投資開發(fā)公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定
為進(jìn)一步規(guī)范公司檔案管理，提高檔案管理水平，保證檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔，結(jié)合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關(guān)制度，現(xiàn)將檔案管理作以下補(bǔ)充規(guī)定：
一、檔案移交
1．公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理制度，任何人不得將檔案資料據(jù)為己有，由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時(shí)收集、整理本部門的檔案，各經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進(jìn)行歸檔。有關(guān)公司的重大事件重要資料應(yīng)隨時(shí)向辦公室移交。
2．所有歸檔材料內(nèi)容必須填寫完整，特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。
3．所有需加蓋公司印章的材料，辦公室必須留存一份原件存檔，確因情況特殊，無法以原件備存的，應(yīng)以復(fù)印件存檔。所有合同、協(xié)議（除財(cái)務(wù)合同）完成簽訂后，應(yīng)及時(shí)移交辦公室歸檔；財(cái)務(wù)合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。
4．建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作，應(yīng)做到與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)后，項(xiàng)目主管要按照檔案清單內(nèi)容開始進(jìn)行資料的積累、整理工作：
（1）施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將項(xiàng)目前期資料移交至公司檔案室；
（2）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格，取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后，應(yīng)在15天內(nèi)完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作；
（3）施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外，另一套裝訂成冊(cè)，由項(xiàng)目主管驗(yàn)收后移交至公司檔案室。
5．項(xiàng)目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目主管需完成資料的補(bǔ)齊完善工作。
6．會(huì)計(jì)檔案由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔，滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。
7．檔案移交工作需堅(jiān)持誰(shuí)項(xiàng)目誰(shuí)負(fù)責(zé)原則，并將此項(xiàng)工作納入個(gè)人年度績(jī)效考核中，如超出規(guī)定期限未移交或整改的，酌情扣分。
各類檔案歸檔移交期限表
檔案類型 歸檔內(nèi)容 移交時(shí)限 責(zé)任部門/責(zé)任人
文書檔案 各類合同、協(xié)議等（除財(cái)務(wù)合同） 簽訂后一周內(nèi) 各部門
其他資料 次年三月底前 各部門
財(cái)務(wù)檔案 財(cái)務(wù)合同 每季度末25日前 計(jì)劃財(cái)務(wù)部
所有會(huì)計(jì)檔案 每年三月 計(jì)劃財(cái)務(wù)部
工程檔案 公司歸檔前期業(yè)主
檔案資料 待施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi) 項(xiàng)目主管 公司歸檔后期業(yè)主
檔案資料 竣工驗(yàn)收合格，取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后15天內(nèi) 項(xiàng)目主管
移交城建檔案館資料 上交城建檔案館起三個(gè)月內(nèi)完成檔案前期資料移交工作 項(xiàng)目主管
二、檔案利用
（一）公司內(nèi)部借閱、查閱
公司檔案內(nèi)部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。
1．借閱、查閱檔案時(shí)，需填寫《檔案借閱、查閱審批表》（詳見附件）。如借閱、查閱本部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人簽字同意；如借閱、查閱非本部門檔案，另需檔案所屬部門負(fù)責(zé)人審批簽字；重要檔案及機(jī)密檔案原則不予借閱、查閱，特殊情況須總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
2．借閱檔案需限時(shí)歸還，借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應(yīng)注明借閱期限，按期歸還，逾期未歸還的，將視情況計(jì)入個(gè)人年度績(jī)效考核成績(jī)；確因特殊情況無法及時(shí)歸還的，可申請(qǐng)延期，并辦理延期審批手續(xù)。
3．借閱人必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，并報(bào)辦公室備案，嚴(yán)重者追究責(zé)任。
4．必須愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等；不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等，必須保持檔案完整及整潔。
（二）外部人員借閱、查閱
公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱，若因工作需要，確需查閱、借閱的，按相關(guān)程序辦理。
1．未經(jīng)許可，公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案，不得向外部人員提供一切檔案，不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。
2．外部人員查閱相關(guān)檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；如重要檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3．外部人員借閱相關(guān)檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，限期歸還，并由檔案管理員負(fù)責(zé)跟蹤催討。
附件：檔案借閱查閱申請(qǐng)表
附件：檔案借閱查閱申請(qǐng)表
□借閱□查閱
申請(qǐng)人：
檔案名稱：
事由：
時(shí)間：
借閱檔案：□原件□復(fù)印件
借閱期限：
歸還日期：
部門領(lǐng)導(dǎo)審批：
年月日
辦公室審批：
年月日
>
分管副總審批：
年月日
總經(jīng)理審批：
年月日
篇2：公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定
公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定
1.0 目的
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財(cái)務(wù)部要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。
2.0 適用范圍
2.1會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會(huì)計(jì)帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會(huì)計(jì)報(bào)表:月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表。 2.4電腦磁盤:儲(chǔ)存會(huì)計(jì)核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會(huì)計(jì)資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等等。
3.0工作職責(zé)
(略)
4.0 程序要點(diǎn)
4.1公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)歸檔入庫(kù)。
4.2已入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，需拆封整理的，由會(huì)計(jì)檔案管理人員處理。
4.3會(huì)計(jì)檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。
4.4會(huì)計(jì)檔案的保管期限據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時(shí)歸檔。
4.6外單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會(huì)計(jì)檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨(dú)在場(chǎng)。
4.8查閱時(shí)會(huì)計(jì)檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意。
4.9會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報(bào)主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。
5.0 記錄文件與控制表格
6.0 支持文件
無
篇3：廣告公司檔案管理規(guī)定
廣告?zhèn)髅焦緳n案管理規(guī)定
(一)公司的檔案范圍
1、企業(yè)行政文書檔案：包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書;會(huì)議文件;工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)人員的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊(cè)、人事檔案等。
2、企業(yè)管理檔案：包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場(chǎng)信息、勞動(dòng)工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè)，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。
3、企業(yè)技術(shù)檔案：包括技術(shù)研究檔案、項(xiàng)目方案、樣片等。
4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)帳簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表檔案等。
5、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù)等。
6、企業(yè)聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。
(二)公司檔案管理體制
1、公司檔案管理機(jī)構(gòu)：辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會(huì)計(jì)檔案除外)。
2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護(hù)檔案的完整與安全，并接受必要的培訓(xùn)。
(三)立卷歸檔制度
1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦(理)完畢的文件材料，經(jīng)過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。
2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價(jià)值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3、歸檔時(shí)間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：
(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。
(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當(dāng)事人、部門負(fù)責(zé)人留復(fù)印件備查。
(3)凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。
(4)項(xiàng)目、科研課題，鑒定，驗(yàn)收后，兩個(gè)月內(nèi)歸檔。
4、歸檔要求
(1)材料完整齊全。
(2)系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，并區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。
(3)立卷時(shí)，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。
(4)在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí)，要合理安排文件的先后秩序，按時(shí)間先后排列。對(duì)于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。
(5)由檔案部門對(duì)業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù)，雙方在移交清冊(cè)上簽字。
5、部門歸檔要求
(1)編制立卷項(xiàng)目，將辦(理)完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。
(2)文件按時(shí)間順序排列，最近的在最上面。
(3)一個(gè)客戶一個(gè)立卷，一個(gè)項(xiàng)目立一個(gè)卷，一個(gè)檔案盒。
(4)貿(mào)易檔案與往來函件分開放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號(hào)放在文件袋里。
(5)定時(shí)交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個(gè)月收集。文件量大的，一月交一次。
6、檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進(jìn)行分類編目排列。
7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統(tǒng)一用A4紙。
(四)、檔案管理工作
1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位;分類，依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫(kù)保存檔案。
3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
4、檔案的銷毀編制銷毀清冊(cè);辦(理)銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。
(五)、檔案利用工作
1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻(xiàn)索引資料。
3、檔案管理部門要主動(dòng)向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場(chǎng)信息等。
4、依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。