表"統一申購，交前準備部主管審核。

　　4.5.3采購員依據"申購表"同供應商接洽、詢價、金額在_______元以內的物品，由外協主管批準定價。在_______元以上的物品，由總經理批準定價。

　　4.5.4采購員根據議定價填寫"訂購單"，經總經理批準后，以傳真或其他途徑傳遞給供應商簽章確認。

　　4.6生產、檢測設備的采購

　　4.6.1當生產工藝、品質檢測、技術研究等原因需要購入設備時，由設備管理部門對需求進行經濟技術分析，并寫出"設備購置經濟技術分析報告"，附上"設備購置計劃"報總經理審批。

　　4.6.2設備管理部門依批準的"設備購置計劃"，跟多家供應商洽談，依據性價比、售后服務等因素議定供應商，報總經理批準。

　　4.6.3設備管理部門起草采購合同，并按《合同管理制度》的規定報批。

　　4.6.4采購合同簽定后，由業務部采購或總經理指定人員跟蹤保證合同規定內容的履行。

　　4.7零星采購

　　4.7.1急需的維修專用配件和工作需要的圖書、禮品等臨時性非計劃物品，由需求部門填寫"申購表"，報總經理或其授權人批準。

　　4.7.2零星采購一般為誰申購誰采購，確需采購員購買的，申購部門必須提供采購信息。

　　4.7.3采購回的臨時性非計劃物品，需交采購員簽字驗收后方可入庫。

　　4.8采購產品的跟催

　　4.8.1業務部采購員將所有需追蹤的面、輔料及外發加工的采購業務納入"采購追蹤表"進行控制。

　　4.8.2為確保供應商能如期交貨，采購應于交貨前三天跟催供應商備貨、交貨，如有可能延誤應記錄并預先通告各相關部門。

　　4.8.3對于已至交貨期，仍未交貨的物料需調查延交原因，每天跟催，并及時通告工廠部，調整生產進度。

　　4.9采購的變更

　　4.9.1當客戶訂單數量發生變化或供應商的質量、交期不能達到公司要求，若需更改相關訂購內容，則由外協部與供應商協商一致后進行更改；若供應商提出變更時，外協部視客戶、公司需求決定是否接受，接受更改后需通知相關部門。

　　4.10采購驗證

　　4.10.1顧客提供的物料按《顧客財產控制程序》管理、驗收。

　　4.10.2自購的布、輔料或車花、釘珠、印花等工序外發加工品，由前準備部進料檢驗員進行抽檢，具體依《進料檢驗程序》作業，檢驗合格后交布、輔料倉管員點收入庫。

　　4.10.3成衣外發洗水及成衣外發加工品，由后整部QA按《最終檢驗程序》進行抽檢判定，檢驗合格后交后整部收發員辦理入庫手續。

　　4.10.4經檢驗不合格者，依《不合格品控制程序》作業。

　　5.相關文件

　　5.1《進料檢驗程序》

　　5.2《最終檢驗程序》

　　5.3《不合格品控制程序》

　　5.4《顧客財產控制程序》

　　5.5《物料倉庫管理規程》

　　6.記錄

　　6.1《樣品確認單》

　　6.2《供應商調查表》

　　6.3《合格供應商名單》

　　6.4《供應商考核表》

　　6.5《供應商撤銷申請單》

　　6.6《布、輔料準備表》

　　6.7《申購表》

　　6.8《詢價表》

　　6.9《訂購單》或訂購合同

　　6.10《外發加工通知單》或加工承攬合同

　　6.11《采購追蹤表》

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。