工程項目ISO貫標制度手冊：文件和資料

　　第五節文件和資料的控制

　　5.1與質量有關的文件和資料

　　5.1.1本手冊所控制的文件是指質量體系建立與實施中形成的質量文件和與工程質量有關的文件。本手冊提及的資料是指形成或證實質量文件所依據或引用的資料，如合格分包商名單等。

　　5.1.2文件受控是指對文件的批準、發放、使用、更改、作廢、回收等均應納入程序，并按規定管理。

　　5.1.3與本項目質量體系要求和控制工程質量有關的文件和資料包括：

　　項目文件，包括質量手冊、質量策劃報告、與質量有關的規章、制度和行政文件、施工組織設計、施工方案等。

　　標準類文件，包括本工程設計規范以及國家和地方頒布的有關工程施工的各類技術規范、標準、規程、標準圖集、定額等。

　　合同文件，包括業主合同、分包合同、采購合同等。

　　圖紙類文件，包括各類工程施工圖紙、設計變更、工程洽商等。

　　外來文件，包括業主來函、分包商來函、供應商來函、政府或上級主管單位下發的與質量有關的文件。

　　外發信函，就有關工程質量問題的外發信函。

　　質量記錄，包括質量體系運行記錄和與工程質量有關的記錄。

　　5.2文件和資料的批準和發布

　　5.2.1文件和資料在發布前，發文單位必須請有關人員（詳見下表規定）對文件和資料的內容、適用性和發放范圍進行審批。審批人員在確定文件和資料的發放范圍時，應注意使與質量體系運行有關的各個場所，都能得到相應文件的有效版本。

　　文件和資料的管理職責

　　文件類型編制審核批準登記、發放、存檔

　　質量手冊質量部質量部經理項目經理質量部

　　規章制度有關部門質量部和行政部經理項目經理*行政管理部

　　行政文件有關部門行政部經理主管領導行政管理部

　　業主、分包合同合約估算部有關部門會審項目經理*合約估算部

　　采購合同物資采購部有關部門會審項目經理*物資采購部

　　標準、圖紙類文件技術準備部接收、采購技術準備部

　　注：1.有關部門是指與負責該方面工作的部門。

　　2."*"代表項目經理或項目經理的委托代理人。

　　3.主管領導是指由總經理指定的分管該方面工作的領導。

　　5.2.2文件和資料的發布單位應定期編制并發放本單位發布的受控文件清單，以便所有使用這些文件的單位查證文件的現行修訂狀態，及時從所有使用場所撤出作廢文件，防止誤用。

　　5.2.3所有文件和資料的收文和發放均應登記，各單位的資料員負責文件的收發與登記。

　　5.3文件和資料的標識印章

　　5.3.1質量手冊、規章制度、質量策劃報告、標準類文件等在發放時，發放單位應在文件和資料上加蓋"受控"印章予以標識，并注明受控編號和發放日期。

　　5.3.2外來文件，收文單位應在文件上加蓋"收文章"予以標識，并注明收文編號和收文日期。

　　5.3.3對保留的作廢文件和資料，由發文單位在文件和資料上加蓋"作廢"印章予以標識。

　　5.4文件和資料的更改

　　5.4.1文件和資料的更改由文件的原起草單位負責，其審批由該文件的原審批單位進行。

　　5.4.2當指定其他單位審批時，該單位應獲得原審批所依據的背景資料。

　　5.4.3文件更改時，與之相關的文件必須同時更改。

　　5.4.4文件和資料需要更改時，更改單位應及時向使用單位發出文件更改通知。

　　5.4.5文件和資料的更改方法：

　　換頁：即對文件經過一定手改次數后，應換頁。

　　換版：即文件經多次更改，或經大幅度修改后應進行換版，原版文件作廢。

　　手改：文件持有人按更改通知的要求,在更改部位劃去原有文字，在相應一邊寫上更改后文字。手改只能進行劃改，不允許壓改。

　　5.5文件和資料的作廢、回收及銷毀

　　5.5.1作廢文件由發出部門及時收回，防止誤用。

　　5.5.2資料員應及時對作廢文件進行銷毀。

　　5.5.3對因需要保留的作廢文件，應加蓋"作廢"印章予以標識。

篇2：公司文件資料控制工作程序范本(5)

　　公司文件與資料控制程序范本（5）

　　編制人：

　　審核人：

　　批準人：

　　批準日期：

　　版本號：A版

　　修訂次：0次

　　編制單位：綜合管理部

　　生效日期：

　　文件修訂履歷

　　版本/修訂次

　　修訂要項

　　修訂內容

　　修訂日期

　　A/0

　　首次發行

　　1、0目的：

　　為確保各部門及時有效的使用文件與資料，對公司的文件進行控制。

　　2、0范圍：

　　適用于公司質量管理體系文件及外來文件的管理與控制。

　　3、0定義：

　　無

　　4、0權責：

　　4.1綜合管理部與文控中心負責質量管理體質文件的標識、印發、存檔、回收及統一歸檔，分級管理。

　　4.2總經理負責公司文件執行的批準。

　　4.3公司各部門負責本部門文件的標識、印發、存檔、回收與管理工作。

　　4.4各部門經理/主管負責本部門文件、資料的制訂、批準。

　　5、0作業說明：

　　5.1質量管理體系文件是指質量管理體系相關信息的任何文件，如：質量手冊、程序文件、規范、圖樣、標準等等。它是質量管理體系運行的依據。

　　5.2質量管理體系文件的編制、審核、批準

　　5.2.1管理者代表在組織相關部門進行質量管理體系策劃時，應考慮質量管理

　　體系文件的構成及其類型，列出質量管理體系文件清單，如《程序文件清單》、《作業指導文件清單》、《記錄表格清單》和《外來文件清單》等，明確文件的數量及其責任部門，使文件清晰可辯，易于識別、檢索，并明確質量管理體系文件的編制、審核、批準的職責，以確保文件的正確性、適宜性、充分性和有效性。

　　5.2.2質量方針由總經理組織編制并批準發布。

　　5.2.3質量目標

　　5.2.3.1公司總目標由管理者代表編制，總經理審批。

　　5.2.3.2各部門分目標由各部門編制，管理者代表審核，總經理批準。

　　5.2.4質量手冊由管理者代表組織編制并審核，總經理批準。

　　5.2.5程序文件由相關部門編制，其部門負責人審核，管理者代表或副總經理批準。

　　5.2.6作業指導、檢驗標準、操作規范等三級文件由相關編制，其部門負責人負責審核，管理者代表或副總經理批準。

　　5.2.7各類記錄表單由所屬程序文件編制部門編制，其部門負責人批準。

　　5.2.8外來文件的控制是對文件內容的審查控制，是公司對文件適用性的審批。由主要使用部門負責批準使用。

　　5.3質量管理體系文件的歸口，分類、編號為了使文件易于識別，檢索快速，所有已審批的質量管理體系文件應交給文控中心歸口、分類，統一編號。編號方法規定如下：

　　5.3.1質量手冊文件代號為QM，編號為QM-年份（如QM-20**）。

　　5.3.2程序文件文件代號為QP，編號為QP-流水號（如QP-001）。

　　5.3.3三階文件編號表示為WI-部門代號-流水號-版本號（如WI-QA-001-A

　　表示此文件為質管部第一份作業標準規范類文件，版本為A版）文件代號：WI

　　部門代號：W/H物管部；QA質管部；HR綜合管理部；

　　PMC計劃部；PE技術部；PD采購部；

　　SAM樣品部；ID注塑部；FIN財務部；

　　A&P裝配部

　　流水號用阿位伯數字001-999表示；版本號用英文字母A-Z表示。

　　5.3.4四階文件編號表示為WF-部門代號-流水號-版本號（如WF-QA-001-A表示此文件為質管部第一份表單類文件，版本為A版）

　　5.4外來文件的控制

　　5.4.1外來文件包括國際、國家、部級、行業、地方的標準、法律法規和客

　　戶提供的文件等。

　　5.4.2在公司內使用的外來文件由歸口部門負責人在《外來文件登記表》內簽名和填寫審批日期，表明其來源可靠，內容對公司適用。

　　5.4.3所有傳真接收的文件，由綜合管理部在文件右上角加蓋“FA*”（紅色）傳真印章，并在《外來文件登記表》中記錄。

　　5.4.4文件歸口部門對可能更新版本的外來文件應及時跟蹤并將新版本文件在《外來文件登記表》中記錄，確保使用有效、最新版本的外來文件。

　　5.4.5更新后的外來文件須重新審批。

　　5.5文件的分發與回收

　　5.5.1質量手冊、程序文件、作業指導文件的分發

　　5.5.1.1文控中心根據公司的具體情況編制《質量管理體系文件

持有者清單》，經管理者代表審批后交文件管理員。

　　5.5.1.2文件管理員根據《質量管理體系文件持有者清單》中規定的份數，統一分發給規定的持有者。同時在《文件分發/回收記錄》上簽收。

　　5.5.2外來文件根據實際需要分發，分發時由接收人在《文件分發/回收記錄》上簽收。

　　5.5.3其它文件同樣根據實際需要分發，分發時由接收人在《文件分發/回收記錄》上登記簽收。

　　5.5.4所有文件的舊版本回收都在新版文件分發時執行，回收完成時使用文件部門在《文件分發/回收記錄》上登記簽收。

　　5.5.5回收的舊版文件有長期保存價值的呈報管理者代表批準后封存，無保存價值的文件經文控中心整理后統一銷毀，并且在相對應的文件清單中詳細記錄。

　　5.6文件的保管和借閱

　　5.6.1文件的保管

　　5.6.1.1質量手冊、程序文件、作業指導文件（工作計劃、合同、清單、臨時通知除外）的受控原件由文控中心負責統一歸檔保管。相應的受控副本按《質量管理體系文件持有者清單》規定由各部門文件管理人員或持有人負責保管。

　　5.6.1.2外來文件由歸口部門和持有部門文件管理員或持有人負責歸檔保管。

　　5.6.1.3人事文件、員工培訓記錄和檔案類型的文件資料由綜合管理部或相應使用部門進行長期保管。

　　5.6.1.4其它各類文件的保管期限，依《質量記錄清單》所規定的保存期限進行處理。

　　5.6.1.5保管者須將持有文件分類放置，并按放置的順序進行編目，在放置位置貼標簽，使文件便于識別和檢索。

　　5.6.1.6文控中心對各部門文件的使用及保管情況不定期地進行檢查，以達到對各部門文件管理實施監控的目的。

　　5.6.1.7文件在保管和使用過程中需保持清晰、完整，不可隨意涂劃，如文件使用部門因管理不善致使受控文件遺失、嚴重破損等不可使用或不可被回收時，文控管理人員需如實記錄，并交綜合管理部依丟失公司重要文件工作失職處理，處理后，補發新文件。

　　5.6.1.8所有需保存的舊版文件必須在其文件上加蓋“作廢文件”章并在《作廢文件登記表》中記錄，以避免各部門使用無效、作廢文件。

　　5.6.2文件的借閱

　　5.6.2.1如公司內部員工需要暫時借閱質量體系文件，應到文控中心或相關部門辦理借閱與歸還手續，并填寫《文件借閱/復制記錄》。

　　5.6.2.2公司文件在外部機構（顧客或供應商等）需要使用時，必須經過副總經理批準允許外傳后，并在文件上加蓋“非受控文件”章方可外傳。

　　5.7文件的評審和修訂

　　5.7.1文件的評審

　　5.7.1.1文件發布后，管理和使用部門須根據公司的實際運作情況對文件進行評審，對不適當之處提出更改申請。

　　5.7.1.2在每次內部質量管理體系審核前，審核組對文件進行評審，對不符合及不適當處提出更改申請。具體按《內部質量體系審核程序》實施。

　　5.7.2文件的修訂

　　5.7.2.1提出修訂部門填寫《文件修訂申請單》，部門負責人確認后，交文控中心，文控中心組織有關部門/人員對要求修訂內容進行評審，確保更改內容不背離標準和法規要求、與質量管理體系的其他相關文件與要求連貫一致、并要求修訂內容在公司的實際條件下是有效可行的。

　　5.7.2.2評審通過后，文控中心管理員將修訂文件呈管理者代表或副總經理批準并依《質量管理體系文件持有者清單》將新版文件分發，同時回收相關舊版文件。

　　5.7.2.3非受控文件不受文件修訂的控制。

　　5.8文件的廢棄

　　5.8.1質量管理體系文件新版生效時，舊版同時作廢（有特殊說明的除外）。

　　5.8.2無必要保留的作廢文件原版和副本由文控中心或相關部門文件管理員統一收回并銷毀，也可以在每頁上蓋“作廢文件”印章，將紙張留作其他用途。

　　5.9文件和記錄的管理

　　5.9.1公司內部所有運行文件，均按本程序的要求進行管理。

　　5.9.2所有質量記錄及部門自行發行與控制的作業指導文件均按《記錄控

　　制程序》進行管理。

　　6、0參考文件

　　6.1《內部質量審核程序》…………(QP-009)

　　6.2《記錄控制程序》…………(QP-003)

　　7、0相關記錄

　　7.1《外來文件登記表》…………(WF-HR-001-A)

　　7.2《文件借閱/復制記錄》…………(WF-HR-002-A)

　　7.3《文件修訂申請單》…………(WF-HR-003-A)

　　7.4《文件分發/回收記錄》…………(WF-HR-004-A)

　　7.5《作廢文件登記表》…………(WF-HR-005-A)

　　7.6《質量管理體系文件持有者清單》…………(WF-HR-006-A)

篇3：工廠質量體系文件資料管理程序

　　工廠質量體系文件資料管理程序

　　1.0目的

　　1.1為對與質量體系有關的文件和資料進行控制，確保各有關場所使用文件的有效版本，特制定本程序。

　　2.0適用范圍

　　本程序適用于與質量體系有關的文件和資料（包括軟件）的控制。

　　3.0引用文件及術語

　　3.1WSC-SZ/《質量手冊》

　　3.2ISO/TS16949:20**(E)質量管理體系

　　3.3GB/T19000—2000idtISO9000：2000《質量管理體系基礎和術語》

　　3.4TL9000Release4.0質量管理體系

　　4.0職責

　　4.1質量部為質量手冊、質量體系程序文件和外來文件（包括顧客提供的文件）控制的責任部門。

　　4.2各有關部門為各自專用文件及資料控制的責任部門。

　　5.0工作程序

　　5.1文件和資料的分類及編號

　　1）文件和資料主要分為如下幾類：

　　A.質量手冊

　　B.質量體系程序文件

　　C.管理文件

　　D.作業文件及其它資料

　　E.顧客提供的產品及技術文件

　　F.各類標準和法律法規

　　2）所有文件分受控分發和非受控分發。受控分發視具體情況需加蓋紅色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章，非受控分發一定要有“NONCONTROLLED”字樣。

　　3）文件的編寫

　　A．質量手冊由質量部和人力資源及行政部組織編寫。

　　B．質量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責任部門組織編寫。

　　一個程序文件基本上就是一個控制文件，它是用來規定“質量手冊”描述的質量程序的必要功能的實際操作，一個程序文件可以起草用來填充任何相關的需要，同時必須用特別提供的文件格式。

　　C.管理文件由人力資源及行政部負責編寫.

　　D．一個程序文件由任何對執行質量程序有責任的授權人或組織起草，這個人或組織應該是：

　　a.有權力或能力改變操作

　　b.對結果負解釋權和責任

　　c.對主題具有透徹的理解。

　　一個程序文件對它的執行者必須是可理解的、全面的、準確而詳細的，對它的目的所產生的結果是充分的，負責執行該程序文件的操作者可以在預期的情況下正確完成他們的工作。

　　4）下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業文件)：

　　一個封面包含：

　　A.格式上的唯一識別碼。如：WSC.SZ.*—YY、WSC.SZ.*****.YY等。

　　B.頒布日期和版本號。

　　C.程序文件的標題-----描述該文件的內容。

　　D.起草者，審核者和批準者的簽名。

　　E.從封面開始，包括附錄在內每頁必須標注“版本號”、“第*頁共Y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁：“版本變更記錄”

　　5.3文件的審批

　　1）質量手冊由質量管理者代表審核、總經理批準。

　　2）質量體系程序文件由責任部門負責編寫，職能部門經理／指定人員審核并由管理者代表／部門經理批準。

　　3）管理文件由人力資源及行政部編寫，部門經理負責批準.

　　5.4文件登記、發放、借閱

　　1）文件中心在公共盤上建立有效文件的清單，對所有質量體系文件進行控制管理。所有質量體系文件批準后，由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“ORIGINAL”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清單，并作相應的標識。同時更新文件中心的軟拷貝件（如有）。作業文件和其它相關的圖紙等按文件作者或責任工程師的要求，建立《文件分發記錄單》，進行硬拷貝發放，發放時須在首頁上加蓋紅色“ISSUETO”章。

　　2）單頁或多頁子文件發放程序同一般文件。

　　3）當因文件和資料被丟失、嚴重破損或其他情況(如提供給顧客、供應商、認證機構等)而需申請領用時，由申請者向DCC提出，經同意后方可領用。因破損而重新領用的新文件和資料，需收回相應的舊文件和資料；丟失或破損而補發的文件應讓文件丟失或破損部門的部門經理在《文件分發記錄單》上簽名，并在備注欄中注明該文件己丟失或破損；文件中心作好相應的發放記錄。

　　4）提供給顧客和認證機構的文件和資料，不加蓋受控印章，不做更改(換)控制。5)提供給供應商的文件和資料，文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“FORSUPPLIER”印章發放給采購管理部，采購管理部接收后應在分發記錄上簽字確認更新版本已收,并同時對舊版本進行收回作廢簽名承諾，然后負責將新版本轉交給供應商,同時收回舊版本作廢。SQE根據一定的頻率定期去稽核供應商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

　　6）按生產訂單分發的圖紙屬一次性使用，文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“ONETIMEONLY”印章，并在分發記錄單上登記，接收人簽收。分發件在一次性使用后自動失效,由生產部負責銷毀。

　　7）對于工程部設計開發中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理，可使用Draft印章進行簡單的控制：

　　A.登記：工程部在新產品樣品設計和制造階段編制的圖紙(Drawing)、工藝路線表(Routing)和經顧客批準的供應商清單(AVLlist)，由設計開發

中心登記。僅保存電子版的文件。

　　B.發放：制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產品制造令（MO）發放到設計開發中心的制造小組，無須建立文件發放記錄。采購件圖紙和AVLlist發放到采購部和質量部，需建立文件發放記錄。

　　C.更改：當草稿版的技術文件由于設計的原因或客戶的更改要求進行升版時，工程部負責按發放記錄收回舊版文件，發放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應商作廢，然后收回。

　　D.文件收回：當新產品準備進入小批量生產時，工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和AVLlist更新升級為正式版。同時會通過Agile輸入系統。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發放給質量部和供應鏈部的和AVLlist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應商并收回，然后發放正式版采購件圖紙。

　　5.5文件的更改

　　1）文件需要更改時，應由文件原設計或編制部門（人）直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

　　2）文件更改的審核、批準一般情況下應由原審批部門及人員進行，當發生機構調整或原審批人不在職時應由替代職能部門及人員審批。

　　3）文件升級以后，原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發記錄單》逐本收回，作廢文件和資料的原稿應加蓋藍色“OBSOLETE”印章，保存在文件中心，不作銷毀，在有效的文件清單中加以標識。其它拷貝由文件中心收集后統一碎化銷毀。按新《文件分發記錄單》發放新硬拷貝件。需廢止的文件，由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。

　　4）一般情況下文件更改由原編制或設計部門進行，更改非本部門設計或編制的文件，必須有原設計或編制部門的書面授權，并提供有關的背景資料。

　　5）文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知，說明一個文件已經作廢，不再有新版本取代，須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件，作廢文件保存一年。

　　6）所有程序文件，作業指導書保存三年。

　　5.7顧客提供的文件的控制

　　1）顧客提供的文件，包括軟件，由文件中心負責登記,建立相應的文件清單，按受控文件方式管理。有關這些文件的更新，由項目經理控制。當這些文件需要更新時，項目經理或負責此項目的的工程師把新版文件送至DCC（包括軟件）。若客戶僅提供了軟拷貝件，項目工程師根據需要打印出硬拷貝件送文件中心人員，文件中心人員加蓋紅色”RECEIVED”接受章，然后按項目工程師的要求發放硬拷貝件，舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產，在沒有得到顧客的書面授權時，絕對不可擴散和傳播。

　　2）質量部負責對發放m.dewk.cn到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

　　3）總經理負責公司內部執行的有關國家的法律、法規性文件的有效性。

　　4)顧客文件長期保持在文件中心。

　　5.8各類標準建立相應清單，由使用者直接向文件中心借閱。

　　5.9主要文件和資料的編號法則

　　1）質量手冊的編號說明

　　WSC-SZ/QEM-**

　　手冊的版本號

　　手冊英文縮寫

　　深圳z公司英文名稱簡稱

　　圖表1

　　2）質量體系程序文件的編號說明

　　WSC.SZ.*-YY

　　程序文件序號（從01開始的流水號）

　　質量手冊中對應要素序號

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　*注：其中“*”是質量手冊中對應的要素序號，對于管理程序中和質量管理程序有關的，按質量手冊中的序號分配，無法并入質量手冊的要素序號的文件，統一分配“4”。

　　3）管理/作業文件的編號說明

　　WSC.SZ.*****.YY

　　管理/作業文件序號（從01開始的流水號）

　　管理/作業文件分類名稱（英文縮寫）

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　4）產品文件的編號說明

　　由于產品文件的歷史的多樣性，繼續使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產品代碼相對應。機柜產品稱作PI，電子組裝產品稱作MPI。

　　5）質量記錄的編號說明

　　Form*.*Y-ZIssueA

　　版本號（從1開始的流水號）

　　序列號（從1開始的流水號）

　　從a開始的流水號

　　質量手冊中對應要素序號

　　6.0文件中心使用的樣章

　　“分發”章

　　內部文件”原件”章

　　外部文件“收到”章

　　“非受控”章

　　“給供應商”章

　　”作廢”章

　　”一次性使用”章

　　7.0文件控制流程圖(見下頁)

　　8.0執行本程序形成以下記錄：

　　8.1《文件借閱記錄單》

　　8.2《文件分發記錄單》

　　8.3《作廢文件通知》

　　附加說明

　　本程序由質量部提出

　　本程序由質量部起草，并負責解釋