CCA2102:20**《成本管理體系要求》標準解釋：文件控制

　　標準條文

　　組織應編制、實施和保持文件化的程序，對成本管理體系所要求的文件予以控制，并確保：

　　a）文件在發布前得到評審和批準，并確認其適宜性、可行性和充分性；

　　b）對文件進行定期評審，必要時予以更新，并再次得到批準；

　　c）識別、獲得和使用現行文件的最新版本；

　　d）從使用處及時收回作廢和/或失效的文件，防止這些文件的非預期使用，需要保留這些文件時，應對這些文件進行適當的標識；

　　e）對需要保密的成本水平文件進行適當的標識，并規定這些文件的保密要求；

　　f）外來文件得到識別并分發到使用處。

　　目的和意圖

　　成本管理體系文件的控制重點是讓所有執行文件的部門和人員都能確保使用現行有效版本的成本管理體系文件，以防止誤用作廢和/或失效的文件。本要素條款規定了對成本管理體系文件進行重點管理和控制的要求。

　　理解要點

　　●文件控制是指對文件的編制、評審、批準、發放、使用、更改、更新、再次批準、標識、回收和作廢等全過程的管理和控制。文件控制的目的就是為了防止文件的非預期使用。因為，文件是成本管理體系活動的依據，如果管理者在從事成本管理工作或開展成本管理活動的過程中用錯了文件（依據錯了），那么這些工作或活動就一定錯了。所以，組織必須對成本管理體系文件進行控制。

　　●記錄是一種特殊類型的文件，這種特殊性表現在當空白的記錄表格未填寫時，表格欄是填寫表格的依據，是一般的文件；當記錄表格被填寫后，作為證明活動過程或結果的證據時，是記錄的范疇。作為記錄應按4.3.4記錄控制的要求予以控制。

　　●按本標準的要求，組織應編制、實施和保持《文件控制程序》，對成本管理體系文件予以控制。《文件控制程序》的基本內容通常包括：文件控制的目的、文件控制的范圍、文件控制的職責和權限、文件的標識、編制、評審、批準、發放、使用、復制、歸檔、借閱等要求以及文件的修改或更新、文件的作廢與換版、文件的日常管理、外來文件的控制等（需要時）。（不限于此）

　　●對成本管理體系所要求的文件的控制，組織應確保：

　　a）文件在發布前得到評審和批準，并確認其適宜性、可行性和充分性；

　　——為什么文件在發布前要得到評審？對成本管理體系文件進行評審的目的就是集思廣益找問題、堵漏洞，使文件更充分、更適合于組織的實際情況，為領導批準發布文件提供條件。通過對文件的評審，可以使參加評審的人員加深對文件的理解，達成共識，便于文件的貫徹執行。

　　——文件評審的方式可分為：會議評審、會簽評審、起草人自審三種情況。

　　——為什么文件在發布前要得到批準？組織采用批準的形式使成本管理體系文件生效（有效）。因此，文件批準的目的就是使文件生效，未經批準的文件屬于無效文件。授權人員在批準文件過程中可以對該文件進行發布前的最后審查把關，并以批準的形式確保文件的適宜性和充分性。文件被批準是權威性的具體體現，可以強制文件的貫徹執行，用批準的形式還可以分清和追溯發布文件的責任人。確認文件得到批準的形式按照國際慣例就是授權人員的親筆簽字。如果在文件中看不到授權人員的親筆簽字，就可以認為該文件未被批準，屬無效文件。而在我國的組織中文件經常是以蓋公章的形式進行批準（如“紅頭”文件），往往看不到授權人員的親筆簽字，這樣就需要追溯和確認其文件的底稿，驗證其是否經過了授權人員的親筆簽字，如果追溯不到授權人員的親筆簽字，就應視為其文件未被批準。

　　——文件批準的方式是授權人員手簽。

　　——文件評審和批準的重要性是確保其充分性（完整、全面、系統、不遺漏）與適宜性（適合于組織的實際情況，并具有可操作性和易操作性）。

　　b）對文件進行定期評審，必要時予以更新，并再次得到批準；

　　——文件在使用過程中可能存在不充分或不適宜等問題，通過定期評審的方式以發現并消除這些問題。

　　——必要時（如果文件存在的問題較多或不適用時，也就是說不對文件進行修改或更新就會影響成本管理體系的有效性時）應修改或更新文件。

　　——對已修改或更新的文件應再次得到批準（持續使文件有效）。

　　——對文件的修改應由原審批部門或批準人進行審批。若改變原審批部門或批準人時，必須獲得原審批的背景資料。

　　——對文件的修改或更新，應明確其原因、方式、步驟、內容和性質，并保持記錄。

　　c）識別、獲得和使用現行文件的最新版本；

　　——所有使用文件的場所或工作人員必須得到文件（將文件發放至使用處或向文件主管部門索取）。

　　——必須得到文件的現行有效版本。

　　——文件的版號和修改號是識別文件的現行版本和現行修訂狀態的標識，我們可以采用這種標識方式（如“A/0”為A版第0次修改）對文件的現行修訂狀態進行識別，以確保獲得文件的現行版本。文件的版號和修改號標識應得到控制，在對文件進行更改或更新時應相應改變其原有的版號和修改號，以體現文件的現行修訂狀態，否則標識將失去意義，無法識別。

　　——可采用《現行受控文件清單》的方式對文件的現行版本進行控制。組織為確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別，除了正確地制定《文件編號規則》和實施唯一性標識外，還應編制和定期公布《現行受控文件清單》，并在清單中標明現行修訂狀態（有效版本的修改號），以便文件使用人能及時識別文件的現行修訂狀態和確保使用清單中所規定的文件，達到防止誤用文件的目的。

　　——要求現行版本的目的是防止使用失效版本的文件，使活動的依據產生錯誤。

　　——保持文件發放或文件領用的記錄，記錄中應體現文件名稱、文件編號、版號/修改號、分發號、領用人簽字、發放時間等信息。

　　d）從使用處及時收回作廢和/或失效的文件，防止這些文件的非預期使用，需要保留這些文件時，應對這些文件進行適當的標識；

　　——按文件的發放記錄或文件使用記錄第一時間收回作廢文件。

　　——確保文件持有人使用唯一（分發號）的有效文件，防止作廢文件的非預期使用

　　——當作廢文件需要保留時，應采用加蓋“作廢保留文件”印章的形式進行標識，防止作廢文件的非預期使用。對作廢保留文件只能用于追溯歷史情況和在研究、策劃和制定有關文件時的參考，不得用于指導成本管理與控制活動和成本水平的實現m.dewk.cn。

　　e）對需要保密的成本水平文件進行適當的標識，并規定這些文件的保密要求；

　　——由于競爭的需要，組織的許多成本管理體系文件需要保密，通常情況下這些需要保密的文件都是與成本水平有關的文件，如成本目標、成本動量標準、標準成本、成本計劃等。

　　——組織應對需要保密的文件提出保密的要求，作出規定，并按規定對這些文件進行保密的標識和管理，以防止保密信息的泄露。

　　f）外來文件得到識別并分發到使用處。

　　——外來文件是指組織應執行或參照執行的來自組織外部的文件。如與成本有關的法律法規、標準（國際、國家、行業、協會和地方標準等）、政府有關部門的行政文件、行業協會的管理文件、上級主管部門的管理文件、顧客提供的規范性文件、供方提供的相關文件以及其他相關方提供的文件等。

　　——組織應對這些外來文件進行識別，控制其分發范圍，跟蹤修訂狀態，并確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。

　　與其他要素條款間的相互關系

　　成本管理體系所有要素條款都涉及到文件。因此，都需要按本要素條款要求對文件進行控制。

篇2：CCA2102:《成本管理體系要求》標準官方解釋:監視和測量要求

　　CCA2102：20**《成本管理體系要求》標準官方解釋：監視和測量要求

　　8監視和測量要求

　　8.1總則

　　標準條文

　　組織應策劃并實施以下方面所需的監視和測量過程：

　　a）證實成本目標的實現情況和實現的結果；

　　b）證實成本管理體系、成本發生過程和成本水平的符合性；

　　c）成本管理體系、成本發生過程和成本水平的持續改進。

　　這應包括對統計和會計在內的適用方法及其應用程度的確定。

　　目的和意圖

　　監視和測量是對成本管理體系過程、成本發生過程和成本水平所達到的結果進行監視和測量的過程。因此，應通過監視和測量來發現成本管理體系過程、成本發生過程和成本水平未滿足要求的問題，為成本改進提供正確輸入，以保持預期的過程能力，最終確保成本水平的符合性。

　　本要素條款給出了監視和測量控制的總體要求。

　　理解要點

　　●組織應策劃并實施以下方面所需的監視和測量過程：

　　a）證實成本目標（預期成本水平）的實現情況和實現的結果；

　　b）證實成本管理體系、成本發生過程和成本水平的符合性；

　　符合性主要是指成本管理應符合成本管理體系標準；成本發生過程應符合流程和作業標準、成本動量標準、資源預算；成本水平應符合成本計劃和成本目標。

　　c）成本管理體系、成本發生過程和成本水平的持續改進。

　　●這應包括對統計和會計在內的適用方法及其應用程度的確定。將統計核算用于監視和測量主要是研究成本水平規律性的認識和趨勢性的發展，包括實物量和價值量；將會計核算用于監視和測量主要是研究成本水平的價值量是否符合會計準則和滿足政府的要求。

　　與其他要素條款間的相互關系

　　本要素條款應指導以下要素條款：

　　——8.2成本發生過程的監視和測量；

　　——8.3成本水平的監視和測量；

　　——8.4成本管理體系審核。

篇3：CCA2102:《成本管理體系要求》標準官方解釋:成本發生過程監視和測量

　　CCA2102：20**《成本管理體系要求》標準官方解釋：成本發生過程的監視和測量

　　8.2成本發生過程的監視和測量

　　標準條文

　　組織應采用規定的適宜方法對成本發生過程進行監視和測量，這些方法應具有能夠證實成本發生過程滿足要求的能力。

　　為確保成本發生過程滿足要求，當監視和測量的結果判定成本發生過程未能滿足要求時，應采取適當的糾正和糾正措施（見9.3.2）。

　　監視和測量記錄應予以保持（見4.3.4）。

　　目的和意圖

　　對成本發生過程的監視和測量的目的就是使成本發生過程始終處于受控狀態，發現問題或偏差及時解決和糾正，更好地保持和發揮過程能力（包括過程的合理性和穩定性），最終確保成本水平的符合性。

　　本要素條款給出了成本發生過程監視和測量的控制要求。

　　理解要點

　　●組織應采用規定的適宜方法對成本發生過程進行監視和測量，這些方法應具有能夠證實成本發生過程滿足要求的能力。組織應制定《成本發生過程監視和測量方法的規定》，通常情況下對成本發生過程進行監視和測量的方法是過程審核或日常檢查。

　　●為確保成本發生過程滿足要求，當監視和測量的結果判定成本發生過程未能滿足要求時，應采取適當的糾正和糾正措施（見9.3.2）予以改進。

　　●監視和測量記錄應予以保持（見4.3.4）。

　　與其他要素條款間的相互關系

　　本要素條款是以下要素條款的重要輸入：

　　——8.6不合格控制；

　　——9.2成本分析；

　　——9.3.2預防和糾正措施；

　　——9.3.3提高成本因素改進；

　　?——9.4成本業績評價；

　　——9.5成本否決和激勵。