工程有限公司檔案資料立卷歸檔規(guī)則
為了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保留公司生產(chǎn)活動中形成的具有保存價值的文件材料，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用，依據(jù)有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司具體情況，特制定本規(guī)則。
第一條、本規(guī)則規(guī)定了公司文件材料歸檔整理的原則、方法和基本范圍，并以工程項目資料為例。
第二條、本規(guī)則依據(jù)國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)劃》，自治區(qū)檔案局《企業(yè)事業(yè)單位管理文件材料歸檔整理試行規(guī)劃》和國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T11822—2000），結(jié)合公司具體情況制定。
第三條、名詞
一、立卷---公司總部各部門或項目部的文件資料管理工作人員，將平時收集、保管的文件，對其中已形成結(jié)果齊全的文件、技術(shù)資料按歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行分類整理，裝訂成冊的工作過程，稱之為立卷。
二、移交---是指項目部在工程竣工后二個月內(nèi)或公司總部各部門在每年1月底前將上年度本部門工作形成的文件資料立卷、造冊，移交公司檔案室保管的過程。
三、歸檔---凡是反映本公司工作（含工程施工）生產(chǎn)活動，具有查考利用價值的文件材料，通過相關(guān)人員移交檔案室檔案管理人員管理，稱之歸檔。
四、銷毀---是指由檔案部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒別、登記后，會同公司指定的監(jiān)審部門人員一道將保管到期的檔案進(jìn)行處理（一般焚燒、粉碎處理）的工作過程。
第四條、文件材料整理排放的要求。
文件材料的整理以件為單位進(jìn)行分類、裝訂（整理、裝訂排放要求見下表），再按分類進(jìn)行排列、編號、編目，裝盒，按此順序進(jìn)行，直至編入總目錄中上架擺放、保管、利用（參閱）
整理單位：一般以每份文件材料為一件，每項工程圖紙為一件。
整理時要求 | 裝訂時排放要求 |
文件正本與定稿為一件 | 正本在前，定稿在后 |
文件正文與附件為一件 | 正文在前，附件在后 |
文件原件與復(fù)印件為一件 | 原件在前，復(fù)印件在后 |
轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 | 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 |
來文與復(fù)文為一件 | 復(fù)文在前，來文在后 |
報表、名冊、圖冊等 每冊（本）為一件 |
一、移交公司檔案室文件、資料、圖表份數(shù)為一份，有原件者應(yīng)交原件，承包的工程如業(yè)主或甲方另有要求時，按其要求移交他們所需的份數(shù)。
二、立卷的要求：文件、圖表必須書寫工整，字跡、線條清楚。圖面整潔，用墨汁或碳素墨水填寫，禁止用鉛筆、圓珠筆、水彩筆和其它易褪色的書寫工具書寫、繪制和簽收。
1、竣工文件、圖表裝冊時，如果數(shù)量較多，可按順序排列（按斷面號或施工船位號），把相關(guān)的文件材料、圖表等分別組裝成數(shù)冊（件）。一個檔案盒可放兩件（或數(shù)件），每件都有“案內(nèi)封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”。每件的頁號都是從1至最后一頁（如第一件1—136，另一件1—120頁），如果這個檔案盒內(nèi)放有兩件時，則在“科技檔案卷內(nèi)備考表”說明一欄中寫上：本卷合計：136+120=256頁（假設(shè)第一件為136頁，第二件為120頁，見附表）。每個案卷不論裝幾件，其總厚度不得超過6cm。
2、檔案盒封面不能粘貼紙。
3、檔案盒正面和側(cè)面的“案卷題名”要求內(nèi)容一樣。
字體排列要求：正面橫寫，側(cè)面豎寫。
4、文件材料用紙一律采用A4（297mm×210mm)，如其他往來單位采用16K紙時，則必須把原16K紙貼在A4白紙上。
5、卷內(nèi)文件材料排列順序：
管理文件按建設(shè)程序、或重要程度排序，重要文件排在前，一般性文件在后，復(fù)文在前，來文在后，正文在前，原稿在后；項目技術(shù)文件按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測、評定、證明順序排列；竣工圖按設(shè)計、施工斷面或圖號排列；有文和圖時，則文字材料在前，圖在后。
6、文件材料裝訂：
文件材料經(jīng)系統(tǒng)排列、編寫頁號、填寫卷（或冊）內(nèi)封面、“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”后，將每份文件的金屬釘（或其他金屬物）去掉，?。ㄐ∮贏4紙樣的）、殘缺的文件應(yīng)加予托裱，裝訂線處有字的要加邊表粘牢，然后用白紗線裝訂成冊。一律不得用金屬釘裝訂或漿糊、膠水等粘貼。
裝訂孔尺寸和穿繩方法如下圖所示：
7、檔案卷內(nèi)頁號編法：
檔案卷內(nèi)頁號的編寫以冊為單位，一冊為一個流水號。在冊內(nèi)的文件材料排列固定后，每冊從“1”開始，用號碼機(jī)在文件材料的右下角依次編流水順序號。每頁編一個號。如果一紙兩面都有文字材料或圖，則在兩面各打印一個號，反面的號打印在左下角；兩張以上小幅面材料，在前一頁上，也只編印一個號；折疊成幾層的文件和圖表，按一張編碼頁號，一張只打印一個號?！鞍妇矸饷妗?、“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”不編頁號，因此也不打印頁號?？⒐の募?、圖表一定要用號碼機(jī)打上頁號，不得用鉛筆或其他筆寫頁號?？⒐の募?、圖表裝訂時，“卷內(nèi)目錄”排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前，“科技檔案卷內(nèi)備考表”放在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，裝訂時把“案卷封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”同其他文件一起裝訂，不能用膠水或漿糊把這三張粘貼在竣工文件上。
“本卷目錄”一是要填寫最后一頁號碼（見附表2所示）
三、竣工圖表的立卷要求
1、竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確反映工程竣工的全部施工實際造型和特征。要求做到圖面整潔，字跡清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，確實反映工程竣工的實際情況。圖表中的文字、數(shù)據(jù)、圖象、線條、簽字均必須使用黑墨水，不能使用圓珠筆或其他易于褪色的墨水。
2、檔發(fā)（1992）8號文件的規(guī)定，每件竣工圖背面的左下角加蓋竣工圖章（圖章式樣如下圖示）
3、竣工圖紙封面一般采用A3紙大?。ㄒ姼奖?竣工圖紙封面）如果業(yè)主或甲方有要求，則以其要求為準(zhǔn)。
竣工圖大小可以采用A3紙也可以采用厘米方格紙，同一斷面的幾種狀態(tài)必須在同一張紙上，不能在兩張圖紙上出現(xiàn)。附圖說明的文字材料一律打印，每頁A4紙打印32行，每行30個字，頁號在每頁下邊中間。
4、圖表裝訂：
（1）A3紙（或厘米方格紙）裝訂線留在左側(cè)；
?。?）A4紙豎向裝訂線留在左側(cè)；
（3）A4紙橫向裝訂線留在上邊；
?。?）A3（或厘米方格紙）、A4紙均采用三孔一線裝訂法，孔距為80毫米（見_________頁）
（5）竣工圖表裝訂應(yīng)以風(fēng)琴式折法，按A4紙規(guī)格擺好，圖標(biāo)露在正面，并在裝訂孔一邊加墊紙條（30mm×297mm），以彌補(bǔ)厚薄不平。
“竣工圖、表”必須連同“科技檔案封面”“本卷目錄”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”一起裝訂（見附表3、4、5）
5、每冊圖紙的封面、本冊目錄、圖標(biāo)字體、型號見附表7、8、9。
四、檔案案卷編目方法
1、卷內(nèi)封面填寫說明：卷內(nèi)封面填寫是為了維持系統(tǒng)整理分類排列，提示案卷內(nèi)容，固定案卷之間的次序。
封面的填寫：（1）檔號、檔案館號、縮微號，由檔案部門填寫，其余各項由立卷人填寫。
?。?）案卷提名：主要內(nèi)容應(yīng)包括項目名稱、結(jié)構(gòu)、部位等名稱，應(yīng)能簡明準(zhǔn)確反映出案卷的基本內(nèi)容。
?。?）編制單位：填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位。
（4）起止日期：填寫文件材料形成的起止時間。應(yīng)有年、月、日。
?。?）保管期限：由檔案部門填寫。
（6）密級：由檔案部門填寫。
2、卷內(nèi)目錄填寫（見附表4）
（1）序號：按同一文號或同一標(biāo)題的名稱，編一個順序號（不論本文材料的頁數(shù)多少），填寫內(nèi)容同檔案章中的序號。
（2）文件編號：填寫文件的發(fā)文號。文字材料已有文號的，按文號填寫；無文號的可不填寫；圖表填寫圖表編號。
?。?）責(zé)任者：填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。一般是指單位名稱（項目部或公司部門）或個人姓名，代表個人的作品（如合理化建議、填寫作者人名，經(jīng)過一定審批程序完稿的公文，竣工圖表應(yīng)填寫單位名稱）。
（4）文件材料題名：按文件材料標(biāo)題的全稱填寫，無標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加〔〕標(biāo)識。圖表的文件材料題名填寫圖表的名稱。
（5）日期：按文件形成落款的年、月、日填寫，如1999.07.09，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注?？⒐D表按圖標(biāo)最后簽名日期填寫。
?。?）頁次：指文件、圖表在案卷內(nèi)打印的流水頁號（不指原件編的頁號），填寫已編好序號的文件、圖表首頁上打印的流水頁號，并要填寫最后一頁的頁號（見附表2）。
?。?）備注：注釋文件需說明的情況。
3、備考表（見附表1）的填寫：要求標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)和總頁數(shù)以及在組卷過程中需要說明的，立卷人要簽上名字。卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，不打印流水頁號。
五、其他應(yīng)注意的事項
1、在檔案盒和竣工資料、竣工圖表的正面、側(cè)面的臨時案卷順序號只能用鉛筆（HB）寫，不能用鋼筆、毛筆寫，更不能用數(shù)碼機(jī)打印立卷人編排的臨時案卷順序號。
2、在裝訂成冊后，立卷人應(yīng)對竣工文件、圖表的順序頁次反復(fù)檢查，以避免發(fā)生反頁、倒頁、缺頁或亂頁的錯亂。
3、施工照片圖冊必須填寫“案卷題名”、“編制單位”、“照片檔案卷內(nèi)目錄”和各照片的“照片號/底片號”、“拍攝時間”、“攝影者”、“文字說明”等。施工照片集必須放在科技檔案盒內(nèi)。
4、竣工文件、圖表的裝訂棉繩不要太細(xì)，裝訂時繩子應(yīng)打活結(jié)，以防重新裝訂時用，繩子三舌結(jié)應(yīng)打在竣工資料背后，不得在封面。
5、竣工文件一定要有總目錄（見附表6），并且按規(guī)范裝訂在竣工資料第一冊上，多時也可另冊裝訂，但必須完整、規(guī)范。
6、每頁的頁號必須用數(shù)碼機(jī)打印，字跡要清晰，不能模糊不清，不能用筆手寫頁號。
7、裝訂要整齊美觀。如果遇到裝訂后冊邊紙張不整齊，必須把冊邊切割整齊，方可放入檔案盒內(nèi)。
8、文件、圖表每卷、每冊和檔案盒必須完整無損，不能有水漬、油漬、劃傷、發(fā)霉等情況出現(xiàn)。
9、檔案盒厚度的選擇：以擬將裝入此盒的文件、圖表總厚度來選擇檔案盒的厚度。同類同一檔的文件、圖表一般放入共一盒內(nèi)，只有在已選用了最厚盒的檔案盒仍放不下時，才選擇放入另一盒（當(dāng)然是同一檔的盒）。國家檔案部門規(guī)定的檔案盒厚度種類有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種，可在文化用品市場購買。
10、施工照片的冊子只能用統(tǒng)一的“照片檔案”，不能用生活照片冊。
第六條、工程竣工文件的移交
每施工一項工程，在竣工驗收后二個月內(nèi)（一般情況下，具體移交時間在項目計劃中列示），由承擔(dān)本工程的項目部負(fù)責(zé)按本規(guī)定有關(guān)要求整理成冊，完好地移交公司辦公室。
第七條、保管期限
案卷的保管期限，以其保存和使用的價值分為永久、長期（16——50年）、短期（15年以下）三種，并分別裝訂。
永久——凡記述和反映本公司的發(fā)展歷史的各種材料，如：公司的不同時期發(fā)展的機(jī)構(gòu)、承擔(dān)工程的合同文本、史志等。
長期——凡記述和反映本公司的活動，在較長時間內(nèi)對公司工作、承擔(dān)工程有查考利用價值的檔案。
短期——凡在較短時間內(nèi)對本公司有參考利用價值的檔案。如施工原始記錄（含鉆孔、安全事故、機(jī)電運(yùn)行記錄）在工程款全部付清后，即可銷毀。
保管時間的計算：從案卷移交到檔案室的年度開始算起。
第八條、檔案分類、保管期限表
檔案分類、保管期限表
類順序 | 名稱 | 保管期限 | 備注 |
一、 | 行政管理 | ||
1、 | 公司年度工作計劃 | 短期 | |
2、 | 公司年度工作總結(jié)、本年大事記 | 永久 | |
3、 | 公司申報成立及批復(fù)文件；公司資質(zhì)申請及政府有關(guān)部門批復(fù)文件；公司印章式樣啟用文件；批準(zhǔn)項目部成立、撤消、合并、更改及其印章啟用 | 永久 | |
4、 | 公司歷史、組織沿革、年鑒 | 永久 | |
5、 | 本年度機(jī)構(gòu)設(shè)置、年底員工花名冊、任免、調(diào)配、錄用、解聘、培訓(xùn)、職稱、執(zhí)業(yè)證、員工違紀(jì)記錄、處分 | 長期 | |
6、 | 年度會議文件材料、記錄、電話記錄、收發(fā)文本 | 短期 | |
7、 | 員工檔案 | 一人一檔，隨工作地點變動而動 | |
二、 | 經(jīng)營管理 | ||
1、 | 公司經(jīng)營遠(yuǎn)、近期規(guī)劃策略 | 永久 | |
2、 | 中標(biāo)工程招投標(biāo)書、合同、協(xié)議及與之有關(guān)的法律性文本 | 永久 | |
3、 | 合同工程工程量結(jié)算單（或確認(rèn)書），工程款結(jié)算單 | 長期 | 工程款全部回收后銷毀，僅留一總表 永久存 |
4、 | 公司經(jīng)營管理規(guī)章制度 | 長期 | |
5、 | 公司財務(wù)管理規(guī)章制度 | 長期 | |
6、 | 單項工程成本分析 | 永久 | |
7、 | 年度財務(wù)決算報告、報表 | 長期 | |
8、 | 經(jīng)營部門各種統(tǒng)計年報（或工程結(jié)束后報表）及綜合分析材料、客戶檔案 | 長期 | |
9、 | 本年各項目及公司支付收入帳本、憑證、會計管理、資金流通、各種財務(wù)報表、帳簿 | 長期 | |
10、 | 固定資產(chǎn)購置、報廢、回收有關(guān)材料 | 長期 | |
三、 | 物資管理 | 物資包括設(shè)備和材料 | |
1、 | 年度物資保有量表 | 短期 | |
2、 | 物資管理各項規(guī)章、制度 | 長期 | 采、用、存、保、處理 |
3、 | 設(shè)備維修、修理制度及計劃 | 長期 | |
4、 | 項目部設(shè)備清單 公司總部辦公設(shè)備及其他設(shè)備清單 | 短期 短期 | 分項目部填 |
5、 | 設(shè)備檔案 | 長期 | |
四、 | 工程、技術(shù)管理 | ||
1、 | 技術(shù)新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)、科技成果、技術(shù)引進(jìn)、革新、合理化建議等科技管理 | 長期 | |
2、 | 與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)連的政府有關(guān)部門相關(guān)法律法規(guī) | 長期 | 有效期內(nèi) |
3、 | 竣工驗收文件（質(zhì)量鑒定書、交工驗收報告、交工驗收證書、驗收申請、批準(zhǔn)文件等、竣工圖、文件材料、施工總結(jié)或報告） | 長期 | |
4、 | 設(shè)計、施工文件（審批的設(shè)計、變更設(shè)計及有關(guān)文件、技術(shù)交底、施工中重大技術(shù)的來往文件、會議記錄等施工過程一切文件、工程質(zhì)量自檢報告，甲方或業(yè)主抽檢資料、竣工質(zhì)檢資料 | 短期 | 款全部回收后 |
5、 | 施工各類原始記錄（鉆孔記錄、機(jī)電運(yùn)行記錄、施工照片集和其他原始記錄、施工日志、氣象、其他音像資料 | 短期 | 款全部回收后 |
6、 | 各種材料清耗量表及其分析資料 | 長期 | |
7、 | 與甲方或業(yè)主及政府有關(guān)部門聯(lián)系、請示往來及批復(fù)件 | 短期 | |
8、 | 項目部人員動態(tài) | 長期 |
篇2：鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
一、社區(qū)各種門類的檔案，由社區(qū)村委會指定專人統(tǒng)一管理，做到分類清楚，存放有序，查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔，各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發(fā)生、隨時記錄、隨時整理歸檔，因特殊原因一時漏記的要及時補(bǔ)記。
四、根據(jù)氣候變化，做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等，確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時，必須辦理交接手續(xù)，嚴(yán)格核實交接的檔案。
篇3：房地產(chǎn)公司人事檔案資料管理規(guī)定
房地產(chǎn)公司人事檔案資料管理規(guī)定
?。ㄒ唬┤耸聶n案內(nèi)容原始人事檔案。職工人事關(guān)系轉(zhuǎn)入企業(yè)時具備的檔案原始資料、調(diào)動介紹信、調(diào)轉(zhuǎn)表、工資介紹信、保險基金、公積金等原始材料。企業(yè)人事檔案。在本企業(yè)內(nèi)建立的包括《員工應(yīng)聘登記表》、《試用協(xié)議》、《員工承諾保證聯(lián)》、《定級與績效考核表》、《勞動合同或勞動協(xié)議》、《職務(wù)（級）考核評價表》、〈職位確認(rèn)書〉〈勞動手冊與保險手冊〉、內(nèi)部晉升調(diào)轉(zhuǎn)考核、任職文件、調(diào)轉(zhuǎn)記錄、獎懲記錄等人事材料。
?。ǘn案保管
1、職工人事檔案由公司人事部門設(shè)專人調(diào)轉(zhuǎn)、記錄、整理，并永久保存。
2、公司人事部門建立并保管除總經(jīng)理和上級派入人員以外所有員工的人事檔案。
3、員工人事檔案從試用期起予以建立。
4、人事檔案調(diào)閱需經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人同意，財務(wù)人員檔案調(diào)閱需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)同意。
?。ㄈn案調(diào)轉(zhuǎn)
1、員工通過轉(zhuǎn)正定級考核后，由人事部門出具調(diào)動表及介紹信，由員工本人將人事關(guān)系調(diào)轉(zhuǎn)至本企業(yè)，并與企業(yè)簽訂《勞動合同》。因特殊原因暫時不能將人事關(guān)系轉(zhuǎn)至企業(yè)的，需在《轉(zhuǎn)正審批表》或《職位確認(rèn)書》上予以注明，并與企業(yè)簽訂《勞動協(xié)議書》。
2、一般員工在企業(yè)內(nèi)部調(diào)動，由新單位出具介紹信，將原始人事檔案不予調(diào)轉(zhuǎn)，但建立新的考核檔案。
3、公司部員工如調(diào)離企業(yè)，需填寫《調(diào)離審批表》，經(jīng)所在部門、人事部門、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及總經(jīng)理簽字后，方可按“離職”的有關(guān)規(guī)定辦理人事手續(xù)，但企業(yè)人事檔案不予調(diào)轉(zhuǎn)。
?。ㄋ模n案查閱
部門負(fù)責(zé)人以上人員可以提出閱看下層屬下申請。須經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意方可閱檔。員工檔案嚴(yán)禁借閱出行政人事部。