1.0 目的
對麗江花園物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系所要求的文件進(jìn)行控制，確保在使用處獲得適用文件的有關(guān)版本。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的文件的控制。
3.0 職責(zé)
3.1 麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關(guān)的文件由行政部歸口管理。
3.2 技術(shù)部負(fù)責(zé)與維護(hù)有關(guān)的和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有關(guān)的技術(shù)性文件和資料的受控發(fā)放。
3.3 配套服務(wù)部負(fù)責(zé)與服務(wù)有關(guān)的文件受控發(fā)放。
3.4 各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門文件管理。
4.0 定義
4.1 文件的分類
按文件的來源分為：
4.1.1 內(nèi)部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的管理文件，包括質(zhì)量管理體系文件和對內(nèi)、對外的管理公文。
質(zhì)量管理體系文件還可分成：
a)質(zhì)量手冊，第一層次文件，代碼為(A);
b)程序文件，第二層次文件，代碼為(B);
c) 作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程(規(guī)定)，第三層次文件，代碼為(C);
d) 質(zhì)量記錄(為特殊類型文件)，代碼為(D)。
4.1.2 外來文件:
a) 國家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等;
b) 主管部門的公文;
c) 顧客提供的基礎(chǔ)資料等;
d) 計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件。
4.1.3 成果文件：麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的技術(shù)性文件，包括質(zhì)量計(jì)劃、綱要、成果報(bào)告、圖紙圖片等。
4.2 按受控狀態(tài)分為：
4.2.1 受控文件
即列入《受控文件清單》的文件，這些文件的批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、報(bào)廢、回收等必須按本程序規(guī)定的要求進(jìn)行控制。
4.2.2 非受控文件
未列入《受控文件清單》的文件。
5.0 工作程序
5.1 文件的編號與標(biāo)識
5.1.1 質(zhì)量管理體系文件按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。
5.1.2 管理性公文按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。
5.1.3 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的文件按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。
5.1.4 外來文件沿用原文的編號，加蓋“外來文件”章。
5.2 文件編寫
5.2.1 質(zhì)量管理體系文件由各使用部門編寫，行政部匯總。
5.2.2 管理性公文由行政部組織編寫。
5.3 文件的審批
5.3.1 質(zhì)量手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.3.2 程序文件由行政部審核，管理者代表批準(zhǔn)。
5.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書文件由行政部組織相關(guān)部門審定，由管理者代表批準(zhǔn)。
5.3.4 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的成果性文件由技術(shù)部和配套服務(wù)部經(jīng)理審批。
5.3.5 管理性公文由相關(guān)部門起草，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.4 文件的發(fā)布與發(fā)放
5.4.1 文件一經(jīng)批準(zhǔn)，即可進(jìn)行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采用會議(即發(fā)布會)和非會議兩種形式。
5.4.2 質(zhì)量管理體系文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放計(jì)劃審批表》發(fā)放。
篇2：公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
對文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。
2.范圍：
本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個(gè)人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。
3.職責(zé)：
3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。
3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的編寫、審批。
4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。
a) 管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。
b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。
c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.2文件的編號
所有文件都應(yīng)有唯一的編號，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號方法：
a)管理手冊的編號方法
SY MM ****
年代號
管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)
公司代號()
b)程序文件的編號方法
SY PF **
順序號
程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)
公司代號()
c)作業(yè)文件的編號方法
SY OF ***
順序號
作業(yè)文件代號(OF-Operantion File)
公司代號()
d)記錄文件的編號方法
RF ** **
順序號
程序文件順序號
記錄代號(RF-Record File：記錄文件)
e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號。
4.3文件的發(fā)布
4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)
4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.4文件的標(biāo)識
4.4.1管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號、持有者。
4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。
4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。
4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。
4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識。
4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號及標(biāo)識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書面記錄。
4.5文件的使用的實(shí)施
4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。
4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。
4.5.3工作場所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。
4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時(shí)向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。
4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。
4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)
4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng)，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。
4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。
4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。
4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1筆誤可用劃改。
4.6.2.2文件只改動某頁內(nèi)容時(shí)，可用換頁方式。
4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動，可用改版方式。
4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。
4.6.4《文件更改申請單》(QR050
4)應(yīng)注冊更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。
4.7作廢文件處置
4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場所收回失效文件。
4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。
4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識后方可繼續(xù)保留作廢文件。
4.7.4電子媒體文件作廢處置程序
4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。
4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。
4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。
4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。
4.8文件的歸檔
4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。
4.8.2外來文件由辦公室對其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。
4.9文件和資料的借閱
4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。
4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。
4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。
4.9.4外來文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。
4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。
5.相關(guān)文件：
SYPF02 《記錄控制程序》
6.記錄：
QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》
QR0502《文件清單》
QR0503《文件檢查記錄表》
QR0504《文件更改申請單》
QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》
QR0506《文件和資料歸檔登記卡》
QR0507《文件和資料借閱登記卡》
QR0508《文件和資料編號登記卡》
QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》
篇3：X公司文件和資料控制規(guī)定
某公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件進(jìn)行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準(zhǔn)均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準(zhǔn).保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準(zhǔn)，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時(shí)，能及時(shí)撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準(zhǔn)人進(jìn)行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準(zhǔn)人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時(shí)撤回防止使用作廢文件。