ST房地產公司檔案管理系統

2024-06-21 7629

　　ST房地產公司檔案管理系統

　　一、總則

　　第一條：為了完整、系統地保存本公司(××房地產開發有限公司)在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質量，以適用公司領導決策科學化和公司各項工作的需要，為公司積累門類齊全、結構合理的檔案史料，特擬訂檔案管理辦法。

　　二、檔案的分級負責與歸口管理

　　第二條：本公司的檔案管理為“兩級分工管理制”即公司為“一級管理”由人事行政部負責;各職能部門為“二級管理”，由各部門自行負責。

　　第三條：鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：

　　1、公司一級管理歸檔范圍：

　　1) 部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規劃。

　　2) 部門(含部門)以上的各種總結、報告。

　　3) 部門(含部門)以上的各種重要通知、通報。

　　4) 部門(含部門)以上的各種文件、紀要、大事記。

　　5) 各種協議書、合同書。

　　6) 各種工程圖紙底圖。

　　7) 各種設備檔案及說明書。

　　8) 各類工程檢測、鑒定報告。

　　9) 公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告。

　　10)公司各種審計報告、資產評估報告。

　　11)公司各種管理規章制度。

　　12)公司各種注冊、登記證件、政府批文。

　　13)公司各種法律、公證文件。

　　14)公司各部門經理人事檔案(其余員工的人事檔案由人事主任保管)。

　　15)有董事會成員總經理參加的重大奠基、慶典、新聞發布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。

　　16)公司發展大事記。

　　17)公司總經理親自起草或修改的重要文稿。

　　18)公司通訊。

　　2、部門二級檔案管理歸檔范圍：

　　1) 公司、部門及職員的各種計劃、方案、規劃。

　　2) 公司、部門及職員的各種總結、報告。

　　3) 公司、部門及職員的各種重要通知、通報。

　　4) 公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。

　　5) 公司的各種管理制度。

　　6) 其它各種職能業務性文件資料等。

　　三、公司檔案分類表

　　類別細目名稱編號基本范圍

　　經營決策 *SJ-20**-Y-000000 公司規劃，重大經營戰略性決策，公司發展規劃，方案目標管理等。

　　計劃工作 *SJ-20**-J-000000 公司中長期計劃，年(季)度計劃，各項專業發展計劃，全面計劃管理工作。

　　統計工作 *SJ-20**-T-000000 各種統計報表，公司綜合性統計分析工作等。

　　公司管理 *SJ-20**-G-000000 公司行政管理、各種管理制度。

　　財務管理 *SJ-20**-C-000000 資金管理，價格管理，會計管理，資金流通管理。

　　物資管理 *SJ-20**-W-000000 物資供應，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。

　　經營管理類

　　樓宇租賃、售租*SJ-20**-L-000000 市場分析，客戶調查，樓宇銷售，廣告宣傳，售后服務工作等。

　　行政事務 *S*-20**-*-000000 公司綜合性行政事務工作，司務會議，總經理辦公室工作，文秘工作，機要保密工作等。

　　安全保衛 *S*-20**-A-000000 消防，保衛等。

　　法律事務 *S*-20**-F-000000 合同管理，涉外法律事務等。

　　審計工作 *S*-20**-S-000000 各專項審計工作活動等。

　　人事管理 *S*-20**-R-000000 干部管理，工人招聘、錄用、調配工作等。

　　勞動管理 *S*-20**-L-000000 勞動定額、定員，勞動調配，勞動工資，勞動保護等。

　　培訓工作 *S*-20**-P-000000 職工在職培訓，管理干部開發等。

　　檔案和信息管理 *S*-20**-D-000000 公司檔案工作，各類數據管理，電子計算機系統，情報工作，圖書資料工作等。

　　醫療衛生 *S*-20**-Y-000000 員工防病治病，計劃生育工作等。

　　后勤福利 S*-20**-H-000000 員工生活福利，宿舍等。

　　行政管理類

　　外事工作 *S*-20**-W-000000 公司涉外活動等。

　　生產調度 *SS-20**-S-000000 生產組織、調度指揮工作等。

　　質量管理 *SS-20**-Z-000000 公司質量管理，樓宇質量檢測和質量控制工作等。

　　生產技術類

　　管理能源管理 *SS-20**-N-000000 能源消耗定額管理，功能降耗工作等。

　　安全管理 *SS-20**-A-000000 安全生產，工傷事故處理，職工安全教育等。

　　技術管理 *SS-20**-J-000000 新工程開發，技術成果管理，技術引進，技術創新和采用新技術，合理化建議等。

　　環境保護 *SS-20**-H-000000 環境保護檢測與控制，污染治理等。

　　計量工作 *SS-20**-JL-000000 各種計量檢測工作。

　　標準化工作 *SS-20**-B-000000 公司標準化管理工作，各種標準檔案。

　　生產類

　　產品類細目名稱按工程項目或建筑項目設置 *SS-20**-000000 同一工程項目內，包含工程的勘探測繪圖、總體規劃圖、各類設計圖、施工圖、水電圖、竣工驗收和工程創優的全過程。

　　設備儀器類

　　設備儀器檔案細目名稱按設備種類設置 *SB-20**-000000 同一設備儀器類，含設備購置安裝調試、運行，維護修理各設備管理等全過程。

　　注：編號解釋說明，如 *S - J -20** - H - 00 -00-00(公司)(類別)(年份)(細目名稱) (月)(日)(編號)

　　四、檔案的保管工作

　　第五條：檔案的保管工作必須按規范進行科學管理。其程序如下：

　　一)歸檔程序：

　　二)保管程序：

　　資料收集分類立卷編號登記

　　檢索目錄歸檔管理

　　第六條：歸檔的文件資料，必須根據其性質區別密級(秘密、機密、絕密)和保管年限(短期、長期、永久)進行分類立卷。

　　第七條：必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。

　　一)凡屬公司一級管理的檔案--

　　1)借閱一般檔案資料由人事行政部行政秘書批準。

　　2)借閱秘密檔案資料由人事行政部經理批準。

　　3)借閱機密檔案資料由綜合管理中心副總經理批準。

　　4)借閱絕密檔案資料由總經理批準。

　　二)凡屬部門二級管理的檔案--

　　1)借閱一般檔案資料由部門文員辦理。

　　2)借閱秘密檔案資料由部門經理批準。

　　3)借閱機密檔案資料由所屬中心副總經理批準。

　　4)借閱絕密檔案資料由總經理批準。

　　三)凡借出或歸還都必須健全登記和注銷手續。

　　第八條：對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料經人事行政部經理鑒定后，副總經理審核，總經理批準，并進行登記后予以銷毀。

　　第九條：檔案管理部門必須做好經常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防借閱(登記) 歸還(銷號) 日常保管經常維護盜等維護性工作。

　　第十條：檔案管理員應建立借(查)閱登記本，按文件名、借(查)閱日期、歸還日期等內容填寫，并由借(查)閱人簽名。

　　第十一條：檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內容，發現問題應及時上報人事行政部經理，重要問題應及時上報總經理。

　　第十二條：要妥善保管檔案，謹防丟失，不得隨意轉借，或替當事人涂改內容。

　　第十三條：檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應妥善保管。

　　第十四條：對檔案、文件的機密內容，保管人員要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內容。

　　第十五條：檔案管理員要經常清理檔案柜衛生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

　　五、借閱人員

　　第十六條：為確保檔案機密程度，檔案資料只供本公司員工借(查)用，一般檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔案管理人員監督下查閱。外單位若工作需要借(查)閱，必須經總經理批準方可。

　　第十七條：借(查)閱人對所借(查)用一般性檔案資料，須妥善保管，不得轉借、拆散、抽出、復印或在文件上涂改。

　　六、附件

　　第十八條：每半年人事行政部組織相關人員對各級檔案管理進行檢查評分，90~100 分的檔案管理人員記小功(獎勵三天基本工資)，80~89 分嘉功獎(獎勵一天基本工資)，70~79 分為合格不獎不罰，60 分以下為不合格，不合格者記小過(罰三天基本工資)并通報批評。

　　第十九條：本管理辦法由總經理批準后實施，由人事行政部監控及實施。

　　七、保密工作管理制度

　　一)、目的：

　　為了加強對公司保密工作的統一管理，防止失密、泄露及竊密事件的發生，保證公司的經營管理活動穩定可靠地進行，特制訂此制度。

　　二)、內容：

　　1、文件保密

　　1)文件按其所涉及內容的重要程度和閱讀范圍，分為秘密文件、內部文件和公開文件三種。其中秘密文件指內容涉及公司及各部門的不能向外公開的資料，其密級可分為秘密、機密、絕密三種。內部文件則指公司規定在一定范圍內傳閱、實施的文件。文件保密僅指上述兩種文件。

　　2)公司及各部門要嚴格把好組織關，必須搞好涉密人員的選拔、審查、任用和管理工作，確保其隊伍的純潔、可靠。

　　3)嚴格控制秘密文件處理的各個環節。

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