仁和物業(yè)行政管理規(guī)章制度：公文管理規(guī)定

　　三、公文管理規(guī)定

　　為規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作，特制定本規(guī)定。

　　第一條 職責(zé)：

　　1. 總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有文件審批。

　　2. 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核，用印管理。

　　3. 行政人事部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審閱。

　　4. 行政人事部助理負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。

　　5. 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。

　　6. 管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件復(fù)核。

　　7. 管理處客服助理負(fù)責(zé)管理處文件的打印及文號的管理工作。

　　第二條 程序要點(diǎn)

　　1. 公文格式

　　1.1 公文種類：

　　A) 按《國家行政公文處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、令，決定，公告、通告，通知，通報(bào)，議案，請示，批復(fù)，意見，函，會議紀(jì)要;

　　B) 根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)，可引入以下文件類別：

　　--上行文：請示，報(bào)告，總結(jié);

　　--下行文：批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào);

　　--平行文：函，會議紀(jì)要。

　　1.2 文件標(biāo)題：

　　A) 行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則;

　　B) 公司內(nèi)部文件統(tǒng)一使用帶公司名稱的信箋紙打印(對外文件除外)。

　　C) 標(biāo)題統(tǒng)一使用二號黑體字，放在公司名稱橫線以下，文號上方居中位置。

　　1.3 發(fā)文字號。簡稱文號，包括機(jī)關(guān)代字、年號和順序號三項(xiàng)內(nèi)容：

　　A) 根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對文件編號;

　　B) 物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定：

　　--發(fā)文文號：

　　**(字)**發(fā) [********] ***號

　　文件序號(每年由001開始編號)

　　發(fā)文日期，前四位為年份

　　公司代號

　　公司及管理處簡稱

　　如：仁和(字)物發(fā)[20**0930]016號，是指仁和物業(yè)管理有限公司20**年9月30日所發(fā)的公司第16個(gè)文件;國土(字)物管發(fā)[20**0506]026號，是指國土家園物業(yè)管理處20**年5月6日所發(fā)的管理處第26號文件。

　　C) 文號統(tǒng)一使用小4號楷體字，放在文件標(biāo)題下一行的居中位置;

　　D) 公司文號由行政人事部助理統(tǒng)一管理，管理處文號由管理處服務(wù)助理統(tǒng)一管理;

　　E) 發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

　　1.4 秘密等級和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度：

　　A) 普通文件不加注明;

　　B) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;

　　C) 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;

　　D) 為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用2號宋體字。

　　1.5 主送機(jī)關(guān)。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān)：

　　A) 應(yīng)放在文號下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號”;

　　B) 主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，要按其機(jī)關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開;

　　C) 根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用4號或小4號楷體字。

　　1.6 正文是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　A) 正文文字一律至左而右橫排;

　　B) 要合理的劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，每段開頭空兩個(gè)字;

　　C) 正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致;

　　D)頁面設(shè)置采取統(tǒng)一格式：頁面距一般統(tǒng)一控制為2厘米，頁眉頁腳控制為1厘米。

　　1.7 附件通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料：

　　A) 如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè)，專行空兩格注明“附件：***”字樣;如果附件較多，還須編上序號1、2、3......末尾用分號，最后一個(gè)附件用句號結(jié)束;文件無附件的，無須注明;

　　B) 要寫明附件的全稱;

　　C) 附件字體與正文相同。

　　1.8 落款指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名：

　　A) 落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置;

　　B) 如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;

　　C) 落款字體與正文相同。

　　1.9 日期：

　　A) 一般應(yīng)寫發(fā)文日期;

　　B) 會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期;

　　C) 重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;

　　D) 日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。

　　1.10蓋章是發(fā)文機(jī)關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外)：

　　A) 蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行，由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;

　　B) 印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。

　　1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容：

　　A) 公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用一直線分割以示區(qū)別;

　　B) 公文文尾字體與正文相同，另行頂格;

　　C) 抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對上級機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān)，再寫抄送機(jī)關(guān);

　　D) 打印時(shí)間指打印的時(shí)間，打印機(jī)關(guān)和打印時(shí)間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭搖相呼應(yīng);

　　E) 打印份數(shù)指的是打印的總份數(shù)，位于底線的偏右側(cè)位置。

　　2. 發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作：

　　2.1 交擬或擬議：經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員;

　　A) 擬稿人員接受任務(wù)后，對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思：

　　--深入領(lǐng)會意圖，掌握其精神實(shí)質(zhì);

　　--注意提煉觀點(diǎn)，選擇材料;

　　--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;

　　--如果對原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí)，須征得交擬人同意，不可擅自作主。

　　2.2 撰寫和審核(正規(guī)文件須打印，一般情況下，有管理部或服務(wù)助理負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對)：

　　A) 擬稿人在擬議得基礎(chǔ)上，按照擬議得設(shè)計(jì)撰寫文稿，撰寫時(shí)應(yīng)注意：

　　--不與國家法律、法規(guī)相違背;

　　--把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律和寫作方法;

　　--堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。

　　B) 交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核：

　　--審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法;

　　--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;

　　--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);

　　--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);

　　--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。

　　C) 行政人事部主管和管理處經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容：

　　--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;

　　--所用文種和名義是否恰當(dāng);

　　--文件的密級和緊急程度是否恰當(dāng);

　　--文件表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密，符合標(biāo)準(zhǔn)的，附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報(bào)總經(jīng)理審批;不符合的退回?cái)M稿部門。

　　2.3 簽發(fā)：總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是的擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還行政人事部或管理處重新撰寫。

　　2.4 蓋章和發(fā)放：

　　A) 蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印：

　　--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;

　　--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;

　　--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);

　　--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

　　B) 發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全：

　　--發(fā)文登記：由文件管理人員將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)放范圍(包括：主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門)填寫《發(fā)放記錄》;

　　--采用快捷方式發(fā)放文件，并落實(shí)收到情況;

　　--將發(fā)放情況記錄在《發(fā)放記錄》中;

　　--次年2月底將當(dāng)年的《發(fā)放記錄》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;

　　--重要文件接收方需簽收。

　　3. 收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。

　　3.1 收拆指文書的收進(jìn)和拆封：

　　A) 公司行政人事部或管理處客戶服務(wù)部為收拆工作的主要部門;

　　B) 凡封套上寫明給本機(jī)關(guān)或管理部收訖的文件由管理部拆封;寫明由管理處或客戶服務(wù)部收訖的由客戶服務(wù)部拆封;寫明為具體部門或具體人收訖的信，由收信部門/人拆封，拆封時(shí)應(yīng)注意：

　　--檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)現(xiàn)問題，要做出必要的記載和及時(shí)處理;

　　--取凈封內(nèi)文件及附件，注意保持信封和文件的完好;

　　--急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門主管拆信。

　　3.2 登記：

　　A) 凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長的公文，都要登記;

　　B) 以下文件無須進(jìn)行登記：

　　--各種無機(jī)密性的出版物

　　--一般性的簡報(bào)、資料;

　　--告之性的廣告;

　　--事務(wù)性的便函等。

　　C) 文書管理人員將文件登記在《收文記錄》內(nèi)。

　　第三條 相關(guān)文件與記錄

　　《發(fā)放記錄》

　　《收文記錄》

　　《發(fā)文審批表》

篇2：公司公文管理規(guī)定（7）

>　　公司的公文管理規(guī)定(七)

　　第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。

　　第二條 本公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。

　　1. 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。

　　2. 公文保密等級分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

　　第三條 文件機(jī)密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。

　　第四條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

　　第五條 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治摹魉汀⒋咿k、立卷、歸檔。

　　第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

　　(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。

　　(二)反映情況要客觀，實(shí)事求是。

　　(三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。

　　(四)人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。

　　第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù);一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。

　　第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。

　　第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。

　　第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。總裁辦收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。

　　第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。

　　第十二條 公司發(fā)文，一定要由公司辦統(tǒng)一編號：

　　(一)以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號;

　　(二)公司黨委發(fā)文，用××黨字(××年)××號;

　　(三)以工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用××政字(××年)××號;

　　(四)公司監(jiān)事會發(fā)文，用××監(jiān)字(××年)××號;

　　(五)董事局發(fā)文，用××董字(××年)××號;

　　(六)董事局委員會發(fā)文，用××董×字(××年××號;

　　(七)董事局委員會所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用××董××字(××年)××號;

　　(八)其他管理部門的發(fā)文，用×××字(××年)××號。

　　第十三條 董事會機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。

　　第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。

篇3：人民醫(yī)院公文管理規(guī)定

　　人民醫(yī)院公文管理規(guī)定

　　一、由外單位寄（送）我院的行政公務(wù)文件、信函、材料等，由辦公室簽收、拆封，并將公文分類、登記。

　　二、簽收登記后，凡行政事務(wù)性文件，按文件要求，由辦公室主任分批，送院領(lǐng)導(dǎo)閱批。一般性文書，如信息、簡訊、通報(bào)等，由文秘人員整理，定期送院領(lǐng)導(dǎo)閱批。

　　三、實(shí)行閱文、借文簽字手續(xù)。

　　四、各部門不論從何種途徑接到院外來文，都應(yīng)送辦公室統(tǒng)一登記，按收文處理程序辦理。

　　五、上報(bào)下發(fā)的公文，凡屬職能部門工作范圍之內(nèi)的，均由各職能部門起草，屬綜合性、全局性或院長交辦的由院辦公室草擬。

　　六、公文處理完畢，須將文件及時(shí)交回辦公室，進(jìn)行保存。