北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會檔案管理制度

　　（20**年*月*日業(yè)委會會議通過）

　　第一條 所有檔案資料，由業(yè)主委員會指定專人負(fù)責(zé)保管。

　　第二條 各種檔案資料應(yīng)分類進(jìn)行登記、編號，妥善保管。

　　第三條 檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。

　　第四條 檔案資料主要包括：

　　（一）各類會議記錄、紀(jì)要；

　　（二）業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料；

　　（三）各屆業(yè)主委員會產(chǎn)生、備案的材料；

　　（四）山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊及業(yè)主聯(lián)系方式；

　　（五）訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同；

　　（六）山莊標(biāo)識，有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件；

　　（七）業(yè)主和使用人的書面意見、建議書；

　　（八）維修資金收支情況清冊；

　　（九）會議錄音、錄像、照片等；

　　（十）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；

　　（十一）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；

　　（十二）物業(yè)工程驗(yàn)收和質(zhì)量保修文件，物業(yè)使用說明文件；

　　（十三）物業(yè)管理所必需的其他資料，包括物業(yè)交費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)經(jīng)營開支統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊等；

　　（十四）其它有關(guān)材料。

　　第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料，并認(rèn)真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。

　　第六條 業(yè)主查閱檔案資料，須經(jīng)兩名業(yè)委會委員簽字同意，并辦理查閱手續(xù)，不得將資料帶出檔案室。

　　第七條 查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán)，依法保守秘密，若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。

　　第八條 因管理不當(dāng)，發(fā)生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。

　　第九條 本制度經(jīng)業(yè)主委員會會議通過，按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。

篇2：業(yè)主委員會檔案資料管理辦法

　　業(yè)主委員會檔案資料管理辦法

　　為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案，根據(jù)相關(guān)法規(guī)，制定本管理辦法。

　　第一條 業(yè)主委員會需要保存的資料、檔案包括，“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會接訪登記表”和其他業(yè)主（代表）大會同意的各種文本資料和電子文檔。

　　第二條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號存檔，電子文檔要進(jìn)行備份。

　　第三條 常務(wù)秘書負(fù)責(zé)接收、催要經(jīng)辦人所持的資料，并進(jìn)行整理、存檔。

　　第四條 文本資料必須按照保密等級進(jìn)行保存，業(yè)主資料為最高等級，禁止對外查閱。

　　第五條 因?yàn)橘Y料保管人個(gè)體原因造成業(yè)主資料出現(xiàn)丟失、外泄事件的，業(yè)委會必須追究其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；責(zé)任人是業(yè)委會委員的立刻終止其委員資格，并扣除其所有補(bǔ)助；責(zé)任人是秘書的立刻將其開除，扣發(fā)當(dāng)月薪水。