集團公司電話、傳真使用規(guī)范和管理制度
一、受理電話規(guī)范
1、電話鈴聲一響，應(yīng)迅速接聽。
2、總機接到電話應(yīng)通報：“您好，**集團” ;部門、子公司接到轉(zhuǎn)入電話應(yīng)通報姓名：“您好，ΧΧΧ” ，接到電話(包括手機)應(yīng)視情通報：“您好，**集團，ΧΧ部ΧΧΧ。”
3、在受理電話時，要認真聽取對方的談話，必要時應(yīng)做好詳細記錄。電話記錄包括來電人單位、姓名、職務(wù)、電話號碼、通話內(nèi)容、接電時間、接電人。
2、在結(jié)束通話前，道“再見” 。
3、員工應(yīng)在自己的電話分機上錄制對外問候語，具體辦法參閱《語音信箱使用方法》。
二、發(fā)送電話規(guī)范
1、在發(fā)送電話時，首先自己打好腹稿，重要電話，應(yīng)起草電話稿。
2、電話接通后，應(yīng)通報自己單位、姓名，如：“您好，我是**集團ΧΧ部ΧΧΧ。”請求對方找受話人。
3、需要對方記錄時，在敘述事由前應(yīng)提醒對方做好記錄準備。
4、對于重要電話，通話結(jié)束后，應(yīng)在電話稿上標明對方接電話人的姓名及
通話時間。
三、通電話的基本要求
1、語氣要和藹，語言要文明。通電話時，要提醒自已“我在代表公司講話”，“這是公司形象的一部分” 。所以用電話時，一定注意使用語言要文明禮貌，例如：您好、請、麻煩您了、謝謝、對不起、請原諒、再見等。講話時，聲調(diào)要熱情、愉快、友好、和藹。如詢問對方職務(wù)、姓名時，口氣盡量婉轉(zhuǎn)：“您貴姓?” “應(yīng)當(dāng)怎樣稱呼您?”
2、發(fā)音要清楚，語言要準確。通話必須使用普通話，切忌夾雜方言土話、文言古語、避免使用生僻術(shù)語。
3、內(nèi)容要扼要，重點要突出。打電話要注意節(jié)約時間和費用。對重要的或復(fù)雜的內(nèi)容，通話前要擬定一個提綱，突出重點，言簡意明，使對方能抓住中心。
4、按權(quán)限處理問題。通話中涉及的問題如超出自已的權(quán)限，不可怕“麻煩”就隨口答應(yīng)，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況，待向領(lǐng)導(dǎo)請示后再答復(fù)對方。接打電話時，要出言謹慎，識別詐騙電話，防止上當(dāng)受騙，泄露機密。
5、不得在電話里與對方爭吵，不得生硬頂撞，不得人在拒聽。
四、電話、傳真的管理制度
1、總機在工作時間須有人值班。除前臺文秘外，其他人不得用總機接打電話。
2、不準過多、過長時間打私人電話，對屢教不改者，給予批評以至處分。
3、不得用公司電話撥打私人長途電話。因公打長途電話必須登記。
4、接發(fā)傳真，由行政管理部專人負責(zé)，并進行登記。
5、電話設(shè)備由行政管理部統(tǒng)一管理維護。未經(jīng)批準，不得安裝、移動電話設(shè)備。
篇2：公司打印機、復(fù)印機、傳真機使用管理規(guī)定
公司打印機、復(fù)印機、傳真機使用管理規(guī)定
打印機、復(fù)印機、傳真機是公司辦公專用設(shè)備，非工作需要不得隨意使用。無關(guān)人員操作造成損壞要擔(dān)負賠償責(zé)任。
2、各部門需要打印復(fù)印文件資料，須經(jīng)部門經(jīng)理同意，打印、復(fù)印資料者本人在《打印復(fù)印登記表》上簽字后方可進行。如急需而本部門又難以在預(yù)定時間完成，確需人力資源部協(xié)助的，要經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核同意。
3、必須嚴守公司秘密，打印、復(fù)印的資料必須立即取走，并注意銷毀有關(guān)公司秘密及公司重要資料的廢稿。
4、與公司工作無關(guān)的資料，一律不得打印、復(fù)印、傳真。如有發(fā)現(xiàn)打印、復(fù)印、傳真與工作無關(guān)的資料，每次罰款50元并通報批評，且所打印、復(fù)印的按1元∕張付費。
5、打印、復(fù)印機要資料份數(shù)按分發(fā)范圍嚴格控制。
6、愛護打印機復(fù)印機、傳真機等辦公設(shè)備，凡因使用不當(dāng)造成損壞，操作人負責(zé)修復(fù)或賠償。
7、使用傳真機發(fā)送一般性業(yè)務(wù)稿件，須經(jīng)部門經(jīng)理審批。
8、發(fā)送稿件為公司文件或涉及公司技術(shù)、人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)等重大問題的，須經(jīng)部門負責(zé)人審核，總經(jīng)理辦公室審批后，方可發(fā)出，否則處罰500元∕次。
9、各部門要嚴格控制傳送文稿數(shù)量，傳送的文件、資料限于急件和簡短文件。
10、不得利用傳真發(fā)送機要文件，否則處罰200元∕次，并視情節(jié)嚴重程度追究當(dāng)事人法律責(zé)任。
11、不得利用傳真機收發(fā)與業(yè)務(wù)無關(guān)的宣傳品，否則處罰50元∕次。
篇3：礦山工程公司傳真使用管理辦法
礦山工程有限公司傳真使用管理辦法
(一)、總則：為加強公司傳真使用管理，特制定本辦法。
(二)、使用范圍
1.本辦法適用于公司使用傳真機的各種情況。
2.使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。
(三)、傳真的接收管理
1.傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi)，由收發(fā)員統(tǒng)一接收。
2.傳真件接收后，填寫收件登記簿，并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存，業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。
3.公司傳真機應(yīng)隨時處地開機接由狀態(tài)。
(四)、傳真的發(fā)送管理
1.各部門和人員發(fā)送傳真，由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送;重要文件可由當(dāng)事人親自發(fā)送。
2.傳真發(fā)送，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，填寫發(fā)文登記簿表，并及時發(fā)送出去;因故不能發(fā)送，應(yīng)及時通知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。
3.傳真原件留存行政部。
(五)、附則
傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發(fā)。