科技公司文件管理制度
第一節(jié) 總則
為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
第一條 公司文件是傳達公司方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章 制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
第二條 公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實際、實事求是和認真負責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
第三條 文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件統(tǒng)一由行政部收發(fā)、分辦、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
第一條：行政文件的分類
行政文件共分九類：(分別是：決定、指示、通告、通知、通報、報告、申請、批復(fù)、函)一、決定
1、決定：是一種重要的指示性和約束性文件。公司對重要事項或重大行動做出安排，都采用“決定”，決定在加強領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一行動、提高經(jīng)濟效益方面起著重大的作用。
2、決定的分類：處置性決定、公布性決定、部署性決定等等。
二、指示
指示：是上級對下級布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則時使用的一種公文。指示具有較強的指導(dǎo)性、政策性，可以對某一重要事項、工作順利進行起決定作用。
三、通告
1、通告：是公司在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守的或周知的事項時所使用的一種公文。
2、通告的應(yīng)用范圍。通告內(nèi)容廣泛，使用普遍，某些需要周知、遵守的具體事項，都可使用。
3、通告的種類：制約性通告、周知性通告。
四、通知通知的分類:
1、按性質(zhì)、內(nèi)容可以分為：指示性通知、布置工作通知、發(fā)布性通知、任免通知等。
2、按發(fā)文單位來分，有單一通知和聯(lián)合通知及頒發(fā)性通知和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。
3、按緊急程度劃分，有普通通知和緊急通知。
五、通報
通報：是公司表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況所使用的一種文件。通報一般是上級向下級發(fā)布六、報告
1、報告：是向上級匯報工作、反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級詢問或要求的陳述性文件。
2、報告的應(yīng)用范圍。報告屬于上行文件，應(yīng)用范圍很廣泛。可以用來向上級反映本部門、本單位貫徹各項方針、政策、指示的情況，也可以用來反映實際工作中遇到的問題。
3、報告的種類：按報告的性質(zhì)可分為綜合報告和專題報告;按時間可分為定期報告和不定期報告;按內(nèi)容可分為工作報告、情況報告、建議報告、答復(fù)報告和遞送報告等。
七、申請
申請：是公司內(nèi)部普遍廣泛應(yīng)用的一種文件，是下級向上級或業(yè)務(wù)主管部門請求指示，審核批準某事項時使用的一種文件。
八、批復(fù)
1、批復(fù)：是與申請相匹配的文件，是上級答復(fù)下級申請所使用的下行文。
2、批復(fù)的特點：
(1)行文對象專一。即本公司呈遞申請的下級部門，而不涉及其他部門。
(2)文件內(nèi)容集中。一般只答復(fù)需下級部門的申請內(nèi)容，而不涉及其他事項。
(3)從行文來看，批復(fù)不同于指示、通知等下行文件那樣可以主動行文，而必須在下級來文申請之后，是上級被動制發(fā)的文件。當然，作為下行文，批復(fù)具有較強約束力和權(quán)威性，下級部門必須照此執(zhí)行。
九、函
1、函：是不相隸屬機關(guān)、單位、團體之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準某事項時使用的文件，它是一種平行文件。
2、函的種類：按性質(zhì)分，可分為公函和信函兩種;按發(fā)函的目的性分，可分為發(fā)函和復(fù)函兩種;按內(nèi)容和用途分，有商洽事宜函、征求意見函、催辦事宜函、答復(fù)事宜函、報送材料函等。
第二條：事務(wù)文件的分類事務(wù)文件分為六類：(分別是工作總結(jié)、簡報、規(guī)章 制度、規(guī)則、章 程、辦法)一、工作總結(jié)
工作總結(jié)：是公司、部門和員工普遍使用的一種文體，主要用于對一定階段內(nèi)的工作進行系統(tǒng)的回顧，分析研究，從中尋找出具體的、切實可行的經(jīng)驗或教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)某些工作規(guī)律或缺點錯誤產(chǎn)生的原因，調(diào)整改革與前進的方向，以利于以后工作的發(fā)展與進步。
二、簡報
簡報：即情況的簡明報道。它是公司和部門內(nèi)部用來匯報工作、反映問題、交流經(jīng)驗、提出意見的重要文件。
三、規(guī)章 制度
規(guī)章 制度：是公司常用的規(guī)范性文件之一。它用于公司對某項工作和某一方面的活動提出規(guī)定性的要求，有關(guān)人員必須遵守和執(zhí)行。
四、規(guī)則
規(guī)則：是公司為了維護勞動紀律和公共利益，保證學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、生活等活動正常而有序地進行制定的行為準則。
五、章 程
章 程：是一個公司為保證其組織活動的正常運行，系統(tǒng)闡明自己的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)以及規(guī)定成員的條 件、權(quán)利、義務(wù)紀律及組織機構(gòu)、活動規(guī)則，要求全體成員共同遵守的一種規(guī)則性文書。
六、辦法
辦法：是公司使用的一種規(guī)范性文件，主要用于制定對某項工作的安排或具體管理措施，涉及范圍多屬于具體事務(wù)和單一事項，如關(guān)于企業(yè)管理、稅收、票匯結(jié)算等。辦法經(jīng)過一段時間實施后，逐步發(fā)展為制度。
第三條：會議文書的分類
會議文書分為七類(分別為：提案、會議記錄、會議紀要、會議方案、開幕詞、閉幕詞、講話稿)一、提案
提案：是提請公司董事會會議討論、處理的建議。
二、會議記錄
會議記錄是：在會議中記錄人員把會議的基本情況(時間、地點、出席人數(shù)、主持者、討論的主要問題等)、研究和討論的問題、報告及發(fā)言的內(nèi)容、形成的決議等如實記錄下來成為書面材料的一種文書。
三、會議紀要
會議紀要：是在會議后期，根據(jù)會議記錄、會議文件等材料所撰寫的，傳達會議議定事項和主要精神，需要與會單位共同遵守執(zhí)行的文書。
四、會議方案
會議方案：是一種為大型的或重要的會議所做出的預(yù)設(shè)方案。
五、開幕詞
開幕詞：是指在代表大會或其他較為隆重的會議開始時，一般由會議主席向大會所做的致詞。
六、閉幕詞
閉幕詞：是一種在代表大會或其他較為隆重的會議閉幕時，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人向會議所作的總結(jié)性的講話。
七、講話稿
講話稿：是領(lǐng)導(dǎo)人在開會中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對會議的指示和關(guān)心，往往是會議的補充和報告。
第三節(jié) 文件格式版式
一、文件格式由標題、主送單位、正文、附件、單位印章 、發(fā)文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。
1、文件題應(yīng)準確簡要概括文件的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和文件種類。
2、向上級請示的公文，只寫一個主送單位如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。
3、發(fā)文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)為準。
4、文件字號包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦單位的文件編號。
二、文件如有附件應(yīng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。
三、收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主辦單位排列在前。
四、發(fā)文的范圍
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于：
(1)公布公司規(guī)章 制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件;
(3)公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布公司性的重大開發(fā)項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)公司的重大事項。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
4、在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
五、文件版式
1、制度類版式
(1)一類標題
中文字體：方正宋體;字形：加粗;字號：二號;字符間距：標準;對齊方式：居中;大綱級別：1級;行距：單倍。
(2)二類標題
中文字體：方正宋體;字形：加粗;字號：小二號;字符間距：標準;對齊方式：居中;大綱級別：2級;;行距：單倍(3)三類標題
字體：方正宋體;字形：常規(guī);字號：五號;字符間距：標準;對齊方式：居中;大綱級別：3級;;行距：單倍倍。
(4)四類標題
序號用漢字表示;用頓號分隔;字體：五號方正宋體;對齊方式：空兩格左對齊;大綱級別：無;段前段后：無;行距：單倍。
(5)五類標題
序號用阿拉伯數(shù)字表示，用頓號分隔;字體：五號方正宋體;對齊方式：首行縮進2字符;行距：單倍。
(6)六類標題
序號用帶括號的阿拉伯數(shù)字表示，無分隔號;字體：五號方正宋體;對齊方式首行懸掛縮進4字符;行距：單倍。
2、紅頭文件版式
紅頭文件(包括決定、指示、通告、通知、通報)：
(1)抬頭空三行;“山西北斗瀚海科技有限公司文件”字體：方正姚體;樣式：正文+方正
姚體;字號：小初，加粗;對齊方式：居中;排兩行，“山西北斗瀚海科技”在上，“有限公司文件”居下;段前段后：無;行距：單倍距離。
(2)分隔線空一行“瀚×字[20××]第×號”居中，空5格“：
×××”，“瀚×字[200×]第×號+簽
發(fā)”字體：宋體;樣式：正文+宋體;字號：四號，加粗;對齊方式：居中;行距：固定值，25磅。簽發(fā)人姓名字體：華文行楷，加粗;段前段后：無;行距：單倍距離。
(3)“關(guān)于×××××(決定、指示、通告、通知、通報)”字體：黑體;樣式：正文+黑體;字號：小二，加粗;對齊方式：居中;行距：固定值，17.5磅。
(4)“時間”字體：宋體;樣式：正文+宋體;字號：四號，加粗;對齊方式：右對齊;行距：單倍距離。
(5)“主題詞”字體：黑體;樣式：正文+黑體;字號：小二，加粗;對齊方式：左對齊;行距：單倍距離。
(6)“抄報、抄送”字體：宋體;樣式：正文;字號：四號;對齊方式：左對齊;行距：單倍距離。
(7)“共印
份”字體：宋體;樣式：正文+宋體;字號：四號;對齊方式：右對齊;行距：單倍距離。
3、普通文件版式
(1)“山西北斗瀚海科技有限公司文件”字體：黑體;樣式：正文+黑體;字號：小一，加粗;對齊方式：居中，排一行;段前段后：無;行距：單倍距離。
(2)“.SHAN*IBEIDOUHANHAISCIENCEANDTECHNOLOGY
CO.,LTD”字體：Arial
UnicodeMS;樣式：正文+ArialUnicodeMS;字號：
11號，加粗;對齊方式：居中，排一行;段前段后：無;行距：單倍距離。
(3)分隔線空一行“關(guān)于××××××××××××××”字體：黑體;樣式：正文+黑體;字號：三號，加粗;對齊方式：居中;段前段后：無;行距：1.5倍距離。
(4)××××××××(通知主體)字體：宋體;樣式：正文+宋體;字號：
11號;對齊方式：左對齊，首行縮進2字符;段前段后：無;行距：18磅。
(5)時間字體：宋體;樣式：正文+宋體;字號：
11號;對齊方式：右對齊;段前段后：無;行距：18磅。
4、表格類版式
(1)“山西北斗瀚海科技有限公司×××表格”字體：宋體;
樣式：正文+宋體;字號：三號，加粗;對齊方式：居中;排兩行，“山西北斗瀚海科技”在上，“×××表格”居下;段前段后：無;行距：單倍距離。
(2)表格內(nèi)字體建議用宋體;四號，各部門依表格內(nèi)容自行調(diào)整。
(3)“制表：×××”字體：小四;樣式：正文+宋體;字號：小四;對齊方式：右對齊;
行距：單倍距離。
五、文件必須蓋章 或簽字。
六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。
七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。
八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條 理清晰、文字精煉、用語準確。九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應(yīng)標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用A4型。
第四節(jié) 文件收發(fā)規(guī)定
一、公司的文件由行政部負責(zé)起草和審核，公司董事長兼總經(jīng)理簽發(fā);公司本部各部門的文件由各部門負責(zé)起草，行政部審核，董事長兼總經(jīng)理簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后，送行政部統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印;蓋章 。
三、文件和原稿，由行政部分類歸檔、保存?zhèn)洳椤?/p>
四、屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。
五、文件統(tǒng)一由行政部負責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚并由接件人簽字，向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由行政部專人負責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤;屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。
七、傳閱文件由行政部專人負責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，行政部應(yīng)及時組織傳達和落實。
第五節(jié) 收文處理
一、收文處理一般包括登記、分發(fā)、擬辦、批辦、催辦、歸檔等程序。
二、上級發(fā)來的文件及所有密級的簡報、傳真、資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、傳閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理，其中內(nèi)容重要的急件及時呈領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送行政部處理。
三、承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍和領(lǐng)導(dǎo)批示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免壓級或傳失。
四、凡需要辦理的文件，應(yīng)先送行政部經(jīng)理簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。行政部經(jīng)理在簽批文件時，認為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性文件，可根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。
五、加強文件檢查催辦工作。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件及本企業(yè)發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防壓積或漏辦。公司各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。
第六節(jié) 發(fā)文處理
第一條：發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)、歸檔等程序。
一、擬稿。文書擬稿是一項決策性、業(yè)務(wù)性很強的工作。
1、準確實際，即如實反映情況，引用事實、數(shù)字、人名、地名一定要核實無誤;
2、生動及時，即文書內(nèi)容表達生動，擬稿講究時效;
3、簡練明了，即要求用簡明扼要的語言表達意圖，且在字句上錘煉，符合文章 規(guī)范化要求;
4、符合規(guī)定的體式，即選擇恰當?shù)奈姆N和符合所選文種統(tǒng)一規(guī)定的體式;
5、擬稿時還應(yīng)注意一定的行文關(guān)系。公司文書行文關(guān)系有三種：下行文(公司上級領(lǐng)導(dǎo)層對所屬下級部門行文)、上行文(公司或公司向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)層行文)、平行文(公司內(nèi)同級職能部門之間的行文)。
二、審核。文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負責(zé)人審核后送辦公室核稿，重點包括需要行文，是否符合國家方針、政策、提出的要求、措施是否明確具體，切實可行，處理程序是否完備，行文關(guān)系與體式是否符合規(guī)定等。
三、簽發(fā)。公司行政文件由分管的總監(jiān)簽署意見后，由董事長兼總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)后，由辦公室負責(zé)打印、蓋章 、裝訂登記、分發(fā)。公文辦理完畢后，應(yīng)及時歸檔，個人不得私自留存。
第七節(jié) 文件密級范圍和劃分
第一條 、保密范圍和密級劃分
一、密級分級：按其重要程度，技術(shù)水平及失密后危害大小確定公司密級劃分：絕密、機密和秘密三個等級。
二、密級劃分標準
1、經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策資料為絕密級,包括公司開發(fā)的核心思路、廣策劃方案、從秘密渠道獲取的信息、重要人物的聯(lián)系方式等;
2、公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)報表、行業(yè)分析及統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司戰(zhàn)略合作協(xié)議、業(yè)務(wù)合同、經(jīng)營情況為機密級;
3、公司人事檔案、一般性合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。
三、密級的期限
絕密文件的保密期限為10年，機密文件的保密期限為5年，秘密文件的保密期限為2年。
第二條：保密措施
一、于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由行政部執(zhí)行;采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由技術(shù)總監(jiān)負責(zé)保密。
二、的文件資料由公司總經(jīng)理親自保管，必要時也可特別委托可靠人員按照規(guī)定的制度保管，機密和秘密的文件資料由文檔秘書保管。
三、文件必須在設(shè)備完善的保險裝置中保存。
四、確定密級的人批準，任何人不得借閱`復(fù)制和摘抄。接觸公司秘密的人員范圍由確定密級的人限定。
五、涉及公司秘密的傳真`信件，由接收員馬上交給文檔秘書登記后，由文檔秘書交相關(guān)人員六、公司秘密，由文檔秘書負責(zé)，并登記備案。
七、攜帶公司保密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，由文檔秘書登記，本人簽字。返回后要及時到文檔秘書處核銷登記。
八、在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公司內(nèi)外談?wù)摴久孛堋?/p>
九、及公司秘密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取下列保密措施：
1、擇具備保密條 件的會議場所;
2、定參加會議人員;3、定會議內(nèi)容是否傳達及傳達的范圍。
4、專人記錄會議，其他人不得記錄會議內(nèi)容。
5、議文件分發(fā)應(yīng)編號，閱后收回。
十、對外發(fā)表涉及公司秘密的論文、講話、演講前需將稿件交領(lǐng)導(dǎo)審查批準。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準的，一律不得對外發(fā)表。
十一、員應(yīng)養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，做到：
1、自己應(yīng)知道的事，不應(yīng)問;
2、別人不應(yīng)知道的事，不應(yīng)說;
十二、員如發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露時，應(yīng)當立即采取補救措施，并及時報告部門主管和總裁。部門經(jīng)理應(yīng)當迅速查明被泄露的公司秘密的內(nèi)容和密級，造成或者可能造成危害的范圍和嚴重程度`事件的主要情節(jié) 和有關(guān)責(zé)任者，并將情況書面報告總裁。
第三條 、解除和降低密級
一、符合下列條 件的文件屬于可解除或降低密級：
1、規(guī)定的保密期限屆滿;
2、已有新的替代文件出現(xiàn);
3、外界情況已經(jīng)變化，原密級已無必要的文件;
4、發(fā)生了其他可以解密和密級降低的情況;
二、解密和降低密級由文檔秘書提出清單，報總裁批準后執(zhí)行;
三、解密和降低密級操作由總經(jīng)理委托專人監(jiān)管，文檔秘書具體實施;
四、文件解密后一律當場銷毀;
第八節(jié) 時限要求：
一、級別劃分
1、特急：限4個工作時內(nèi)完成。
2、急：限8個工作時內(nèi)完成。
3、平：限
16個工作時內(nèi)完成。
二、文件的保密要求：
1、絕密文件：閱后應(yīng)立即退回發(fā)公文部門，并由發(fā)公文部門保存在保險柜內(nèi)。
2、機密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。
3、秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
篇2：公司藥業(yè)文件管理制度
**藥業(yè)文件管理制度
1.目 的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。
2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細則并報總公司批準后執(zhí)行。
3.權(quán)責(zé)說明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門負責(zé)本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文
4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。
4.2公司發(fā)文程序
4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。
4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。
4.3公司發(fā)文分類、編號：西藏藥業(yè)〔20**〕××號。
4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規(guī)，格式附后。
4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門發(fā)文
5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。
5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。
5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。
5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。
5.3公司部門發(fā)文格式附后。
5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后行文。
5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號：
西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號
6.收文
6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關(guān)部門和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后立即報送。
6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發(fā)文、收文部門負責(zé)人應(yīng)注明文件密級或者"不得復(fù)印"、"不得攜出"字樣。
7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項目招投標文件、財務(wù)賬冊、營銷策劃方案、項目設(shè)計方案等文件。
7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。
7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準。
7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章，必須按規(guī)定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經(jīng)同意私自處理。
7.5收發(fā)文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規(guī)定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經(jīng)辦負責(zé)解釋。
8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附：
篇3：酒店文件管理制度（6）
酒店文件管理制度(六)
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。
3.總經(jīng)理批辦的公文，根據(jù)批示，由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。
4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領(lǐng)導(dǎo)均不得攜離酒店。
5.各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責(zé)，按規(guī)定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。
6.各部門均應(yīng)實行公文催辦制度，負責(zé)辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文負有催辦義務(wù)，轉(zhuǎn)辦要及時，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。
7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的所有人員調(diào)動和離職時，應(yīng)將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調(diào)動和離職手續(xù);參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經(jīng)過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。