致：總經理
抄送：各部門
由：行政人力資源部
關于：關于規范文件管理制度的請示
日期：20**年07月08日
編號：HR1001
為規范酒店各類文件的管理，保證酒店各類文件流轉及管理規范化，特制定本制度。本制度適用于酒店所有部門及人員。
一、文件的主要種類
1、決定：對重要事項或重大行動做出安排，用"決定"；
2、決議；經會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用"決議"；
3、通知：組織全酒店有關合同法規等內容的培訓計劃或其它工作安排，并具體組織實施；
4、通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況或事宜，用"通報"；
5、請示：向上級請求指示http://m.dewk.cn/、批準，用"請示"；
6、報告：向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用"報告"；
7、會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求遵守、執行的，用"會議紀要"；
8、規定（規范、章程、制度、守則）：對特定范圍內的工作和事項制定帶有約束性的措施，用"規定"；
9、工作總結、計劃（安排）。
二、行文規則
1、各部門要嚴格按文件種類性質行文；
2、部門報行政辦領導的文件，冠以姓名和職務；
3、部門發部門的文件，一般情況下冠以部門的名稱；
4、行政辦下發文件，其種類用"決定、決議、通知、通報"等；
5、部門報行政辦領導的文件，其種類用"請示、報告"等，正文最后應注明"妥否，請批示。"；部門之間行文，其種類用"通知"等，正文最后應注明"特此通知！"；
6、部門報行政辦領導的文件，如需抄報、抄送的，要標明，抄報用于行政辦領導（主報領導的上級或平級），抄送用于部門；
7、部門報行政辦領導的文件，如需審批后發有關部門的，應標明抄送的部門；
8、部門之間重要行文，應抄報行政辦主管領導；
9、部門之間可以聯合行文；
10、所有發出文件，均須由承辦部門負責人簽發；
11、所有須行政辦領導審批的文件，均須審批后執行；
12、所有行政部門經理級人事任免，均由行政辦發出。
三、文件格式
文件一般由呈送（報）人（部門）、抄報人、抄送部門、承辦部門、日期、標題、文號、正文、附件等組成。具體格式如下：
致：×××部門或（職務）×××女士、先生
抄報：（職務）×××女士、先生
抄送：×××部門
由：×××部門
關于：×××××××
日期：××年×月×日
編號：××（部門英文簡稱）××（年號）××（文件編號）
以上部分格式為：宋體、小三號、加粗
（正文為宋體、四號）
（附件）
四、文件辦理
1、文件要符合行文規范，并做到觀點明確，條理清楚，文字簡練，避免錯別字，提高文件質量；
2、一般性文件，可通過信箱收發；重要文件，由部門秘書或專人送到行政辦秘書處進行收發，收發文要設專門記錄本登記、簽收；
3、經行政辦領導批閱的文件，原件發承辦部門，行政辦公室存復印件；
五、文件的存檔、銷毀
1、平時辦理完的文件，行政辦公室和各部門要進行分類立卷，做到查找方便；當年文件于次年四月前歸檔完畢；
2、對于無保存價值的文件，每年進行清理后經部門負責人審定后予以銷毀，不得作為廢紙處理；
3、涉及
財務、工程、人事、保安等技術檔案（資料、報表、憑證、圖紙等），有關部門每年整理存檔。以上妥否，請批示。
酒店各部門英文縮寫
客房HK
前廳FO
餐飲FB
銷售SM
財務AC
行政人事HR
工程 EN
保衛SEC
篇2：科技公司辦公用品管理制度
某科技公司辦公用品管理制度
第一章 總則
第一條 為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規定。
第二條 本規定中的辦公用品包括：
公司給員工個人配置的通訊工具(手機、BP機)、辦公桌椅、電話機和員工日常工作所需的辦公文具。
公司給部門配置的文件柜、傳真機、打印機、掃描儀等。
公司公用的辦公設備，如公共區域的傳真機、打印機、復印機等。
公司為部門購置的書籍、雜志和報刊。
第二章 個人辦公用品的管理
第三條 公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。
第四條 員工日常辦公用品的領用：
公司員工領用辦公用品須至行政部填寫"辦公用品領用登記"。
公司員工應當自覺愛護公司財產;節約使用辦公用品。
第三章 部門辦公用品的管理
第五條 除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。
第六條 部門申請購買辦公用品的程序：
第一步：部門經理填寫《辦公用品申請表》;
第二步：交于公司行政部(分公司則交于分公司行政，由其統一傳真至上海行政部);
第三步：上海行政部查對庫存或根據業務發展需要統一核準，上報董事長;
第四步：董事長簽核;
第五步：上海行政部將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經理(分公司則反饋給分公司行政)。
第七條 部門辦公用品領用之后，由部門經理分發辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經理須至行政部變更記錄。
第四章 公共辦公用品的管理
第八條 公司公共辦公用品由行政部統一管理和維護。
第九條 公司所有員工應當愛護公共辦公用品，打印、復印避免浪費。對于公司內部文件資料，提倡使用二手紙。
第十條 員工在使用公共辦公用品時，如發現機器故障應及時向行政部或公司網管報修。
第五章 附則
第十一條 公司根據辦公用品使用人追究損壞賠償責任。
第十二條 本規定由公司行政部負責解釋，自頒布之日起實施。
篇3：科技公司檔案管理制度
某科技公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作，保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本制度。
第二條 公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定及時歸檔，部分資料須在行政部備份。
第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍：
公司印發的公文。
公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。
公司與其他單位簽訂的合同、協議書等文件正本。
公司重要會議資料，包括會議通知、決議、總結、重要發言、會議紀要等。
上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、條例、規定、計劃等文件資料。
公司對外的正式發文及與有關單位來往的文書及傳真。
公司重要的技術資料、供應商檔案資料、客戶資料等。
公司管理人員的任免文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。
公司所有員工的考核與培訓資料。
公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。
公司及產品的獲獎證書。
第五條 資料承辦人員應及時將辦理完畢或經批準的文件資料，收集齊全，加以整理、歸檔。
第七條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的重要文件資料，由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。
第八條公司員工外出參加培訓、學習、考察、調研等公務活動，必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條各部門須有一名檔案管理人員，認真執行定期歸檔制度。
第三章 歸檔管理
第十條檔案管理人員應根據公司的業務及工作現狀，編制"案卷類目" 。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上明細名稱。
第十一條 檔案管理人員應及時將文件資料按照"案卷類目"放入文件夾內，對號入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件，歸放在一起，不得分開。
第十三條 對于重要的聲像類資料，檔案管理人員應在卷首附上文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。
第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負責解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。