置業(yè)公司公文管理規(guī)定

　　一、本文所指的公文是指：

　　1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件，如規(guī)章制度、通知通報、人事任免等;

　　2、以公司名義向公司以外的單位、團體、部門發(fā)出的正式文件;

　　3、以各部門名義發(fā)出的文件;

　　二、公文種類

　　1、請示:請上級指示和批準(zhǔn)，用"請示"。

　　2、報告:向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，用"報告"。

　　3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用"通告"。

　　4、批復(fù):答復(fù)請示事項，用"批復(fù)"。

　　5、通知:傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用"通知"。

　　6、通報:表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用"通報"。

　　7、決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排，用"決定".經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用"決議"。

　　8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用"函"。

　　9、會議紀(jì)要:傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用"會議紀(jì)要"。

　　10、其它資料：包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計劃、方案、報表、報告等資料，適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營和管理。

　　11、外來公文：包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復(fù)、傳真、信函等公文。

　　三、公文格式

　　公文一般由公司文頭、公文字號、秘級、簽發(fā)人、簽發(fā)時間、標(biāo)題、正文、落款、成文時間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報抄送單位、辦文事項、附件等部分組成。

　　1、公司文頭：一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打印;內(nèi)行編號文首頁一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

　　2、公文字號：按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號統(tǒng)一由行政部編排。

　　3、公文秘級：分為"絕密"、"機密"和"秘密"。

　　絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。

　　文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

　　4、簽發(fā)人/時間：按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)在定稿上審簽。正式公文上打印。

　　5、公文標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容;標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號;標(biāo)題用2號簡體宋體字。

　　6、公文正文：正文用小4號字;正文中的一極小標(biāo)題，用4號黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。

　　7、落款/成文時間/公文用印：除會議紀(jì)要外，正式編號公文應(yīng)在落款和成文時間上加蓋印章。

　　8、主題詞：一般為標(biāo)題的關(guān)鍵詞。

　　9、主送/抄送單位：由審稿人確定。

　　10、辦文事項：如實記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名，以及實際印發(fā)、存檔的份數(shù)。

　　11、公文附件：單獨排版、裝訂在正文之后;成文時間之前注明附件順序和名稱。

　　12、附樣式：

　　文 頭

　　(公文字號)

　　簽發(fā)人： 秘 級 簽發(fā)時間：

　　標(biāo) 題

　　主送單位：

　　(正 文)

　　(落款、成文時間、用印)

　　(附件序號、名稱)

　　主題詞：

　　報送：

　　發(fā)送： 存檔( )

　　擬稿： 審核： 打印： 校對： 共印 份

　　本公司公文行文一律使用下列公文字號，并對應(yīng)適用范圍使用：

　　“發(fā)”字號

　　“函”字號

　　“紀(jì)”字號

　　國地公司

　　國地發(fā)[ ] 號

　　國地函[ ] 號

　　國地紀(jì)[ ] 號

　　適

　　用

　　公

　　文

　　范

　　圍

　　內(nèi)行/下行文

　　決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報、

　　/

　　會議紀(jì)要

　　內(nèi)行/上行文

　　/

　　請示、報告、批復(fù)、

　　會議紀(jì)要

　　外行/上行文

　　/

　　公函

　　/

　　四、公文辦理

　　(一)、收文處理

　　1、程序：凡送交公司或公司收到的外來公文，均按："簽收-登記-分送-處理-復(fù)文-立卷存檔"程序辦理。

　　2、要求：

　　1 )當(dāng)公文送達或收到公文時，均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求，用傳閱夾并附上批閱單后，將其及時分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示;待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后，再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項。辦理過程中，辦文部門、人員應(yīng)根據(jù)要求，及時了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項向來文單位作出答復(fù)，則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來文單位復(fù)文。辦理完結(jié)，總經(jīng)辦或相關(guān)部門及時將公文收回并存檔。

　　2 )上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電傳、資料和平級發(fā)來的文件，均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。

　　各部門收到急件時，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的，要先書面或口頭簡要回復(fù)。

　　3 )加強公文檢查催辦工作。總經(jīng)辦對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。

　　4 )領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應(yīng)將會議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。

　　(二)發(fā)文處理。

　　一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。

　　1、草擬公文的要求：

　　1)要符合公司制度、政策和上級的有關(guān)規(guī)定。

　　2)情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點符號要正確，篇幅要力求簡短。

　　3)引用的公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。

　　4)草擬公文必須使用A4的公文稿紙，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。

　　5)數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"，第三層為"1"，第四為"(1)"。

　　6)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

　　2、公文審核。

　　公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后呈送。

　　1)審核的重點：

　　2)是否需要行文。

　　3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。

　　4)提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

　　5)處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。

　　6)文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿嫞瑯?biāo)點符號是否正確。

　　7)審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦部門修改，改動過大的，要重新擬正。

　　3、公文簽發(fā)。

　　1)公司行政文件，由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件，由分管副總簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。

　　3)公文辦理完畢后，要及時送交檔案管理人員整理立卷，個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。

　　4)印制：

　　①公文印制一般應(yīng)使用A4紙張打印一套，其余復(fù)印;

　　②各公司、各部門的打印件，應(yīng)提供已制作、命名、U盤，或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工;

　　③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

　　5)存盤拷貝：原則上，凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機打印的正式公文、資料，均需在公司檔案機要室電腦上及時存盤和按規(guī)定分類，不得遺漏。

　　6)用印/裝訂/分送/登記/存檔：公文印制完成后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時，由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字;凡編排了發(fā)文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文，均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。

　　(三)其它內(nèi)部公文的辦理：

　　1、程序：凡其它非編號的內(nèi)部公文，均按擬稿-審稿、校對-印制-存盤拷貝-分送-處理-復(fù)文-存檔程序辦理。

　　2、要求：

　　(1)需辦理的公文，應(yīng)及時送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。

　　(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。批閱公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。

　　(3)為縮短傳閱時間，提高傳閱速度和避免丟失，文件送到后，公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門經(jīng)理要及時閱看，閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞，也不允許帶離公司，以免丟失和延時誤事。

　　(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

篇2：后勤集團公文行文管理規(guī)定

　　后勤集團公文行文管理補充規(guī)定

　　為進一步加強公文管理，規(guī)范公文行文，促進集團各級單位公文行文管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)集團目前實際情況，現(xiàn)對《北京z大學(xué)后勤集團公文行文管理規(guī)定》做出如下補充規(guī)定：

　　一、管理職責(zé)補充規(guī)定

　　(一)集團各單位、機關(guān)各職能部門下發(fā)的編號文件必須抄送集團黨政辦公室備案。

　　(二)集團各單位下發(fā)的編號文件按照公文內(nèi)容所屬關(guān)系還須抄送集團機關(guān)各職能部門備案。

　　1.人力資源公文抄送集團人力資源部備案。

　　2.質(zhì)量管理公文抄送集團質(zhì)量管理部備案。

　　3.經(jīng)營管理公文抄送集團經(jīng)營管理部備案。

　　4.財務(wù)管理公文抄送集團財務(wù)部備案。

　　5.工會公文抄送集團工會。

　　二、發(fā)文管理補充規(guī)定

　　(一)根據(jù)集團職能機構(gòu)的調(diào)整情況，將集團及各單位發(fā)文代字調(diào)整如下：

　　承辦單位：集團黨政辦公室 發(fā)文代字：集團黨政辦字

　　發(fā)文代字：集團任字

　　承辦單位：集團黨委 發(fā)文代字：集團黨字

　　發(fā)文代字：集團團工字

　　承辦單位：集團工會 發(fā)文代字：集團工字

　　承辦單位：集團財務(wù)部 發(fā)文代字：集團財字

　　承辦單位：集團人力資源部 發(fā)文代字：集團人字

　　承辦單位：集團質(zhì)量管理部 發(fā)文代字：集團質(zhì)字

　　承辦單位：集團經(jīng)營管理部 發(fā)文代字：集團經(jīng)字

　　承辦單位：物業(yè)管理公司 發(fā)文代字：集團物字

　　承辦單位：動力與工程服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團動工字

　　承辦單位：餐飲服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團餐字

　　承辦單位：接待服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團接字

　　承辦單位：商貿(mào)服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團商字

　　承辦單位：幼兒園 發(fā)文代字：集團幼字

　　承辦單位：信息綜合服務(wù)公司 發(fā)文代字：集團信字

　　(二)集團及各單位序號規(guī)定如下：

　　000：存檔、集團領(lǐng)導(dǎo)傳閱

　　001：總經(jīng)理

　　002：黨委書記

　　003：副總經(jīng)理

　　004：副總經(jīng)理

　　005：總工程師

　　006：工會主席

　　......

　　019：信息綜合服務(wù)公司

　　3、集團各單位序號規(guī)定如下(以信息綜合服務(wù)公司為例)：

　　019: 存檔、公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱

　　019-1：總經(jīng)理

　　019-2：支部書記

　　019-3：副總經(jīng)理

　　......

　　三、各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)定要求，參照集團黨政辦公室《發(fā)文審批單》樣表，制定本單位的《發(fā)文審批單》。

　　四、本規(guī)定的擬定、修改和解釋由集團黨政辦公室負(fù)責(zé)。

　　五、本規(guī)定自6月1日起執(zhí)行，此前頒布的《北京z大學(xué)后勤集團公文行文管理規(guī)定》中與本補充規(guī)定不符合的條款同時廢止。

篇3：公司公文管理規(guī)定（7）

>　　公司的公文管理規(guī)定(七)

　　第一條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。

　　第二條 本公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。

　　1. 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴(yán)守機密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。

　　2. 公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

　　第三條 文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。

　　第四條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

　　第五條 公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。

　　第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項：

　　(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。

　　(二)反映情況要客觀，實事求是。

　　(三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。

　　(四)人、地、物名、引文及時間要具體、準(zhǔn)確。

　　第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù);一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。

　　第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。

　　第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。

　　第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。總裁辦收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。

　　第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。

　　第十二條 公司發(fā)文，一定要由公司辦統(tǒng)一編號：

　　(一)以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號;

　　(二)公司黨委發(fā)文，用××黨字(××年)××號;

　　(三)以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用××政字(××年)××號;

　　(四)公司監(jiān)事會發(fā)文，用××監(jiān)字(××年)××號;

　　(五)董事局發(fā)文，用××董字(××年)××號;

　　(六)董事局委員會發(fā)文，用××董×字(××年××號;

　　(七)董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文，用××董××字(××年)××號;

　　(八)其他管理部門的發(fā)文，用×××字(××年)××號。

　　第十三條 董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。

　　第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。