1.0 目的
對(duì)麗江花園物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系所要求的文件進(jìn)行控制，確保在使用處獲得適用文件的有關(guān)版本。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的文件的控制。
3.0 職責(zé)
3.1 麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關(guān)的文件由行政部歸口管理。
3.2 技術(shù)部負(fù)責(zé)與維護(hù)有關(guān)的和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有關(guān)的技術(shù)性文件和資料的受控發(fā)放。
3.3 配套服務(wù)部負(fù)責(zé)與服務(wù)有關(guān)的文件受控發(fā)放。
3.4 各有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件管理。
4.0 定義
4.1 文件的分類(lèi)
按文件的來(lái)源分為：
4.1.1 內(nèi)部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的管理文件，包括質(zhì)量管理體系文件和對(duì)內(nèi)、對(duì)外的管理公文。
質(zhì)量管理體系文件還可分成：
a)質(zhì)量手冊(cè)，第一層次文件，代碼為(A);
b)程序文件，第二層次文件，代碼為(B);
c) 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程(規(guī)定)，第三層次文件，代碼為(C);
d) 質(zhì)量記錄(為特殊類(lèi)型文件)，代碼為(D)。
4.1.2 外來(lái)文件:
a) 國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等;
b) 主管部門(mén)的公文;
c) 顧客提供的基礎(chǔ)資料等;
d) 計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件。
4.1.3 成果文件：麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的技術(shù)性文件，包括質(zhì)量計(jì)劃、綱要、成果報(bào)告、圖紙圖片等。
4.2 按受控狀態(tài)分為：
4.2.1 受控文件
即列入《受控文件清單》的文件，這些文件的批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、報(bào)廢、回收等必須按本程序規(guī)定的要求進(jìn)行控制。
4.2.2 非受控文件
未列入《受控文件清單》的文件。
5.0 工作程序
5.1 文件的編號(hào)與標(biāo)識(shí)
5.1.1 質(zhì)量管理體系文件按《文件編號(hào)規(guī)定》進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)。
5.1.2 管理性公文按《文件編號(hào)規(guī)定》進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)。
5.1.3 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的文件按《文件編號(hào)規(guī)定》進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)。
5.1.4 外來(lái)文件沿用原文的編號(hào)，加蓋“外來(lái)文件”章。
5.2 文件編寫(xiě)
5.2.1 質(zhì)量管理體系文件由各使用部門(mén)編寫(xiě)，行政部匯總。
5.2.2 管理性公文由行政部組織編寫(xiě)。
5.3 文件的審批
5.3.1 質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.3.2 程序文件由行政部審核，管理者代表批準(zhǔn)。
5.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)文件由行政部組織相關(guān)部門(mén)審定，由管理者代表批準(zhǔn)。
5.3.4 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的成果性文件由技術(shù)部和配套服務(wù)部經(jīng)理審批。
5.3.5 管理性公文由相關(guān)部門(mén)起草，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.4 文件的發(fā)布與發(fā)放
5.4.1 文件一經(jīng)批準(zhǔn)，即可進(jìn)行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采用會(huì)議(即發(fā)布會(huì))和非會(huì)議兩種形式。
5.4.2 質(zhì)量管理體系文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放計(jì)劃審批表》發(fā)放。
篇2：公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
對(duì)文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件，并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。
2.范圍：
本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門(mén)或個(gè)人的所有文件和資料(包括外來(lái)文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。
3.職責(zé)：
3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來(lái)文件的管理和控制。
3.4各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的編寫(xiě)、審批。
4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門(mén)起草。
a) 管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。
b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門(mén)起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。
c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.2文件的編號(hào)
所有文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法：
a)管理手冊(cè)的編號(hào)方法
SY MM ****
年代號(hào)
管理手冊(cè)代號(hào)(MM-Management Manual：管理手冊(cè))
公司代號(hào)()
b)程序文件的編號(hào)方法
SY PF **
順序號(hào)
程序文件代號(hào)(PF-Procedure File：程序文件)
公司代號(hào)()
c)作業(yè)文件的編號(hào)方法
SY OF ***
順序號(hào)
作業(yè)文件代號(hào)(OF-Operantion File)
公司代號(hào)()
d)記錄文件的編號(hào)方法
RF ** **
順序號(hào)
程序文件順序號(hào)
記錄代號(hào)(RF-Record File：記錄文件)
e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。
4.3文件的發(fā)布
4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫(xiě)好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)
4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.3.3各部門(mén)內(nèi)部文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。
4.4文件的標(biāo)識(shí)
4.4.1管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。
4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。
4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁(yè)右上角加蓋作廢章。
4.4.4對(duì)需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁(yè)右上角加蓋的保留章。
4.4.5內(nèi)部文件、外來(lái)文件、照片、膠底片由該文件的管理部門(mén)用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。
4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤(pán)的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類(lèi)別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書(shū)面記錄。
4.5文件的使用的實(shí)施
4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。
4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊(cè)、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來(lái)文件由辦公室審批方可復(fù)印。
4.5.3工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過(guò)期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過(guò)期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。
4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁(yè)應(yīng)及時(shí)向辦公室申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫(huà)。
4.5.6各部門(mén)應(yīng)編制本部門(mén)所使用的受控文件清單，控制本部門(mén)文件使用情況。
4.5.7辦公室每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)
4.5.8文件在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng)，可申請(qǐng)更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。
4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門(mén)執(zhí)行更改。
4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門(mén)進(jìn)行，若指定其他部門(mén)審批時(shí)，該部門(mén)應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。
4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1筆誤可用劃改。
4.6.2.2文件只改動(dòng)某頁(yè)內(nèi)容時(shí)，可用換頁(yè)方式。
4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動(dòng)，可用改版方式。
4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。
4.6.4《文件更改申請(qǐng)單》(QR050
4)應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。
4.7作廢文件處置
4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門(mén)按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。
4.7.2收回的作廢文件以及過(guò)期文件由辦公室填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷(xiāo)毀。
4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫(xiě)好《文件銷(xiāo)毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識(shí)后方可繼續(xù)保留作廢文件。
4.7.4電子媒體文件作廢處置程序
4.7.4.1由申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀(保留)控制清單》。
4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。
4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。
4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門(mén)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷(xiāo)毀。
4.8文件的歸檔
4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。
4.8.2外來(lái)文件由辦公室對(duì)其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來(lái)文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門(mén)貫徹執(zhí)行。
4.9文件和資料的借閱
4.9.1部門(mén)經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。
4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。
4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。
4.9.4外來(lái)文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來(lái)資料分別由辦公室、營(yíng)銷(xiāo)部、技術(shù)開(kāi)發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。
4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。
5.相關(guān)文件：
SYPF02 《記錄控制程序》
6.記錄：
QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》
QR0502《文件清單》
QR0503《文件檢查記錄表》
QR0504《文件更改申請(qǐng)單》
QR0505《文件和資料銷(xiāo)毀(保留)控制清單》
QR0506《文件和資料歸檔登記卡》
QR0507《文件和資料借閱登記卡》
QR0508《文件和資料編號(hào)登記卡》
QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》
篇3：X公司文件和資料控制規(guī)定
某公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《文件和資料控制程序》對(duì)公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件進(jìn)行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準(zhǔn)均為最新版本的有效文件。
1.各部門(mén)執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門(mén)使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準(zhǔn).保證本部門(mén)使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準(zhǔn)，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門(mén)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門(mén)、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時(shí)，能及時(shí)撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁(yè)改必須得到控制，原則上文件和資料的頁(yè)改由原批準(zhǔn)人進(jìn)行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準(zhǔn)人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門(mén)根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門(mén)及時(shí)撤回防止使用作廢文件。