物業服務二手項目管理應用:編制投標方案(上)
第十五章:編制投標方案
編制投標方案準備:
物業服務企業在編制投標方案前,應督促編制方案人做好相應準備。并指定高層領導隨時檢查編制工作情況,適時做出是否增配人手保證進度、更換責任主選保證編制質量決定。
一、檢查編制工作條件:
編制投標方案工作布置會議結束次日上午,文案責任人應跟隨辦公室工作人員查看編制辦公場地,落實電腦、打印、復印設備,領取紙、筆、文件夾及裝訂器械等耗材。
二、完成編制資料移交:
協調項目拓展人員、跟進項目經理辦理項目資料移交。
三、落實編制工作后勤保障:
落實編制員工訂餐,檢查茶葉、咖啡提神飲品,飲水機配置完成情況。
四、完成編制準備匯報:
通知投標方案編制負責人辦公場所地點,等侯負責人到場當面逐項匯報編制條件準備工作完成情況,并得到認可。
五、召集首次編制工作會議:
征求負責人同意后通知全體編制人員到達辦公地點召開首次內部會議,完成編制投標方案準備工作。
六、辦公室完成工作反饋:
編制準備工作完成后,辦公室落實準備人員應向布置準備工作高層領導匯報安排編制辦公地點房間、工作固定電話號碼及其它準備工作準備工作完成情況。
七、準備工作檢查:
布置準備工作高層領導可視情況決定是否馬上親自核查準備工作完成質量。
編制投標方案依據:
一、編制投標方案法津依據:
物業服務企業應以《中華人民共和國招投標法》,《中華人民共和國物權法》,《物業管理條例》等相關政策、法規規定做為投標方案編制的法律依據。
二、編制投標方案基礎依據:
物業服務企業應以所收到的“物業二手項目招標文件”要求做為投標方案編制基礎。并以滿足“物業二手項目招標文件”要求逐項制定編制目錄,組織投標方案編制工作。
三、編制投標方案文化依據:
物業服務企業在編制投標方案時,應根據本企業服務管理文化,表述企業業績。闡述經營服務理念,公示質量監控程序,做出服務質量承諾。
四、編制投標方案財務依據:
物業服務企業在編制投標方案時,應根據本企業在物業二手項目轉讓初次考察后所編制的該項目物業服務成本估算加上企業預想利潤,結合物業服務收費方式、公共區域經營收益規屬(分配)、財務監督方式等編制投標財務方案。
五、投標方案中應表述的問題:
物業服務企業可針對所競標物業項目存在的問題,有選擇的在投標方案中表述解決或協調處理方法。
六、投標方案中應表述的計劃:
物業服務企業可針對所競標物業項目存在的問題,可有針對性的在投標方案中做出相應計劃,并列出時間表。
七、提高投標方案規范技巧:
物業服務企業如希望在投標方案中充分體現本企業在物業服務中規范、嚴緊的服務特點,爭取專業評委加分,在完成物業二手項目服務、財務管理方案編制后,針對物業服務特性,利用企業現有管理文件,增加工程維修、保安消防、綠化保潔服務方案分冊的,編制、裝訂工作。
編制投標方案技能儲備:
一、相關法津、法規知識儲備:
從事(或希望具備)投標方案編制工作的人員應對物業服務企業相關法律、法規有較深刻了解。具備將法津、法規熟練溶入日常服務管理和正確處理工作糾紛的能力。
1、對《中華人民共和國招投標法》具有一定了解。最好具備利用法津、法規編制規范招標文件能力。只有了解游戲規則,才有勝出對手機會。
2、深殷《物業管理條例》。熟知組織、責任、范圍相關條款,使之將服務范圍、質量、責任、控制在法津、法規許可范圍之內。特別是沒有必要做出超越法津、法規規定之外任何承諾,避免擴大企業中標之后服務管理責任,增加企業服務管理風險。
3、對《中華人民共和國物權法》有所了解。可以正確區分開發、業主、物業權益范圍,采取正確方法化解開發、業主、物業矛盾,真正起到應盡橋梁做用,承擔創造和諧社會責任。
4、具備文案寫作能力。
5、具備一定編制物業服務程序、質量管理文件能力。
6、學習一些房地產開發流程,并爭取掌握《中華人民共和國消費者權益保護法》及《中華人民共和國合同法》相關法律知識。
7、學習并掌握一定經營策化方法,提高物業服務方案策化能力。
8、掌握正確查詢項目所在地區政府發布物業服務收費標準,水、電收費標準及垃圾外運、化糞池清淘、社區消殺費用等與物業服務有關規定,執行標準方法。
9、具備一定物業服務行業客戶服務、工程維修養護、保安消防、保潔綠化綜合專業知識。
10、具備物業服務行業崗位設置能力,可以完成項目客服、工程、安保、保潔、綠化專業崗位有效合理配置。
11、具備一定財務管理知識,可以獨立編制、審核項目服務管理預算。
12、可以熟練使用文件裝訂器械、獨立或指導完成投標方案裝訂工作。
13、養成收集優秀物業服務管理招投標范本習慣,建立私人“范本”電子文檔,掌握借鑒方法。
建立投標方案有效編制方式:
一、建立投標方案編制范本:
1、物業服務企業投標方案編制樣本體系:
物業服務企業應根據本企業項目拓展計劃,利用企業服務管理質量控制體系,結合企業服務管理文化,提前組織編制住宅、辦公、商業、學校、醫院、機關后勤社會保障等不同類別的投標方案范本。并將范本做為編制單項投標方案基礎,提高編制方案工作效率,規范編制方案表述方式,展示企業管理優勢,提高競標獲勝機率。
2、從業人員個人投標方案范本:
物業服務企業職業經理或將職業經理做為個人發展規劃的從業人員,可利用日常工作選擇物業服務管理優秀投標方案逐步建立個人編制范本電子文檔,減化編制程序,保證編制質量。
3、物業服務企業負責編制投標方案人員在編制投標方案時,應根據企業辦公會議做出的競標決策要求編制投標方案。
二、投標方案范本編制組織管理方式:
1、正確選用范本編制組織責任人選:
物業服務企業總經理應深殷范本將直接影響投標方案編制質量。所以,做出正確選擇投標方案范本組織工作人選,是有效完成范本編制、提高企業競標能力的首要工作保證。
2、物業服務企業投標方式范本編制人員選擇:
物業服務企業在確定著手編制企業投標方案范本前,首先應在本企業所有任職項目經理中,選擇對《中華人民共和國招投標法》具有一定了解,具有利用法津、法規編制規范招標文件能力;深殷《物業管理條例》,熟知組織、責任、范圍相關條款,并能將服務范圍、質量、責任,有效控制在法津、法規許可范圍之內;對《中華人民共和國物權法》有所了解,可以正確區分開發、業主、物業權益范圍,采取正確方法化解開發、業主、物業矛盾,具有物業服務企在服務管理活動中應起到溝通橋梁做用理念;具備優秀文案策化、寫作能力;具備一定編制物業服務程序、質量管理文件工作經歷的資深職業經理承擔編制組織工作。
3、利用外聘方式解決編制組織工作人選:
物業服務企業在本企業任職項目經理中未能選出承擔具備完成范本編制組織工作人選時。可考慮聘請企業外,具備編制組織能力的資深職業經理,采用顧問方式幫助本企業完成范本編制組織工作。同時還應利用顧問幫助,建立有效提高企業任職人員編制投標方案能力激勵機制。
4、正確配置文案編輯:
物業服務企業在本企業年青職員中選擇具有很強文字處理能力,具備熟練使用電腦、打字、復印、裝訂辦公器具,具有一定協調能力、不怕連續工作、接受能力強的任職員工承擔范本文案編輯責任。
特別是聘請顧問承擔范本編制組織管理情況時,通過配置企業在職文案編輯,融入企業文化、服務標準、管理程序更加顯得由為重要。這點也是彰顯企業特性、區別投標方案雷同最為直接有效的工作管理方法。
5、合理配置專業技術人員:
物業服務企業在配置范文編制人選時,可考慮從本企業在職客服、工程、安保、保潔、綠化、財務等專業部門經理或主管以上級別優秀人員進入范文編制小組。用以加強范文系統編制專業規范質量,提高企業在職專業人員參與編制投標方案能力。
在聘請顧問承擔范本編制組織管理情況時,還可考慮增加編制投標方案培訓合作條款,以達到通過范本編制,打造企業投標方案優秀編制團隊的目地。
三、編制投標方案范本工作條件:
由于范本編制帶有很強的企業內部培訓性質,同時有是以質量為主的細制工作。編制時效反到并不緊迫,也沒必要制定嚴格保密紀律,所以工作條件只要達到企業內一般部門標準,辦公滿足編制工作需要就行。
四、投標方案編制范本選擇:
編制物業服務管理投標方案責任人在接到編制任務后,應根據投標項目類別,選擇與之相適應投標方案范本做為基礎編制文本。
五、投標方案編制范本文檔管理:
1、編制完成后的物業服務管理投標方案范本應納入企業檔案管理體系,嚴格執行應用、備份雙重保險檔案儲存機制,并根據情況設置內部查閱職務等級保密制度。
2、物業服務企業在投標方案編制范本文檔使用時,除決策高層管理人員外,其他(她)人員可采用編制授權借用管理方式,由投標方案編制責任人憑企業編制任命,向辦公室辦理范本借用事宜。
3、物業服務企業在進行企業員工編制投標方案培訓時,人事部門可憑企業分管高層管理人員批示辦理借用手續。培訓結束后,人事部門借用責任人應按時規還借用范本;使用電子范本文檔時,辦公室應提供專用筆記本電腦,并只存入與培訓類別相適應的電子范本文檔,培訓計劃完成后,辦公室借出責任人應負責收回借出電腦,并核實范本沒有全文外傳。
六、投標方案編制范本的定期“升級”:
1、物業服務企業在完成投標方案范本編制后,應隨物業服務行業政策、法規調整,每半年需對范本進行一次編制升級,以使范本與政策、法規調整保持一至。
2、物業服務企業可結合企業競標活動,將每次投標方案納入企業范本檔案,擴大范本存儲資庫。
3、物業服務企業應利用每次編制投標方案參加項目競標活動,不斷對范本編制內容進行調整、增補,提高范本編制質量。用以適應行業發展趨勢,保持企業競爭活力。
投標方案包含內容及編制要求:
物業服務企業在編制服務管理投標方案時,除應根據招標文件規定的要求必須完成投標方案內容表述外,還應盡量達到通過標書介紹企業文化、傳達服務理念、標明服務范圍、明示服務質量、索要服務條件、強調質量控制、豐富社區文化、公示收費標準、闡述財務管理、做出企業承諾等項編制要求。
物業服務管理投標方案:
一、前言:
前言做為物業服務管理投標方案首頁,其表述需簡潔、有效,文字最好以一頁為好。
前言內容可包括:投標項目概況描述、項目開發等級定位,本企業性質、資質、推行服務理念、在管物業項目視模、獲獎業績,投標方案收費標準報價、財務管理方式,企業競標信心、參與競標感言等項內容。
前言內容應視各物業服務企業文化、投標文案表述習慣而定,不可千篇一律。
前言應是投標方案的高度濃縮體現。其前言編寫質量的好壞,可以直接判定“方案”是否具備吸引評委關注,達到加深印象分數的闡述目的。
二、企業資訊:
企業資訊是證明企業注冊、滿足資質要求的證明文件。
1、物業服務企業工商營業執照副本;
2、物業服務企業資質等級憑證;
3、物業服務企業通過質量管理體系證書;
4、物業服務企業獲獎證書。
企業資訊文件可采用通過文件掃描,加工電子文檔,設置裝訂規定大小,進行編制。(招標文件做出交付資訊原件規定的可按“文件”要求另行提供)
三、擬派項目主要管理人員資訊:
可根據招標文件要求,由投標方案編制責任人決定是否提供主要管理人員資訊。
1、主要管理人員應包括:項目經理(競標項目規模達到或超過30萬建筑平方的高檔小區,可考慮配置項目副經理)、客戶服務部經理、工程部經理、安保部(保安部)經理等。
項目保潔綠化部經理可不包含在提供資訊范圍之內,招標文件有明確要求時,按“文件”規定提供。
2、主要管理人員資訊應包括:個人簡歷;上崗證書、專業資質;企業評價等項內容。
3、主要管理人員資訊編制可依照企業資訊編制方法進行。
四、投標方案目錄:
物業服務企業可根據本企業投標方案編制習慣及招標文件是否做出明確要求,決定是否需要編制投標方案目錄。
在決定編制目錄時,為減化排版難度,可考慮將投標方案中的前言、企業資訊、擬派項目主要管理人員資訊分別設置獨立文檔,待整個“方案”編制完成進入裝訂環節時,放在目錄之前位置裝訂。目錄之前文檔不設頁碼,以不增加編制排版難度,加快編制進度。
五、企業簡介:
雖然在投標方案前言中投標企業通常都會對本企業性質、資質,企業文化、在管服務規模做了簡要表述。但距招標單位、評標專家需要了解的投標企業情況還遠遠不夠。所以在投標方案中設置企業簡介章節讓招標單位及評標專家對本企業能有全面了解就會顯得十分必要。
1、在企業簡介章節中,除應要對前言中以包含的企業性質、資質、推行服務理念、在管物業項目視模、獲獎業績等做出更為祥細的介紹外,還可就企業發展歷程、企業發展規劃、服務質量控制太度、人性服務要素等做出相應介紹。
2、雖然企業簡介章節文字表述不象前言要有嚴格限制,但編制責任人必須考慮評標時效會有一定限制,評委不可能也會認為沒有必要將評判時問花在解讀所有競標企業簡介之上。所以,編制責任人也應注意“簡介”文字控制。
3、物業服務企業應注意隨企業管理規模擴展,服務資質調整、獲獎項目增加、服務質量提升等,對“簡介”內容做出及時修改。
六、在管項目目錄摘要:
物業服務企業可根據本企業管理規模,自行確定是否應在編制投標方案時設置在管項目目錄摘要。
1、對于以有多個在管項目的較大型物業服務企業,可通過設置在管項目目錄宣傳企業業績,增加評委印象。
2、對處于發展初期階段缺少在管項目業績的較小規模物業服務企業,可在投標方案中回避設置在管項目目錄,隱匿規模表述,減少招標單位對本企業失去信心。
3、在管項目目錄內容應包括:項目名稱、所在區域、項目類別、建筑規模、管理方式等項內容,可用表單方式加以闡明。
七、服務管理范圍:
物業服務企業在編制投標方案時,可根據《物業管理條例》所規定的法定條款,設置服務管理范圍章節,對投標服務管理范圍進行正確表述。
1、建議物業服務企業在招標文件沒有做出明確超出法定服務范圍訴求時,慎做超越法定服務管理范圍承諾。避免中標之后投標文案做為合同附件增加企業法律責任,并給中標項目財務管理埋下隱患。
2、在招標文件明確做出超越法定服務范圍訴求時,物業服務企業在計算項目運營財務成本時,應考慮將增加超越服務范圍所產生的成本納入收費管理體系。適當調高收費標準,避免形成服務虧損。
3、如物業服務企業為增加競標法碼,決定在不提高收費標準前題下擴大服務管理范圍,就需找出消化增加成本的有效運作方法,其“方法”必須符合政治、法律規定。
八、項目管理程序:
物業服務企業在編制投標方案時,應對項目管理應用程序做出簡要說明。
1、文字說明:
物業服務企業可使用文字在投標方案中對本企業在投標項目中應用管理程序向招標單位及評委加以說明。
2、程序表述:
物業服務企業在對管理程序做出文字說明后,還可根據所采用的管理程序方式,配置項目應用管理程序圖表。利用圖表簡潔、直觀的表現優勢,展示項目管理關系,規范表述方式。
3、監督服務管理方式:
物業服務企業在表述項目管理程序時,應就如何通過有效監督提高管理效率、規范管理行為、落實管理責任做出相應說明。
物業二手項目服務管理監督,通常會以“招標業主監督為主、企業監督為實、項目自我監督為律”的方式加以強化。
九、服務應用程序:
物業服務企業在編制投標方案時,應就項目投標服務方式及質量控制程序進行表述,同時還可對該項目服務質量目標做出相應承諾。
1、物業服務企業在表述服務應用程序時,應對程序做出正確文字表述。應用程序應包括:
服務值班時效、業戶服務申請方式、服務受理方式、下達服務任務、服務到達時限、服務申請核對、進入服務場地、提供申請服務、完成服務自檢、清理服務現場、業戶服務核驗、業戶服務評價、離開服務現場、任務完成反饋、返回崗位待命等進行逐項表述。
2、物業服務企業在表述服務應用程序時,可通過編制服務流程圖表,配合文字表述服務程序流動關系。
篇2:物業管理投標方案編制標準規程
1.目的
規范公司對外參加物業管理的投標工作,確保投標書的編制質量,為通過市場競爭拓展公司物業管理的規模打好基礎。
2.適用范圍
適用于物業管理公司對外承接物業時的投標書的編制工作。
3. 職責
(1)公司總經理負責對外投標書編制工作的組織安排和質量控制。
(2)公司各職能部門抽調業務骨干組成投標書編制小組,負責投標書的具體編制工作。
4.程序要點
(1) 投標書編制小組的組織
a) 公司在接到物業管理招標書邀請(或議標書邀請)后,由公司總經理召開經理辦公會議決定是否參加投標競爭。如決定參加投標,則應由公司總經理親自挑選各部門業務骨干組成投標書編制小組,并由公司各部門負責組成對外投標小組,具體操作標書編制工作以外的其他工作(詳見《對外投資標準作業規程》)。
b) 投標書編制小組的分工如下:
★ 財務部抽調業務骨干負責開辦費用、管理成本、預期效益的測算;
★ 管理處抽調業務骨干負責日常管理工作方案、難點、重點管理方案的擬定、編制;
★ 辦公室、人事部抽調業務骨干負責擬接項目的人員配置,設備、設施配置,以及編制投標方案資料的收集、提供;
★ 品質部抽調業務骨干負責管理目標、管理計劃、質量保證措施、服務承諾的編制;
★ 經營部抽調業務骨干負責及時全面地收集擬接項目的信息。
(2) 物業管理投標書的結構與內容
a)擬接物業的基本概況。
b)公司接管后準備采取的管理方式。
c)針對管理的難點、重點所采取的針對性措施。
d)為開展物業管理所配置的人力、物力資源。
e)開展物業管理一段時間后所力爭達到的管理目標。
f)為有效地提高物業管理水準所必要的服務承諾。
g)費用投入和成本測算。
h)經濟效益分析。
i)社會效益預測。
j)需要招標單位協助解決的問題。
k)本公司的優勢和長處。
l)物業接管后的工作進度安排。
(3)投示書的編制要求
a)“擬接管物業的基本概況“要求詳細列出擬接管物業的地理位置、環境、占地面積、
建筑面積、棟數、層樓、樓宇結構特點、基本設施、設備、住戶基本構成、驗收移交情況等。b)“準備采取的管理方式“要求針對擬接管物業的自身特點編制出總體管理方案和分項管理方案。
c)對擬接物業的管理難點、重點應有針對性地列出具體的管理措施。
d)人力、物力資源要求詳細列出:
★ 擬接管物業的組織架構;
★ 擬接物業的人事定編和崗位設置、崗位描述;
★ 主要業務骨干的配置人選和人員素質介紹;
★ 為開展工作前期投入的設備、設施。
e)管理目標要求具體列出明確的總體目標和詳細分項目標。目標要求可操作性和可考核性。
f)服務承諾要求針對小區業主的要求和物業管理服務的特點列出有鮮明特色的服務措施來。
g)費用投入和成本測算要求針對擬接小區的現狀和管理要求、難度逐項測算出前期投入和管理成本。
h)經濟效益分析要求按照物業管理“以區養區、保本微稈”的特點詳盡地計算出擬接物業后的經濟效益。
(4)投標書的編制程序
a)總經理依據經營部收集到的擬接物業的信息的現場實地考察的結果給出編制投標書的原則的要求。
b)編制小組開始詳細依照本規程(3)條的要求逐條完成單項編制工作。
c)總經理在單項工作編制完畢后開始組織匯編。
d)匯編后打印、裝訂成冊報總經理審批(大的項目尚需報董事會批準)。
5.記錄
6.相關支持文件
《人事定編管理標準作業規程》
7. 附錄
《物業管理成本測算法》略
篇3:外接項目物業管理投標方案編制標準作業規程
外接項目物業管理投標方案編制標準作業規程
1.0目的
規范公司對外參加物業管理的投標工作,確保投標書的編制質量,為通過市場競爭拓展公司物業管理的規模打好基礎。
2.0適用范圍
適用于物業管理公司對外承接物業時的投標書的編制工作。
3.0職責
3.1總經理負責對外投標書編制工作的總體安排、質量控制以及標書的批準。
3.2市場拓展部組織各部門業務骨干組成投標書編制小組,負責投標書的具體編制工作。
4.0程序要點
4.1投標書編制小組的組織。
4.1.1公司在接到物業管理招標書邀請(或議標書邀請)后,由公司總經理召開經理辦公會議決定是否參加投標競爭。如決定參加投標,則應由市場拓展部主管挑選各部門業務骨干組成投標書編制小組,具體操作標書編制工作。
4.1.2投標書編制小組的分工如下:
a)財務部抽調業務骨干負責開辦費用、管理成本、預期效益的測算;
b)管理處抽調業務骨干負責日常管理工作方案、難點、重點管理方案的擬定、編制;
c)人力資源部抽調業務骨干負責擬接項目的人員配置、設備與設施配置以及編制投標方案資料的收集、提供;
d)品質部抽調業務骨干負責管理目標、管理計劃、質量保證措施、服務承諾的編制;
e)市場拓展部負責小組全面的組織協調工作并抽調業務骨干及時全面地收集擬接項目的信息。
4.2物業管理投標書的結構與內容。
4.2.1擬接物業的基本概況。
4.2.2公司接管后準備采取的管理方式。
4.2.3針對管理的難點、重點所采取的針對性措施。
4.2.4為開展物業管理所配置的人力、物力資源。
4.2.5開展物業管理一段時間后所力爭達到的管理目標。
4.2.6為有效地提高物業管理水準所必要的服務承諾。
4.2.7費用投入和成本測算。
4.2.8經濟效益分析。
4.2.9社會效益預測。
4.2.10需要招標單位協助解決的問題。
4.2.11本公司的優勢和長處。
4.2.12物業接管后的工作進度安排。
4.3投標書的編制要求。
4.3.1"擬接管物業的基本概況"要求詳細列出擬接管物業的地理位置、環境、占地面積、建筑面積、棟數、層數、樓宇結構特點、基本設施、設備、住戶基本構成、驗收移交情況等。
4.3.2"準備采取的管理方式"要求針對擬接管物業的自身特點編制出總體管理方案和分項管理方案。
4.3.3對擬接物業的管理難點、重點應有針對性地列出具體的管理措施。
4.3.4人力、物力資源要求詳細列出:
a)擬接管物業的組織架構;
b)擬接物業的人事定編和崗位設置、崗位描述;
c)主要業務骨干的配置人選和人員素質介紹;
d)為開展工作前期投人的設備、設施。
4.3.5管理目標要求具體列出明確的總體目標和詳細分項目標。目標要求有可操作性和可考核性。
4.3.6服務承諾要求針對小區業主的要求和物業管理服務的特點列出有鮮明特色的服務措施來。
4.3.7費用投入和成本測算要求針對擬接小區的現狀和管理要求、難度逐項測算出前期投入和管理成本。
4.3.8經濟效益分析要求按照物業管理"以區養區、保本微利"的特點詳盡地計算出擬接物業后的經濟效益。
4.4投標書的編制程序。
4.4.1總經理依據市場拓展部收集到的擬接物業的信息和現場實地考察的結果給出編制投標書的原則和要求。
4.4.2編制小組開始詳細依照本規程4.3條的要求逐條完成單項編制工作。
4.4.3市場拓展部主管在單項工作編制完畢后開始組織匯編。
4.4.4匯編后打印、裝訂成冊報總經理審批。
5.0記錄
6.0相關支持文件
《招投標控制程序》。