物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書：印鑒及證照管理規(guī)定
1.目的
確保公司各類印鑒、證照的統(tǒng)一規(guī)范管理及正常、合理使用。
2.范圍
適用于公司及各部門。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)各類公司級(jí)公章和證照的保管和使用，并對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。
3.2各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門各類公章和證照的保管或授權(quán)其他人保管，并對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。
4.方法和過程控制
4.1印鑒的管理
4.1.1管理原則
A.印鑒保管須指定專人負(fù)責(zé)，并填寫《印鑒、證照登記表》。
B.需加蓋公章的部門或個(gè)人向本部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，說(shuō)明蓋章的目的、用途、范圍等，填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可蓋章。但管理處各類票據(jù)及體系文件各類格式化協(xié)議可免于登記。
C.各部門新刻或改制印鑒，須報(bào)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可辦理，并由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)登記備案。
D.印鑒必須嚴(yán)格保管，如遇丟失、損壞或被盜時(shí)，應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理和總經(jīng)理辦公室主任匯報(bào)，予以備案，及時(shí)辦理補(bǔ)刻手續(xù)，并追究部門及相關(guān)人員的責(zé)任。
4.1.2公司公章
A.因工作需要開具公司《法人代表證明書》、《法人授權(quán)委托證明書》的部門或個(gè)人，必須報(bào)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后加蓋公司公章。
B.因工作需要開具公司《介紹信》的部門或個(gè)人，需說(shuō)明用途、范圍，經(jīng)部門經(jīng)理同意后由總經(jīng)理辦公室主任審批并加蓋公章。
C.以公司名義對(duì)外發(fā)文須由總經(jīng)理辦公室主任審核文件后，加蓋公司公章。
D.各部門有關(guān)資料、文件如需加蓋公司公章，經(jīng)手人應(yīng)將需蓋章文件及經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)的《印鑒使用申請(qǐng)表》提交總經(jīng)理辦公室主任審核，辦理登記手續(xù)后，方可加蓋公司公章。
4.1.3公司合同章
以公司名義簽訂的各類合同，需按《合同管理程序》相關(guān)規(guī)定，履行有關(guān)審批手續(xù)后方可加蓋公司合同章。
4.1.4部門公章
A.以部門名義張貼、外發(fā)（公司以外）的各類文件需加蓋部門公章。
B.體系文件規(guī)定使用的各類文件/協(xié)議，須加蓋部門公章后方有效。
C.向顧客發(fā)放的管理費(fèi)收費(fèi)通知單和催繳單需加蓋部門公章。以管理處名義下發(fā)的各類違規(guī)通知單需經(jīng)部門經(jīng)理同意后，加蓋部門公章。
D.管理處開具的各類證明需經(jīng)部門經(jīng)理同意后加蓋部門公章。
4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干，須填寫《印鑒、證照領(lǐng)（用）申請(qǐng)表》，說(shuō)明用途和特殊原因，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任簽批同意后方可借出；歸還公章時(shí)，須將借用公章所蓋文件的復(fù)印件一并交付備查；凡發(fā)現(xiàn)借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問題，將嚴(yán)肅追究借用人的責(zé)任；
4.1.6凡需使用空白介紹信或證明，須書面申請(qǐng)說(shuō)明用途，并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后，方可加蓋公章；空白介紹信和證明若沒用完，應(yīng)如數(shù)退回，不得挪作他用；
4.1.7總經(jīng)理辦公室主任外出時(shí)，應(yīng)將公章交給總經(jīng)理辦公室指定的臨時(shí)代管人保管，不得擅自交給他人代管代用；代管人在此期間受本管理規(guī)定的約束，并對(duì)代管結(jié)果負(fù)責(zé)。
4.2各類證照的管理
4.2.1各類證照包括各類營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各類稅務(wù)登記證（包括國(guó)稅、地稅）、各類收費(fèi)許可證、停車場(chǎng)收費(fèi)價(jià)目表、機(jī)動(dòng)車停車場(chǎng)許可證、企業(yè)代碼證及有關(guān)榮譽(yù)證明。
4.2.2各部門應(yīng)指定專人對(duì)各類證照進(jìn)行管理，并登記在《印鑒、證照登記表》上。現(xiàn)場(chǎng)擺放或懸掛的證照需保證安全和整潔。
4.2.3如因工作需要使用各類證照，使用人需填寫《印鑒、證照領(lǐng)（借）用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門經(jīng)理同意后，方可使用。
4.2.4總經(jīng)理辦公室要確保公司各類證照的有效性，各部門經(jīng)理須確保本部門各類證照的有效性，并指定專人辦理各類證照年審等相關(guān)手續(xù)或委托公司總經(jīng)理辦公室代為辦理。
4.2.5各部門在取得各類證照時(shí)，須報(bào)送復(fù)印件一份至公司資料室，由資料室進(jìn)行登記備案。在每次修改體系文件時(shí)，品質(zhì)管理部須與資料室對(duì)接，以備更改質(zhì)量手冊(cè)中公司簡(jiǎn)介。
4.3公章使用審批規(guī)定
用章事項(xiàng)用章審批人
1、以公司名義發(fā)出的各類文件和信函總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理或總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人
2、財(cái)務(wù)報(bào)表
開設(shè)帳戶總經(jīng)理或財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理 總經(jīng)理
3、人事調(diào)動(dòng) 職員入戶人事管理部經(jīng)理 人事管理部經(jīng)理
4、各種行政事務(wù)部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理辦公室主任
6、重大業(yè)務(wù)
一般業(yè)務(wù)總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理 部門經(jīng)理
7
、法律文書總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理5.質(zhì)量記錄表格
**WY6.3-Z01-01-F1《印鑒、證照登記表》
**WY6.3-Z01-01-F2《印鑒使用申請(qǐng)表》
**WY6.3-Z01-01-F3《印鑒、證照領(lǐng)（借）用申請(qǐng)表》
篇2：藥業(yè)公司印鑒證照管理制度
**藥業(yè)印鑒證照管理制度
1.目 的
為了規(guī)范公司印鑒證照的使用，加強(qiáng)對(duì)印鑒證照的管理，保證印鑒證照的使用符合公司需要，特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)制定細(xì)則報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.權(quán)責(zé)說(shuō)明
3.1公章、合同專用章、法定代表人章等由專人保管，財(cái)務(wù)專用章由分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人保管。
3.2各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。
4.印鑒保管
4.1公司印鑒及各部門印鑒必須加鎖保管，不能隨意放置。
4.2印鑒不準(zhǔn)出室，原則上嚴(yán)禁外借，特殊情況須書面申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)后，在保證安全的情況下方可帶章外出。
4.3如因管理不善，造成事故，視情況追究保管人和用印人的責(zé)任。
5.印鑒使用
5.1印鑒使用由用印人填寫用印申請(qǐng)表提出申請(qǐng),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后用印。各部門印章的使用由部門負(fù)責(zé)人簽字即可。否則，印鑒管理人應(yīng)拒絕用印。
5.2印鑒保管人應(yīng)在印鑒使用登記表上記錄文件名稱、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、申請(qǐng)蓋章部門、經(jīng)辦人、日期等用印事項(xiàng)。印鑒管理人應(yīng)保留1份用印文件原件，按公司規(guī)定送辦公室存檔。
5.3不得開具蓋有印鑒的空白介紹信、證明或者在未寫字的頁(yè)面上加蓋印鑒。如因工作需要或其他特殊情況確需開具時(shí)，必須由分管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，領(lǐng)用后必須報(bào)告使用情況并將復(fù)印件返回印鑒保管人存查。未使用的必須交還印鑒保管人。
5.4公司所有需要蓋印鑒的介紹信、證明及對(duì)外開出的任何公文等，須統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔。
5.5公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等必須專章專用，嚴(yán)禁混合代用。
5.6在不影響公司聲譽(yù)，不會(huì)給公司帶來(lái)任何可能的損失的情況下，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可為公司員工出具的證明、介紹信、申請(qǐng)等材料加蓋公章。
5.7已通過審批的合同憑合同審批表蓋章。
5.8總公司人員需加蓋各分子公司印鑒仍按本制度執(zhí)行。
6.證照使用
6.1證照使用必須符合國(guó)家及公司規(guī)定，嚴(yán)禁外借。
6.2證照原件原則上不得帶出公司，如遇特殊情況需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在辦好借用手續(xù)后方可借出，用后必須及時(shí)歸還。
6.3證照復(fù)印件的使用：必須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印證照，并在證照復(fù)印件上蓋"僅限于*****使用"條章，寫明用途。
7.附則
7.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。
7.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
7.3本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。
附: