置業(yè)公司公文管理規(guī)定

　　一、本文所指的公文是指：

　　1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件，如規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免等;

　　2、以公司名義向公司以外的單位、團(tuán)體、部門(mén)發(fā)出的正式文件;

　　3、以各部門(mén)名義發(fā)出的文件;

　　二、公文種類(lèi)

　　1、請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用"請(qǐng)示"。

　　2、報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用"報(bào)告"。

　　3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用"通告"。

　　4、批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用"批復(fù)"。

　　5、通知:傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用"通知"。

　　6、通報(bào):表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用"通報(bào)"。

　　7、決定、決議:對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排，用"決定".經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用"決議"。

　　8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，用"函"。

　　9、會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用"會(huì)議紀(jì)要"。

　　10、其它資料：包括公司內(nèi)部各種專(zhuān)業(yè)計(jì)劃、方案、報(bào)表、報(bào)告等資料，適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)和管理。

　　11、外來(lái)公文：包括獲自于或來(lái)自于本公司以外的各類(lèi)文件、資料、批復(fù)、傳真、信函等公文。

　　三、公文格式

　　公文一般由公司文頭、公文字號(hào)、秘級(jí)、簽發(fā)人、簽發(fā)時(shí)間、標(biāo)題、正文、落款、成文時(shí)間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報(bào)抄送單位、辦文事項(xiàng)、附件等部分組成。

　　1、公司文頭：一律事先在電腦上制作好。外行編號(hào)文首頁(yè)一律用彩色打印;內(nèi)行編號(hào)文首頁(yè)一律用黑白打印;部門(mén)行文不得使用公司正式紅頭文式。

　　2、公文字號(hào)：按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號(hào)統(tǒng)一由行政部編排。

　　3、公文秘級(jí)：分為"絕密"、"機(jī)密"和"秘密"。

　　絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。

　　文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

　　4、簽發(fā)人/時(shí)間：按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)在定稿上審簽。正式公文上打印。

　　5、公文標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容;標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);標(biāo)題用2號(hào)簡(jiǎn)體宋體字。

　　6、公文正文：正文用小4號(hào)字;正文中的一極小標(biāo)題，用4號(hào)黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。

　　7、落款/成文時(shí)間/公文用印：除會(huì)議紀(jì)要外，正式編號(hào)公文應(yīng)在落款和成文時(shí)間上加蓋印章。

　　8、主題詞：一般為標(biāo)題的關(guān)鍵詞。

　　9、主送/抄送單位：由審稿人確定。

　　10、辦文事項(xiàng)：如實(shí)記載擬稿人、審核人、打印人、校對(duì)人的姓名，以及實(shí)際印發(fā)、存檔的份數(shù)。

　　11、公文附件：?jiǎn)为?dú)排版、裝訂在正文之后;成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱(chēng)。

　　12、附樣式：

　　文 頭

　　(公文字號(hào))

　　簽發(fā)人： 秘 級(jí) 簽發(fā)時(shí)間：

　　標(biāo) 題

　　主送單位：

　　(正 文)

　　(落款、成文時(shí)間、用印)

　　(附件序號(hào)、名稱(chēng))

　　主題詞：

　　報(bào)送：

　　發(fā)送： 存檔( )

　　擬稿： 審核： 打印： 校對(duì)： 共印 份

　　本公司公文行文一律使用下列公文字號(hào)，并對(duì)應(yīng)適用范圍使用：

　　“發(fā)”字號(hào)

　　“函”字號(hào)

　　“紀(jì)”字號(hào)

　　國(guó)地公司

　　國(guó)地發(fā)[ ] 號(hào)

　　國(guó)地函[ ] 號(hào)

　　國(guó)地紀(jì)[ ] 號(hào)

　　適

　　用

　　公

　　文

　　范

　　圍

　　內(nèi)行/下行文

　　決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報(bào)、

　　/

　　會(huì)議紀(jì)要

　　內(nèi)行/上行文

　　/

　　請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、

　　會(huì)議紀(jì)要

　　外行/上行文

　　/

　　公函

　　/

　　四、公文辦理

　　(一)、收文處理

　　1、程序：凡送交公司或公司收到的外來(lái)公文，均按："簽收-登記-分送-處理-復(fù)文-立卷存檔"程序辦理。

　　2、要求：

　　1 )當(dāng)公文送達(dá)或收到公文時(shí)，均由總經(jīng)辦文書(shū)收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求，用傳閱夾并附上批閱單后，將其及時(shí)分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示;待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后，再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門(mén)辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項(xiàng)。辦理過(guò)程中，辦文部門(mén)、人員應(yīng)根據(jù)要求，及時(shí)了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項(xiàng)向來(lái)文單位作出答復(fù)，則由公文辦理相關(guān)部門(mén)按下述內(nèi)部公文辦理程序向來(lái)文單位復(fù)文。辦理完結(jié)，總經(jīng)辦或相關(guān)部門(mén)及時(shí)將公文收回并存檔。

　　2 )上級(jí)發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電傳、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件，均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。

　　各部門(mén)收到急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的，要先書(shū)面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。

　　3 )加強(qiáng)公文檢查催辦工作。總經(jīng)辦對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各部門(mén)對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。

　　4 )領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。

　　(二)發(fā)文處理。

　　一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。

　　1、草擬公文的要求：

　　1)要符合公司制度、政策和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。

　　2)情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力求簡(jiǎn)短。

　　3)引用的公文要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。

　　4)草擬公文必須使用A4的公文稿紙，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。

　　5)數(shù)字的寫(xiě)法。正式文件中，除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)外，其他用漢字書(shū)寫(xiě)。章節(jié)序數(shù)的寫(xiě)法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"，第三層為"1"，第四為"(1)"。

　　6)不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)。年月日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng)。

　　2、公文審核。

　　公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后呈送。

　　1)審核的重點(diǎn)：

　　2)是否需要行文。

　　3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過(guò)的公文是否銜接。

　　4)提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。

　　5)處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。

　　6)文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿嫞瑯?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。

　　7)審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問(wèn)題，應(yīng)退回原承辦部門(mén)修改，改動(dòng)過(guò)大的，要重新擬正。

　　3、公文簽發(fā)。

　　1)公司行政文件，由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件，由分管副總簽署意見(jiàn)后，由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。

　　3)公文辦理完畢后，要及時(shí)送交檔案管理人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。

　　4)印制：

　　①公文印制一般應(yīng)使用A4紙張打印一套，其余復(fù)印;

　　②各公司、各部門(mén)的打印件，應(yīng)提供已制作、命名、U盤(pán)，或提供已撰寫(xiě)的手稿給總經(jīng)辦打印加工;

　　③各部門(mén)行文不得使用公司正式紅頭文式。

　　5)存盤(pán)拷貝：原則上，凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機(jī)打印的正式公文、資料，均需在公司檔案機(jī)要室電腦上及時(shí)存盤(pán)和按規(guī)定分類(lèi)，不得遺漏。

　　6)用印/裝訂/分送/登記/存檔：公文印制完成后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時(shí)，由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字;凡編排了發(fā)文字號(hào)的文件公文和有保存價(jià)值的非文件公文，均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。

　　(三)其它內(nèi)部公文的辦理：

　　1、程序：凡其它非編號(hào)的內(nèi)部公文，均按擬稿-審稿、校對(duì)-印制-存盤(pán)拷貝-分送-處理-復(fù)文-存檔程序辦理。

　　2、要求：

　　(1)需辦理的公文，應(yīng)及時(shí)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門(mén)辦理。

　　(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)處理。批閱公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間。其他人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。

　　(3)為縮短傳閱時(shí)間，提高傳閱速度和避免丟失，文件送到后，公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)經(jīng)理要及時(shí)閱看，閱簽后退公司文書(shū)。公文不得自行傳遞，也不允許帶離公司，以免丟失和延時(shí)誤事。

　　(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

篇2：后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定

　　后勤集團(tuán)公文行文管理補(bǔ)充規(guī)定

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理，規(guī)范公文行文，促進(jìn)集團(tuán)各級(jí)單位公文行文管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)集團(tuán)目前實(shí)際情況，現(xiàn)對(duì)《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》做出如下補(bǔ)充規(guī)定：

　　一、管理職責(zé)補(bǔ)充規(guī)定

　　(一)集團(tuán)各單位、機(jī)關(guān)各職能部門(mén)下發(fā)的編號(hào)文件必須抄送集團(tuán)黨政辦公室備案。

　　(二)集團(tuán)各單位下發(fā)的編號(hào)文件按照公文內(nèi)容所屬關(guān)系還須抄送集團(tuán)機(jī)關(guān)各職能部門(mén)備案。

　　1.人力資源公文抄送集團(tuán)人力資源部備案。

　　2.質(zhì)量管理公文抄送集團(tuán)質(zhì)量管理部備案。

　　3.經(jīng)營(yíng)管理公文抄送集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理部備案。

　　4.財(cái)務(wù)管理公文抄送集團(tuán)財(cái)務(wù)部備案。

　　5.工會(huì)公文抄送集團(tuán)工會(huì)。

　　二、發(fā)文管理補(bǔ)充規(guī)定

　　(一)根據(jù)集團(tuán)職能機(jī)構(gòu)的調(diào)整情況，將集團(tuán)及各單位發(fā)文代字調(diào)整如下：

　　承辦單位：集團(tuán)黨政辦公室 發(fā)文代字：集團(tuán)黨政辦字

　　發(fā)文代字：集團(tuán)任字

　　承辦單位：集團(tuán)黨委 發(fā)文代字：集團(tuán)黨字

　　發(fā)文代字：集團(tuán)團(tuán)工字

　　承辦單位：集團(tuán)工會(huì) 發(fā)文代字：集團(tuán)工字

　　承辦單位：集團(tuán)財(cái)務(wù)部 發(fā)文代字：集團(tuán)財(cái)字

　　承辦單位：集團(tuán)人力資源部 發(fā)文代字：集團(tuán)人字

　　承辦單位：集團(tuán)質(zhì)量管理部 發(fā)文代字：集團(tuán)質(zhì)字

　　承辦單位：集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理部 發(fā)文代字：集團(tuán)經(jīng)字

　　承辦單位：物業(yè)管理公司 發(fā)文代字：集團(tuán)物字

　　承辦單位：動(dòng)力與工程服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團(tuán)動(dòng)工字

　　承辦單位：餐飲服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團(tuán)餐字

　　承辦單位：接待服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團(tuán)接字

　　承辦單位：商貿(mào)服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團(tuán)商字

　　承辦單位：幼兒園 發(fā)文代字：集團(tuán)幼字

　　承辦單位：信息綜合服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團(tuán)信字

　　(二)集團(tuán)及各單位序號(hào)規(guī)定如下：

　　000：存檔、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)傳閱

　　001：總經(jīng)理

　　002：黨委書(shū)記

　　003：副總經(jīng)理

　　004：副總經(jīng)理

　　005：總工程師

　　006：工會(huì)主席

　　......

　　019：信息綜合服務(wù)公司

　　3、集團(tuán)各單位序號(hào)規(guī)定如下(以信息綜合服務(wù)公司為例)：

　　019: 存檔、公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱

　　019-1：總經(jīng)理

　　019-2：支部書(shū)記

　　019-3：副總經(jīng)理

　　......

　　三、各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)定要求，參照集團(tuán)黨政辦公室《發(fā)文審批單》樣表，制定本單位的《發(fā)文審批單》。

　　四、本規(guī)定的擬定、修改和解釋由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)。

　　五、本規(guī)定自6月1日起執(zhí)行，此前頒布的《北京z大學(xué)后勤集團(tuán)公文行文管理規(guī)定》中與本補(bǔ)充規(guī)定不符合的條款同時(shí)廢止。

篇3：公司公文管理規(guī)定（7）

>　　公司的公文管理規(guī)定(七)

　　第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。

　　第二條 本公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。

　　1. 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。

　　2. 公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專(zhuān)用磁盤(pán)。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

　　第三條 文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。

　　第四條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門(mén)領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等。

　　第五條 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治摹魉汀⒋咿k、立卷、歸檔。

　　第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

　　(一)內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。

　　(二)反映情況要客觀，實(shí)事求是。

　　(三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語(yǔ)要規(guī)范。

　　(四)人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。

　　第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來(lái)的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù);一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。

　　第八條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見(jiàn)的，要明確、具體。

　　第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。

　　第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。總裁辦收文后，應(yīng)先做好歸類(lèi)、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。

　　第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。

　　第十二條 公司發(fā)文，一定要由公司辦統(tǒng)一編號(hào)：

　　(一)以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律×××字(××年)××號(hào);

　　(二)公司黨委發(fā)文，用××黨字(××年)××號(hào);

　　(三)以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用××政字(××年)××號(hào);

　　(四)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文，用××監(jiān)字(××年)××號(hào);

　　(五)董事局發(fā)文，用××董字(××年)××號(hào);

　　(六)董事局委員會(huì)發(fā)文，用××董×字(××年××號(hào);

　　(七)董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用××董××字(××年)××號(hào);

　　(八)其他管理部門(mén)的發(fā)文，用×××字(××年)××號(hào)。

　　第十三條 董事會(huì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)除經(jīng)對(duì)方同意，一般不對(duì)外發(fā)文。

　　第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。