物業服務質量控制程序
1.交接房屋
工作程序工作標準
2.業主身份
按開發商提供的業主清冊,讓業主出示身份證件及買賣合同,核實身份
2.業主相關資料
復印業主身份證,收集業主應該交與物業的通知及資料
3.業主填寫《業主檔案》
業主須填寫完整,特別請業主留下緊急情況之移動通訊聯系方式和生日
4.簽署《安全責任制書》
向業主說明簽署《安全責任制書》的重要性質
5.計算業主應交各種費用
從當日開始計算,預收半年。在《房屋交接表》上記錄好起止時間
6.請業主交費
收取相關費用
7.準備好業主鑰匙、業主手冊、裝修手冊
向業主說明鑰匙使用方法,如有整改項目,征求業主意見,留一把整改。
向業主簡單介紹我們的公司及服務,說明我們的服務熱線。
8.向業主發放鑰匙及有關資料,請業主在<文件簽收表>上簽字
9.在《房屋交接匯總報表》上作記錄
每接受一套,即做登記;對未接房屋,作好原因登記。
相關記錄表格:《房屋交接表》、《業主檔案》、《房屋交接匯總報表》、主清冊、房屋交接驗收表、交接遺留問題整改記錄表、交房日報表/交房文件簽收表
相關文件:《安全責任制書》、業主手冊、裝修手冊等
2.辦理裝修
工作程序工作標準
1. 業戶提出申請,向業主說明所需程序和準備的資料
提前準備一份《裝修申報須知》,給業主一份。
2. 指導業主填寫裝修申請表、裝修承諾書
1.申請表和承諾書必須業主簽字,如業主不能親自來辦理,須出示委托書。
1. 裝修施工圖紙,包括平面圖、天花圖、管線及電力、弱電布置圖、剖面圖等,加蓋裝修公司鮮章。
裝修公司負責人身份證、營業執照、施工資質證書復印件各一份,并加蓋鮮章。并核實上述證書是否有效。如涉及商業性質或重點裝修場所,還須提供設計資質證書。
1. 在1個工作日內審批完畢,并通知客戶;
2. 客戶部、工程部負責人或授權人審批簽字。
3、 部門報批
4. 將裝修申請資料整理成套,交工程部審批
5. 如涉及消防報建、結構改動、煤氣改動等,須請業主向有關政府
1. 如涉及,向業主說明;
2. 準備好消防報建、結構改動、煤氣改動等流程、申請表、所需資料、政府主管部門電話及地址等辦事指南,方便業主辦理。
6.通知業主審批情況,并請業主在審批表上簽字確認
1. 審批后,請業主認可審批內容并簽字
7.簽署裝修管理服務協議
1. 原則上裝修管理協議由業主簽字,但業主可通過《裝修承諾書》委托裝修公司簽署。
8.向業主說明裝修中的禁止事項和注意事項
1. 除了書面規定外,口頭特別向業主強調現場防火、施工施工、搬運時間、施工秩序、文明安全施工等注意事項,及禁止改變外觀、安裝防護欄等禁止事項。
9.業主交納相關費用
1. 收銀員向業主出示公開收費標準,包括裝修押金、管理服務費、清運費、出入證等收取標準,并解釋各項費用收取之性質和用途。
2. 申請表上交費欄,由收銀員按收費標準計算、填寫,并收取。
10.發放施工進場證,辦理工人出入證
1.施工進場證上注明公司服務電話,以便裝修工人緊急情況之需。
2.貼于大門外。
3.在《裝修工人出入證辦理表》上做登記。
11.帶領裝修公司或業主到房屋作入場驗收,雙方簽署《進場裝修確認表》
1.裝修前,帶領裝修公司作入場確認,避免設備設施損壞,責任不清扯皮。
12.向其他部門發放《業主裝修入場通知單》,客戶中心做每日巡查
1.每入場一家,客戶中心向其他部門簽發《裝修入場知會單》
2.每入場一家,客戶助理做每日巡查,隨時掌握裝修動態。
13.裝修監管
1.客戶助理、工程部、保安部每個部門每日巡視,并作記錄。
2.如發現輕微違章,及時向工人或負責人口頭提出整改或警告;如嚴重違章,即擬寫3份《違章整改表》,首先向業主電話通報,取得業主諒解和支持后,再向裝修公司負責人通報。并將書面違章記錄找兩當事人簽收。
3.對違章按協議收取違約金的,在《違章整改表》記錄,項目經理簽字認可后,客戶助理存檔到業主檔案內,以備退還押金時,予以扣除。
4.違章材料、乙炔氣罐、電焊工具等未經書面同意,不得入內。如需動火,必須嚴格辦理《動火審批》。
5.現場巡視簽到表、巡視記錄表由客戶助理更換回收存檔。
15.需受理業主裝修中的合理訴求,積極協助業主裝修,幫助解決有關要
1. 裝修過程,既做到嚴格監管,又做到熱情服務,積極幫助業主或裝修公司解決有關需求。
16.裝修完畢,業主提出驗收申請,安排工程部、保安部竣工驗收,并做記錄,對不合格施工向業主說明
1.業主填寫《竣工驗收表》。
2.與業主約好具體驗收時間。
3.客戶助理通知工程部、保安部負責人。
4.對驗收存在的問題,在表上記錄。并向業主說明原因和整改措施、方法。
18.自竣工驗收之日起3個月以后,通知業主或裝修負責人退還裝修押金。退還時,須業主、裝修公司、項目中心負責人三方進行退款驗收簽字,并作記錄
1.退還時,確認有無引致公共利益、相鄰業主利益受損,如違反禁止事項,漏水等。
2.如裝修公司提出退還,則需通知業主,由業主同意。
3.客戶助理負責辦理退還,翻閱歷史記錄,扣除違章違約金及應付水電費等費用后,在表上記錄應退費用。
4.項目經理在退還同意表上簽字。
5.收銀員作《押金退還備忘表》記錄。
相關記錄表格和文件:裝修管理協議、裝修管理規定、裝修申請表、裝修承諾書、入場確認表、裝修掌控表、出入證辦理登記表、臨時出入證、巡視簽到表、巡視記錄表、違章整改通知書、裝修入場知會單、竣工驗收表、安全防火責任制書、動火審批表、裝修辦理報表、押金退還備忘表
3.客戶入住
工作程序工作標準
1.確認
1.一般以客戶搬家為準,并確認業主身份
2.若是租戶入住,須向業主核實,業主出承諾書和房屋租賃協議
2.祝賀
1.客戶助理向業主表達喬遷新居祝賀,并詢問業主需求。
2.若是VIP客戶或公司實際需要,可送鮮花和賀卡祝賀。
3.知會
向內部各部門發《入住知會單》,以重點服務,如樓層環境等。
4.服務
告知客戶服務電話及措施,協助解決電話、網絡、有線電視開通事宜,辦理車場月卡等。
5.收費
收銀員標注該戶入住信息,開始特別留意收費時間段。
6.登記
客戶助理在《客戶入住記錄表》上記錄業主入住時間。如是租戶,則請其填寫《租戶信息表》,提供戶主有關身份證明。并簽署《安全責任制書》,
7.入住更新
檔案員將入住資料更新。
有關記錄和文件:入住知會單、客戶入住記錄表、租戶信息表、業主承諾書工作程序
4.物品放行
工作程序工作標準
1.確認客戶身份
核實攜帶人是業主還是租戶,是小孩子、保姆還是公司職員等。
2.確認放行物品名稱
攜帶人申報搬運物品名稱、數量。
3.確認物品出門性質及之處
1. 出門性質及原因有:搬家遷出、臨時攜帶物品。
2. 如客戶頻繁、非正常臨時搬運單件物品出門,則引起注意。
3. 物品放行種類:限大件物品如家具、辦公桌、電腦、電器、紙箱、大件包裹和袋子等。
4.與收銀員確認交費情況
搬家遷出的,需結清所欠費用,包括截止當日水電氣、物管費用。否則,一律不得放行。
5.與戶主或業主核實意見
1. 若是租戶遷出,客戶助理須電話向業主核實,征得業主同意。
2. 若非業主本人,如親屬、保姆、家政、勞務工等攜帶物品,應電話向業主核實,征得業主同意。
3. 若是辦公單位職員攜帶貨物或物品出門,應電話向該公司負責人核實,征得該公司同意。
4. 向業主之電話核實,應在《出門條》上做好記錄,記錄向業主去電時間及核實意見,以免日后扯皮。
5. 如聯系不上業主,暫不放行。
5.客戶來訪來電
工作程序工作標準
1.起身站立迎接
2.三聲之內接聽電話
1. 客戶來訪,客戶助理(前臺接待)立即放下手頭工作,起身站立迎接,熱情說“您好,有什事需要幫助的嗎”,示意客戶請坐。并主動送上一杯水。
2. 接聽電話禮貌用語:“您好,世紀城物業服務客戶中心”
2.傾聽客戶來訪需求
1. 認真聽客戶的意見或詢問。
2. 重大、緊急、突發事件問題,立即報告上級領導。
3.回答客戶詢問
對客戶提出的需求或意見,做出滿意答復或處理意見,向客戶表示出客戶中心很重視、很認真對待這件事情。
4.作記錄
在《客戶來電來訪記錄表》上作記錄 根據來電顯示,記錄好客戶來電號碼
5.送客
禮貌說“請慢走”
6.跟進處理
對客戶反映的問題及時回復或轉報給其他部門處理,客戶助理負責回答客戶 相關記錄:客戶來電來訪記錄表
6.客戶需求、建議受理
工作程序工作標準
1.禮貌熱情受理
接到需求或建議,不能能當場給客戶答復或處理完畢的,10分鐘內轉報相關部門處理。
重大緊急、突發事件問題,立即報告上級領導。
2.記錄
在《客戶需求、建議受理表》上做記錄
3.跟進 跟進、督促處理情況
4.回復
客戶任何需求、建議在受理后1天內做出處理和回復;或在事前給客戶承諾的時間內做出回復。
5.整理、匯總、總結、存檔
每周五下班前對本周受理事項匯總、報表相關記錄:客戶需求、建議受理表
7.投訴受理
工作程序工作標準
1.接待、受理
1. 在接待客戶投訴時,請客戶入座。耐心傾聽客戶投訴,不要隨意辯解,聽清內容,不要打斷業主說話,更不能急于表態;
2. 待客戶講完,要進一步問清有關情況;切忌與客戶正面辯駁,應客觀冷靜地引導業主敘述清楚實際情況;
3. 受理客戶投訴要一跟到底,直到問題得到解決并回復客戶為止;對不能解決的投訴,應婉轉地向業主講清楚,并確定下次回復的時間。
4. 對客戶的投訴在充分了解情況后,應及時把處理的過程及結果清楚的回復客戶,以表明客戶的投訴已得到足夠的重視和妥善的解決;
5. 處理客戶投訴后,應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄于業主意見受理表內,由客戶加蓋意見后收回存檔。
6. 重大投訴,必須馬上報告部門主管或公司領導。
2.界定投訴性質
1. 投訴性質由項目主管界定。
2. 根據經驗和實際情況,界定投訴是有效投訴還是無效投訴;若是無效投訴,也應該禮貌、耐心向客戶解釋清楚,消除誤解。
3. 若是有效投訴,則界定投訴輕重:重大投訴、重要投訴、輕微投訴。
4. 重大投訴范圍:
公司承諾或合同規定提供的服務沒有實施或實施效果有明顯差距,經客戶多次提出而得不到解決的投訴。
由于公司責任給客戶造成經濟損失或人身傷害、產生心理惡劣影響的。
有效投訴在一周內得不到合理解決的投訴。
涉及突然大面積停電、停水或設備設施突然停止運行,引致客戶投訴的。
同時引起5個客戶以上就同一事件投訴的。
其他公司認為系重大投訴的。
4.重要投訴:
客戶提出的合理需求,沒有得到及時解決,嚴重影響客戶正常辦公和房屋使用的
服務過失或員工服務態度惡劣,客戶怨氣非常大的。
其他公司認為是重要投訴的。
5、一般輕微投訴:
指因公司的設施、設備和管理水平問題、員工服務態度問題,給客戶造成的生活、心理、工作造成輕微不便或影響,造成客戶輕微怨言,可以立即較易通過改進而得到解決的問題。
3.向客戶作出初步處理或回復意見
1. 能現場答復處理方式或結果的,可立即作出客戶可能滿意或需要的結果意見。
2. 不能及時作出明確處理意見的,給客戶一個“受重視”和“尊重”的答復:“好的,我們接下來進行整改”,“我們下來立即調查”等。
4.向上級或其他部門報告
1. 接到重大投訴、重要投訴立即向上級報告,并根據實際情節和事件進展,由上級向公司領導報告。
2. 接到的投訴,首問責任人不能處理的,在接到投訴10分鐘內轉報其他部門。
5.記錄
首問責任人在《客戶投訴、意見記錄表》上記錄。
6.處理、跟進
1. 客戶助理(前臺接待)填寫完畢《客戶投訴、意見記錄表》。客戶中心主管(經理)在《客戶投訴、意見記錄表》上簽署處理意見。
2. 被投訴部門負責人在客戶助理處領取《客戶投訴、意見記錄表》。按規定時效處理。
3. 客戶助理收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報項目主管或經理,并在當天將處理結果及時回復給投訴的客戶,并在《客戶投訴、意見記錄表》上注明回復時間。
4. 投訴處理時限:
重要投訴:一般在1日內處置完畢,超時需經管理部經理批準。
重大投訴:應當在2日內給投訴的客戶明確答復,解決時間不宜超過15日。
7.回復處理意見
1. 客戶助理收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報客戶經理,經理同意處理結果后,在當天將處理結果,以《客戶建議/意見受理回復表》回復給投訴的客戶。
8.回訪
1. 在投訴處理完畢后,1天內客戶助理安排回訪。
2. 回訪率100%。
9.統計、報表
1. 每周對投訴事件進行統計、分析,將統計、分析結果并填寫《部門日、周匯報表》。
8.客戶回訪
工作程序工作標準
1.回訪范圍確定
1. 客戶報修、客戶投訴、客戶意見、客戶提出善意建議等處理、完成后需回訪
2. 安排的大型社區活動。
2.回訪時間安排
1. 報修、投訴、意見回訪。
2. 救助客戶等事后回訪,大型社區活動等事后回訪
3.回訪人
1. 客戶助理負責回訪
4.回訪內容
1. 詢問客戶我們處理好了沒有;
2. 對處理滿意否
3. 您還有意見和建議嗎
5.回訪記錄
1. 在相關登記表上完整記錄
6.回訪統計、報表
1. 每禮拜未統計本周回訪情況,填寫《部門日、周匯報表》,上報領導
9.客戶訪問
工作程序工作標準
1.訪問方式
1.面對面主動訪問單個客戶,征求客戶意見和滿意度
2.可上門、電話、在小區公共場所、客戶辦公室等方式找客戶交流
3.這樣更有利于提高物業形象和服務親和力,隨時掌握客戶滿意度和不足
3. 受理客戶投訴要一跟到底,直到問題得到解決并回復客戶為止;對不能解決的投訴,應婉轉地向業主講清楚,并確定下次回復的時間。
4. 對客戶的投訴在充分了解情況后,應及時把處理的過程及結果清楚的回復客戶,以表明客戶的投訴已得到足夠的重視和妥善的解決;
5. 處理客戶投訴后,應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄于業主意見受理表內,由客戶加蓋意見后收回存檔。
6. 重大投訴,必須馬上報告部門主管或公司領導。
常州市高正物業服務有限公司
篇2:質量控制在物業項目服務管理中的重要性
質量控制在物業項目服務管理中的重要性
物業管理經過20多年的發展,現已成為社會化、專業化、企業化、經營型的新型服務行業,它通過保安、清潔、維修等人員的服務,為業主和顧客提供了一個安定、良好的工作生活環境。使物業達到保值,而且增值的目的。
一、物業服務項目的現狀問題
物業服務項目管理作為服務行業具有服務行業的共性。其提供的產品是服務,是一種無形的產品,不易測量且也不能儲存,服務的生產和消費是一個過程并同時發生,其中一線職工對服務的質量起著關鍵作用。
物業服務項目管理的一線服務就是保安、清潔、維修等員工為業主、顧客等用戶提供的服務,在物業管理行業里有很多以前從房管所轉行的物業企業或個體小公司與承包戶(借用企業帳號與名稱而進行個體承包的個人),由于無系統的管理體系或一些其他的因素,如:上崗人員缺少培訓、人員素質參差不齊、責任心不到位或一味追求經濟效益等原因,因而行業狀況還存在:在策劃過程中物業管理公司服務意識、工作態度差,公司內部無相應的規章制度和培訓制度,無法根據業主/租戶/開發商所提出的要求開展工作。
在實施過程中安全防范管理存在隱患,造成轄區有竊案或其他人身安全隱患產生;環境衛生狀況差,造成業主/租戶居住環境不夠理想;設備設施養護存在問題或維修不及時,造成業主/租戶生活不便,經常斷水、斷電或設備事故產生。在檢查過程中由于制度不全或缺乏有力的監督機制,造成人員紀律松散,從而使問題不斷產生。采取措施、持續改進過程中由于諸多問題的產生,包括業主、租戶提出問題或意見不能及時進行整改與答復,造成物業服務客戶滿意度在整個服務行業中排行倒數第三。
二、有效實施物業服務項目管理的途徑
?。ㄒ唬┵|量手冊的確立
質量手冊是證明或描述質量體系的主要文件,規定了質量體系的基本結構,是實施和保持質量體系應長期遵循的文件,包括組織的質量方針和對所采用的質量體系標準的全部適用要素的描述。
物業服務項目管理作為服務性行業,是為業主、住戶或顧客提供各種服務,所以要確定組織的質量方針,為提供服務確立一個方向,來指導員工的行為。例如,我司確立“感恩業主,為業主提供價值,創造和諧城市生活”作為公司的質量方針,體現了在物業服務項目管理中追求為業主提供超值的服務目標,在服務過程中對業主心存感恩,業主是公司的衣食父母,盡心盡力,一心一意、想方設法滿足業主的各種需求,在服務結果上追求公司與業主、業主與業主、公司與員工、人與人、人與居住環境的和諧共存的一種境界,這充分體現了物業服務項目管理中服務的特色,也是新項目管理應用在新的商業環境中所論述的核心之一:“以顧客為中心的需要”,通過它才能更好地指導員工為業主、住戶或顧客提供服務,使得物業服務的過程有保障、有實施、有改進,并呈現出螺旋上升,不斷提升的過程,這也真正實現了質量管理的真正目的,即業主通過對物業管理企業的服務宗旨滿意、服務管理哲學滿意、服務價值觀滿意,使用戶在服務理念上得到真正的滿意。
?。ǘ┏绦?/a>文件控制
組織通過質量手冊的確立,設立了管理目標。要實現這個管理目標就需要一系列的服務過程來完成。
GB/T19000-2000對過程的定義是:“一組將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的活動”。也就是說在闡述一個過程時,應該對該過程的輸入、轉化和輸出的一組相關聯的人員、資金、設施、設備、技術和方法等做出明確規定。因此這個程序文件是質量管理體系中最重要的組成部分,是為控制各項影響質量的活動而制定的各種文件,是質量手冊的支持性、基礎性文件,是對質量管理體系要素的策劃,也是質量管理體系有效運行的主要條件和依據,即在物業服務項目管理的過程中,通過物業管理企業的服務、經營、管理等行為讓業主、租戶得到滿意。
1、保安服務中的過程管理和質量控制
保安服務是通過對治安、消防和車輛管理等工作的控制為業主、住戶或使用人提供一個安全、舒適的生活環境,也是物業管理中最能體現服務與管理相融合的條件,它概括了項目質量控制的兩方面內容--專業技術和管理藝術兩方面,因此保安管理是物業企業的臉面,是物業企業管理水平的具體體現。在物業行業中也一直流行‘成也保安敗也保安’的說法,如果切實加強日常培訓和管理,就能有效杜絕或降低安全防范隱患的產生。
保安管理流程的各個環節是相輔相承、互相滲透的;封閉管理主要是針對人的管理,做好出入人員的管理有助于物業內部環境有序正常的開展。我們在正常情況下某住宅小區保安員對來訪的外來人員管理的工作過程是:
?。?)外來人員進入小區時要敬禮、詢問。
?。?)訪問業主的,與業主對講聯絡得到證實,憑有效證件登記后放行。
?。?)執行公務的與管理處聯系,得到證實憑有效證件登記后放行。
?。?)裝修施工人員的,出示小區臨時出入證,更換小區施工證登記后放行。
(5)速遞快件、郵件、盒飯人員,核對物品,聯絡業主得到證實登記后放行。
(6)通知監控中心,進行攝像跟蹤。
?。?)對出樓人員進行檢查。如外來人員攜帶與進樓不一致的物品應詢問,并按有關規程操作。
通過上述程序對外來人員進行嚴格控制,至少可防止小區內出現不安全因素,反之,不安全因素就會產生。例如:20**年夏季的一個夜晚,天氣比較悶熱,當值門崗(保安員)因未按平時培訓的工作程序方式進行操作,對一外來訪客未進行詢問與登記就直接放行,一小時后小區內有一底層業戶報警,說:“家中發生盜竊”,同時“110”警車也駛入小區。經過現場勘查和監控中心所回放的錄象帶顯示,最終發現竊賊是通過大門直接進入小區的,后經對崗位保安員進行盤問發現:該員工由于是頂崗隊員,同時他把該女子(盜賊)錯認成本小區業主,所以不該發生的事件發生了。沒多久,該盜賊在再次作案時被抓獲,但由于門崗未按規范程序操作所造成后果的影響已無法彌補。
同樣車輛管理是保安員對停車場設施設備及駕駛員和所駕駛的車輛進行管理,達到車輛停放有序,交通暢通的目的。我司的地下車庫對外來人員臨時停放車輛工作程序如下:
(1)發現有車進入地庫時,立即走向車輛并向司機敬禮。
?。?)當司機開啟車窗時,用規范語言詢問來意。
?。?)如需停放車輛的,應取出停車牌交司機。
(4)在車庫入口登記表中準確記錄相關內容并開啟擋車桿放行。
?。?)通知車庫內保安安排車位。
?。?)車輛到達地庫時,保安員應引導車輛按路線行駛,并指定車位停放。
?。?)若車輛停放不規范,保安員應及時糾正。
(8)車輛出庫時,應按規定收取費用,并給予發票。
?。?)司機付費后開啟擋車桿放行,待車輛完全離開道閘后放下擋車桿。
?。?0)若后面有緊跟車輛,應示意其停下并禮貌地要求其稍等。
由于對進入車庫的每輛車保安員都能提供規范和統一的服務,而且保安員按照程序操作,所以減少了差錯的產生,從而確保了車庫內的秩序和道路的安全暢通,也讓進出的每一位司機得到了心理滿意:“該公司的保安服務就是不一樣”。
篇3:鎮小學教學質量控制和質量檢查制度
鎮小學教學質量控制和質量檢查制度
一、實行質量控制。學校領導管理人員要根據學校的條件和教學質量的實際,對有關教學質量的因素提出一些控制指標。
二、搞好教學信息流通。學校領導管理人員要經常深入課堂,開調查會,了解情況,及時發現問題,解決問題。
三、親自聽課,適當兼課。課堂教學是教學的基本組織形式。課堂是提高教學質量的主要陣地。學校領導管理人員要深入課堂,親自聽課,了解教學的全過程,實行面對面的指導。
四、重視教學理論指導。教學工作需要有教學理論來指導。教學理論指導在很大程度上制約著教學質量。學校領導管理人員應要求教師學習教育理論。組織教師學習教育學、心理學,研究教材教法,培養和形成研究教育科學的良好風氣。
五、搞好教學質量檢查。對教學質量進行檢查,是教學質量管理的重要一環。教學質量檢查要經?;?、制度化。期中和期末考試,只是教學質量最后效果的檢查,不是教學質量檢查的全部內容。教學質量檢查要貫穿于教學的全過程,不僅要檢查教學的最后效果,而且要及時檢查各階段各環節的教學質量。