某公司檔案室管理制度

　　第一章總則

　　第一條 為加強對公司各類檔案的綜合管理，逐步實現檔案工作規范化、系統化和標準化，更好地為公司管理各項工作提供服務，根據國家《檔案法》，并依據北京市建委和市檔案局聯合頒布的《北京市城市建設工程竣工檔案管理實施細則》的有關部分，結合本公司管理工作中的實際情況，特制訂本檔案管理制度。

　　第二條 在檔案學中，檔案、文件材料、資料是三種不同的概念。檔案是在本公司工作活動中直接形成的原始記錄，經過整理、鑒定、組卷辦理了歸檔手續的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光盤等不同載體的歷史記錄;文件材料是在本公司現行工作活動中直接形成的原始記錄，處于運轉、承辦過程中，還沒有轉化為檔案;資料是指為了工作參考的目的而搜集來的文獻材料，不是本公司工作活動中直接形成的文件材料。檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、安全，便于開發利用。

　　第三條 檔案管理工作是公司管理基礎工作的一個重要組成部分，是維護公司合法權益、經濟利益和歷史真實面貌的一項工作，檔案應按照文件的種類和形成的時間順序進行全面的收集和認真的整理、編制。

　　第四條 公司各類檔案均納入本管理體系。其中：

　　1. 編程檔案和文書檔案歸檔于檔案室;

　　2. 財務檔案(包括合同檔案)在財務部單獨歸檔;

　　3. 人事檔案屬于寄存在人才交流中心的部分按社會辦法統一寄存的人才交流中心，屬于公司人事手續部分(如簡歷、入職、辭職手續、員工基本情況表等)同“文件類”管理辦法，由主管人事工作崗位的人員每月移交到總公司行政人事部;

　　4. 涉及公司機密的檔案(如涉及公司級獎懲的文件及其他機密的文件)，公司設專人保管。

　　第五條 本辦法適用于公司各部門，其中總公司分部的檔案管理納入本管理辦法。

　　第二章機構設置檔案管理職責

　　第六條 公司總經理室是檔案管理的主管部門，其主要職責：

　　1. 審核批準公司檔案管理制度、辦法、規范;

　　2. 指導、監督和檢查檔案管理的工作;

　　3. 決定公司員工執行本規范的獎懲。

　　第七條 公司檔案管理主管部門對內賦有各類檔案的統管作用，對外賦有檔案接口的作用。

　　第八條 公司各部門文員分管各部門檔案，其主要職：

　　1. 執行國家檔案工作的方針、政策和法規，規劃各部門檔案管理工作。

　　2. 負責收集、整理、分類、保管、統計部門各類檔案及有關資料。

　　3. 配合檔案主管部門，把需要歸檔(具有一定保存價值)文件材料進行歸檔。

　　4. 積極與各部門一同進行對公司檔案、資料等管理辦法的研究。

　　5. 開展檔案的利用工作。負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具。積極開發檔案信息資源，逐步達到檔案信息資源共享。

　　6. 進行檔案的鑒定工作。對已超過保管期限的檔案提出存毀意見，經公司領導審批后進行處理。

　　第九條 各部門設兼職文件管理員負責本部門形成的檔案材料的收集積累、整理和向檔案信息主管移交檔案等工作。

　　第三章歸檔范圍

　　歸檔保存的含義包括兩個方面：一是具有保存價值的文件材料才需進行分類的歸檔保存，才能轉化為檔案，沒有保存價值的文件材料不必歸檔，也就不會轉化為檔案;二是履行了歸檔手續，也就是說對形成的文件材料經過鑒別和篩選、經過了整理和組卷，履行了歸檔手續，具有法律效力，成為公司檔案的組成部分。

　　第十條 文書檔案的歸檔范圍：

　　1. 公司營業執照、資質證書等法律類文書原件。公司上級有關工作的指示、批示、批復、批轉、決定、條例、辦法、規定、計劃、通報、通知等。

　　2. 本公司制定下發的條例、規定、規則、辦法、規劃、計劃、方案、工作匯報、總結、通知、通報、統計報表、歷史沿革、大事記、簡報、信訪、錄音帶、照片、影片等。

　　3. 外聯單位報送的工作報告、總結、統計報表、通知、辦法等。

　　4. 招投標文件、標書。

　　第十一條 城建檔案的歸檔范圍：城建檔案是城市建設開展規劃、勘測、設計、施工、管理、科研、抗災、戰備等項工作的重要依據，包括基建文件、施工技術文件和竣工圖三部分。其中基建文件由建設單位負責編制，施工技術文件和竣工圖由施工單位編制，建設單位負責檢查、督導，由建設單位組織統一報送城建檔案館。由建設單位編制的基建文件主要有：

　　1. 基建計劃任務書等重要文件：

　　⑴工程建設項目立項依據：項目建議書及批復文件;可行性研究及其報告;計劃任務書及批復文件，與項目立項有關的領導的重要講話記錄、重要的會議紀要等;

　　⑵會議文件、紀要：由建設單位或工程管理部門主持召開的重大問題的技術會議、協調會議等會議文件及會議紀要;

　　⑶規劃、環保、消防、防疫、節水、人防、抗震、勞動、衛生等有關職能部門的審查意見及批準文件。

　　⑷專家建議文件

　　1. 建設用地、征地、拆遷文件：

　　⑴建設項目選址報告及土地、規劃部門批復;

　　⑵征用土地辦理國有土地使用權轉讓、抵押等文件、建設用地規劃許可證及批準用地范圍圖;

　　⑶有關拆遷安置協議、拆遷實施辦法等主要文件。

　　2. 勘察、測繪、設計、投招標、監理文件：

　　⑴勘察包括工程地質、水文地質及氣象、地震資料等。工程地質具體內容主要有地質勘探報告、勘探點平面位置圖，地層巖性剖面圖、地面巖性及物理力學性質綜合統計表等。

　　⑵測繪包括紅線樁位置及測量報告，釘樁成果報告;

　　⑶工程設計包括工程設計條件通知單、委托設計任務書、擴初設計、施工圖、結構計算書及概預算等。

　　⑷招投標文件包括工程設計、勘察、施工招投標，各種招投標文件及合同。

　　⑸工程監理文件：監理合同、監理規劃及實施細則等。

　　3. 工程竣工總結的基本內容：

　　工程竣工總結是工程竣工后的一個綜合性的報告，簡要地介紹工程建設的全過程。可根據工程規模的大小、施工難易程度、專業特點和工程的重要性有所不同，大體分為三種情況：

　　第一種國家、市有關部門組織國家或市級工程竣工驗收大會的工程，驗收大會(包括預驗收大會)文件，可做為工程竣工總結歸檔，不再另行編制。

　　驗收大會文件主要包括：工程建設報告、工程設計報告、工程施工報告、工程決算報告、工程竣工檔案編制報告、驗收鑒定書、驗收委員會成員名單、領導講話等。

　　第二種未召開國家或市級驗收大會特大型、大型建筑安裝工程，要編制較為詳細的工程竣工總結其基本內容如下：

　　⑴概述

　　① 工程立項的依據和建設目的;

　　② 工程概況，包括工程位置、規模、數量、概算(包括征用土地、拆遷、補償費)、預、決算等;

　　③ 工程設計、工程施工招投標情況，工程監理情況;

　　④ 三通(水通、電通、道路通)一平(場地平)情況。

　　⑵設計、施工情況

　　① 設計情況

　　─設計單位和設計內容(如不是一個設計單位，要把全部設計單位名稱及設計內容寫清楚);

　　─工程設計有什么新的設計構思和特點，采用了哪些新的設計方法，采用哪些新的建筑材料。

　　② 施工情況

　　? 開、竣工日期;

　　? 施工組織情況、主要技術措施;

　　? 施工單位相互協調情況(如總包和分包、各專業之間等);

　　? 使用新的施工技術情況。

　　③ 質量事故及其處理情況。

　　④ 與市政公用工程連接的市政公用工程施工情況(包括道路、上水、雨水、污水、供電、電訊、熱力、燃氣等)。紅線內道路、綠化施工情況。

　　⑶工程質量及經驗教訓

　　① 工程質量鑒定意見和評價;

　　② 施工組織和管理等方面的經驗、體會或教訓;

　　③ 工程遺留問題及其處理意見。

　　⑷其它需要說明的問題

　　如新建工程的門牌號碼等上述三項未包括的內容，仍需說明均可在此交待清楚。

　　第三種除上述一、二種以外的其它一般工程，其竣工總結內容可參照第二種，但可以簡述，只要把主要情況寫清楚即可，不必面面俱到。

　　4. 工程照片、聲像材料：

　　工程照片(含底片)主要有：施工前的原貌;各施工階段有代表性的照片，尤其是隱蔽工程、質量事故的照片;采用新的施工技術和新的建筑材料的照片;竣工后新貌(室內、外)。每張照片都要有簡要的文字材料，能準確說明照片內容，如照片類型、位置、拍照時間、作者、底片編號等。

　　對國家、市重點工程、特大型工程、特種工程，原則上要求報送聲像材料，錄音材料包括領導的重要講話、重要會議的錄音等;錄像材料(包括影片)要能反映工程建設的全過程，如原貌、奠基、施工過程、竣工驗收等內容。錄音帶、錄像帶、影片均要附有注明工程項目名稱及錄音、錄像、影片內容的文字材料。

　　第四章歸檔時間和手續

　　第十二條 文書檔案各部門每月向公司檔案室移交一次。

　　第十三條 工程前期所有文件、證件在項目開工后一次性移交檔案室。

　　第十四條 公司重要活動聲像檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介，兩個月內向檔案室歸檔。一般活動聲像記錄由經辦人自行保管。

　　第十五條 圖紙(設計圖紙和竣工圖紙)等技術文件類。設計管理與技術方案研究部為設計圖紙等技術類文件的第一責任人，工程管理部為竣工圖等技術類文件的第一責任人，各部分別建立相應的文件積累與保管責任制，定期交公司檔案室存檔。

　　第十六條 招投標類文件，投資管理部為第一責任人，應建立相應的文件積累與保管責任制，定期交公司檔案室存檔。

　　第十七條 接收檔案必須履行手續，應根據移交人提供的移交檔案目錄，與移交人共同清點，對重要案卷，要逐項清點，經查對無誤，方可辦理簽收手續。

　　第五章歸檔要求

　　第十八條 第十八條本公司文書檔案實行按形成部門立卷制度。歸檔的文件材料應完整、準確地反映公司(或部門)在各項活動中的真實過程，必須是定稿后由公司(或部門)負責人簽發的原件。請示類文件應有批復，保證檔案的完整性。

　　第十九條 城建檔案、招投標文件、標書等實行按項目分類、立卷。

　　第六章檔案的保管

　　第二十條 各類檔案都是公司的重要財富，由檔案室集中統一管理，任何部門或個人都不得視檔案為私有。全體員工都有保護檔案的義務。

　　第二十一條 檔案室按便于保管、方便利用為原則，對檔案進行分類、編號和排列。

　　第二十二條 檔案室應研究和改進檔案的保護，對已破損、蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制。公司應為檔案保護提供必要條件。

　　第二十三條 檔案室對已超過保管期限的檔案進行鑒定，報請公司領導做出處理決定。未經鑒定和批準，任何單位或個人不得銷毀任何檔案。對銷毀的檔案應編制銷毀清冊永久保存。

　　第二十四條 各類檔案按其內容、價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。

　　第七章檔案的利用和開放

　　第二十五條 檔案室建立檔案的借閱制度，根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。

　　第二十六條 檔案人員要熟悉庫藏，開展檔案編研，主動提供利用，為公司各有關部門服務。

　　第二十七條 珍貴檔案應以復制件代替原件提供。

　　第二十八條 檔案室應加強編研工作，對檔案資料進行研究、整理、編輯。編寫或配合有關部門編寫重要參考資料。

　　第八章檔案立卷質量要求

　　立卷質量總的要求是：遵循文件材料的形成規律和特點;保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。

　　第二十九條 立卷要求

　　1. 歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數應齊全完整。歸檔材料要原件，沒有原件的可以用字跡清楚的復印件。

　　2. 在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正文與附件、請示與批復、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。

　　3. 時間劃分：從1月1日起，至12月31日止。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

　　4. 卷內文件材料應按時間順序排列，依次編寫頁號;需要立卷歸檔的材料，在有文字的當頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號(背面沒有文字的材料不須填寫頁號);圖表、聲像和實物檔案應在裝具上或在聲像和實物背面逐件編號。

　　5. 永久、長期和短期應按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。

　　6. 照片應用文字標出活動的時間、地點、人物、中心內容。

　　7. 文件質量要求：文件材料統一用A4紙;卷內文件材料要去掉金屬物(回形針、大頭針、釘書針);對破損的文件材料要托裱;字跡已擴散的應復制一份與原件一起立卷;對較大的表格，要折疊成A4紙大小;有小字條的要加邊成A4紙大小。

　　第三十條 卷內文件目錄填寫方法

　　順序號：卷內文件排列的先后順序，即件號。

　　文號：文件制發機關的發文字號。

　　責任者：對檔案內容負有責任的部門或個人，即文件的作者。

　　題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的，可自擬標題，外加“[]”。沒有年、月、日的材料要考證清楚，填入有關項內;會議記錄要填寫每次會議的時間、主要內容。

　　日期：文件的形成時間、填寫時可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小數點表示。例如：1998.7.1。

　　頁數：一份文件有幾頁(背面有文字的也算一頁)。

　　頁號：卷內文件所在之頁的編號。(即圖書目錄的編號)

　　如：第1份文件有5頁，頁號填1;第2份文件有3頁，填6，填每份文件第1頁的頁號，以此類推。

　　第九章附則

　　第三十一條 本辦法由公共事務部負責解釋。

　　第三十二條 本辦法自發布之日起實行。

篇2：小學檔案室管理制度范例

>　　小學檔案室管理制度

　　為加強我校檔案工作的整體建設，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在學校各項工作中的作用，結合我校檔案工作實際，特制定本以下制度。

　　1、檔案是學校工作的重要組成部分，是維護學校歷史、反映真實面貌的一項重要工作。指定專人管理、監督與檢查。

　　2、檔案管理人員要忠于職守，遵守紀律，嚴格實行安全制度，定期檢查檔案，做到“七防”工作(防火、防光、防塵、防蟲蛀、防盜、防高溫、防水)，確保檔案資料完整、規范。

　　3、各類檔案分門別類，科學管理，有效有序，方便查找。

　　4、學校應歸檔的文件材料，文件清楚，字跡也必須清楚，各項簽署要完備，符合文件歸檔要求。

　　5、學校形成或接收的文件材料，檔案管理員應及時收集分別立卷歸檔，集中統一管理，不得由個人分散保管。凡參加會議所發需歸檔文件，會議結束應立即交檔、歸檔。

　　6、檔案進出應仔細清點，做好移交工作，案卷調用后應準確無誤地放回原檔案柜。

　　7、進檔案室查閱資料時，查閱者不得大聲喧嘩，不得抽煙。查閱人要愛護檔案，不得撕頁、涂改。

　　8、所有檔案均不得外借，如果外借必須經過學校領導批準方可外借。

篇3：（中學）檔案室管理制度

　　中學(學校)檔案室管理制度

　　一、檔案保管制度

　　1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、柜鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、柜。

　　2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

　　3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。

　　4、檔案柜進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，并插上查找案卷指引卡。

　　5、維護檔案安全，每個櫥柜必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。

　　6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。

　　二、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。

　　2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。

　　3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

　　4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

　　三、檔案管理員的主要任務

　　1、負責學校文書、教學、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、統計、利用工作。

　　文書檔案：是指上級文件及學校在實際工作中形成的文件材料。

　　教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。

　　教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。

　　后勤檔案：是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。

　　2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。

　　3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案在工作結束后立卷歸檔。

　　4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。

　　5、卷內文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。

　　6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫，字跡要工整清潔。

　　7、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。

　　四、檔案借閱制度

　　1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。

　　2、本單位人員查閱涉入本單位的有關檔案，須經領導批準后方可查閱。

　　3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。

　　4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。

　　5、查閱檔案一律在本單位內查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批準，限三天內歸還，并辦理借閱登記手續。

　　6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤后簽收，發現問題要查明原因，報領導處理。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　　1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

　　2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

　　3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度--機構--問題”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。

　　4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。

　　5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。

　　6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。

　　7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

　　六、檔案統計制度

　　1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

　　2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。

　　3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。

　　4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。

　　5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規范化。

　　七、檔案室管理組織機構

　　組長：z

　　組員：z

　　管理員：z