山浦集團采購管理制度

　　1.0目的:為規(guī)范公司日常采購，加強采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章 可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟效益，確保工程裝修、產(chǎn)品研發(fā)之主輔材料、備品備件、辦公用品等一切需外購物品的交貨期與數(shù)量，并使采購程序納入規(guī)范，采購作業(yè)有所依據(jù)。確保一切外購物品的質(zhì)量合格，價格合理。特制定本制度，并適用于公司的日常采購活動。

　　2.0范圍:適用于本公司物料采購、行政事務(wù)采購申請、審批及過程管理。

　　3.0職責:公司各部門按照規(guī)定執(zhí)行。

　　4.0內(nèi)容:

　　4.1采購作業(yè)原則

　　1、嚴格執(zhí)行詢議價程序

　　所有物品采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格，將所采購的項目類別的購入單價在公司公示欄白板處公示，如員工有低于所公示之各類物品購入價格的供應(yīng)商的購入報價，并經(jīng)行政部門核準真實性后，則高出報價單的差額部分由相關(guān)采購專員負責補退公司。臨時性應(yīng)急購買的物品除外。

　　2、采購會審、合同會簽制度

　　物品采購，必須有相關(guān)部門參與，調(diào)研匯總各方意見，經(jīng)高管審核。

　　3、職責分離

　　(1)采購研發(fā)部負責新產(chǎn)品開發(fā)所需的各項物料及工程裝修所需的各種物料的采購;

　　(2)行政部負責日常行政事務(wù)的采購、辦公設(shè)施設(shè)備、相關(guān)會議活動的物料采購。

　　4、一致性原則采購人員采購的物品必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致，在市場條 件不能滿足采購部門要求的或成本過高的情況下，應(yīng)及時反饋信息供申請部門更改采購單作參考。

　　5、廉潔制--采購人員必須做到：

　　(1)、自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本。

　　(2)、加強學(xué)習，提高認識，增強法治觀念。

　　(3)、廉潔自律，不能向供應(yīng)商伸手。

　　(4)、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。

　　(5)、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

　　4.2物料采購申請和審批

　　4.2.1采購研發(fā)部負責新產(chǎn)品開發(fā)所需的各項物料及工程裝修所需的各種物料的采購。

　　4.2.2行政部負責日常行政事務(wù)的采購、辦公設(shè)施設(shè)備、相關(guān)會議活動的物料采購。

　　4.2.3公司部門領(lǐng)導(dǎo)負責與之相對應(yīng)類別的采購項目申請單的審批。

　　4.3采購材料分類采購材料分類：

　　A甲類：產(chǎn)品構(gòu)成的零部件或工程裝修主要的材料，即主料。

　　B乙類：除甲類物資外，一般不影響產(chǎn)品的質(zhì)量，或即使略有影響，但可采取措施予以糾正的材料，如五金、工具等，即輔料。

　　C丙類：辦公用品、辦公設(shè)施設(shè)備和低值易耗品。

　　4.4物料采購流程

　　4.4.1關(guān)于《物料申購單》的使用。

　　A.申請部門經(jīng)辦人根據(jù)所申購的項目類別按《物料申購單》格式要求填寫類別、品名、型號、數(shù)量、規(guī)格、期限等，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后送請至行政部或是采購研發(fā)部，經(jīng)董事長助理或業(yè)務(wù)總經(jīng)理簽字批準，超過五千元的物品采購需要經(jīng)董事長批準后方可進行。

　　B.各部門在填寫《采購申請單》時，應(yīng)先根據(jù)庫存或可調(diào)配的資源情況以及本部門的實際需要認真填寫，避免資源浪費;

　　C.《物料申購單》經(jīng)批準后，傳送采購部錄入電腦系統(tǒng)?！段锪仙曩弳巍蜂浫腚娔X系統(tǒng)后，財務(wù)、采購、行政等部門可隨時查詢相關(guān)信息;

　　4.4.2采購研發(fā)部根據(jù)物料申請信息，著手采購詢價和談判，不少于三個商家的價格與貨物進行對比，最終確定商家并形成采購文件。

　　A.采購文件的主要形式是采購合同，生產(chǎn)用的材料、輔助材料(可訂立長期合作合同)均須簽訂采購合同。采購合同經(jīng)部門經(jīng)理審核后總經(jīng)理批準后方為有效;

　　B.工程裝修材料或產(chǎn)品研發(fā)材料之外的零星采購，無需訂立采購合同的，由采購部出具訂貨確認單，其審核、批準程序同采購合同;

　　C.因生產(chǎn)經(jīng)營急需的零星物料，未能及時開具采購合同或訂貨確認單的，采購部可先采購，并在三天內(nèi)補齊采購合同或訂貨確認單供審批;

　　4.4.3公司分管領(lǐng)導(dǎo)超出授權(quán)批準范圍的《訂貨確認單》、《采購合同》須由總經(jīng)理批準后方為有效。

　　4.4.4訂貨確認單需在在電腦系統(tǒng)中錄入存檔。

　　A.由采購研發(fā)部負責錄入供應(yīng)商代碼、名稱、物料編號、品名、規(guī)格型號、數(shù)量等資料

　　;B.由采購研發(fā)部根據(jù)已批準的合同或確認單錄入采購價格資料;財務(wù)部進行審核采購價格。

　　C.采購價格資料更新時，應(yīng)將原價格轉(zhuǎn)錄入“備注欄”或以其他方式保存?zhèn)浒?

　　D.財務(wù)部是公司采購價格資料統(tǒng)一的主管部門，其他部門只能是因工作需要了解或查詢采購價格，不能任意更新或打印。

　　4.5材料驗收

　　4.5.1采購員需在合同中詳細說明貨物驗收的具體方案，無論在供方地址驗證還是在收貨方地址驗證，采購員都應(yīng)在采購合同中說明。

　　4.5.2采購員在驗收時，需協(xié)同一名其他人員按照合同內(nèi)所定事項進行貨物的驗收，點清貨物數(shù)量，以及看清貨物型號及規(guī)格，針對大型設(shè)備及主材的驗收，應(yīng)依據(jù)物料標準進行驗收。

　　4.5.3我方對物料的驗證不能免除供方提供合格產(chǎn)品的責任，也不能排除我方對物料拒收的可能。

　　4.6材料入庫

　　4.6.1采購產(chǎn)品必須先進行入庫，入庫人憑借采購合同和采購單據(jù)(必須包含供方名稱、材料名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、單價、用途等)進行入庫。物料出庫時，取料人員必須填寫出庫單，經(jīng)申購部門主管負責人批準方可領(lǐng)用。

　　4.7采購款支付及報銷

　　4.7.1三千元以內(nèi)的采購貨款需要采購員填寫《借款單》，經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理簽字并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后，方可支取貨款。采購行為發(fā)生后，采購員需填寫費用報銷單并附上所購物料發(fā)票、部門經(jīng)理證明以及驗收人員簽字后方可到財務(wù)部核銷。如果有金額不符情況，則實行多退少補制;凡超過三千元以上的物料采購，或者訂立采購合同的物料采購，直接由財務(wù)根據(jù)合同規(guī)定，進行銀行打款或者開具支票。

　　4.7.2采購過程中，需要提前支付預(yù)付款的(超過三千元以上的由財務(wù)直接匯款)，發(fā)票可于尾款支付時一并開具。

　　4.7.3采購物料驗收后需要付款的，按照4.7.1條 執(zhí)行。

　　4.7.4針對打樣階段的采購，發(fā)生的費用可統(tǒng)一由業(yè)務(wù)總經(jīng)理填寫費用報銷單及附帶發(fā)票上報財務(wù)。

　　4.8補充說明

　　4.8.1采購依據(jù)A計劃性采購B專項工程采購

　　1)采購部根據(jù)專項項目銷售合同中規(guī)定的材料進行采購，在領(lǐng)導(dǎo)給出用材清單但不規(guī)定材料品牌的前提下，采購員可根據(jù)實際情況采購既符合材料性能要求又價格合適的材料。在領(lǐng)導(dǎo)指定材料品牌的情況下，則根據(jù)具體材料型號選擇價格適宜的供貨商。

　　2)采購員做出具體的《專項物料采購計劃》，經(jīng)業(yè)務(wù)總經(jīng)理批準后，可執(zhí)行。

　　C零星采購

　　1)由申購部門填寫《物料申購單》提供給采購部，由采購部人員填寫并出具訂貨確認單。

　　D緊急采購

　　1)緊急采購情況下，用料部門填寫《物料申購單》，經(jīng)分管經(jīng)理批準后;用料部門可自主采購也可通過采購員采購，材料可在采購后補辦采購手續(xù)。

　　4.8.2采購實施

　　A交貨定點、合格供方、供貨方式、價格商談等事宜均由具體負責的采購人員商定并提交部門經(jīng)理批準;

　　B計劃性采購和專項項目性采購依據(jù)《物料采購計劃表》與供方簽訂的《采購合同》，給部門經(jīng)理簽字并加蓋合同章 ，文件生效。

　　C其他零星采購和緊急采購，采購員依據(jù)《訂貨確認單》進行采購，零星采購和緊急采購情況下，盡量簽訂長期合作合同。

　　D申請用料部門有責任向采購部提供有關(guān)物料的詳細資料和信息。

　　4.8.4采購進度控制

　　A單件跟催我方已付清全部貨款或付清部分貨款的供貨商，在付款之日起第二天，采購員需向供貨方進行催貨提示。

　　B定期跟催訂貨較多的供方，采購員在確認供方的發(fā)貨信息單后，可以每周進行催貨提示。

　　C進度落后措施當訂購的物料無法依照計劃到貨并且影響到生產(chǎn)或工期進度時，采購員應(yīng)及時向經(jīng)理反應(yīng)，并告知申購部門具體的到貨時間。

　　五、違約處理

　　(1)、貨物出現(xiàn)延期后，行政部或采購部應(yīng)及時通知相關(guān)部門。

　　(2)、貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用部門提出意見，報部門經(jīng)理，交行政部或采購部處理。行政部或采購部接到意見后，將情況上報總經(jīng)理，并按投訴做緊急處理，將情況發(fā)郵件并書面報給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商換貨或退貨。

　　(3)、與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財務(wù)部核算損失，行政部或采購部負責追索。追索不成，由法院裁決。

　　六、審計監(jiān)督

　　在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中，必須有相關(guān)部門參與，財務(wù)部門要全程參與。財務(wù)部門主要負責價格的核查及審計。采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對于采購人員在采購過程發(fā)生的違反廉潔制度的行為，將按公司有關(guān)制度處理。

篇2：物業(yè)管理公司采購管理制度

　　物業(yè)管理公司采購管理制度

　　1.0 總則

　　1.1 目的

　　為了規(guī)范公司采購行為，兼顧效率及成本，在保證公司日常運營所需物資按時、按質(zhì)、按量交付使用的前提下，降低風險，減少交易成本，保持并保證對供應(yīng)商的談判能力，以獲得較優(yōu)性價比的采購物資，特制定本制度。

　　1.2 適用范圍

　　本制度適用于**物業(yè)管理有限公司經(jīng)營活動所需的所有物資的采購管理。

　　2.0 采購職能部門劃分

　　2.1物資使用部門：負責《申購單》的申報及物資質(zhì)量的把關(guān)。

　　2.2采購部門：負責物資具體的采購以及采購資料的管理。

　　2.3倉庫管理部門：負責采購物資的數(shù)量、外觀質(zhì)量的驗收。

　　2.4財務(wù)部門：負責采購貨款的支付結(jié)算。

　　2.5總經(jīng)理：負責權(quán)限內(nèi)的采購、貨款的審批和超出權(quán)限范圍的審核，以及采購的監(jiān)督。

　　2.6集團采購部：對采購的監(jiān)督和檢查。

　　3.0 采購管理

　　3.1采購物資分類

　　3.1.1A類物資：辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的IT設(shè)備、備件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及備件、開發(fā)工具、軟件產(chǎn)品、計算機外設(shè)與耗材及其維護服務(wù)；公司用車輛、家具、辦公設(shè)備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產(chǎn)品、禮品、財產(chǎn)保險、場地修飾、設(shè)施維護以及其它行政類物資及服務(wù)。

　　3.1.2B類物資：工程水電類物資。為滿足各小區(qū)物業(yè)維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。

　　3.1.3C類物資：清潔綠化類。包括小區(qū)清潔所需常用設(shè)備、工具、消耗品；小區(qū)綠化所需的設(shè)備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。

　　3.1.4D類物資：勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。

　　3.1.5E類物資：固定資產(chǎn)類物資。會同集團采購部統(tǒng)一采購。

　　凡本制度定義范疇內(nèi)的采購物資類型，均按照本制度執(zhí)行。未包括物資管理應(yīng)參照本制度逐步統(tǒng)一集中管理。

　　3.2購方式

　　3.2.1計劃采購：各部門根據(jù)正常經(jīng)營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃，并填寫《申購單》報主管經(jīng)理、管理處經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批，如超出審批權(quán)限，上報集團審批。

　　3.2.2緊急采購：采購人員得到總經(jīng)理口頭允許，可以先行采購，而后補辦《申購單》手續(xù)。

　　3.3采購流程

　　申請人填寫《申購單》--主管審核--區(qū)域經(jīng)理審核--總經(jīng)理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務(wù)等相關(guān)手續(xù)并登記管理。

　　3.4采購審批權(quán)限

　　3.4.1為提高工作效率，采購在2000元以下的，由總經(jīng)理審批權(quán)后，可進行采購；

　　3.4.2采購在2000以上的由總經(jīng)理審批后，報集團總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人審批，方可進行采購。

　　3.5采購價格管理

　　3.5.1采用貨比三家的方法：由采購人員與使用人員對市場價格進行調(diào)查，向幾家供應(yīng)商發(fā)放詢價表，進行比價、議價到最后定價，并做好詢價、定價表的管理。

　　3.5.2由集團采購部提供價格參考表，再進行市場詢價、定價。

　　3.6采購實施

　　3.6.1采購人員根據(jù)審批的《申購單》，依據(jù)實際情況，進行詢價、定價后，確定供應(yīng)商，進行采購。

　　3.6.2大宗用品或長期需用物資，與有關(guān)廠家、供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議，以保證質(zhì)量以及合理的價格供應(yīng)。

　　3.6.3與集團采購部保持信息共享，做好物資采購保障工作。

　　3.6.4原則上采購人員應(yīng)尋找至少三家以上的供應(yīng)商，進行各方面的比較后再確定最終供應(yīng)商。

　　3.7采購貨款的支付與報銷

　　3.7.1采購人員報銷時，必須具備正式發(fā)票、手續(xù)齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。

　　3.7.2由經(jīng)辦人在發(fā)票上簽字確認、主管經(jīng)理審核、財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，由財務(wù)部負責支付結(jié)算工作。

　　3.8采購協(xié)議和合同以及各種采購資料的管理

　　3.8.1長期供應(yīng)商。要求其提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，都要與公司簽訂供貨協(xié)議(合同)，以確保其供應(yīng)物資的質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。

　　3.8.2臨時供應(yīng)商。要求與其達成口頭協(xié)議，保證物資質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。

　　3.8.3表格管理。規(guī)范各種表格，做好各種表格的管理

　　4.0 供應(yīng)商管理

　　4.1建立供應(yīng)商檔案。做好原始詢價表的管理，以及對供應(yīng)商定期評價，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、送貨時間觀念等各項評價。

　　4.2不達標的供應(yīng)商。及時調(diào)整，減少對公司的損失。

　　5.0 采購的監(jiān)督和檢查

　　5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》，每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。

　　5.2集團采購部、審計部對**物業(yè)采購情況進行檢查、監(jiān)督、審計。

　　6.0 采購人員職業(yè)規(guī)范

　　6.1本規(guī)范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統(tǒng)稱為采購人員)。

　　6.2采購人員應(yīng)以公司利益為己任，不允許向供應(yīng)商索要禮品或接受禮品，以及私自收受其它個人利益，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定處理直至予以辭退。

　　6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下，經(jīng)主管經(jīng)理認可后，方可接受供應(yīng)商的宴請；在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應(yīng)商的邀請。

　　6.4采購人員只有在有利于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下，方可接受供應(yīng)商的邀請，前往參觀公司、觀摩產(chǎn)品展示公開商務(wù)活動。

　　6.5采購人員代表公司形象，對于供應(yīng)商方面的工作人員，應(yīng)當做到有禮有節(jié)，公平對待，不允許傲慢的舉止和不公平的態(tài)度。

　　6.6采購人員在與供應(yīng)商的談判過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，杜絕任意或無意的泄密行為。

　　6.7對違反本制度的行為，公司有權(quán)進行處理，包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘，情節(jié)嚴重的移交司法機構(gòu)處理。

　　7.0 附則

　　7.1本制度由公司辦公室負責解釋；

　　7.2本制度報集團總經(jīng)辦審批備案后生效。

篇3：物業(yè)分公司采購分包管理制度

　　物業(yè)分公司采購分包管理制度

　　1、總則

　　1.1嚴格規(guī)范物業(yè)服務(wù)過程中的采購及業(yè)務(wù)分包，不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護EE物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求，也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本，倡導(dǎo)廉潔自律的重要舉措，各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定，確保采購及業(yè)務(wù)分包活動公開、有序地進行。

　　1.2根據(jù)管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定，結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況，各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務(wù)，必須納入招標系統(tǒng)進行控制，包括但不限于：

　　a)物料、設(shè)備采購；

　　b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；

　　c)服務(wù)分包等。

　　2、相關(guān)職責界定

　　2.1物業(yè)分公司負責供方管理、物料采購及服務(wù)分包的計劃制訂和具體實施，以及20萬元以下的招標工作。

　　2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。

　　2.350萬元(含)以上的招標項目按《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2.4管理公司物業(yè)管理部負責指導(dǎo)和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。

　　3、供方管理

　　3.1供方合格評定準則

　　3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿足規(guī)定要求，所有物料采購和服務(wù)分包必須首先進行供方合格評定。

　　3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照，合法經(jīng)營；

　　b)有資質(zhì)證書；

　　c)固定的營業(yè)地點；

　　d)充足的供貨資源；

　　e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù)；

　　f)合理的產(chǎn)品價位；

　　g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達到98%以上；

　　h)供貨及時性達到95%以上；

　　i)對不合格品能及時退換的良好售后服務(wù)等。

　　3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務(wù)部門沒有可供選擇的余地，但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規(guī)定等亦應(yīng)進行了解，以便與其配合達到滿足服務(wù)的需求。

　　3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點；

　　b)滿足服務(wù)項目的能力；

　　c)良好的社會信譽；

　　d)合理的承包價格；

　　e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，及跟蹤服務(wù)的有效性和及時性。

　　3.2供方合格評定方法

　　3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責收集供方基本信息，根據(jù)供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設(shè)備條件等方面進行供方初評，至少應(yīng)評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢：

　　a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性；

　　b)價格；

　　c)信譽--履約信譽與社會信譽度；

　　d)售后服務(wù)；

　　e)付款方式；

　　f)交貨方式、交貨周期；

　　g)公共關(guān)系；

　　h)品牌；

　　i)供方內(nèi)部運作狀況；

　　3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結(jié)論。品質(zhì)部負責復(fù)核，并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進行驗證，其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。

　　3.2.3經(jīng)初評合格的供方，在可行時應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進行現(xiàn)場考察，現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。

　　3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等，必要時對其所承包的項目進行考察核實，以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會的信譽程度。

　　3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責擬訂現(xiàn)場考察報告，并由考察人員會簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責將現(xiàn)場考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。

　　3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負責列入《合格供方名錄》，并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門執(zhí)行。

　　3.3合格供方的監(jiān)督評估

　　3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負責建立合格供方檔案，并適時更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息：

　　a)供方的名稱、注冊地址；

　　b)評審結(jié)果和記錄；

　　c)供方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；

　　d)資質(zhì)等級證書；

　　e)質(zhì)量保證書；

　　f)其他證明材料。

　　3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負責組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進行監(jiān)督評估，根據(jù)不同類型供方采用適當?shù)脑u估周期和方式，包括：

　　a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監(jiān)督評估；

　　b)對提供長期連續(xù)服務(wù)的供方應(yīng)每季度進行一次綜合評估；

　　c)對提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方，應(yīng)在合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)完成供方監(jiān)督評估。

　　3.3.3

　　物業(yè)分公司在進行合格供方監(jiān)督評估時，可參照管理公司《供方合格評定與監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行，并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。

　　3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等，尤其應(yīng)注意對以下內(nèi)容的評估：

　　a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況；

　　b)供方產(chǎn)品價格的變化；

　　c)社會信譽的變化；

　　d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤；

　　e)其他應(yīng)當跟蹤管理的要素。

　　3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責實施，品質(zhì)部對措施實施情況進行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。

　　4、招標工作程序

　　4.1招標項目立項

　　4.1.1招標項目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出，計劃內(nèi)的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內(nèi)的招標項目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬定招標計劃，必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報批手續(xù)。

　　4.1.2招標計劃的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于)：招標內(nèi)容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標日期、進場時間等。

　　4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責擬訂招標文件，招標文件的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于)：

　　a)招標人(公司)簡介，包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等；

　　b)招標項目簡介，包括項目內(nèi)容、項目要求等；

　　c)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內(nèi)容等；

　　d)評標標準及方法；

　　e)評標活動方案，包括招標組織機構(gòu)，開標時間及地點等；

　　f)其他事項的說明。

　　4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.1.5招標文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。

　　4.2成立招標小組

　　4.2.1每個招標項目均必須根據(jù)招標項目的特點成立招標小組，負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標小組成員。

　　4.2.2招標小組人數(shù)必須為奇數(shù)，且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為招標小組成員，全過程參與招標工作。

　　4.2.3在整個招標過程中，每次評審招標小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。

　　4.3投標單位確定

　　4.3.1物業(yè)分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責收集相關(guān)供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。

　　4.3.2各類招標項目預(yù)選投標單位應(yīng)不少于三家。投標單位應(yīng)優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預(yù)審應(yīng)遵循以下規(guī)定：

　　a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格；

　　b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應(yīng)按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標單位；

　　c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內(nèi)不得參與投標。

　　4.4發(fā)標

　　4.4.1招標文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標小組負責組織，公司各部門視實際需要指派人員配合，但至少應(yīng)保證同時有來自不同部門的二人參加。

　　4.4.2招標文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標答疑均應(yīng)形成書面記錄，其中招標答疑記錄應(yīng)作為招標文件的補充附件一并發(fā)給投標單位。

　　4.5開標、評標、定標

　　4.5.1招標小組主持開標工作，現(xiàn)場拆封，該過程應(yīng)形成書面記錄，參加開標的全體人員簽字確認。

　　4.5.2開標后招標小組組織相關(guān)人員進行標書的分析，以便進一步的評標定標工作。

　　4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實際人數(shù)不少于3人。

　　4.5.4各類專業(yè)的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)招標小組評標，并將評標結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報批后確定中標單位。

　　4.5.5確定中標單位后3日內(nèi)，招標小組向中標單位發(fā)出中標通知書，并將中標結(jié)果以書面形式通知其他投標單位。

　　4.6合同簽訂及招標文檔管理

　　4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定，組織內(nèi)部的合同評審過程，并與中標單位進行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。

　　4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責整理成冊，并在正式合同簽訂后一個月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。

　　5、物料采購

　　5.1物料定額標準

　　5.1.1各物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)實際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設(shè)備的基本庫存量，包括工程設(shè)備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準，編制《物業(yè)采購分類明細表》，經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

　　5.1.2《物料采購分類明細表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一，物業(yè)分公司行政人事部部應(yīng)每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細表》進行評審更新，并報本公司總經(jīng)理審批。

　　5.2年度采購計劃

　　5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標準、各類工作人員數(shù)量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經(jīng)理審批。

　　5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預(yù)算的依據(jù)之一，在年度采購計劃執(zhí)行過程中，因業(yè)務(wù)變化或其它因素導(dǎo)致年度采購計劃調(diào)整時，必須相應(yīng)調(diào)整公司年度收支預(yù)算計劃，并報項目所在公司審批。

　　5.3月度采購計劃

　　5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮(zhèn)流器、窗把手、水龍頭、電話線）等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。

　　5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要，結(jié)合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求，須說明)，經(jīng)本公司財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，于每月25日前報行政人事部。

　　5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。

　　5.4計劃采購實施

　　5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定，通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經(jīng)批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。

　　5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。

　　5.4.3對簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應(yīng)以書面形成發(fā)出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應(yīng)予以記錄。

　　5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時，一般應(yīng)通知合格供應(yīng)商送貨上門。

　　5.4.5行政人事部采購人員應(yīng)及時組織進貨的驗收入庫手續(xù)，具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。

　　5.5零星、應(yīng)急物料的申購

　　5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少，且沒有庫存的物料。應(yīng)急物料是指突發(fā)性急用，且沒有庫存的物料。

　　5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行：

　　a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量，并交部門經(jīng)理(管理處主任)審核；

　　b)《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交財務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批；

　　c)經(jīng)審批的《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。

　　5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實物質(zhì)量進行驗證后自行購買，但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。

　　5.6物料采購時效

　　5.6.1常用物料采購原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.2特殊物料的采購原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.3零星物料的采購原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.4緊急物料的采購原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　6、物料保管

　　6.1各物業(yè)分公司應(yīng)建立物料管理程序，明確規(guī)定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責任、方法和控制要求。

　　6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應(yīng)設(shè)置物料貯存?zhèn)}庫，將各類物料分區(qū)存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中，有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放，并做好防護措施。

　　6.3物料進、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù)，入庫物料應(yīng)經(jīng)驗收合格，出庫物料應(yīng)辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。

　　6.4各類物料應(yīng)按種類、規(guī)格分別列賬，逐次記錄進、出明細，并每月盤點一次，確保各項物料賬物相符。

　　6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料，在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應(yīng)建立相應(yīng)的記錄，并由領(lǐng)用人簽收。

　　7、服務(wù)(工程)分包

　　7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應(yīng)在《物業(yè)管理方案》中予以明確，經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務(wù)分包，按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限，2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批，超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。

　　7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務(wù)應(yīng)明確質(zhì)量要求，包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務(wù)過程及效果評價方法等，并作為分包合同必需附件。

　　7.3物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)本手冊的規(guī)定，明確分包服務(wù)監(jiān)管責任部門(人員)對分包服務(wù)執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估，并針對不同類型的分包服務(wù)采用適當?shù)目刂品椒?，包?不限于)：

　　a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等)，應(yīng)根據(jù)分包合同要求制定相應(yīng)的管理規(guī)定，對供方服務(wù)質(zhì)量進行連續(xù)監(jiān)控；

　　b)針對周期性的分包業(yè)務(wù)(如：消殺、電梯保養(yǎng)等)，由監(jiān)管責任部門負責指派專責人員進行監(jiān)理，并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執(zhí)行報告，監(jiān)管人員跟蹤確認；

　　c)針對一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程，根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案，并由監(jiān)管責任部門負責指派專人進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。

　　7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監(jiān)視和評估均應(yīng)形成書面記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求服務(wù)供方進行整改，相關(guān)整改過程和結(jié)果確認均應(yīng)形成書面記錄。

　　8、相關(guān)文件與記錄

　　8.1管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標管理》

　　8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表

　　8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄

　　8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監(jiān)督評估表

　　8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃

　　8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表

　　8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表

　　8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃

　　8.9WDWY-FR-MM6208零星(應(yīng)急)物料采購申請單