總公司檔案管理暫行規定

　　第一章 總 則

　　第一條 為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本規定。

　　第二章 檔案管理

　　第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，檔案室在總經理辦公室領導下，負責全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監督和檢查。

　　第三條 檔案室履行下列職責：

　　(一)貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;

　　(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;

　　(三)指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。

　　第四條 各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。

　　第五條 檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

　　第三章 檔案的歸檔

　　第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

　　一、本企業內部形成的文件材料;

　　二、本企業所屬單位和派出機構(包括境外機構)應報本企業的文件材料;

　　三、本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料;

　　四、本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料;

　　五、本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料;

　　六、本單位執行、辦理的外來文件材料。

　　第七條 歸檔的時間:

　　一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

　　二、工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　　三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

　　四、企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

　　五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

　　六、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。

　　第八條 下列文件材料應隨時歸檔：

　　一、變更、修改、補充的文件材料;

　　二、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

　　三、企業產權變動過程中形成的文件材料;

　　四、其他臨時活動中形成的文件材料。

　　第四章 檔案的鑒定

　　第九條 每年應對檔案進行一次清理，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。

　　公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

　　第五章 檔案的銷毀

　　第十條 檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

　　第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經處(分公司)級負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。

　　第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監銷，共同在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的保密安全

　　第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。

　　檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續，認真審查審批權限是否符合規定的要求。

　　第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。

　　第十五條 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內容者，應視情節輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

　　第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證;涉及企業機密的檔案材料，必須經總經理同意后再作決定，嚴防泄密。

　　第十七條 檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房,明顯處要有安全防火設備。

　　第十八條 非檔案管理人員，未經批準不準進入。

　　第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。

　　第七章 檔案的利用

　　第二十條 凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能憑單閱檔。

　　第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

　　第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案，分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容，由總經理辦公室安排。

　　第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經總公司主管領導或總經理、黨委書記批準。

　　第二十四條 借閱期限不得超過15天，到期歸還;如需再借，應辦理續借手續。

　　第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

　　第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

　　第八章 附則

　　第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規定的補充。

　　第二十八條 本規定從印發之日起實施

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。