開發有限公司檔案管理員職位說明書

　　崗位名稱 檔案管理員 崗位編號 HCF*Z004

　　所在部門 行政后勤部 崗位定員

　　直接上級 行政后勤部經理 工資等級

　　直接下級 晉升方向

　　所轄人員 崗位分析日期 20**年2月

　　本職：公司檔案收集與管理、傳真收發登記、復印管理、文件打印、辦公用品管理

　　職責與工作任務：

　　職責一 職責表述：做好檔案入庫、分類、查閱手續、保管、銷毀等相關工作。

　　工作任務 格執行檔案資料保密制度

　　按有關規定對檔案進行例行的保養、管理或銷毀

　　嚴格檔案入庫制度，認真做好分類登記，對檔案的分類應做到科學合理，便于查找

　　檔案借閱應按規定辦理登記手續，認真檢查到期歸還的資料是否完整無缺，發現問題及時報告和處理

　　職責二 職責表述： 傳真收發登記、復印管理

　　工作任務 將來往傳真按要求詳細登記，并轉達給相關人員

　　操作、登記和控制復印，尤其是公司文件的復印

　　職責三 職責表述： 辦公用品的管理

　　工作任務 統計辦公用品需求，報行政秘書采購，并負責分發和庫存控制

　　登記并統計各部門的辦公用品消耗，控制辦公用品支出

　　職責四 職責表述： 文件打印

　　工作任務 文件打印

　　職責五 職責表述： 上級交辦的其他任務

　　權力：

　　監督應存檔文件及時存檔的權力

　　手續不符時拒絕借閱、借用文件的權力

　　監督檔案、傳真來往并在有問題時向上級反映的權力

　　工作協作關系：

　　內部協調關系 公司各部門

　　外部協調關系 無

　　任職資格：

　　教育水平 大專以上學歷

　　專業 檔案管理、文秘、中文等相關專業

　　培訓經歷 無

　　經驗 一年相關工作經驗

　　知識 具有簡單的英語閱讀能力

　　技能技巧 熟練使用自動化辦公軟件，具備基本的網絡知識，中文輸入速度在50字/分以上。

　　個人素質 溝通能力、判斷能力

　　其它：

　　使用工具設備 電話、電腦、傳真機、復印機、打印機

　　工作環境 辦公室

　　工作時間特征 固定上班時間

　　所需記錄文檔 文件檔案、文件移交和借閱紀錄、工作計劃和報告、傳真收發紀錄等

　　考核指標：

　　檔案管理的完整性、檔案資料的保密性、公司重要文件存檔狀況、公司重要文件遺失數量、傳真收發紀錄完整性、辦公用品采購費用控制情況、重要任務完成情況

　　考勤、服從安排、遵守制度

　　判斷決策能力、溝通能力、專業知識技能

　　備注：

篇2：外語學院檔案管理員工作職責

　　外語學院檔案管理員隸屬于系黨政辦公室管理，履行以下崗位職責：

　　一、遵守黨和國家的保密制度，認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《檔案法實施細則》和學院的相關規定，對檔案的安全進行有效管理，維護檔案的完整和安全。

　　二、認真學習檔案業務知識，按要求參加學院舉行的業務培訓和學習，不斷提高業務水平和工作能力，努力做好檔案工作。

　　三、負責外語學院文件檔案、教學檔案、管理檔案、科研檔案、財會檔案、外事檔案、教師材料檔案的采集、歸檔工作，檔案形式包括紙質檔案、電子媒介檔案及聲像資料。

　　四、負責檔案提供、利用工作。熟悉和掌握各種檢索工具，有計劃地編制各種檢索工具，檔案總目錄等主要檢索工具須及時更新。熱情、準確、迅速地為外語學院教師和管理人員提供檔案查閱服務，及時提供、按時催收檔案。

　　五、積極開發檔案信息資源，利用檔案信息為領導決策、科學化管理提供依據。

　　六、每學期至少與系內有關教師、管理人員聯系一次，提出歸檔材料要求，鑒別材料無誤后予以接收、登記、歸檔。

　　七、聯系學院各職能部門的檔案業務工作，接收、轉遞有關檔案材料。接收、轉遞檔案應做到嚴格審查，有記錄、有回執。

　　八、整理檔案應做到材料、手續完備，分類準確，裝訂整齊，符合規范。在整理檔案工作中，檔案管理員無權修改、處理或銷毀檔案材料。發現問題時，應按程序向上級部門請示。

　　九、認真保管好檔案，按檔案管理規定分別編號存放。做到庫存檔案數目清楚，安全措施齊全，保管條件良好，防止檔案材料霉變、蛀蟲等現象發生。對破損檔案的卷皮應及時修補或更換。

　　十、負責定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，并提出處理意見。

　　十一、出現檔案丟失、損壞現象要立即向系黨政辦公室主任報告，并配合有關部門查清原因，追回丟失的檔案。

篇3：公司檔案管理機構和職責

　　公司檔案管理機構及職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合部的統籌管理;二級管理是指各部門對本部門檔案資料的整合管理。

　　2、綜合部對公司各部門上交的檔案進行管理。

　　2.1 公司依據《檔案法》等有關法律，法規和方針政策，制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷毀和移交等有關規章制度。

　　2.2 綜合部負責監督，指導公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。

　　2.3 統籌規劃公司各部門的檔案工作，并建立獨立的檔案室，負責公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發使用工作。

　　3、各部門應該指定專人負責內部的檔案管理工作--收集、整理、保管本部門的檔案資料，并建立檔案目錄，以方便入檔時能夠及時、有效的備案和日后查找復核工作。

　　3.1 堅持平時整理。根據本部門不同種類文件材料的形成特征，制定案卷目錄，合理分類存放，便于利用和歸檔。

　　3.2 負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

　　3.3 歸檔案卷做到組卷合理，頁碼編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

　　3.4 保管好本部門應歸檔的案卷，保證文件材料的安全和保密。

　　3.5 接收檔案員的指導規劃，按規定時間向檔案室移交檔案。

　　3.4、檔案管理人員負責檔案的日常管理工作，對文件、材料等的安全性、保密性負責，并且忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

　　3.5、檔案管理人員變動時，綜合部部長要對檔案交接負有監交責任，且應該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認。

　　3.6、會計類檔案將由財務部統一歸檔保管，以方便財務核對和審批工作。