人力資源管理手冊:人事檔案管理

　　第十七章人事檔案管理

　　一.人事檔案管理的基本要求

　　1公司人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案工作的歸口管理，指導(dǎo)監(jiān)督各分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。

　　2人事檔案管理實(shí)行公司領(lǐng)導(dǎo)下的分級管理負(fù)責(zé)制。

　　3人事檔案管理必須嚴(yán)格確保材料保密。公司人力資源部負(fù)責(zé)公司各級干部和各分支機(jī)構(gòu)經(jīng)理室成員、人力資源部負(fù)責(zé)人、稽核審計(jì)部負(fù)責(zé)人的人事檔案管理工作。

　　4各分支機(jī)構(gòu)人力資源部負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)經(jīng)理以下人員的人事檔案管理。

　　5同級組織部門有權(quán)查閱本級人事檔案。

　　6各單位專職檔案管理人員的本人檔案由同級組織部門與人力資源部交叉管理，其它人員不得代管。

　　二.確立兩級檔案管理制度

　　1一級檔案為本辦法所指人事檔案，是員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料;

　　2二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料

　　三.人事檔案分類：

　　第一類：履歷材料;

　　第二類：自傳材料;

　　第三類：鑒定、考核、考察材料;

　　第四類：學(xué)歷和評聘材料;

　　第五類：政治歷史情況的審查材料;

　　第六類：政治面貌材料;

　　第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料;

　　第八類：處分材料;

　　第九類：錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料;

　　第十類：其他可供組織上參考的材料。

　　四.一般文檔管理

　　1人力資源部文件：

　　A人力資源本部正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、依成文時(shí)間編號(hào)裝訂成冊。

　　B人力資源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告，以及搜集到的業(yè)務(wù)資料等，由各處歸口管理，各經(jīng)辦人保存。年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。

　　C薪資福利類保密文件由薪酬福利處自行建檔保存。

　　2公司文件：

　　A包括集團(tuán)公司發(fā)文、所屬企業(yè)的請示和報(bào)告(除保密的薪資內(nèi)容)，平時(shí)收文即入活頁冊保存，年終編排目錄，裝訂成冊歸檔

　　3外部文件：

　　包括國家和市政府有關(guān)部門(勞動(dòng)人事部門)的發(fā)文，社會(huì)公開資訊等，應(yīng)作為公開業(yè)務(wù)資料共享。

　　五.員工人事檔案管理

　　1人力資源部負(fù)責(zé)管理(建立、接轉(zhuǎn)、保存、整理)本機(jī)構(gòu)內(nèi)員工的人事檔案。

　　2人力資源部一般情況在員工試用期滿，向其人事檔案關(guān)系所在單位開出" 調(diào)函" ，交員工或其委托人，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。檔案管理人員應(yīng)在接到調(diào)入檔案時(shí)當(dāng)場拆封核查，如有缺漏或疑點(diǎn)，應(yīng)將檔案密封交員工本人退回原單位補(bǔ)齊或作出書面解釋。

　　3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在" 終止/解除勞動(dòng)關(guān)系手續(xù)清單" 上簽字，確認(rèn)無遺留問題;員工出具調(diào)入單位的調(diào)函后，人力資源部核對檔案材料，密封人事檔案，連同開具的" 檔案材料轉(zhuǎn)移單" 、" 干部介紹信" 、" 調(diào)出人員工資轉(zhuǎn)移單" 及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位。

　　4人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)(或經(jīng)理)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　六.員工管理檔案的管理

　　1“員工管理檔案”是公司為每個(gè)員工建立的內(nèi)部管理檔案。包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。建立此檔案旨在方便內(nèi)部管理。

　　2員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)歸進(jìn)員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工管理檔案封存。

　　3員工管理檔案中保存應(yīng)聘錄用、勞動(dòng)合同、薪酬福利(休假、醫(yī)療、工傷、教育培訓(xùn)等)、獎(jiǎng)懲、考核、體檢等所有材料的原件，人力資源部指派專人負(fù)責(zé)管理。

　　4員工管理檔案中不應(yīng)包含秘密內(nèi)容，人力資源部員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內(nèi)容。

　　5員工管理檔案僅供公司內(nèi)部使用。

篇2：附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度

　　附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度

　　一、干部檔案保管制度

　　1、干部檔案要建立堅(jiān)固、防火、防潮的庫房，做到庫房、辦公室、查閱室分開，庫房面積每1000卷需20-25平方米，要有數(shù)量充足的鐵質(zhì)檔案柜。

　　2、配備必要的安全設(shè)施，保持清潔衛(wèi)生，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。

　　3、對庫房設(shè)備和安全措施進(jìn)行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

　　4、對干部檔案收進(jìn)、移出、調(diào)閱、歸還都要嚴(yán)格登記，做到有章可循，有目可查。

　　5、每年要核對一次干部檔案順序號(hào)，并作好登記，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)號(hào)、錯(cuò)位要及時(shí)糾正;發(fā)現(xiàn)缺少，及時(shí)查找。

　　6、嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。

　　二、干部檔案管理部門的十項(xiàng)職責(zé)

　　1、保管干部檔案，為國家積累檔案史料。

　　2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。

　　3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞。

　　4、登記干部職務(wù)的變動(dòng)情況。

　　5、為有關(guān)部門提供干部的情況。

　　6、做好干部檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

　　7、調(diào)查研究干部檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　8、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。

　　9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。

　　10、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

　　三、檔案管理人員崗位職責(zé)

　　1、嚴(yán)格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行干部檔案管理的各項(xiàng)制度。

　　2、熱愛本職工作，忠于職守，刻苦專研業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

　　3、經(jīng)常與有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料，充實(shí)干部檔案內(nèi)容。

　　4、對收集的材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，準(zhǔn)確分類，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊;對要銷毀的材料進(jìn)行詳細(xì)登記，并報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，按規(guī)定處理。

　　5、嚴(yán)格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定，熱情接待查閱者，積極提供檔案為干部工作服務(wù)。

　　6、嚴(yán)格遵守《保密法》的規(guī)定，保守干部檔案秘密。

　　7、加強(qiáng)干部檔案的安全保護(hù)工作，保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉?fàn)€等。

　　8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

　　四、干部檔案安全保衛(wèi)制度

　　1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識(shí)，增強(qiáng)崗位責(zé)任感，自覺的做好檔案安全工作。

　　2、檔案庫房非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

　　3、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房安全管理規(guī)定，經(jīng)常檢查庫房安全，離開庫房時(shí)，必須關(guān)好門窗切斷電源。

　　4、檔案庫房應(yīng)具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設(shè)施;嚴(yán)禁吸煙，室內(nèi)外嚴(yán)禁堆放易燃、易爆物品。

　　5、檔案工作人員應(yīng)定期或不定期檢查檔案安全情況，及時(shí)將情況報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。

　　6、檔案的摘抄、復(fù)印過程，必須隨時(shí)有檔案工作人員監(jiān)護(hù)。

　　五、干部檔案庫房管理制度

　　1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，檔案人員應(yīng)高度重視，搞好庫房管理。

　　2、庫房內(nèi)檔案柜架要排列整齊，柜內(nèi)案卷排列寬松適度，柜架編號(hào)利于取放。

　　3、定期觀察庫房溫、濕度表，做好記錄，并根據(jù)情況采取調(diào)節(jié)措施，使溫度控制在14-24°C，相對濕度控制在45-60%。

　　4、加強(qiáng)干部檔案保護(hù)，搞好清潔衛(wèi)生，做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。

　　5、切實(shí)搞好干部檔案庫房的保密、保衛(wèi)和防火工作，落實(shí)安全措施，下班前要關(guān)好電源、門窗。

　　6、非檔案管理人員，未經(jīng)允許不得擅自進(jìn)入庫房。

　　六、查閱干部檔案規(guī)定

　　1、因工作需要查干部檔案，須填寫《查閱干部檔案審批表》，按規(guī)定辦理審批手續(xù)后，方可查閱。不得憑借調(diào)查證明或介紹信查閱干部檔案。

　　2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。

　　3、任何個(gè)人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。

　　4、查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

　　5、嚴(yán)禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料，也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。

　　6、查閱檔案在查閱室內(nèi)進(jìn)行;查閱時(shí)不得喝水、吸煙，防止檔案材料被毀壞。

　　7、查閱完畢，要進(jìn)行登記。

　　七、借閱干部檔案規(guī)定

　　1、干部檔案一般不外借，如遇特殊情況要借閱時(shí)，借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》，由單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可外借。

　　2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。

　　3、借出的干部檔案必須指定專人保管，不得轉(zhuǎn)借，更不得把檔案給無關(guān)人員或干部本人翻閱。

　　4、借出的檔案嚴(yán)禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料，也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍攝、公布檔案內(nèi)容。

　　5、借閱干部檔案的時(shí)間，最長不超過15天，若需延長使用時(shí)間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

　　八、轉(zhuǎn)遞干部檔案規(guī)定

　　1、干部檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。

　　2、縣及相當(dāng)縣以上黨委組織，人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。

　　3、轉(zhuǎn)出的檔案必須齊全完整，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

　　4、轉(zhuǎn)出檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)

目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。

　　5、收到檔案的單位，經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回，逾期一個(gè)月未退回者，應(yīng)進(jìn)行催問，防止丟失。

　　6、為使干部檔案能夠隨著干部調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)而及時(shí)轉(zhuǎn)遞，干部調(diào)配、任免工作部門應(yīng)將干部調(diào)入單位和任免通知及時(shí)告訴干部檔案管理部門，并建立必要聯(lián)系制度。

篇3：C房產(chǎn)人事檔案管理制度

　　人事檔案管理制度

　　一、人事檔案保管制度

　　□ 目 的

　　第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報(bào)戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

　　第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

　　□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。

　　檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：

　　--突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

　　--對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　--發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

　　①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;

　　②在檔案底賬上注銷;

　　③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

　　④按發(fā)文要求包裝、密封。

　　在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：

　　①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

　　②庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

　　④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

　　⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。

　　⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：

　　①人事檔案的數(shù)量。

　　②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

　　③檔案整理情況。

　　④檔案保管情況。

　　⑤利用情況。

　　⑥庫房設(shè)備情況。

　　⑦人事檔案工作人員情況。

　　二、人事檔案利用制度

　　□ 目 的

　　第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

　　□ 人事檔案利用的方式

　　人事檔案的利用有多種方式：

　　(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。

　　(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。

　　3.人事檔案利用的手續(xù)

　　在通過以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。

　　(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

　　(2)外借手續(xù)。

　　首先，借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。

　　其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

　　再次，人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

　　然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。

　　最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。

　　(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)

　　，需履行以下手續(xù)：

　　首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ;

　　其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;

　　最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。