住宅園區(qū)回訪工作管理規(guī)定
第一條 回訪形式
1．上門回訪。
2．電話回訪。
3．信函回訪（公開信）。
第二條辦公室應對下列三類工作進行回訪
1．業(yè)主意見征詢的回訪：按《業(yè)主意見征詢控制程序》的規(guī)定進行發(fā)放、回收和回訪工作。
2．對投訴的回訪：日常工作中接待的投訴、上級單位轉(zhuǎn)呈的投訴等。
3．對意見、建議的回訪：房管員在日巡視中收集的住戶意見和建議；辦公室接待過的業(yè)主（住戶）的意見和建議等。
4．向業(yè)主（住戶）提供維修服務的回訪：維修質(zhì)量的回訪，執(zhí)行《維修工作手冊》的“維修過程的檢驗”中規(guī)定每月抽查派工單的5%（當月抽查總量≤總戶數(shù)的5%），由維修主管和房管員進行電話回訪，將回訪情況記錄在《回訪記錄》中。
第三條回訪工作的要求
1．責任人：辦公室事務助理、維修主管和房管員。
2．上門回訪必須有業(yè)主（住戶）的簽名，電話回訪不做此項要求，但應在《回訪記錄表》中寫明“電話回訪”。
3．辦公室事務助理對房管員的回訪工作進行檢查并簽署意見。
4．對回訪中，業(yè)主（住戶）又重新提出的意見、建議或投訴等，不能當即解釋清楚或暫時無法做出明確答復的，應告知預約時間回復；對需要進行第二次回訪的必須進行第二次、第三次甚至更多次的回訪，在第二次以后不屬于第三類投訴的回訪可采用電話回訪形式。
5．當需要對同一問題進行回訪時，可以用公開信的形式答復住戶，公開信應存入回訪檔案。
6．對業(yè)主（住戶）反映的問題做到“件件有著落，事事有回音”，回訪處理率達100%。
7．對同一問題多次投訴（指投訴人向不同部門投訴），應做一次記錄。
8．對投訴人沒留下姓名或上級部門只要求復函的投訴，可不進行回訪，但應將復函情況附在投訴表后。
第四條回訪頻率
1．“業(yè)主意見征詢”和投訴的回訪處理率應該達到100%，有業(yè)主（住戶）簽名的上門回訪記錄不少于40%。
2．意見、建議的回訪率，管理處可根據(jù)需要進行調(diào)整。
3．電話回訪率和信函回訪率不超過年回訪總數(shù)的70%。
第五條相關(guān)記錄
相關(guān)記錄有《回訪記錄》和《投訴處理表》。
篇2：公司客戶回訪管理規(guī)定(5)
公司客戶回訪管理規(guī)定（五）
1 目的
為了及時、真實掌握客戶使用公司產(chǎn)品的情況，全面了解客戶的服務需求和使用要求，使本公司的產(chǎn)品獲得客戶的認可、提升客戶滿意度，特制定本管理規(guī)定。
2 適用范圍
本規(guī)定適用于銷售人員以及客戶服務人員對客戶進行的例行回訪和針對大客戶的特定回訪。
3 職責
3.1銷售人員或客戶服務人員根據(jù)客戶資料制訂《客戶回訪計劃》，包括客戶回訪目的、回訪方式、回訪時間、回訪內(nèi)容等。
3.2銷售人員或客戶服務人員根據(jù)公司業(yè)務情況結(jié)合客戶特點選擇適合的回訪方式。全面了解客戶的需求和對服務的意見，并認真填寫《客戶回訪記錄表》，回訪結(jié)束后匯總形成《客戶回訪報告》。
3.3主管領(lǐng)導負責審閱《客戶回訪記錄表》、《客戶回訪報告》，對回訪記錄和結(jié)果進行審查，并提出指導意見。
3.4銷售文員或客服文員負責對《客戶回訪計劃》、《客戶回訪記錄表》、《客戶回訪報告》進行匯總存檔，按照客戶分類后建立客戶檔案，以備參考。
4 流程
4.1 調(diào)取客戶資料
（1）銷售人員或客戶服務人員根據(jù)公司客戶資料庫和客戶回訪的相關(guān)規(guī)定，對所保存的客戶信息進行分析。
（2）銷售人員或客戶服務人員根據(jù)客戶資料確定要拜訪的客戶名單。
?。?）銷售人員或客戶服務人員根據(jù)客戶資料確定每個客戶拜訪的具體目的。
4.2 客戶拜訪準備
（1）制訂回訪計劃
銷售人員或客戶服務人員根據(jù)客戶資料制訂《客戶回訪計劃》，包括客戶回訪的大概時間、回訪目的、回訪內(nèi)容等。應根據(jù)公司業(yè)務情況結(jié)合客戶特點選擇適合的回訪方式。
回訪的目的要明確。一般地，回訪有三大目的：
1）客戶對產(chǎn)品使用情況了解，通過回訪要教育、引導或培訓客戶使用產(chǎn)品，在回訪中要指導客戶產(chǎn)品使用注意事項，以及產(chǎn)品保養(yǎng)保修注意事項；
2）回訪的第二目的是為了建立客戶檔案，延伸服務項目，增強公司在客戶思維中的記憶與提高公司在客戶思維中的認知度、美譽度；
3）回訪的第三個目的是與客戶建立文化情感關(guān)系。特別是在社會中，有一定影響力的客戶是重點回訪對象。
?。?）預約回訪時間或地點
1) 銷售人員或客戶服務人員應事先同客戶聯(lián)系，與客戶預約回訪的時間或地點。
2) 時間或地點的預約要充分考慮客戶的時間安排，不打擾客戶。
?。?）準備回訪資料
1) 銷售人員或客戶服務人員根據(jù)《客戶回訪計劃》準備客戶回訪的相關(guān)資料，包括客戶基本情況(姓名、職務、聯(lián)系方式等)、客戶服務的相關(guān)記錄和客戶特殊需求等。
2) 確定回訪主體內(nèi)容。回訪工作人員在與客戶溝通中，他是公司的"發(fā)言人"，他所講的內(nèi)容代表公司。因此，回訪的內(nèi)容，必須要事先確定統(tǒng)一的用語，特別是技術(shù)性比較強的產(chǎn)品，技術(shù)術(shù)語的解釋非常重要。
4.3 實施回訪
（1）回訪的方法
可以采用電話、書信、電子郵件、QQ等各種通訊方式回訪。對于重要客戶可以上門回訪。特別是對產(chǎn)品提出中肯意見或良好建議的客戶，一定要上門回訪。
（2）公司規(guī)定必須的客戶回訪有：
1)首次電話回訪
回訪時機：產(chǎn)品安裝或上線使用一個月后，對客戶進行第一次電話回訪。
回訪內(nèi)容：了解產(chǎn)品使用情況。注重了解客戶對產(chǎn)品基本功能是否掌握。
回訪對象：設備負責人或技術(shù)人員、行業(yè)行政管理人員、使用人員。以上人員最好都能回訪到，尤其是使用人員，了解其是否會使用。
措施：回訪結(jié)果填入《客戶回訪記錄表》相應欄目，在客戶檔案里存檔；對于使用中的問題要及時解決；不能解決的問題或技術(shù)建議按照公司正規(guī)方式向公司研發(fā)技術(shù)部門反饋；不能通過電話回訪解決的問題必要時進行現(xiàn)場回訪。
2)常規(guī)電話回訪
回訪時機：首次電話回訪后，每半年對客戶進行一次電話回訪。
回訪內(nèi)容：了解產(chǎn)品使用情況，特別注重了解客戶對產(chǎn)品使用反饋問題或提出的需求。
回訪對象：設備負責人或技術(shù)人員、行業(yè)行政管理人員、使用人員。以上人員最好都能回訪到，尤其是設備負責人或技術(shù)人員，了解設備使用以來反饋的故障或問題。
措施：回訪結(jié)果填入《客戶回訪記錄表》相應欄目，在客戶檔案里存檔；對于使用中的問題要及時解決；不能解決的問題或技術(shù)建議按照公司正規(guī)方式向公司研發(fā)技術(shù)部門反饋；不能通過電話回訪解決的問題必要時進行現(xiàn)場回訪。
3)現(xiàn)場回訪
回訪時機：對于大客戶每年至少進行一次現(xiàn)場回訪，對于特大或重要客戶每半年進行一次現(xiàn)場回訪。每次回訪后客戶經(jīng)理或技術(shù)服務人員需要受訪客戶在《客戶回訪記錄表》上簽字。
回訪內(nèi)容：詳細了解產(chǎn)
品使用情況，了解用戶新的需求與建議，尋求新的商務機會，溝通客戶關(guān)系。
回訪對象：業(yè)務負責人或技術(shù)人員、行業(yè)行政管理人員、使用人員。以上人員最好都能回訪到，尤其是業(yè)務負責人或技術(shù)人員，了解客戶對設備的使用要求和新需求，仔細聽取客戶的意見與建議，作為下一步市場開拓方向。
措施：回訪結(jié)果填入《客戶回訪記錄表》，在客戶檔案里存檔；對于使用中的問題要及時解決；不能解決的問題或技術(shù)建議按照公司正規(guī)方式向公司研發(fā)技術(shù)部門反饋，必要時提交總裁辦的質(zhì)量與技術(shù)管理專員，由總裁辦專門組織立項。
（3）回訪行為要求
對于現(xiàn)場回訪，回訪工作人員必須準時到達回訪地點?；卦L工作人員的語言行為、形體行為都必須要體現(xiàn)公司企業(yè)文化。在回訪中，要認真處理顧客的投訴、不滿、疑惑等，應誠實、可信，并且對公司負責，對客戶負責。
（4）回訪信息記錄
回訪工作人員要熱情、全面了解客戶的需求和對服務的意見，并認真填寫《客戶回訪記錄表》?；卦L工作人員必須要日清日結(jié)，對所回訪的客戶基本信息、產(chǎn)品需求、使用要求以及服務評價都要有書面記錄，對于回訪客戶所提出的問題、建議都要有原始記錄。
4.4 整理回訪記錄和處理
?。?）銷售人員或客戶服務人員編制回訪報告
1）在結(jié)束回訪的第二天應根據(jù)《客戶回訪記錄表》記錄的回訪過程和結(jié)果，對客戶的回訪過程和回訪結(jié)果進行匯總和評價形成《客戶回訪報告》。
2）回訪結(jié)束后，回訪人員應在三天內(nèi)將回訪的相關(guān)資料提交部門主管審核，如果由于客觀原因確實無法提交的，應報部門主管同意后一周內(nèi)提交。
?。?）部門主管領(lǐng)導審閱
主管領(lǐng)導對下屬人員提交的《客戶回訪記錄表》、《客戶回訪報告》進行審查，并提出指導意見。及時對回訪結(jié)果提供處理意見：
1）對于發(fā)現(xiàn)問題及時處理。原則上誰的問題誰負責任，并負責處理。如果由公司安排他人處理，則從當事人銷售或服務費用中扣除相關(guān)的差旅和服務費用。
2）對于回訪效果好的員工和技術(shù)服務人員，向公司總裁辦提出申請給予表揚，并作為每年度表彰或晉級的依據(jù)。
3）對于回訪效果不好的員工和技術(shù)服務人員，進行批評，對問題嚴重者提交公司總裁辦審批后進行罰款處罰。每年度的定級、評薪將參考技術(shù)服務人員的服務質(zhì)量。
4.5 資料保存和使用
（1）銷售文員或客服文員對《客戶回訪計劃》、《客戶回訪記錄表》、《客戶回訪報告》進行匯總，按照客戶分類后建立客戶檔案，以備參考。
?。?）相關(guān)市場開拓和運營管理部門參考客戶回訪的相關(guān)資料制訂《客戶開發(fā)計劃》和客戶銷售策略。
4.6回訪費用報銷
?。?）銷售人員或客戶服務人員將在客戶回訪過程中形成的報銷憑證和單據(jù)進行匯總，經(jīng)部門主管和分管領(lǐng)導審核并簽字后，到財務管理部報銷。
（2）回訪費用的報銷額度應控制在公司限定的范圍內(nèi)，超額部分自行負擔。
5 考核及處罰
5.1 對于沒有認真完整的建立客戶檔案的銷售和客服部門，公司總裁辦將進行處罰：
?。?）未完整準確建立客戶檔案者，將視其情節(jié)輕重從部門經(jīng)費中扣除1000元/次；
（2）弄虛作假者，將給予100元/次的處罰；
（3）情節(jié)特別嚴重者，除給予500元/次處罰，還可以并處降薪、降職、調(diào)崗、辭退的處罰。
5.2 對銷售和客服部門的績效考核，增加對客戶投訴處理后的監(jiān)督調(diào)查性電話回訪，在其處理后的回訪考核：
?。?）經(jīng)核實，未回訪一次，當事人（區(qū)域銷售經(jīng)理或服務經(jīng)理）罰款500元，部門經(jīng)理罰款300元；
（2）弄虛作假一次，當事人（區(qū)域銷售經(jīng)理或服務經(jīng)理）辭退，部門經(jīng)理罰款500元；
?。?）回訪中的客戶滿意度將和銷售及客服人員的績效工資掛鉤。
篇3：C物業(yè)回訪工作規(guī)定
一、回訪形式:
上門回訪、電話回訪、信函回訪(公開信)
二、回訪工作類別:
1、業(yè)主(住戶)意見/建議的回訪;
2、對投訴的回訪;
3、向業(yè)主(住戶)提供維修服務的回訪
三、回訪要求
1、回訪執(zhí)行人:管理處主任、綜合管理部主管、管理員。
2、上門回訪應該有業(yè)主(住戶)的簽名,如果業(yè)主(住戶)拒絕簽名,回訪人應記錄業(yè)主(住戶)的態(tài)度,電話回訪在回訪記錄中注明電話回訪。
3、對回訪中業(yè)主(住戶)又重新提出的意見、建議或投訴等,若不能當即解釋清楚或暫時無法作出明確答復的,::應告知預約時間回復;對需要進行多次回訪的應進行多次回訪,第二次以后的回訪可以使用電話回訪。
4、當需對同一問題進行回訪時,可以用公開信的形式,公開信應存入回訪檔案。
5、對業(yè)主(住戶)反映的問題做到件件有著落,事事有回音,回訪處理率達100%。
6、對投訴人沒留下姓名或公司及集團只要求復函的投訴,可不進行回訪,但應將復函情況附在投訴表后。
四、回訪頻率
1、業(yè)主(住戶)意見征詢和投訴的回訪處理率100%,有業(yè)主(住戶)簽名的上門回訪率不低于40%。
2、意見建議的回訪率可根據(jù)需要進行。
3、電話回訪率和信函回訪率不超過年回訪總數(shù)的60%。
4、維修質(zhì)量的回訪,每月抽查《維修申請單》的30%,由管理員進行上門或電話回訪,并記錄在《回訪記錄》中。