綜合管理信息系統的建立

　　設計一個新的或改進一個現有的管理信息系統，是一項既復雜又繁重的工作。首先要用系統分析的方法，對系統(包括子系統)的本身范圍及其周圍環境的關系進行分析，提出若干設計方案，決定不同類型，不同管理層次的系統，進行技術和經濟的論證，層層提高設計質量，消除不必要的重復勞動，然后加以評估比較，最后從中決定統一的綜合信息管理標準，包括經濟信息分類、編碼和文件統一化工作。經過試驗證明切實可行后，再應用到實際工作中去。其中要注意以下幾方面：

　　1.明確信息的需求

　　即對輸出的要求，要通過充分的調查研究，特別是管理中現有的信息種類，它們流轉的來龍去脈，由哪里產生，由誰傳遞，傳到何處，經過怎樣處理，以什么形式輸出，供誰使用，是否可以“一數多用”，是否有別的來源替代，是否要保存等等。所以在建立過程中，專業人員與使用人員之間要經常交換意見，使提供的各項信息都能滿足使用者的要求。

　　2.信息的收集和處理

　　這項工作的目的就是要改善信息總的質量，一般包括五項內容：

　　(1)檢核。要確定各項信息的可靠性的程度，包括來源的可靠性，數據的準確性和有效性等。

　　(2)整理。將輸入的信息和數據加以提煉整理，以符合規定的要求。

　　(3)編制索引。按規定編制索引，以供日后儲存和檢索。

　　(4)傳輸。將正確的信息及時提供給各級主管人員。

　　(5)存儲。要保存必需的數據資料和文件檔案，準備日后再次使用。

　　3.信息的使用

　　其主要目的是向各級主管人員適時地提供各種有關的信息。因此它與信息質量有密切關系。信息的質量主要是指信息的準確性、及時性以及提供的形式。只有保證一定質量的管理信息系統，才能在管理中發揮作用。

　　圖10-3為綜合性管理信息系統的一例。

　　圖10-3

　　圖中，該經濟組織的各個子系統相互間有聯系和交叉，又與使用者系統有聯系。假若將一個工業部門或一個地區看作一個系統，則各個企業又成為其子系統，其范圍就更為廣泛了。

　　蘇聯在70年代已建成四級自動化綜合管理系統。它由基礎部份和功能部分組成。基礎部分包括組織經濟基礎、信息庫、技術基礎和軟系統等四個方面。功能部分由實現一系列課題的職能子系統組成。所謂四個結構層次是：國家級、中央部門和加盟共和國級、部門及共和國聯合公司級、基層企業級。全國數據傳遞系統把各部門，各主管機關的主要計算中心、各共和國管理機關的中心與全國自動化系統的總計算中心聯結起來。這就屬于更高階段的綜合性管理系統了。

　　目前我國除西藏外，各省市計委，統計局計算中心都安裝了IBM-4331或VS/80等電子計算機，正在逐步建立經濟管理系統。

篇2：國內集中式物業管理信息系統已成為主流

　　國內集中式物業管理信息系統已成為主流

　　物業管理行業信息化的發展的總體趨勢

　　近些年來，隨著我國經濟實力的迅猛發展，人們生活水平的不斷提高，加上滿足現代人生活需求的起居、商貿、交流等日常內容日趨多樣化，這使得物業管理已成為一門新興的科學。其內涵已經超出了傳統房產管理的范疇，發展成為集多種手段、方式對物業進行管理的多元化管理模式，并需要對相關物業資料進行保管、歸類、匯總以及整理分析。以此前提，我國各地涌現出了不少運用現代計算機、控制和通信技術進行智能化管理的住宅小區、商務樓宇。但是，許多智能化住宅小區、商務樓宇都存在搭好了硬件平臺，卻沒有優秀的軟件來實際運行的情況，或者是缺乏實際操作的知識。科學高效管理是現代化的真正內涵，簡單的硬件拼湊、單一化的目標管理以及不成熟的集中管理形式對于現代化物業領域的應用普及越來越缺乏實際意義。

　　現代物業管理行業信息化的發展大抵可以分為三個階段，第一階段為單項信息處理階段，基于手工管理方式，多用于簡單的事物性工作，這是目前國內大多數物業管理公司的計算機應用水平；第二階段為信息綜合處理階段，此時計算機應用呈現網絡化和實時處理的特點，已經具備部分提高物業管理效率的功能；第三階段為管理信息系統階段，自20**年以來，物業管理信息系統軟件的科研開發隨著時代的大步跨逐步深入，信息論、控制論、軟件工程等優化理論得以在軟件程序中實際運用，而且計算機網絡和數據庫也得以建立，使計算機由管理相對單一的系統模式向集中式管理信息系統模式發展，系統的集成能力和決策分析功能大幅提高。

　　為此，只有利用集中式管理信息系統進行物業管理，利用優秀的物業管理軟件實現物業信息的標準化和規范化，為物業管理工作提供準確及時的信息，才有助于物業管理部門進行管理并做出相關決策。同時，也使物業管理公司及時準確地了解運營狀況，做出經營決策，從而使物業管理走向現代化。

　　傳統物業管理軟件的弊端

　　第一、使用專業的物業管理軟件來處理各項日常業務，包括收費、客戶服務、安全管理、環境管理、文檔管理等，應用的是單機版本和局域網版本軟件。通過使用專業的物業管理軟件，工作效率得以大幅提高，而且信息技術的運用也更好地提升物業管理企業的服務質量。軟件系統將數據以規范的方式存儲到軟件系統中，能夠基于這些數據生成多種統計和分析報表，并能夠為ISO認證等工作提供大量的基礎數據。

　　但是，受制于軟件系統的技術架構和單一管理處應用模式的限制，軟件只能反映單一管理處的信息，形成多個信息孤島，信息和數據無法共享，在物業管理公司有多個管理處的情況下無法提供反映物業公司全貌的數據。例如：公司整體的費用收繳率是多少？各個收費項目的收入比例情況如何？客戶滿意度是怎樣的？這些信息都無法通過單機版本或局域網版本的軟件系統來提供，物業公司仍然需要結合手工方式來進行數據的統計和匯總，這就導致工作效率低下，而且數據的時效性和準確性存在問題。

　　第二、隨著互聯網的穩定性和網絡帶寬不斷增加，成本不斷下降，互聯網應用逐漸具備了堅實的基礎。為了解決單一物業管理處應用模式中存在的問題，有部分軟件廠商基于原有的軟件系統進行了一些擴展性的開發，基于互聯網和VPN等網絡技術，通過變通的方式來實現了集中式管理的部分功能。這個階段典型的應用模式是將各管理處的數據庫直接部署到公司總部，各管理處通過VPN連接到公司總部的服務器處理各項業務，由公司總部另外部署的統計分析軟件實現數據的匯總和統計，從而使公司總部的管理人員能夠獲取反映企業全貌的數據和信息。

　　這種模式雖然能夠實現了集中式管理的部分功能，但由于缺乏統一的組織架構信息，而且數據分布在不同的數據庫中，仍然存在很多弊端。例如，對于存在多級組織架構的大型物業管理企業，報表通常需要按總公司、區域公司和管理處進行分級匯總，組織機構和人員關系可能需要根據業務需求進行調整，重要的業務操作，比如合同簽批、物資采購等可能需要跨部門進行流程化處理，這些都是以變通方式實現集中式管理的軟件系統無法解決的問題。

　　此外，這種應用模式需要企業購買VPN等網絡設備，還可能要部署多個服務器，因此成本很高。這些根據局域網應用模式進行設計的軟件在互聯網上進行運行時，軟件性能和速度通常很差，還存在安全性、適應性等多方面的問題，無法很好地滿足物業管理企業多方面的應用需求。

　　集中式物業管理信息系統的優勢

　　隨著物業管理行業的不斷發展，物業管理涉及的內容越來越復雜，各種數據也日益龐雜。在物業數量不斷增多、物管區域的空間跨度不斷增大、房產類型日趨多樣化、企業的規模和人員不斷擴張的情況下，如何通過信息化技術更好地提升工作效率、降低管理成本，并更好地為廣大客戶服務，成為物業管理工作的重中之重。而集中式物業管理信息系統憑借簡單、直觀、全面、科學的特點，解決了物業管理過程中的實際需求，彌補了傳統物業管理軟件在實際運用中所體現出的不足，不但大大的節省人力、物力和時間，而且使物業管理逐步規范化起來。

　　集中式物業管理信息系統集合了物業管理的共性業務與個性需求，采用B/S模式結構，支持互聯網直聯，適用于總公司、區域公司和管理處三級組織架構全面集中式管理的物業管理軟件。基于物業管理企業的應用需求，吸收并融合了多項軟件行業目前領先的產品理念和技術特性，代表了物業管理行業信息化未來的趨勢。

　　首先，系統以組織架構為主線，支持總公司、區域公司和管理處三級組織架構，通過組織機構將各種房產資料、客戶資料和各種業務數據組織到一起。公司總部的人員能夠訪問所有數據，各管理處的人員只能操作所屬管理處的數據，實現“集中管理、分權運作”的應用模式。

　　其次，系統使用互聯網直

聯方式，不需要VPN等網絡設備，所有數據集中在一個數據庫中，打破了傳統的部門獨立和地域分散的限制，能夠實現實時共享，并保證數據的實時性和準確性。

　　其次，系統采用專業級病毒防護系統、DDOS防護策略機制、雙線接入、全路由機房、長達48小時的UPS應急系統來保證數據安全。同時，系統密碼隨機自動生成自動發送，可隨機改變使用密碼。

　　其次，系統支持協同辦公和業務流程管理，能夠通過工作流程來實現客戶服務、合同審批、采購訂單申請、倉庫管理等業務的流程化管理，實現跨部門協同工作，不需要技術人員負責日常維護，大大地提升了工作效率。

　　其次，系統提供全面的決策支持。由于所有數據以組織機構為主線集中存儲在一個數據庫中，因此能夠根據多個不同維度來對數據進行統計分析，并且能夠實現公司總部對各下屬機構業務的有效監控。

　　另外，系統的成本較低，不需要高額的投入。系統基于互聯網進行優化設計，不需要傳統管理硬件的高額投入，不需要購買VPN等網絡設備，不需要部署多臺服務器，對于網絡帶寬的要求也比較低，因此總體擁有成本遠遠低于傳統的物業管理軟件。

　　集中式物業管理信息系統的應用

　　在沈陽的物業管理行業中，許多大型的物業管理企業已經引進集中式管理的物業管理系統。以沈陽世鴻物業有限公司為例，該公司成立于1995年9月，是一家以經營商務樓宇、高尚住宅為主的專業物業管理公司，在沈陽設有總公司和幾個區域的分公司，下轄多個管理處，管理項目包括租賃、代為租賃、商務樓宇、連鎖店鋪、物業小區等多種形式。物業管理涉及的內容非常復雜，各種數據也相當龐雜。由于物管區域的空間跨度不斷增大、房產類型日趨多樣化、企業的規模和人員不斷擴張，原有的物業管理系統已經不能滿足信息化管理的多方面要求，使得管理成本不斷增加、工作效率很難提高。

　　20**年，公司由于規模的不斷擴大，原有的軟件系統的各種弊端逐步曝露出來，根本無法滿足公司管理、溝通及決策的各方面需要。為此，公司為了改變以往紛雜的管理形式，放棄了一直使用的傳統物業管理軟件，通過與遼寧申瑞軟件科技有限公司的深入合作，建設了集中式信息管理的物業管理模式，管理才逐步規范化起來。

　　目前，公司已經建立起規范的、全方位的基礎數據，包括房產資源、客戶資源、組織架構、員工信息等。在全面提高收費管理等日常業務的工作效率同時，大大降低了企業的人力成本。另外，隨著公司的業務流程的規范和固化，公司規模擴張所出現的弊端得到了很好的控制，通過系統快速地傳播和應用，加強了公司各部門的實時溝通，減少了管理投資。同時，對報表和數據集中的管理和分析，加強了對分支機構的管理和監控，大大地提高了公司的決策效率。

　　應該說，隨著我國房地產行業的繁榮發展，物業管理行業也迅速進入到了一個朝氣蓬勃、豐富多彩的歷史階段。但于此同時，對物業行業的管理水平也是一個極大的考驗，在這風云變換的新時代面前，一個物業企業要做怎樣的改變？！筆者認為，物業管理行業要想做強做大，不光要建立人性化、專業化的管理理念，更要迎合像集中式物業管理信息系統這樣的發展潮流，尋求更科學、更規范的管理方式。

篇3：公司信息系統管理制度

公司信息系統管理制度

日常工作制度
員工用機是指由公司統一購買并發放給員工使用的臺式計算機、筆記本電腦等計算機設備（包括其外圍設備）。
員工用機的軟硬件標準和配置由公司統一制定。使用者應自覺愛護。員工不得擅自拆卸計算機或自行安裝更換硬件設備。不得安裝盜版軟件，不得自行安裝INTERNET上下載的免費軟件。信息中心將服務器上提供一些可以安裝的免費軟件。

信息系統保密管理
每一位員工應對自己使用的計算機的信息安全負責。如果機內存放保密資料且操作系統為WIN98或WIN95等無安全認證機制的系統，應設置CMOS開機密碼。開機密碼由使用者自己設置和保管。密碼遺忘，用戶自行負責。員工離開公司時，應事先取消密碼，并通知信息中心核實后方可簽離。

每一位員工應牢記自己登錄公司網絡的密碼。密碼不應放置在別人易于獲取的地方，不得將用戶名及密碼轉讓他人使用。涉及保密文件的用戶應每兩個月改變密碼一次。員工進入 公司時，應填寫上網申請記錄單，由部門主管簽字確認后，由信息中心開設網絡登錄帳戶，電子郵件信箱和共享目錄權限。

員工離開公司時，應到信息中心簽離。經信息中心主任確認所有網絡權限取消并簽字后，員工方可離開公司。
每一位員工應積極主動的檢查所使用的計算機內是否有病毒。信息中心將在所有客戶機上安裝防毒程序。每位員工在打開外部發送來的文件之前應檢查是否存在病毒。在向公司網絡服務器上拷貝文件之前，應確認文件不含有病毒。

內部網絡系統的使用
每個人都有一個電子郵件信箱，地址及命名方式由信息中心統一制定。
電子郵件信箱應作為公司內部和與外部進行業務交流的主要工具之一。
各部門的公共信息將放在企業內部網站的共享欄內。希望您在第一時間閱讀其中的文件，這將會幫助您更快地得到所需信息。
各部門內部文件放在本部門共享的網頁內，權限設置由相關部門填寫“網絡資源申請單”后經由信息中心設置。
所有計算機都連接網絡打印，可隨時進行打印。如有安裝設置問題請與信息中心聯系。
信息中心機房是內部網絡的管理中心，未經信息中心許可不得入內。
員工在使用計算機和任何網絡資源時，如需幫助，可致電信息中心技術支持熱線：（010）65062845