某公司檔案室管理制度

　　第一章總則

　　第一條 為加強(qiáng)對(duì)公司各類(lèi)檔案的綜合管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司管理各項(xiàng)工作提供服務(wù)，根據(jù)國(guó)家《檔案法》，并依據(jù)北京市建委和市檔案局聯(lián)合頒布的《北京市城市建設(shè)工程竣工檔案管理實(shí)施細(xì)則》的有關(guān)部分，結(jié)合本公司管理工作中的實(shí)際情況，特制訂本檔案管理制度。

　　第二條 在檔案學(xué)中，檔案、文件材料、資料是三種不同的概念。檔案是在本公司工作活動(dòng)中直接形成的原始記錄，經(jīng)過(guò)整理、鑒定、組卷辦理了歸檔手續(xù)的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光盤(pán)等不同載體的歷史記錄;文件材料是在本公司現(xiàn)行工作活動(dòng)中直接形成的原始記錄，處于運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦過(guò)程中，還沒(méi)有轉(zhuǎn)化為檔案;資料是指為了工作參考的目的而搜集來(lái)的文獻(xiàn)材料，不是本公司工作活動(dòng)中直接形成的文件材料。檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、安全，便于開(kāi)發(fā)利用。

　　第三條 檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作，檔案應(yīng)按照文件的種類(lèi)和形成的時(shí)間順序進(jìn)行全面的收集和認(rèn)真的整理、編制。

　　第四條 公司各類(lèi)檔案均納入本管理體系。其中：

　　1. 編程檔案和文書(shū)檔案歸檔于檔案室;

　　2. 財(cái)務(wù)檔案(包括合同檔案)在財(cái)務(wù)部單獨(dú)歸檔;

　　3. 人事檔案屬于寄存在人才交流中心的部分按社會(huì)辦法統(tǒng)一寄存的人才交流中心，屬于公司人事手續(xù)部分(如簡(jiǎn)歷、入職、辭職手續(xù)、員工基本情況表等)同“文件類(lèi)”管理辦法，由主管人事工作崗位的人員每月移交到總公司行政人事部;

　　4. 涉及公司機(jī)密的檔案(如涉及公司級(jí)獎(jiǎng)懲的文件及其他機(jī)密的文件)，公司設(shè)專(zhuān)人保管。

　　第五條 本辦法適用于公司各部門(mén)，其中總公司分部的檔案管理納入本管理辦法。

　　第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置檔案管理職責(zé)

　　第六條 公司總經(jīng)理室是檔案管理的主管部門(mén)，其主要職責(zé)：

　　1. 審核批準(zhǔn)公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范;

　　2. 指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查檔案管理的工作;

　　3. 決定公司員工執(zhí)行本規(guī)范的獎(jiǎng)懲。

　　第七條 公司檔案管理主管部門(mén)對(duì)內(nèi)賦有各類(lèi)檔案的統(tǒng)管作用，對(duì)外賦有檔案接口的作用。

　　第八條 公司各部門(mén)文員分管各部門(mén)檔案，其主要職：

　　1. 執(zhí)行國(guó)家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃各部門(mén)檔案管理工作。

　　2. 負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、保管、統(tǒng)計(jì)部門(mén)各類(lèi)檔案及有關(guān)資料。

　　3. 配合檔案主管部門(mén)，把需要?dú)w檔(具有一定保存價(jià)值)文件材料進(jìn)行歸檔。

　　4. 積極與各部門(mén)一同進(jìn)行對(duì)公司檔案、資料等管理辦法的研究。

　　5. 開(kāi)展檔案的利用工作。負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具。積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，逐步達(dá)到檔案信息資源共享。

　　6. 進(jìn)行檔案的鑒定工作。對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。

　　第九條 各部門(mén)設(shè)兼職文件管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)形成的檔案材料的收集積累、整理和向檔案信息主管移交檔案等工作。

　　第三章歸檔范圍

　　歸檔保存的含義包括兩個(gè)方面：一是具有保存價(jià)值的文件材料才需進(jìn)行分類(lèi)的歸檔保存，才能轉(zhuǎn)化為檔案，沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料不必歸檔，也就不會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案;二是履行了歸檔手續(xù)，也就是說(shuō)對(duì)形成的文件材料經(jīng)過(guò)鑒別和篩選、經(jīng)過(guò)了整理和組卷，履行了歸檔手續(xù)，具有法律效力，成為公司檔案的組成部分。

　　第十條 文書(shū)檔案的歸檔范圍：

　　1. 公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等法律類(lèi)文書(shū)原件。公司上級(jí)有關(guān)工作的指示、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、決定、條例、辦法、規(guī)定、計(jì)劃、通報(bào)、通知等。

　　2. 本公司制定下發(fā)的條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、規(guī)劃、計(jì)劃、方案、工作匯報(bào)、總結(jié)、通知、通報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、歷史沿革、大事記、簡(jiǎn)報(bào)、信訪、錄音帶、照片、影片等。

　　3. 外聯(lián)單位報(bào)送的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、通知、辦法等。

　　4. 招投標(biāo)文件、標(biāo)書(shū)。

　　第十一條 城建檔案的歸檔范圍：城建檔案是城市建設(shè)開(kāi)展規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、管理、科研、抗災(zāi)、戰(zhàn)備等項(xiàng)工作的重要依據(jù)，包括基建文件、施工技術(shù)文件和竣工圖三部分。其中基建文件由建設(shè)單位負(fù)責(zé)編制，施工技術(shù)文件和竣工圖由施工單位編制，建設(shè)單位負(fù)責(zé)檢查、督導(dǎo)，由建設(shè)單位組織統(tǒng)一報(bào)送城建檔案館。由建設(shè)單位編制的基建文件主要有：

　　1. 基建計(jì)劃任務(wù)書(shū)等重要文件：

　　⑴工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)：項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)文件;可行性研究及其報(bào)告;計(jì)劃任務(wù)書(shū)及批復(fù)文件，與項(xiàng)目立項(xiàng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)的重要講話(huà)記錄、重要的會(huì)議紀(jì)要等;

　　⑵會(huì)議文件、紀(jì)要：由建設(shè)單位或工程管理部門(mén)主持召開(kāi)的重大問(wèn)題的技術(shù)會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議等會(huì)議文件及會(huì)議紀(jì)要;

　　⑶規(guī)劃、環(huán)保、消防、防疫、節(jié)水、人防、抗震、勞動(dòng)、衛(wèi)生等有關(guān)職能部門(mén)的審查意見(jiàn)及批準(zhǔn)文件。

　　⑷專(zhuān)家建議文件

　　1. 建設(shè)用地、征地、拆遷文件：

　　⑴建設(shè)項(xiàng)目選址報(bào)告及土地、規(guī)劃部門(mén)批復(fù);

　　⑵征用土地辦理國(guó)有土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、抵押等文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及批準(zhǔn)用地范圍圖;

　　⑶有關(guān)拆遷安置協(xié)議、拆遷實(shí)施辦法等主要文件。

　　2. 勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、投招標(biāo)、監(jiān)理文件：

　　⑴勘察包括工程地質(zhì)、水文地質(zhì)及氣象、地震資料等。工程地質(zhì)具體內(nèi)容主要有地質(zhì)勘探報(bào)告、勘探點(diǎn)平面位置圖，地層巖性剖面圖、地面巖性及物理力學(xué)性質(zhì)綜合統(tǒng)計(jì)表等。

　　⑵測(cè)繪包括紅線(xiàn)樁位置及測(cè)量報(bào)告，釘樁成果報(bào)告;

　　⑶工程設(shè)計(jì)包括工程設(shè)計(jì)條件通知單、委托設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工圖、結(jié)構(gòu)計(jì)算書(shū)及概預(yù)算等。

　　⑷招投標(biāo)文件包括工程設(shè)計(jì)、勘察、施工招投標(biāo)，各種招投標(biāo)文件及合同。

　　⑸工程監(jiān)理文件：監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則等。

　　3. 工程竣工總結(jié)的基本內(nèi)容：

　　工程竣工總結(jié)是工程竣工后的一個(gè)綜合性的報(bào)告，簡(jiǎn)要地介紹工程建設(shè)的全過(guò)程。可根據(jù)工程規(guī)模的大小、施工難易程度、專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)和工程的重要性有所不同，大體分為三種情況：

　　第一種國(guó)家、市有關(guān)部門(mén)組織國(guó)家或市級(jí)工程竣工驗(yàn)收大會(huì)的工程，驗(yàn)收大會(huì)(包括預(yù)驗(yàn)收大會(huì))文件，可做為工程竣工總結(jié)歸檔，不再另行編制。

　　驗(yàn)收大會(huì)文件主要包括：工程建設(shè)報(bào)告、工程設(shè)計(jì)報(bào)告、工程施工報(bào)告、工程決算報(bào)告、工程竣工檔案編制報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書(shū)、驗(yàn)收委員會(huì)成員名單、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)等。

　　第二種未召開(kāi)國(guó)家或市級(jí)驗(yàn)收大會(huì)特大型、大型建筑安裝工程，要編制較為詳細(xì)的工程竣工總結(jié)其基本內(nèi)容如下：

　　⑴概述

　　① 工程立項(xiàng)的依據(jù)和建設(shè)目的;

　　② 工程概況，包括工程位置、規(guī)模、數(shù)量、概算(包括征用土地、拆遷、補(bǔ)償費(fèi))、預(yù)、決算等;

　　③ 工程設(shè)計(jì)、工程施工招投標(biāo)情況，工程監(jiān)理情況;

　　④ 三通(水通、電通、道路通)一平(場(chǎng)地平)情況。

　　⑵設(shè)計(jì)、施工情況

　　① 設(shè)計(jì)情況

　　─設(shè)計(jì)單位和設(shè)計(jì)內(nèi)容(如不是一個(gè)設(shè)計(jì)單位，要把全部設(shè)計(jì)單位名稱(chēng)及設(shè)計(jì)內(nèi)容寫(xiě)清楚);

　　─工程設(shè)計(jì)有什么新的設(shè)計(jì)構(gòu)思和特點(diǎn)，采用了哪些新的設(shè)計(jì)方法，采用哪些新的建筑材料。

　　② 施工情況

　　? 開(kāi)、竣工日期;

　　? 施工組織情況、主要技術(shù)措施;

　　? 施工單位相互協(xié)調(diào)情況(如總包和分包、各專(zhuān)業(yè)之間等);

　　? 使用新的施工技術(shù)情況。

　　③ 質(zhì)量事故及其處理情況。

　　④ 與市政公用工程連接的市政公用工程施工情況(包括道路、上水、雨水、污水、供電、電訊、熱力、燃?xì)獾?。紅線(xiàn)內(nèi)道路、綠化施工情況。

　　⑶工程質(zhì)量及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

　　① 工程質(zhì)量鑒定意見(jiàn)和評(píng)價(jià);

　　② 施工組織和管理等方面的經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)或教訓(xùn);

　　③ 工程遺留問(wèn)題及其處理意見(jiàn)。

　　⑷其它需要說(shuō)明的問(wèn)題

　　如新建工程的門(mén)牌號(hào)碼等上述三項(xiàng)未包括的內(nèi)容，仍需說(shuō)明均可在此交待清楚。

　　第三種除上述一、二種以外的其它一般工程，其竣工總結(jié)內(nèi)容可參照第二種，但可以簡(jiǎn)述，只要把主要情況寫(xiě)清楚即可，不必面面俱到。

　　4. 工程照片、聲像材料：

　　工程照片(含底片)主要有：施工前的原貌;各施工階段有代表性的照片，尤其是隱蔽工程、質(zhì)量事故的照片;采用新的施工技術(shù)和新的建筑材料的照片;竣工后新貌(室內(nèi)、外)。每張照片都要有簡(jiǎn)要的文字材料，能準(zhǔn)確說(shuō)明照片內(nèi)容，如照片類(lèi)型、位置、拍照時(shí)間、作者、底片編號(hào)等。

　　對(duì)國(guó)家、市重點(diǎn)工程、特大型工程、特種工程，原則上要求報(bào)送聲像材料，錄音材料包括領(lǐng)導(dǎo)的重要講話(huà)、重要會(huì)議的錄音等;錄像材料(包括影片)要能反映工程建設(shè)的全過(guò)程，如原貌、奠基、施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收等內(nèi)容。錄音帶、錄像帶、影片均要附有注明工程項(xiàng)目名稱(chēng)及錄音、錄像、影片內(nèi)容的文字材料。

　　第四章歸檔時(shí)間和手續(xù)

　　第十二條 文書(shū)檔案各部門(mén)每月向公司檔案室移交一次。

　　第十三條 工程前期所有文件、證件在項(xiàng)目開(kāi)工后一次性移交檔案室。

　　第十四條 公司重要活動(dòng)聲像檔案在每項(xiàng)工作完成后，由主辦部門(mén)將聲像材料和文字簡(jiǎn)介，兩個(gè)月內(nèi)向檔案室歸檔。一般活動(dòng)聲像記錄由經(jīng)辦人自行保管。

　　第十五條 圖紙(設(shè)計(jì)圖紙和竣工圖紙)等技術(shù)文件類(lèi)。設(shè)計(jì)管理與技術(shù)方案研究部為設(shè)計(jì)圖紙等技術(shù)類(lèi)文件的第一責(zé)任人，工程管理部為竣工圖等技術(shù)類(lèi)文件的第一責(zé)任人，各部分別建立相應(yīng)的文件積累與保管責(zé)任制，定期交公司檔案室存檔。

　　第十六條 招投標(biāo)類(lèi)文件，投資管理部為第一責(zé)任人，應(yīng)建立相應(yīng)的文件積累與保管責(zé)任制，定期交公司檔案室存檔。

　　第十七條 接收檔案必須履行手續(xù)，應(yīng)根據(jù)移交人提供的移交檔案目錄，與移交人共同清點(diǎn)，對(duì)重要案卷，要逐項(xiàng)清點(diǎn)，經(jīng)查對(duì)無(wú)誤，方可辦理簽收手續(xù)。

　　第五章歸檔要求

　　第十八條 第十八條本公司文書(shū)檔案實(shí)行按形成部門(mén)立卷制度。歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確地反映公司(或部門(mén))在各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)過(guò)程，必須是定稿后由公司(或部門(mén))負(fù)責(zé)人簽發(fā)的原件。請(qǐng)示類(lèi)文件應(yīng)有批復(fù)，保證檔案的完整性。

　　第十九條 城建檔案、招投標(biāo)文件、標(biāo)書(shū)等實(shí)行按項(xiàng)目分類(lèi)、立卷。

　　第六章檔案的保管

　　第二十條 各類(lèi)檔案都是公司的重要財(cái)富，由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門(mén)或個(gè)人都不得視檔案為私有。全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

　　第二十一條 檔案室按便于保管、方便利用為原則，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和排列。

　　第二十二條 檔案室應(yīng)研究和改進(jìn)檔案的保護(hù)，對(duì)已破損、蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。公司應(yīng)為檔案保護(hù)提供必要條件。

　　第二十三條 檔案室對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理決定。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得銷(xiāo)毀任何檔案。對(duì)銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。

　　第二十四條 各類(lèi)檔案按其內(nèi)容、價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期三種。

　　第七章檔案的利用和開(kāi)放

　　第二十五條 檔案室建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。

　　第二十六條 檔案人員要熟悉庫(kù)藏，開(kāi)展檔案編研，主動(dòng)提供利用，為公司各有關(guān)部門(mén)服務(wù)。

　　第二十七條 珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供。

　　第二十八條 檔案室應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行研究、整理、編輯。編寫(xiě)或配合有關(guān)部門(mén)編寫(xiě)重要參考資料。

　　第八章檔案立卷質(zhì)量要求

　　立卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn);保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　第二十九條 立卷要求

　　1. 歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)應(yīng)齊全完整。歸檔材料要原件，沒(méi)有原件的可以用字跡清楚的復(fù)印件。

　　2. 在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。

　　3. 時(shí)間劃分：從1月1日起，至12月31日止。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

　　4. 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按時(shí)間順序排列，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào);需要立卷歸檔的材料，在有文字的當(dāng)頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)(背面沒(méi)有文字的材料不須填寫(xiě)頁(yè)號(hào));圖表、聲像和實(shí)物檔案應(yīng)在裝具上或在聲像和實(shí)物背面逐件編號(hào)。

　　5. 永久、長(zhǎng)期和短期應(yīng)按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。

　　6. 照片應(yīng)用文字標(biāo)出活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、中心內(nèi)容。

　　7. 文件質(zhì)量要求：文件材料統(tǒng)一用A4紙;卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物(回形針、大頭針、釘書(shū)針);對(duì)破損的文件材料要托裱;字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制一份與原件一起立卷;對(duì)較大的表格，要折疊成A4紙大小;有小字條的要加邊成A4紙大小。

　　第三十條 卷內(nèi)文件目錄填寫(xiě)方法

　　順序號(hào)：卷內(nèi)文件排列的先后順序，即件號(hào)。

　　文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

　　責(zé)任者：對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的部門(mén)或個(gè)人，即文件的作者。

　　題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”。沒(méi)有年、月、日的材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);會(huì)議記錄要填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間、主要內(nèi)容。

　　日期：文件的形成時(shí)間、填寫(xiě)時(shí)可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小數(shù)點(diǎn)表示。例如：1998.7.1。

　　頁(yè)數(shù)：一份文件有幾頁(yè)(背面有文字的也算一頁(yè))。

　　頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)文件所在之頁(yè)的編號(hào)。(即圖書(shū)目錄的編號(hào))

　　如：第1份文件有5頁(yè)，頁(yè)號(hào)填1;第2份文件有3頁(yè)，填6，填每份文件第1頁(yè)的頁(yè)號(hào)，以此類(lèi)推。

　　第九章附則

　　第三十一條 本辦法由公共事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。

篇2：小學(xué)檔案室管理制度范例

>　　小學(xué)檔案室管理制度

　　為加強(qiáng)我校檔案工作的整體建設(shè)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的作用，結(jié)合我校檔案工作實(shí)際，特制定本以下制度。

　　1、檔案是學(xué)校工作的重要組成部分，是維護(hù)學(xué)校歷史、反映真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。指定專(zhuān)人管理、監(jiān)督與檢查。

　　2、檔案管理人員要忠于職守，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格實(shí)行安全制度，定期檢查檔案，做到“七防”工作(防火、防光、防塵、防蟲(chóng)蛀、防盜、防高溫、防水)，確保檔案資料完整、規(guī)范。

　　3、各類(lèi)檔案分門(mén)別類(lèi)，科學(xué)管理，有效有序，方便查找。

　　4、學(xué)校應(yīng)歸檔的文件材料，文件清楚，字跡也必須清楚，各項(xiàng)簽署要完備，符合文件歸檔要求。

　　5、學(xué)校形成或接收的文件材料，檔案管理員應(yīng)及時(shí)收集分別立卷歸檔，集中統(tǒng)一管理，不得由個(gè)人分散保管。凡參加會(huì)議所發(fā)需歸檔文件，會(huì)議結(jié)束應(yīng)立即交檔、歸檔。

　　6、檔案進(jìn)出應(yīng)仔細(xì)清點(diǎn)，做好移交工作，案卷調(diào)用后應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤地放回原檔案柜。

　　7、進(jìn)檔案室查閱資料時(shí)，查閱者不得大聲喧嘩，不得抽煙。查閱人要愛(ài)護(hù)檔案，不得撕頁(yè)、涂改。

　　8、所有檔案均不得外借，如果外借必須經(jīng)過(guò)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可外借。

篇3：（中學(xué)）檔案室管理制度

　　中學(xué)(學(xué)校)檔案室管理制度

　　一、檔案保管制度

　　1、檔案實(shí)行專(zhuān)人管理。嚴(yán)格保管檔案室門(mén)、柜鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案室門(mén)、柜。

　　2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。

　　3、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放，資料按類(lèi)別排列存放。

　　4、檔案柜進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，自門(mén)口開(kāi)始從左至右，自上而下編號(hào)，并插上查找案卷指引卡。

　　5、維護(hù)檔案安全，每個(gè)櫥柜必須保持整潔，并放置防霉去蟲(chóng)劑。

　　6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。

　　二、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律，保守秘密，不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。

　　2、嚴(yán)格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬(wàn)無(wú)一失。

　　3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。

　　4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。

　　三、檔案管理員的主要任務(wù)

　　1、負(fù)責(zé)學(xué)校文書(shū)、教學(xué)、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、利用工作。

　　文書(shū)檔案：是指上級(jí)文件及學(xué)校在實(shí)際工作中形成的文件材料。

　　教學(xué)檔案：是指學(xué)校及教師個(gè)人在全部教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料。

　　教育檔案：是指學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育管理中形成的文件材料。

　　后勤檔案：是指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。

　　2、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由各部門(mén)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自處理。

　　3、學(xué)校綜合檔案的歸檔時(shí)間：文書(shū)、檔案材料每年四月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、教育檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。后勤檔案在工作結(jié)束后立卷歸檔。

　　4、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來(lái)往文書(shū)應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處理結(jié)果。

　　5、卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前，請(qǐng)求在后。各類(lèi)案卷均要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫(xiě)張次號(hào)。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，并拆除卷內(nèi)金屬物。

　　6、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問(wèn)題、名稱(chēng)，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無(wú)誤，文詞上簡(jiǎn)明確切。封面要用正楷字填寫(xiě)，字跡要工整清潔。

　　7、文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號(hào)。

　　四、檔案借閱制度

　　1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可準(zhǔn)予查閱。

　　2、本單位人員查閱涉入本單位的有關(guān)檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

　　3、查、借檔案者必須認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記簿。

　　4、查借檔案者要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)在卷內(nèi)涂改、勾畫(huà)、撕拆、抽取檔案。

　　5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限三天內(nèi)歸還，并辦理借閱登記手續(xù)。

　　6、檔案歸還時(shí)，檔案工作人員應(yīng)清點(diǎn)無(wú)誤后簽收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要查明原因，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　　1、本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。

　　2、必須按本部門(mén)立卷歸檔分類(lèi)方案，將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

　　3、每年將有保存價(jià)值的文件材料，按照“年度--機(jī)構(gòu)--問(wèn)題”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類(lèi)準(zhǔn)確，合理組卷。

　　4、立卷要做到書(shū)面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁(yè)碼清楚，標(biāo)量確切簡(jiǎn)明，保管期限劃分準(zhǔn)確，案卷裝訂整齊美觀。

　　5、文書(shū)檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門(mén)類(lèi)檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書(shū)檔案應(yīng)在第二年十月前移交檔案室，其它門(mén)類(lèi)檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時(shí)登記，編目上架。

　　7、檔案室對(duì)文書(shū)檔案和其它門(mén)類(lèi)檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。

　　六、檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。

　　2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確。

　　3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

　　4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細(xì)記錄。

　　5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性，統(tǒng)計(jì)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

　　七、檔案室管理組織機(jī)構(gòu)

　　組長(zhǎng)：z

　　組員：z

　　管理員：z