px公司信息管理辦法

　　一.總則

　　1.信息管理是公司的一基基本管理制度，是企業(yè)正確決策的前提和依據(jù)。為使公司的信息管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本辦法。

　　二.管理原則和體制

　　1.公司按集中與分散結(jié)合、縱向與橫向結(jié)合的原則建立信息管理系統(tǒng)。]

　　2.公司級(jí)信息管理由公司信息部統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。各部門(mén)負(fù)責(zé)各職責(zé)范圍內(nèi)的信息管理工作。

　　三.管理分工和內(nèi)容

　　1.綜合信息系統(tǒng)由信息部負(fù)責(zé)。主要范圍為國(guó)家、地方法律法規(guī)、政策文件，國(guó)家、地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技發(fā)展動(dòng)態(tài)，本公司及上級(jí)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，公司整體規(guī)劃、計(jì)劃及有關(guān)綜合統(tǒng)計(jì)匯總信息、材料，公司訂閱的圖書(shū)、報(bào)刊、雜志資料。

　　2.行政信息系統(tǒng)。由行政部負(fù)責(zé)，主要范圍為地方政府、上級(jí)企業(yè)文件、指示，公司各類公文、來(lái)函電記錄，辦公用品功能和市場(chǎng)價(jià)格，車輛運(yùn)行、維修及消耗情況。

　　3.人事信息系統(tǒng)。由人事部負(fù)責(zé)，主要范圍為國(guó)家、地方勞動(dòng)人事，工資福利，社會(huì)保障政策，人才市場(chǎng)信息，人事、工資檔案，以及人員培訓(xùn)、考核、考勤等人事執(zhí)行情況。

　　4.財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，主要范圍為國(guó)家財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、稅收、利率、匯率制度、政策，公司上級(jí)、本部和下屬企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表，資金使用狀況，國(guó)家通用的會(huì)計(jì)、審計(jì)、稅收慣例、準(zhǔn)則，公司融資、社會(huì)資金走向，金融、貨幣、財(cái)政信息。

　　5.發(fā)展信息系統(tǒng)。由發(fā)展部負(fù)責(zé)，主要范圍為投資環(huán)境，投資項(xiàng)目，技術(shù)專利市場(chǎng)，公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，企業(yè)成功、失敗案例匯集等。

　　其他信息系統(tǒng)。根據(jù)實(shí)際情況可由各部門(mén)建立。

　　四.信息處理程序

　　1.公司信息處理流程包括信息的收集、加工、傳遞、貯存、使用等幾個(gè)環(huán)節(jié)。

　　2.信息的收集。

　　五.信息收集來(lái)源：

　　1.公司內(nèi)部各部門(mén)已有的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)所記載的;

　　2.公司外部公共圖書(shū)、情報(bào)信息機(jī)構(gòu)收集的;

　　3.通過(guò)社會(huì)調(diào)查、外出考察獲得的專題信息。

　　六.信息媒體：

　　統(tǒng)計(jì)報(bào)表;(2)報(bào)紙、期刊;(3)年鑒;(4)書(shū)籍;(5)論文與報(bào)告;(6)原始記錄和文件。

　　七.信息收集方式：

　　(1)原件;(2)剪貼復(fù)印;(3)文摘卡片;(4)簡(jiǎn)錄。

　　八.信息的加工。

　　(一).加工方式：

　　1.篩選。圍繞公司的中心工作、參考價(jià)值大、有前瞻性和啟發(fā)作用的原則進(jìn)行選擇。

　　2.鑒別。核實(shí)和查證，去偽存真，衡量效用。

　　3.分類。按公司需要分類。

　　4.綜合。對(duì)信息進(jìn)行定性定定量分析，對(duì)其進(jìn)行編輯和研究。

　　九.信息媒體：

　　(1)文字;(2)表格;(3)圖式;(4)影像、錄音。

　　十.信息傳遞。

　　傳遞方式：

　　1.空間傳遞。通過(guò)閱讀、宣傳、會(huì)議、電話、郵政等傳遞信息。

　　2.時(shí)間傳遞。通過(guò)寫(xiě)字、印刷、影像、錄音等媒體隨時(shí)間流逝而傳遞。

　　傳遞方向：

　　1.公司內(nèi)部傳遞。在公司內(nèi)自上而下、自下而上、平行、交叉?zhèn)鬟f信息。

　　2.公司內(nèi)外傳遞、

　　傳遞時(shí)間：

　　1.各種信息傳遞可規(guī)定其時(shí)限。

　　十一.信息的存儲(chǔ)。

　　1.建立信息檔案;

　　2.信息存儲(chǔ)電子化，即通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)技術(shù)。

　　十二.信息的使用。

　　1.為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，即信息自下而上的傳遞，提供決策依據(jù)、素材;

　　2.為貫徹公司各部門(mén)日常經(jīng)營(yíng)管理事務(wù)服務(wù)，即信息自上而下的傳遞;

　　3.為公司各部門(mén)日常經(jīng)營(yíng)管理事務(wù)服務(wù)，由各個(gè)信息系統(tǒng)自行使用信息或上下傳遞;

　　4.為公司協(xié)調(diào)工作服務(wù)，即信息平行的傳遞;

　　5.為特定的咨詢問(wèn)題服務(wù);

　　6.為適應(yīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和有關(guān)部門(mén)需要服務(wù);

　　7.為公共關(guān)系目的服務(wù)。

　　十三.信息的反饋。

　　建立信息反饋機(jī)制，評(píng)估信息管理效果、效率，改進(jìn)信息管理作業(yè)。

　　1.建立信息管理保密制度，制定信息管理流程的權(quán)限和責(zé)任體制。

　　2.信息系統(tǒng)需要投資，耗費(fèi)人力，公司建立信息系統(tǒng)需要在完備性、先進(jìn)性、現(xiàn)代化、適用性、效果間權(quán)衡。

　　3.信息系統(tǒng)建立本著一次規(guī)劃、分步實(shí)施原則，高起點(diǎn)計(jì)劃，逐步由小到大實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、正規(guī)化。

　　十四.附則

　　1.本辦法未盡事項(xiàng)，依其他辦法、規(guī)定配套使用。

　　2.本辦法由信息部門(mén)解釋、補(bǔ)充、執(zhí)行，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議批準(zhǔn)頒行

篇2：昆明市關(guān)于加強(qiáng)業(yè)主信息資料管理的通知(2010)

　　昆明市關(guān)于加強(qiáng)業(yè)主信息資料管理的通知(20**)

　　昆明市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局文件

　　昆建通[20**]505號(hào)

　　昆明市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

　　關(guān)于加強(qiáng)業(yè)主信息資料管理的通知

　　各縣（市）區(qū)住建部門(mén)、三個(gè)開(kāi)發(fā)（度假）房管局，各房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)及物業(yè)服務(wù)企業(yè)：

　　為依法保護(hù)業(yè)主隱私，防止業(yè)主信息資料泄露，維護(hù)業(yè)主合法權(quán)益，結(jié)合我市的實(shí)際，現(xiàn)就加強(qiáng)業(yè)主信息檔案資料管理工作通知如下：

　　一、建立有效的業(yè)主信息檔案資料管理制度。業(yè)主信息檔案資料包括，業(yè)主住所房號(hào)、家庭成員情況、電話號(hào)碼、身份證號(hào)等涉及個(gè)人隱私的信息。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)、物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)建立以企業(yè)負(fù)責(zé)人、分管部門(mén)經(jīng)理和檔案管理員組成的三級(jí)管理體系，明確其責(zé)任范圍。同時(shí)，應(yīng)以物業(yè)項(xiàng)目為對(duì)象，對(duì)業(yè)主信息檔案資料實(shí)行專人管理；制訂嚴(yán)格的收集、歸檔、查閱、外借或復(fù)制制度；負(fù)責(zé)業(yè)主檔案管理的專員須經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)，具備檔案管理知識(shí)；企業(yè)應(yīng)與業(yè)主檔案資料管理相關(guān)人員約定其保密事宜，明確業(yè)主信息檔案資料外泄的相關(guān)責(zé)任。

　　二、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)、物業(yè)服務(wù)企業(yè)在與房地產(chǎn)銷售代理公司、銀行、專業(yè)服務(wù)公司、信息軟件公司等簽訂合作合同（或協(xié)議）時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格約定業(yè)主檔案資料保密條款及相應(yīng)的違約責(zé)任，保護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益，防止業(yè)主信息檔案資料外泄。

　　三、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)應(yīng)對(duì)銷售房屋過(guò)程中收集涉及業(yè)主信息檔案資料做好保密工作，嚴(yán)禁外泄；物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)對(duì)業(yè)主入住時(shí)收集的、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商移交的、業(yè)主委員會(huì)移交的等涉及業(yè)主個(gè)人信息的相關(guān)檔案資料做好保密工作，嚴(yán)禁外泄。

　　四、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)、物業(yè)服務(wù)企業(yè)在使用現(xiàn)代信息管理手段過(guò)程中，要做好業(yè)主信息檔案資料的保密工作，嚴(yán)防泄露。要選擇信譽(yù)好，保密性強(qiáng)的企業(yè)的信息軟件，對(duì)業(yè)主檔案資料進(jìn)行管理，包括向業(yè)主（客戶）群發(fā)短信的軟件等。對(duì)業(yè)主信息檔案資料要進(jìn)行加密處理，防止他人復(fù)制或拷貝。

　　五、各縣（市）區(qū)住建部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)轄區(qū)內(nèi)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、物業(yè)管理活動(dòng)的監(jiān)督管理工作，針對(duì)物業(yè)銷售過(guò)程、入住管理、物業(yè)資料移交、檔案管理不嚴(yán)格的現(xiàn)象，有針對(duì)性的進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有業(yè)主個(gè)人信息資檔案資料外泄的行為，要嚴(yán)肅查處。

　　六、因房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)或物業(yè)服務(wù)企業(yè)以業(yè)主信息檔案資料保管不善，造成業(yè)主信息資料檔案外泄的，對(duì)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)給予企業(yè)信用檔案不良行為記錄；對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)給予物業(yè)管理資質(zhì)審查不合格，或取消物業(yè)服務(wù)企業(yè)參加物業(yè)管理示范住宅小區(qū)（大廈、工業(yè)區(qū)）的評(píng)選資格；因檔案管理人員的疏忽和過(guò)失導(dǎo)致業(yè)主信息檔案資料泄露，對(duì)其檔案管理人在行業(yè)內(nèi)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，取消行業(yè)內(nèi)一切個(gè)人榮譽(yù)的評(píng)選資格。

　　特此通知

　　二Ｏ一Ｏ年十二月二十日

　　主題詞：城鄉(xiāng)建設(shè)業(yè)主信息管理通知

　　抄送：各縣（市）區(qū)政府，三個(gè)開(kāi)發(fā)（度假）區(qū)管委會(huì)。

　　市政府辦公廳秘書(shū)八處。

　　昆明市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 20**年12月20日

篇3：信息化管理改善物業(yè)管理效率

　　信息化管理改善物業(yè)管理效率

　　物業(yè)服務(wù)水平和業(yè)主所繳納物業(yè)費(fèi)用是否相匹配？物業(yè)服務(wù)的成本到底是多少？物業(yè)公司如果降低成本，提升服務(wù)質(zhì)量？這是不少小區(qū)業(yè)主和物業(yè)在對(duì)物業(yè)費(fèi)產(chǎn)生矛盾時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到的問(wèn)題。

　　據(jù)了解，北京物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)日前通過(guò)對(duì)北京市城八區(qū)78個(gè)商品房項(xiàng)目抽取樣本，按照小區(qū)面積規(guī)模、服務(wù)、檔次等分為9大類，經(jīng)過(guò)加權(quán)平均得出20**年一季度北京城區(qū)普通商品住宅的物業(yè)服務(wù)成本信息。這次公布的成本項(xiàng)目為五個(gè)大項(xiàng)15個(gè)小項(xiàng)，包括保安、保潔工資等物業(yè)服務(wù)過(guò)程中所涉及的人員費(fèi)用；電梯等日常設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)費(fèi)；物業(yè)管理區(qū)域綠化養(yǎng)護(hù)費(fèi)；物業(yè)管理區(qū)域清潔衛(wèi)生費(fèi)；物業(yè)管理區(qū)域秩序維護(hù)費(fèi)等。其中，物業(yè)辦公費(fèi)用、秩序維護(hù)費(fèi)用等內(nèi)容不包括在內(nèi)。

　　從公布的成本信息中不難看出，保安、保潔、客服等人員的工資開(kāi)支，在物業(yè)成本中占了大頭，此外電梯相關(guān)費(fèi)用也不低。可見(jiàn)，物業(yè)管理企業(yè)最大的支出在于人力支出與能耗支出。隨著物業(yè)管理的市場(chǎng)化、規(guī)模化、集約化進(jìn)程，使得物業(yè)管理公司的管理結(jié)構(gòu)日益龐大。同時(shí)，物業(yè)管理工作涉及面廣、政策性強(qiáng)、技術(shù)應(yīng)用復(fù)雜、日常管理工作量大，通過(guò)傳統(tǒng)人工管理方式，將大大增加管理成本。李先生和宋佳瑜的“不幸福”也源自于此。

　　更加規(guī)范、及時(shí)、有效地管理物業(yè)日常的工作是業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)的最基本要求，而通過(guò)信息化的手段不僅可以有效地節(jié)省了人力，同時(shí)，依靠信息化平臺(tái)的力量，提升物業(yè)管理資源的共享利用率，提高物業(yè)管理效率，能在第一時(shí)間為客戶提供更好、更全面的服務(wù)。

　　目前中小型物業(yè)公司面臨的管理難題主要體現(xiàn)在內(nèi)外兩部分的管理支持上。在公司內(nèi)部的管理系統(tǒng)中，比較突出的是公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，以及OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、樓宇數(shù)控系統(tǒng)、PDA無(wú)線系統(tǒng)等。對(duì)外管理主要體現(xiàn)在維修、投訴、家政服務(wù)等方面，目標(biāo)是服務(wù)于業(yè)主、政府、各物業(yè)管理公司等。客戶服務(wù)中心包括呼叫中心、服務(wù)數(shù)據(jù)中心、資源配置中心和電子信息網(wǎng)絡(luò)。

　　信息服務(wù)平臺(tái)的功能主要體現(xiàn)在：業(yè)主通過(guò)呼叫中心、把需要服務(wù)內(nèi)容的信息傳遞給相關(guān)專業(yè)服務(wù)隊(duì)伍及部門(mén)；居民通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢服務(wù)信息、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)填寫(xiě)各類需要的服務(wù)表單等等事項(xiàng)；小區(qū)管理處通過(guò)客戶服務(wù)中心把關(guān)于事件的情況反饋給平臺(tái)，以便客戶服務(wù)中心進(jìn)行回訪和服務(wù)信息的集中管理；政府相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)信息中心向各小區(qū)及相關(guān)物業(yè)管理公司傳輸文件，便于對(duì)小區(qū)、行業(yè)進(jìn)行規(guī)范管理。物業(yè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)公司OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、樓宇數(shù)控系統(tǒng)、PDA無(wú)線系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、門(mén)戶網(wǎng)站及數(shù)字化社區(qū)等有效整合，從而真正達(dá)到管理對(duì)人、財(cái)、物三者的真正有效管控。

　　除此之外，大型的物業(yè)公司在信息化管理的需求上更為復(fù)雜。除了中小型物業(yè)公司所面臨的單一社區(qū)管理問(wèn)題，大型物業(yè)公司還面臨如何更好的將現(xiàn)有多級(jí)組織架構(gòu)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。舉例來(lái)講，這類公司的報(bào)表通常需要按總公司、區(qū)域公司和管理處進(jìn)行分級(jí)匯總。組織機(jī)構(gòu)和人員關(guān)系可能需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行調(diào)整，重要的業(yè)務(wù)操作。

　　例如合同簽批、物資采購(gòu)等可能需要跨部門(mén)進(jìn)行流程化處理，這些都是單一物業(yè)管理模式無(wú)法解決的問(wèn)題。因此，大型物業(yè)企業(yè)如果要使用一套能夠真正反映管理個(gè)性化的物業(yè)管理信息系統(tǒng)軟件，首先應(yīng)該構(gòu)建在一個(gè)包括良好的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、程序語(yǔ)言和兼容操作系統(tǒng)的平臺(tái)上，這是物業(yè)管理公司成功運(yùn)用管理信息系統(tǒng)的第一步。

　　物業(yè)公司要在市場(chǎng)上長(zhǎng)穩(wěn)立足，就必須站在市場(chǎng)的前沿，研究市場(chǎng)、適應(yīng)市場(chǎng)、內(nèi)強(qiáng)管理，外樹(shù)形象，一方面要不斷加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)務(wù)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作，另一方面就是要引入科學(xué)的管理模式，加強(qiáng)物業(yè)管理的專業(yè)技術(shù)力量，完善物業(yè)管理的各項(xiàng)流程。

　　物業(yè)管理企業(yè)最大的支出在于人力支出與能耗支出，而通過(guò)信息化的手段有效地節(jié)省了人力，與此同時(shí)，依靠信息化平臺(tái)的力量，能在第一時(shí)間為客戶提供更好、更全面的服務(wù)，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)才是雙贏的。

　　物業(yè)管理行業(yè)發(fā)展的時(shí)間較短，物業(yè)管理企業(yè)的信息化發(fā)展較其他行業(yè)也相對(duì)較晚，但是其管理的高檔寫(xiě)字樓的配套設(shè)備設(shè)施技術(shù)含量高，其必然要求企業(yè)的管理水平高，物業(yè)管理企業(yè)充分意識(shí)到了這些問(wèn)題，在不斷擴(kuò)大業(yè)務(wù)的同時(shí)，更是加大對(duì)于信息化方面的投入。一家小型物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)人告訴記者，目前公司使用了一套功能相對(duì)簡(jiǎn)單的管理軟件。這套軟件涵蓋了公司的基本業(yè)務(wù)管理項(xiàng)目。

　　房產(chǎn)管理，可以對(duì)樓宇和房間分別進(jìn)行了設(shè)置，對(duì)于樓宇可定義樓宇編號(hào)、名稱、房屋結(jié)構(gòu)、層高、房屋數(shù)量等信息，對(duì)房屋設(shè)置可定義門(mén)牌編號(hào)、戶型、單元號(hào)、所屬樓層、面積等信息。費(fèi)用管理，包括基本物業(yè)費(fèi)和儀表類物業(yè)費(fèi)兩大類，各自又可定義多種不同的費(fèi)項(xiàng)。

　　基本物業(yè)費(fèi)主要是定義那些按戶或按房屋面積收取的費(fèi)用，比如衛(wèi)生費(fèi)、治安費(fèi)等，逾期交費(fèi)可設(shè)置滯納金；而水費(fèi)、電費(fèi)等，可設(shè)置定額價(jià)和超額價(jià)，逾期交費(fèi)可設(shè)置滯納金。對(duì)于儀表類物業(yè)費(fèi)又可分為自用表和公攤表兩大類，并在此項(xiàng)設(shè)置中為每戶分配儀表編號(hào)，并為住戶分配要分?jǐn)偟墓珨偙怼＿@種設(shè)置在一定程度上減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也大大提高了工作效率。