質(zhì)量體系文件編制程序
1.0目的
確保質(zhì)量體系文件編制、發(fā)放的規(guī)范性、相容性和有效性。
2.0適用范圍
適用于質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放及標識的實施。其他類文件如通告、通知等不在此規(guī)程適用范圍內(nèi)。
3.0職責
3.1總經(jīng)理負責批準《質(zhì)量手冊》和《程序文件》。
3.2品質(zhì)部負責組織編寫和審核《質(zhì)量手冊》和《程序文件》批準《作業(yè)指導書》。
3.3各部門負責人負責編寫或組織編寫并審核本部門的作業(yè)指導書。
3.4品質(zhì)部是《程序文件》和《作業(yè)指導書》編寫的組織部門并負責編寫程序文件和公司通用的《作業(yè)指導書》，負責公司通用作業(yè)指導書的審核。
4.0程序要點
4.1文件范圍的界定。本規(guī)程所指文件包括：
4.1.1 《質(zhì)量手冊》。
《質(zhì)量手冊》是公司文件化質(zhì)量體系的A級文件，是文件質(zhì)量體系的總綱。
4.1.2 《程序文件》。
《程序文件》是公司文件化質(zhì)量體系的B級文件，是公司《質(zhì)量手冊》(A級文件)的展開和支持，它主要描述公司選定的質(zhì)量體系要素如何實施和控制。
4.1.3 《作業(yè)指導書》。
《作業(yè)指導書》是公司文件化質(zhì)量體系的C級文件，是程序文件的開展、支持細化，它主要描寫一項具體的活動、工作和作業(yè)怎樣進行或進行的依據(jù)、要求、規(guī)定和規(guī)范。
4.2根據(jù)控制的需要選定的要素可以由一個程序文件描述，也可以由多個程序文件描述。
4.3作業(yè)指導書的描述形式。作業(yè)指導書的描述形式可以是下列形式的一種或其任意組合。
4.3.1 文字、圖表、圖形、符號、圖樣等形式編制的文件。
4.3.2 規(guī)定、規(guī)范、條例、制度、辦法、規(guī)則、大綱、計劃、要點、標準等名稱編制的標準作業(yè)規(guī)程。
4.4文件內(nèi)容的要求。
4.4.1 質(zhì)量手冊的內(nèi)容應滿足下列要求：
(1) 符合ISO9000標準要求;
(2) 滿足本公司提供物業(yè)管理(服務)要求
(3) 切合本公司實際;
(4) 遵守相關法規(guī)、條理的規(guī)定和要求。
4.4.2 程序文件的內(nèi)容應滿足下列要求：
(1) 滿足ISO9000標準的全部要求;
(2) 覆蓋公司所提供管理服務的全部階段;
(3) 切合公司實際;
(4) 符合相關法規(guī)、條例的要求。
4.4.3 標準作業(yè)規(guī)程的內(nèi)容應滿足下列要求：
(1) 滿足程序文件的規(guī)定和ISO9000標準的相關要求;
(2) 具有可操作性、可檢查評價性;
(3) 繁簡程度與所需技能和員工的培訓程度/資格相適應。
4.4.4 標準作業(yè)規(guī)程編制的數(shù)量與滿足需要相適應。如果沒有標準作業(yè)規(guī)程就不能不能保證管理工作和服務質(zhì)量，即使簡單的過程和作業(yè)也應形成標準作業(yè)規(guī)程或在標準作業(yè)規(guī)程中予以描述和規(guī)定。
4.5質(zhì)量體系文件的構成。
4.5.1 程序文件描述的層次按下列順序：
(1) 目的;
(2) 適用范圍;
(3) 職責;
(4) 程序要點;
(5) 記錄;
(6) 相關支持文件;
(7) 附錄。
4.5.2 程序文件的結構按下列順序排列組成：
(1) 封面;
(2) 內(nèi)頁;
(3) 更改記錄。
4.5.3 作業(yè)指導書描述的層次和結構可以參照程序文件的層次編寫，也可以根據(jù)文件表達的形式和內(nèi)容進行編排。
4.6文件條款編號。
4.6.1 文件條款用阿拉伯數(shù)字和小寫英文字母組合表達。
4.6.2 文件條款以四個層次為限，分別是條、款、項、點。
4.6.3 條款和文字排列規(guī)則符合示例：
4.7文件的標識。
4.7.1 文件在質(zhì)量體系中層次的標識識別如下：
(1) 用文件封面給出的《質(zhì)量手冊》、《程序文件》或《作業(yè)指導書》予以識別;
(2) 用文件編碼予以識別，文件的編碼按《質(zhì)量體系文件編碼管理文件》執(zhí)行。
4.7.2 文件版本的識別如下：
(1) 文件封面上為出版本標識，首版為A，二版為B，以此類推;
(2) 文件內(nèi)頁、文標給出的版本標識
A/O --既標識此頁為首頁，以此類推
4.7.3 文件更改狀態(tài)的識別：
(1)文件內(nèi)文標版本欄給出的標識
A/O --未經(jīng)更改的文件為0，第一次更改的文件為1，以此類推
(2)文件中更改記錄頁中做出的記錄。
4.8文件發(fā)布。
4.8.1 文件發(fā)布前需經(jīng)總經(jīng)理或授權人審核批準。
4.8.2 文件發(fā)布范圍、文件的符合性、完整性、適用性、規(guī)范化是審核批準人審批的內(nèi)容。
4.8.3 品質(zhì)部在文件發(fā)布前應填寫相關表格，確保只有經(jīng)過批準的文件才能發(fā)布。
4.9文件的發(fā)放。
4.9.1 文件的發(fā)放由品質(zhì)部按批準的范圍發(fā)放。
4.9.2 文件發(fā)放前應對受控文件進行編號并對每份文件加蓋藍色《受控文件》印章及編碼。非受控文件不編號，僅在封面加蓋《非受控文件》藍色印章。
4.10文件補發(fā)。由于工作的需要或原文件丟失、破損，需要補發(fā)文件時，應按下列規(guī)定辦理。
4.10.1 申請方填寫《文件審批箋》經(jīng)所有部門負責人審核，管理者代表批準后方可予以補發(fā)。
4.10.2 文件補發(fā)需執(zhí)行文件發(fā)放的相關規(guī)定。
4.11文件發(fā)布、發(fā)放過程中形成的記錄由記錄實施部門保存，保存期3年。歸檔文件形成的記錄按相關文件規(guī)定辦理。
5.0記錄
5.1《文件更改申請表》文件編碼: CD/RZ/QR/019
5.2《文件發(fā)放記錄》文件編碼: CD/RZ/QR/020
6.0相關支持文件
篇2：物業(yè)管理招標文件編制須注意的問題
物業(yè)管理招標文件編制須注意的問題
隨著《成都市物業(yè)管理招標投標暫行辦法》的實施，物業(yè)管理招投標在成都市逐漸興起，據(jù)不完全統(tǒng)計，至20**年初，全市通過招投標方式選聘物業(yè)管理企業(yè)的已達160個項目。
通過一年來對本市物業(yè)管理招投標活動的參與，現(xiàn)就有關物業(yè)管理招標文件編制中應注意的問題談談自己的看法。
一、目前物業(yè)管理招標文件普遍存在的問題
1）對招標項目基本情況的描述過于簡略，各類技術參數(shù)和指標不完整。
招標文件對招標項目的描述是投標人據(jù)已對項目進行評估和編制投標文件的主要依據(jù)，也是評標時專家必須了解和掌握的重要數(shù)據(jù)。但是在相當一部分招標文件中，“項目簡要說明”只僅僅是表明地理位置、總建筑面積、總戶數(shù)、容積率、綠地率、有多少個停車位等。而有關項目的配套設施設備、環(huán)境條件、投標人必須掌握的各類技術參數(shù)和指標則很不完整。據(jù)了解，造成如此狀況的原因有二:一是開發(fā)商對物業(yè)管理不太重視，僅提供一些基本數(shù)據(jù)就讓相關人員(或代理機構)編制招標文件;二是倉促招標，資料本身就不完整。
《成都市物業(yè)管理招標投標暫行辦法》規(guī)定:“預售新建商品房項目的，應當在取得《商品房預售許可證》之前完成”，但是并沒有明確各類項目在具備什么條件下才能進行物業(yè)管理招標。
因此，一些開發(fā)商為了早日取得《商品房預售許可證》，就“盡可能地將工作做在前面”，在配套設施設備還沒有最后確定的情況下就倉促招標，故無法提供較為詳細的技術參數(shù)。還有一種情況是開發(fā)商對項目實行總體規(guī)劃、分期開發(fā)，在進行物業(yè)管理招標時，招標人只能提供首期開發(fā)物業(yè)的數(shù)據(jù)，但是又要對項目進行總體招標，因此根本就沒有完整的數(shù)據(jù)。
招標項目的技術參數(shù)和指標是招標文件的要件之一，不完整的項目信息使投標人很難準確地編制投標文件，盡管“現(xiàn)場勘察”和“答疑”也可以增加對項目的了解，但是對于在建項目而言，“現(xiàn)場”只是一個工地;在配套設施設備尚未確定的情況下，“答疑會”也無法回答相關問題。這種現(xiàn)象實際上損害了投標人的利益，因為在配套設施設備未確定、技術參數(shù)和指標的不完整的情況下投標人是無法比較準確地測算出物業(yè)管理成本的，如果成本測算偏低，則將造成日后的經(jīng)營虧損;如果成本測算偏高，又有可能造成因報價高而投標不中。
同時，招標項目數(shù)據(jù)的不完整還影響了評標委員會對投標文件的評審。法律、法規(guī)、規(guī)章和招標文件是評標委員會對投標文件評審的依據(jù)，招標文件提供的情況、數(shù)據(jù)不完整，使評標委員會成員難以判斷投標文件中的管理服務措施是否適合項目需要;人員配置是否合理;成本測算是否準確等，從而影響了評標的科學性。
2）文件前后不對應，評標內(nèi)容、方法、標準界定不嚴密，缺乏邏輯性。
一些招標文件前后不對應，邏輯性較差，例如:有的招標文件在“技術規(guī)范及要求”或“投標文件的編寫”中提出了一些要求投標人響應的內(nèi)容、要求和標準，但是，這些內(nèi)容、要求和標準在評標內(nèi)容、評分標準中卻未得到體現(xiàn)，而一些在招標文件中沒有要求的內(nèi)容卻出現(xiàn)在評分標準中。這種文件邏輯上的矛盾不僅使評標專家無所適從，而且還使招標的擇優(yōu)性大打折扣。
此外，在筆者所見到的不少招標文件中，對評標的方法和標準界定不嚴密，“評分細則”不細，例如:在“評分細則”中只是簡單的標注“好(或合理)得多少分(通常是滿分);一般得多少分(通常是滿分的50%);不好得多少分(通常是0分)”，但是，什么標準是“好、一般、不好”，文件并沒有描述，這一方面增加了評標的難度，另一方面增大了評標中的隨意性。
3）技術要求雷同，評分標準缺乏對項目的針對性。
為了有利于物業(yè)管理招投標的實施，成都市房管局印發(fā)了《物業(yè)管理招標文件(示范文本)》。“示范文本”主要為住宅小區(qū)的前期物業(yè)管理招標提供了招標文件的范本，但是一些招標人和代理機構卻照本宣科，不分物業(yè)類型、不管項目特點，一律按照“示范文本”編制招標文件，這就造成了各類物業(yè)技術要求雷同，項目的個性需求難以滿足。
另外，一些招標文件的評分標準缺乏對項目的針對性，例如:本市曾有一座7萬多平方米的大型、智能化程度較高的辦公大樓進行物業(yè)管理招標，但是，在招標文件有關投標人資信的評分標準中，卻沒有突出投標人應具有大型、高智能化辦公樓宇的管理經(jīng)驗，而僅以管理過普通1萬平方米辦公樓的經(jīng)驗作為評定管理業(yè)績的標準。眾所周知，一座7萬多平方米的大型辦公樓宇和一個1萬余平方米的小型寫字樓不論是在設施設備的配置，還是在對管理服務技術支持的需求上都是有很大的差異的，管理過多個小型辦公樓的經(jīng)驗并不一定適用于一座大型辦公樓宇。評分標準缺乏對項目的針對性，極有可能造成招標結果違背招標人的初衷。
4）評標方法欠規(guī)范，影響其合法性。
《成都市物業(yè)管理評標規(guī)則(試行)》規(guī)定:“物業(yè)管理評標方法一般采用綜合評估法，或者法律、行政法規(guī)允許的其他評標方法”，并明確規(guī)定:“資信部分、技術部分、商務部分、現(xiàn)場答辯部分評審評分權重比例可以為20:30:30:20 ”。另外，政府采購，財政部令第18號《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》也明確規(guī)定:“采用綜合評分法的，貨物項目的價格分值占總分值的比重(即權值)為30~60%;服務項目的價格分值占總分值的比重(即權值)為10%至30%”。以上兩個文件均明確了采用綜合評分法的商務分值(價格分值)的評分權重比例最高為30%。
目前成都市對物業(yè)管理招投標的評標方法基本上都采用綜合評估法，但是有不少的招標人(其中包括政府采購)并未按文件規(guī)定設置評分權重，而隨意將商務分值的評分權重比例提高到35%或40%，甚至更高。
物業(yè)管理招標是一項服務采購，采用綜合評分法的目的是為了最大限度地滿足招標人的實質(zhì)性要求，如果招標人決定以價格作為確定中標候選人的主要因素，那么就應該選用最低評標價法。在采用綜合評估法作為物業(yè)管理招投標的評標方法的前提下，過分強調(diào)商務分值(價格分值)不僅其合法性值得商榷，而且還有可能造成評標結果偏離招標人的實質(zhì)性要求。
二、關于規(guī)范招標文件的建議
招標文件是招標活動最直接的依據(jù)，對招標項目的描述、技術規(guī)范及要求、投標人須知、技術響應、評標程序和標準、投標文件格式等項目是其主要的內(nèi)容，文件內(nèi)在的邏輯性、完整性、對項目的針對性和合法性是其精髓所在。規(guī)范物業(yè)管理招投標活動，首先應當規(guī)范招標文件的編制。為此，筆者建議通過加強物業(yè)管理招標備案的審核來控制和減少招標文件中的不規(guī)范、不嚴謹?shù)默F(xiàn)象:
1）增加對物業(yè)管理招標條件的限制。
“建住房〔20**)130號”文件和地方行業(yè)主管部門的有關文件對完成物業(yè)管理招標投標工作的時限做了規(guī)定，但是都沒有就物業(yè)管理招標所應具備的條件做出界定，由此就出現(xiàn)了前述的招標文件要件不全的現(xiàn)象。為了杜絕這一問題的出現(xiàn)，建議對物業(yè)管理招標的前提條件進行規(guī)范。
2）實行專家審核制度。
在物業(yè)管理招標備案時，可由行業(yè)主管部門安排，在專家?guī)熘须S機抽取2~3名物業(yè)管理評標專家對招標文件進行審核，將發(fā)現(xiàn)的不規(guī)范、不嚴密或有礙公平、公正等的相關內(nèi)容向招標人(或代理機構)提出，并請其修正;同時，專家還可以根據(jù)招標人的實際需求提出相關的建設性意見。
通過規(guī)范招標文件，將能更好地堅持和貫徹物業(yè)管理招標“三公一誠”的原則。
參考文獻:
①成都市房產(chǎn)局，《 成都市物業(yè)管理招標文件(示范文本)》[20**]210號
②謝紹志，《物業(yè)管理與招標投標實務全書》，安徽文化音像出版社，20**.11
篇3：工程招標文件編制作業(yè)指引
工程招標文件編制作業(yè)指引
1.目的
及時、準確編制工程招標文件，為工程發(fā)標提供依據(jù)。
2.適用范圍
適用于對內(nèi)部邀請招標工作的工程招標文件及附表資料的編制。
3.職責
3.1項目公司造價部:負責編制工程招標文件的經(jīng)濟標部分；
3.2項目公司工程技術部:負責編制工程招標文件的技術部分；
3.3公司招標領導小組：負責審批單項造價500萬元以上（含500萬元）的工程招標文件。
4.工作程序
4.1工程招標文件編制原則
4.1.1工程招標文件內(nèi)容不能違反國家的法律法規(guī)；
4.1.2工程招標文件必須完整準確地反映項目的實際情況，如招標工作的性質(zhì)、規(guī)模、結構特征、工期要求、質(zhì)量要求、建設條件等，以使投標單位的投標建立在可靠的基礎上，防止在履約過程中發(fā)生爭議；
4.1.3工程招標文件中各部分內(nèi)容力求統(tǒng)一，用詞力求準確、嚴謹，以避免對文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧而形成糾紛。
4.2工程招標文件的主要內(nèi)容（根據(jù)招標項目的規(guī)模及性質(zhì)，下述內(nèi)容可酌情增減）
（1）工程名稱、地址、現(xiàn)場條件；
（2）工程規(guī)模及特征；
（3）工程招標范圍及招標指定分包項目；
（4）工程承包方式；
（5）工程質(zhì)量、工期要求；
（6）投標人資質(zhì)等級要求及投標人項目經(jīng)理資格要求；
（7）工程量計算依據(jù)及工程計價方法及工程量清單；
（8）工程預付款支付、進度款支付及結算方式；
（9）投標擔保、履約擔保金額及支付方式；
（10）投標文件格式、組成、份數(shù)等要求；
（11）評標、定標方法；
（12）投遞投標文件的地點和截止時間；
4.2工程招標文件組成
4.2.1工程招標文件一般包含如下主要章節(jié)(根據(jù)招標項目的規(guī)模及性質(zhì)不同，內(nèi)容可酌情增減)。
（1）第一章致投標人
（2）第二章投標須知
投標須知及附表
（3）第三章合同條款
通用條款
專用條款
（4）第四章合同文件格式
協(xié)議書
（5）第五章標準、規(guī)范和技術要求
（6）第六章圖紙
圖紙清單
標準圖集清單
（7）第七章工程量清單
工程量清單的說明及投標報價說明
工程量清單格式
（8）第八章投標文件格式
投標函部分
商務標部分
技術標部分
（9）第九章中標通知書
4.2.2招標人在投標截止日期前7日以書面形式發(fā)出的招標文件的澄清（答疑）紀要、修改（補充）函件，均是招標文件的組成部分，均構成對招投標人的約束作用。
4.3工程招標文件審核
由公司招標領導小組或項目公司相關部門負責工程招標文件的審核。
5.支持性文件
5.1無
6.記錄管理
無