E地產(chǎn)開發(fā)項目成本檔案管理作業(yè)指引

　　一、目的

　　為規(guī)范成本檔案管理，現(xiàn)結(jié)合成本管理的實(shí)際情況，制定本管理辦法。

　　二、范圍

　　本管理辦法適用于E地產(chǎn)**區(qū)域事業(yè)部下屬各開發(fā)項目成本管理部。

　　三、職責(zé)

　　3．1 事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部負(fù)責(zé)本管理辦法的制訂、修改、指導(dǎo)、解釋與檢查。

　　3．2 項目成本管理部負(fù)責(zé)本管理辦法的貫徹執(zhí)行。

　　四、方法與過程控制

　　4．1總則

　　4.1.1成本檔案是指各項目在開發(fā)過程中形成的與工程成本有關(guān)的且有保存價值的工程預(yù)算、工程合同、工程變更及現(xiàn)場簽證、招投標(biāo)、相關(guān)管理制度、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件內(nèi)容、付款臺帳、圖紙等應(yīng)歸檔保存的各種紙張介質(zhì)文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關(guān)的圖表、照片、錄相錄音、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r定額、造價信息等資料的總稱；成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。

　　4.1.2 成本檔案必須具備真實(shí)性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確地記載項目成本管理活動過程中形成的內(nèi)容；成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一，不同載體（紙質(zhì)資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔）上的同一文件資料的名稱、編號、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致。

　　4.1.3成本檔案（書面紙張資料）分為三類，即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類；其中工程成本類又分為工程合同類、工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類；工程成本類在分類時，還要按不同的竣工項目、在建項目、以及不同的建設(shè)項目開發(fā)期數(shù)進(jìn)行區(qū)分。

　　4.1.4成本檔案必須具備可復(fù)查性，對每項工程，以合同為主線進(jìn)行存檔。首先，對于每份《工程合同本》，必須把其《定標(biāo)簽報》（或《采購委員會會議紀(jì)要》）、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》直接作為其附件，并合在一起存檔，同時做好相互對應(yīng)的編號鏈接標(biāo)識；而后，將隸屬該合同的其他有關(guān)工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類文件資料也依次附后存檔。

　　4.1.5成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成本檔案實(shí)行統(tǒng)一歸檔、集中存放、不得將集團(tuán)公司、部門的成本檔案以個人名義保存在個人手中；嚴(yán)禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準(zhǔn)，就以個人名義私自外借（復(fù)印或郵件發(fā)送等方式）集團(tuán)或公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為；如有關(guān)人員的換崗或離職，則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作。

　　4.1.6 成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分，不斷充實(shí)和完善成本數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應(yīng)用和改進(jìn)成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。

　　4.1.7 成本管理應(yīng)設(shè)一兼職檔案管理員，該人員應(yīng)具備檔案基礎(chǔ)理論知識，熟練掌握自己所負(fù)責(zé)的檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù)，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致耐心。

　　4．2主要成本檔案的組成及其管理辦法

　　4.2.1工程合同資料

　　4.2.1.1 資料組成

　　A已竣工項目的完整的合同文本，包括前期類合同、建安類合同、基礎(chǔ)設(shè)施類合同、配套設(shè)施類合同。

　　B正在開發(fā)項目的合同文本。

　　C成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的各類合同內(nèi)容。

　　4.2.1.2 資料管理

　　A 使用專用檔案盒，按不同建設(shè)項目、不同開發(fā)期的單項工程的合同進(jìn)行分類存檔，檔案盒上須注明編號并粘貼資料目錄清單。

　　B 對每項工程，以合同為主線進(jìn)行存檔，每項工程的《工程合同文本》必須把其《定標(biāo)簽報》（或《采購委員會會議紀(jì)要》）、《工程合同審批表》、《工程預(yù)、結(jié)算審批表》作為附件，合在一起存檔，同時作好相互對應(yīng)的編號鏈接標(biāo)識，以便于工作快速復(fù)查。

　　C 《工程合同審批表》統(tǒng)一采用NC審批打印稿。

　　D 合同文本原件（包括合同文本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、合同審批表等）是由公司辦公室保管，成本管理部應(yīng)備有合同文本等資料的原件或復(fù)印件（復(fù)印件存檔，需加蓋辦公室的專用章以示確認(rèn)）。

　　E 其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合《合同管理辦法》執(zhí)行。

　　4.2.2 工程預(yù)結(jié)算資料

　　4.2.2.1資料組成

　　A 已竣工項目的完整的決算書、結(jié)算書、預(yù)算書、估算書、預(yù)結(jié)算審批表、工程結(jié)算協(xié)議清單（或承包方確認(rèn)書）、付款臺帳、項目后評估報告等。

　　B 正在開發(fā)項目的估算書、預(yù)算書、結(jié)算資料、付款臺帳等。

　　C 成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件所包括的目標(biāo)成本、動態(tài)成本、預(yù)結(jié)算等內(nèi)容。

　　4.2.2.2資料管理

　　A 以合同為主線進(jìn)行每項工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔，即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的預(yù)結(jié)算資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復(fù)查。

　　B 《工程預(yù)、結(jié)算審批表》統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復(fù)印的），一式三聯(lián)，第一聯(lián)辦公室存檔，第二聯(lián)成本管理部存檔，第三聯(lián)工程管理部存檔。

　　C 一份完整的工程預(yù)結(jié)算書應(yīng)包括編制說明、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表、計價依據(jù)。

　　D其中的計價依據(jù)又包括：材料價格（政府指導(dǎo)價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書）、施（竣）工圖、圖紙會審記錄、工程變更簽證的預(yù)算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認(rèn)的協(xié)議等。

　　E 編制說明、分部分項工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計算表合訂成冊；計價依據(jù)作為附件，可分職能部門、分類別進(jìn)行保管，但計價依據(jù)資料也必須具備全面、快速復(fù)查的條件。

　　F 使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程預(yù)結(jié)算補(bǔ)充資料目錄備注清單。

　　G不同載體（各局面資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務(wù)器）的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號、內(nèi)容數(shù)據(jù)等必須完全一致。

　　H對于項目竣工結(jié)、決算書，在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時，還須將其電子文檔該錄成光盤，或者在成本管理軟件的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項目竣工結(jié)、決算書的電子文檔"打包"并上傳至服務(wù)器，以方便保存與使用。

　　I 其他有相關(guān)規(guī)定，結(jié)合《工程預(yù)、結(jié)算管理辦法》執(zhí)行

　　4.2.3工程變更與現(xiàn)場簽證資料

　　4.2.3.1 資料組成

　　A 已竣工項目的完整的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。

　　B 正在開發(fā)項目的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。

　　C 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程變更、現(xiàn)場簽證內(nèi)容。

　　4.2.3.2資料管理

　　A 以合同為主線進(jìn)行每項工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔，即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場簽證的資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復(fù)查。

　　B 《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復(fù)印的），一式四聯(lián)，第一聯(lián)項目部存檔，第二聯(lián)施工單位存檔，第三聯(lián)成本管理部存檔，第四工程管理部聯(lián)存檔（四聯(lián)皆須蓋有甲方的工程變更及現(xiàn)場簽證專用章）；《工程變更通知單》、《現(xiàn)場簽證單》統(tǒng)一進(jìn)行編號。

　　C 使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補(bǔ)充資料目錄備注清單。

　　4.2.3.3其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合《工程變更與現(xiàn)場簽證管理辦法》執(zhí)行。

　　4.2.4 工程招投標(biāo)資料

　　4.2.4.1資料組成

　　A 已竣工項目的完整工程招標(biāo)資料（評定標(biāo)評審表、招標(biāo)文件、答疑記錄、開標(biāo)評標(biāo)記錄等）、工程投標(biāo)資

料（主要是中標(biāo)單位的）。

　　B 正在開發(fā)項目的工程招投標(biāo)資料。

　　C 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標(biāo)內(nèi)容。

　　4.2.4.2 資料管理

　　A 以合同為主線進(jìn)行每項工程招投標(biāo)資料的歸類存檔，即每項工程的《工程合同文本》須把相關(guān)的工程招投標(biāo)資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復(fù)查。

　　B 《定標(biāo)簽報》及《采購委員會會議紀(jì)要》統(tǒng)一從EIP辦公平臺打印，辦公室、成本管理部及工程管理部各存一份。

　　C項目招投標(biāo)資料（評定標(biāo)評審表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包商考察結(jié)果審批表、答疑記錄、開標(biāo)和評標(biāo)的記錄、相關(guān)會議紀(jì)要等）的收集、整理、歸檔、保管工作由工程管理部負(fù)責(zé)。

　　D 但評定標(biāo)評審表（或議標(biāo)及直接委托審批表）、中標(biāo)單位投標(biāo)文件中報價書、招標(biāo)文件等作為工程預(yù)結(jié)算必要依據(jù)的招投標(biāo)資料，成本管理部則應(yīng)每項皆保存其原件或復(fù)印件。

　　E 其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合《工程招標(biāo)管理辦法》執(zhí)行

　　4.2.5 制度類文件

　　4.2.5.1文件組成

　　A國家及當(dāng)?shù)卣こ淘靸r管理等有關(guān)部門頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料。

　　B集團(tuán)總部頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、操作指引、操作流程通知、決定等文件資料。

　　C本公司及本部門制訂的與成本管理有關(guān)的管理辦法、實(shí)施細(xì)則、通知、決定、相關(guān)會議紀(jì)要等文件資料。

　　4.2.5.2文件管理

　　A 成本管理制度要求在公司網(wǎng)站的相應(yīng)"管理制度"欄中或網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器中存放（政府有關(guān)部門頒發(fā)的法規(guī)文件可除外），以便網(wǎng)上查詢。

　　B主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份，裝訂成冊（活頁形式，可及時更新），以便書面查詢、使用。

　　4.2.6其他文件資料

　　其他文件資料包括目標(biāo)成本、有關(guān)設(shè)計階段成本控制的資料、相關(guān)會議紀(jì)要、同行成本比較資料、工程造價分析、相關(guān)往來文件、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r定額、信息月刊、圖集等工程造價有關(guān)專業(yè)書強(qiáng)等。這類文件資料也是實(shí)行資料管理員專人負(fù)責(zé)，分類保管。

　　4．3成本檔案管理的其他規(guī)定

　　4.3.1歸檔與立卷

　　4.3.1.1 項目立項后，資料管理員即應(yīng)制定該項目文件資料的收集整理工作計劃，設(shè)定階段性歸檔的時間，按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求，就每個環(huán)節(jié)上形成的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件資料，隨時加以收集，并存放于事先準(zhǔn)備好檔案盒中，以備整理。

　　4.3.1.2對工程造價影響較大的文件資料需原件存檔，復(fù)印件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部門的印章以示確認(rèn)。

　　4.3.1.3在項目開發(fā)的過程中形成的與成本有關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷，以合同為主線、以項目為單位進(jìn)行立卷，一個項目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷，一卷即裝成一個檔案盒。

　　4.3.1.4 對卷內(nèi)無頁號的文件資料應(yīng)逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁號，并在合適處標(biāo)明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等。

　　4.3.1.5 卷內(nèi)文件資料的排列次序為；開發(fā)前擁準(zhǔn)備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類。

　　4.3.1.6 每卷成本檔案編號由部門統(tǒng)一擬定編號方案；各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi)，排列方法為自左至右，從上到下。

　　4.3.1.7 對立好的案卷，成本檔案管理員應(yīng)定時進(jìn)行檢查，對不符合要求的應(yīng)及時予以完善或返工

　　4.3.2 編目與裝訂

　　4.3.2.1 卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容進(jìn)行編寫。第一列順序號，以文件資料排列先后順序逐件填寫；第二列字號，填寫文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號；第三列責(zé)任者，填寫對文件資料的著名者，即對文件資料負(fù)有責(zé)任的部門和個人；第四列題名，即文件資料標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄：沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加"[ ]"以示區(qū)別：第五列日期，文件資料的形成時間；第六列頁號，填寫文件資料起止頁號。

　　4.3.2.2檔案案卷裝訂的基本要求：在建工程的檔案做活頁裝訂；己竣工工程的檔案做固定頁裝訂。裝訂時，去除文件上的金屬物；破損和褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)成復(fù)制；文件資料應(yīng)使用A4大小紙張，裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標(biāo)準(zhǔn)的A4紙上；卷內(nèi)文件資料，一般不超過二百頁為宜，超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂；裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀；文件資料字跡難以辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件并加以說明。

　　4.3.3保管與使用

　　4.3.3.1 歸集、接收成本檔案，檔案管理員必需認(rèn)真檢驗，并辦理好登記、交接手續(xù)。

　　4.3.3.2成本檔案要求集中存放于部門檔案柜，由檔案管理員管理，部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。

　　4.3.3.3成本檔案保管必須做到七防，即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

　　4.3.3.4在現(xiàn)階段，保存期在十年之內(nèi)的成本檔案原則上皆不能作廢，須保存；保存期超過十年的成本檔案如需銷毀，須經(jīng)公司及總部的主管部門、領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

　　4.3.3.5對易褪色、易磨損的圖紙、材料等，檔案員要進(jìn)行定期檢查，檔案的修補(bǔ)對借閱次數(shù)頻繁、易損的案卷，可制作副本借閱，以加強(qiáng)對正本的保存。

　　4.3.3.6為維護(hù)成本檔案的真實(shí)性與安全性，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自涂改成本檔案；每天下班要鎖好檔案柜。

　　4.3.3.7如因工作需要，公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時，須填寫《成本檔案借閱登記表》（見支持文件一），經(jīng)部門或公司負(fù)責(zé)人（一股由成本管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，重要檔案的借閱還應(yīng)得到成本管理部主管副總的批準(zhǔn)）批準(zhǔn)后方可借閱；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的借閱經(jīng)辦工作，辦理檔案借閱的登記手續(xù)，在借閱人歸還檔案時，還應(yīng)負(fù)責(zé)檢查檔案的完好情況，借出的文件資料由檔案管理人員負(fù)責(zé)及時收回井檢查完整情況，如發(fā)現(xiàn)遺失，需在《成本檔案借閱登記表》的"備注"欄加以注明，追究借閱者責(zé)任。

　　4.3.3.8在與公司之外進(jìn)行學(xué)習(xí)交流時，在維護(hù)成本檔案的機(jī)密性的同時，還要注意雙方應(yīng)進(jìn)行對等交流。

　　4.3.3.9公司正常開展的審計、工作檢查，則成本管理部須全力配合，井做好資料借閱的登記、回收工作。

　　4.3.3.10應(yīng)建立成本檔案臺帳，以記載檔案收進(jìn)、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動情況，檔案人員還要做好統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，以便輸入計算機(jī)，充分利用計算機(jī)進(jìn)行工程成本檔案的輔助管理。

　　4.3.3.11各項目成本管理部務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行本管理辦法，在執(zhí)行過程中，如與實(shí)際情況有不適合之處，各公司成本管理部可根據(jù)實(shí)際情況作修改之請示，報事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部核實(shí)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

　　5.文件

　　5．1《工程成本檔案借閱登記表》

　　借閱

　　日期借閱

　　部門/人文件資料名稱數(shù)量借閱期限借閱

　　用途檔案

　　管理員審批人簽名歸還

　　日期歸還人簽名備注

篇2：如何控制物業(yè)管理成本

　　如何控制物業(yè)管理成本

　　現(xiàn)在的物管行業(yè)究竟是虧是盈？按照業(yè)內(nèi)的普遍認(rèn)識，物業(yè)管理行業(yè)是一個微利行業(yè)，但有些業(yè)主對此并不買賬，認(rèn)為在市場經(jīng)濟(jì)條件下，如果物業(yè)管理公司真的虧損，那為什么不關(guān)門大吉？為此有業(yè)主猜疑，物業(yè)管理是不是暴利行業(yè)？為什么會有兩種截然不同的看法呢？首先得看物業(yè)所處地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，物業(yè)的類型和規(guī)模，物業(yè)管理企業(yè)的資質(zhì)等級，物業(yè)管理質(zhì)量，管理水平以及物業(yè)管理費(fèi)的收繳率等。對于經(jīng)濟(jì)適用房及業(yè)主入住率較低的物業(yè)，物業(yè)管理公司虧損的可能性比較大，面對于種種高檔物業(yè)，應(yīng)該說還是有一定利潤空間的，但無論如何也達(dá)不到所謂“暴利”的程度。

　　如何提高物業(yè)管理公司的管理水平，擺脫經(jīng)營困境，提高經(jīng)濟(jì)效益，這是每一個物業(yè)管理從業(yè)人員都應(yīng)當(dāng)思考的問題。《物業(yè)服務(wù)收費(fèi)管理辦法》第十一條確規(guī)定了物業(yè)管理成本的基本構(gòu)成。

　　通過規(guī)定，我們可以清晰地看到物業(yè)管理公司收入的主要來源，但這些均未反映出裝修管理服務(wù)費(fèi)、停車服務(wù)費(fèi)、特約服務(wù)創(chuàng)收等費(fèi)用。其實(shí)在實(shí)際操作中，這些也是物業(yè)管理公司的重要收入。那如何降低控制成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良性循環(huán)？

　　1、物業(yè)管理應(yīng)早期介入

　　物業(yè)管理公司在物業(yè)的規(guī)劃設(shè)計及建設(shè)階段應(yīng)提早介入。站在使用者的角度，改進(jìn)和完善物業(yè)的設(shè)計，監(jiān)督施工質(zhì)量，有利于完善物業(yè)的使用功能，也有利開展，提高工作效率和工作質(zhì)量，從而降低使用、維修成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

　　2、部分項目實(shí)行專業(yè)分包業(yè)化服務(wù)轉(zhuǎn)變，將部分項目發(fā)包給專業(yè)公司

　　例如：將清潔衛(wèi)生這一技術(shù)含量較低，利潤率不高的項目發(fā)包給社會上的專業(yè)清洗公司，公司在清潔衛(wèi)生方面能夠提供比物業(yè)管理公司更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而且成本會更低，物業(yè)管理公司也不用承擔(dān)清潔工的社會保險等責(zé)任，這樣管理費(fèi)用也會降低。

　　3、全面節(jié)約各項費(fèi)用

　　建立行之有效的獎懲制度，獎勵節(jié)約，懲罰鋪張浪費(fèi)行為。要求每位員工都要有節(jié)約意識，物品信用實(shí)施以舊換新，修舊利廢，綜合利用。尤其對水、電、電話費(fèi)等方面加以控制，在財務(wù)報銷上嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格控制打的費(fèi)，餐飲費(fèi)等費(fèi)用，確保“一支筆”的財務(wù)報銷制度。

　　4、完善采購招標(biāo)管理制度

　　較大的物業(yè)管理公司每年辦公用品、保潔用品、維修配件、員工服裝等采購費(fèi)用，少則幾十萬，大到幾百萬。因此必須實(shí)行招標(biāo)定點(diǎn)采購，這樣可杜絕“暗箱操作”，從而大大降低成本。

　　5、充分利用物業(yè)資源，開展多種經(jīng)營進(jìn)行創(chuàng)收

　　物管不僅要會省錢，還得會賺錢。除去物業(yè)管理公共服務(wù)外，要廣泛開展多種經(jīng)營，針對客戶的需求，開動腦筋，比如說家政服務(wù)，這既方便了業(yè)主也增加了收入。

　　6、合理定編定崗，整合資源

　　對照物管委托合同，甲方的要求，物業(yè)的特點(diǎn)等因素合理定人定崗。按因事設(shè)崗的原則，工作延伸，綜合利用，提高人均管理面積，并通過招聘一專多能型人才，同時在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)一專多能型人才，使員工隊伍精干，并在企業(yè)內(nèi)部回憶新員工的培訓(xùn)，使新員工能熟練掌握各崗業(yè)務(wù)，從而提高工作效率。也可通過“1拖N”管理模式，由一個管理成熟的大型小區(qū)向周邊幾個小區(qū)輻射，實(shí)現(xiàn)管理人員的共享。對大型、綠化、維修設(shè)備，甚至車輛等，可由幾個管理處綜合利用，資源共享，從而降低管理成本。

　　7、努力實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)營

　　通過提高品牌含金量，提高資質(zhì)等級，提高社會美譽(yù)度，提高服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大市場競爭力，不斷承接一些面積大、綜合質(zhì)量優(yōu)的物業(yè)，提高規(guī)模效益，面積增加后也能不斷降低單位管理成本，同時由勞動密集向知識密集轉(zhuǎn)型，依靠自身的技術(shù)實(shí)務(wù)和專業(yè)化運(yùn)作方式，努力形成一定的產(chǎn)業(yè)規(guī)模。

　　8、智能化管理降低成本

　　借物管小區(qū)朝智能化社區(qū)發(fā)展的新趨勢，以IC卡等技術(shù)為核心，實(shí)現(xiàn)對業(yè)主用水、用電、用氣及物業(yè)服務(wù)費(fèi)、停車費(fèi)等其他會費(fèi)項目管理的新模式。還可利用先進(jìn)的電視監(jiān)控安防系統(tǒng)對小區(qū)的主要出入口、道路、公共場所進(jìn)行監(jiān)控，從而降低人工費(fèi)用，達(dá)到降低成本的目的。

　　當(dāng)然，企業(yè)成本管理離不開企業(yè)文化的輻射，有著良好企業(yè)文化氛圍的企業(yè)，必然有利于各項成本管理制度的實(shí)施。企業(yè)內(nèi)部每一個部門和每位員工都是成本的影響者，要將全體員工都當(dāng)作成本管理的主體，通過種種方法不斷提高成本控制意識。

篇3：控制物業(yè)管理人工成本投入

　　控制物業(yè)管理人工成本投入

　　物業(yè)管理有兩大特點(diǎn)：一是勞動密集型；二是管理密集型。勞動密集型是服務(wù)行業(yè)所共有的，但管理密集型卻是物業(yè)管理行業(yè)所特有的，一個不被業(yè)內(nèi)所重視的特征。物業(yè)管理的管理密集型，并不是勞動密集型所引發(fā)的。而是因為物業(yè)管理知識密集型和技術(shù)型所造成的。物業(yè)管理行業(yè)知識領(lǐng)域涵蓋了房地產(chǎn)、法律、政治、經(jīng)濟(jì)等等。物業(yè)管理行業(yè)涉及的技術(shù)領(lǐng)域更廣泛，許多都是前沿科技。如網(wǎng)絡(luò)、消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、門襟對講系統(tǒng)、智能化系統(tǒng)。知識密集型和技術(shù)型，決定了物業(yè)管理服務(wù)的管理密集型。

　　控制物業(yè)管理人工成本投入正是體現(xiàn)了“勞動密集型”和“管理密集型”的結(jié)合、協(xié)調(diào)、完善、一致。對物業(yè)管理行業(yè)來講，一個企業(yè)管理水平如何，說到底就是看他的人工成本控制如何。因為對勞動密集型行業(yè)來講，人工成本的高低決定了企業(yè)盈利水平的高低。

　　首先，控制物業(yè)管理人工成本投入你需要搞清楚和掌握小區(qū)的資源，不同的小區(qū)資源，采取不同的配置。

　　小區(qū)資源主要包括：物業(yè)的類型，多層還是小高層或高層，小區(qū)的住戶數(shù)、小區(qū)出入口的數(shù)量、小區(qū)是封閉式還是開放式；小區(qū)的占地面積、建筑面積、商業(yè)面積(含學(xué)校、幼兒園、會所、商鋪、酒店等)，綠化面積(包括覆蓋率、植物種類等)、收費(fèi)面積(不同物業(yè)的收費(fèi)面積)、小區(qū)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)(這一點(diǎn)十分重要)；小區(qū)的設(shè)施設(shè)備包括電梯、配電房、水泵房、消防、監(jiān)控、對講系統(tǒng)、配電箱的數(shù)量、監(jiān)控探頭的數(shù)量；生活(消防)水池個數(shù)、所處位置、容積率、會所基本情況；游泳池基本情況、活動中心等；地下停車面積、停車位數(shù)量、樓層、基本設(shè)施設(shè)備情況；地上車位面積、停車位數(shù)量、所處位置等；道路的面積、路燈的數(shù)量；沙井、雨水溝的位置、走向；化糞池數(shù)量、位置、容積率等。

　　第二步，根據(jù)小區(qū)的資源情況，確定小區(qū)的等級標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

　　資源決定了小區(qū)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：2元/㎡的管理費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與3元/㎡的管理費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，在服務(wù)品質(zhì)上肯定有差距。所以說，不同的資源應(yīng)改有不同的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與服務(wù)等級、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)。不同的服務(wù)等級對應(yīng)不同的人力資源配置標(biāo)準(zhǔn)。因此，我們可以把小區(qū)分為若干等級。小區(qū)等級的確認(rèn)主要依賴小區(qū)的資源。參考數(shù)據(jù)有：小區(qū)的占地面積、公共設(shè)施(配套)面積、收費(fèi)面積、綠化面積等等。例如

　　1、A1類小區(qū)必須符合三個條件中的兩個

　　管理面積：30萬㎡以上

　　收費(fèi)面積：20萬㎡以上

　　收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：3元/㎡以上

　　2、A2類小區(qū)必須符合三個條件中的兩個

　　管理面積：15~20萬㎡

　　收費(fèi)面積：13萬㎡以上

　　收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：3元/㎡以下

　　3、B1類小區(qū)必須符合三個條件中的兩個

　　管理面積：10~15萬㎡

　　收費(fèi)面積：8萬㎡以上

　　收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：2.5元/㎡以上

　　4、B2類小區(qū)必須符合三個條件中的兩個

　　管理面積：8~13萬㎡

　　收費(fèi)面積：6萬㎡以上

　　收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：2.0元/㎡以上

　　5、C1類小區(qū)必須符合三個條件中的兩個

　　管理面積：3~8萬㎡

　　收費(fèi)面積：4萬㎡以上

　　收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：2.0元/㎡以上

　　6、C2類小區(qū)必須符合三個條件中的兩個

　　管理面積：2~5萬㎡

　　收費(fèi)面積：2萬㎡以上

　　收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：1.2元/㎡以上

　　與之配套的是A1類服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，A2類服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，B1類服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，B2類服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，C1類服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，C2類服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等等。第三步，掌握了小區(qū)的詳細(xì)資源情況、資料、數(shù)據(jù)，以及小區(qū)的等級標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)等級，我們就可以根據(jù)這些資源的情況、標(biāo)準(zhǔn)，確定小區(qū)人力資源的配置。人力資源配置也是小區(qū)的定員定編。

　　小區(qū)的人力資源配置主要計算數(shù)據(jù)是人均管理面積㎡/人。如多層不帶電梯的物業(yè)，人均管理面積是1300~1400㎡/人；多層帶電梯的物業(yè)，人均管理面積是1200~1300㎡/人；高層住宅的物業(yè)，人均管理面積是1600~1700㎡/人；寫字樓物業(yè)，人均管理面積是2000㎡/人左右。

　　同時我們還要(考慮不同的實(shí)際情況)根據(jù)不同的參考數(shù)據(jù)，乘以一定的系數(shù)。例如，在同等條件下，“開放式”小區(qū)的管理難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于“封閉式”小區(qū)的管理。所以，對開放式的小區(qū)乘以一定的系數(shù)才能體現(xiàn)出公平合理。

　　參考的數(shù)據(jù)有：

　　1、物業(yè)的種類、物業(yè)的建筑面積、公共設(shè)施面積；

　　2、治安防范是“開放式”還是“封閉式”；

　　3、物業(yè)的管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；

　　4、物業(yè)的服務(wù)等級和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

　　例如，公司內(nèi)部對比分析：

　　案例1某公司A管理處與B管理處比較：

　　(1)資源

　　A管理處：小區(qū)客觀資源：小高層物業(yè)6棟、240戶、建筑面積34802㎡，綠化面積4500㎡、收費(fèi)面積24703.76㎡，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：住宅2.8元/㎡。設(shè)備：地下停車場車位89個、游泳池、會所各一個；月管理費(fèi)收入69170.53元；目前崗位人數(shù)34人。

　　B管理處：小區(qū)客觀情況：小高層物業(yè)4棟、244戶、建筑面積33038㎡、綠化面積3040㎡、商業(yè)面積1200㎡、收費(fèi)面積26900㎡。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)3.0元/㎡、商業(yè)3.0元/㎡。設(shè)備：電梯8臺、水泵房、消防系統(tǒng)、地下停車位86個。清潔外包。月管理費(fèi)收入80700.40元，目前崗位人數(shù)29人。

　　(2)對比

　　A管理處與B管理處都有電梯、配電房、水泵房等設(shè)備和地下停車場、公共走廊、電梯廳、架空層等公共設(shè)施。

　　不同的是A管理處有游泳池、會所，B管理處沒有。B管理處有商鋪，A管理處沒有。

　　(3)分析

　　a. A管理處與B管理處在整體資源基本相同的情況下，人力成本投入?yún)s出現(xiàn)了很大的差距。一個用了34人，一個用了29人。

　　b. B管理處的月管理費(fèi)收入高出A管理處17%，人工成本卻低出了17.24%。

　　c. A管理處人均創(chuàng)收2034.43元/人；B管理處人均創(chuàng)收2782.77元/人。

　　案例2 行業(yè)內(nèi)W公司C管理處與*公司D管理處比較

　　(1)資源：

　　a. *公司D管理處

　　小區(qū)客觀情況：建筑面積29.0萬㎡、綠化面積11.96萬㎡、商業(yè)面積1萬多㎡；

　　物業(yè)：高層14棟，其中27層10棟、25層4棟。

　　設(shè)備：電梯29部，有配電房、水泵、消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、對講系統(tǒng)。

　　設(shè)施：游泳池、學(xué)校、幼兒園、地下停車場。車位1180個，停車使用率80%左右。

　　b. W公司C管理處

　　小區(qū)客觀情況：高層8棟、小高層8棟、1548戶、建筑面積26萬㎡、綠化面積4.9萬㎡、收費(fèi)面積25.49萬㎡；

　　收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：一期別墅2.8元/㎡、小高層1.8元/㎡；二期高層住宅3.2元/㎡，別墅3.8元/㎡。

　　設(shè)施設(shè)備：電梯42部、配電房、水泵房、消防、監(jiān)控、對講系統(tǒng)。會所、游泳池各一個，地下停車位1400個。清潔外包。目前管理處崗位人數(shù)230人。

　　(2)支出：

　　a. *公司D管理處所有設(shè)施設(shè)備養(yǎng)護(hù)維修到位，該項花的錢花到位。該項包給專業(yè)公司維護(hù)的，交由專業(yè)公司維護(hù)。

　　b. *公司D管理處共有人員218人。除負(fù)責(zé)*公司D管理處的物業(yè)管理外，還負(fù)責(zé)附近“G”小區(qū)(2萬多㎡)的物業(yè)管理；F中學(xué)、小學(xué)、幼兒園的保安服務(wù)；附近H宿舍的設(shè)施設(shè)備小修、搶修和應(yīng)急維修等工作。(3)收入

　　*公司D管理處收入：收費(fèi)面積20多萬㎡，管理費(fèi)2.6元/㎡，商業(yè)6.0元/㎡；月收入(不含停車費(fèi)、商業(yè)面積管理費(fèi)收入)約80萬元。

　　(4)對比差距

　　a. *公司D管理處的管理建筑面積比W公司C管理處高出23%，6.2萬㎡；人力成本控制卻比W公司C管理處低出5%，少用12人。一個是218人，一個是230人。

　　b. *公司D管理處的人均面積是1577.98㎡。W公司C管理處的人均管理面積是1130.43㎡，相差1.39倍。

　　c.不含商業(yè)管理費(fèi)收入，*公司D管理處的人均創(chuàng)收3640.86元/人 ；W公司C管理處人均創(chuàng)收為3381.88元/人。*公司D管理處高出W公司C管理處1.07倍。

　　e. W公司C管理處每平方米管理費(fèi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)高出*公司D管理處1.17倍，相差0.45元/㎡的情況下，人均創(chuàng)收卻低出7%。這就是同行間的差距。第四，有了人力資源配置，我們還要根據(jù)小區(qū)的服務(wù)等級確定小區(qū)人員的收入。不同服務(wù)等級的小區(qū)對應(yīng)不同的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，不同的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，員工的勞動付出也不同。為了體現(xiàn)同工同酬，多勞多得，不同服務(wù)等級的小區(qū)員工的收入也不同。

　　例如，

　　1、操作層員工

　　一類小區(qū)保安員月工資1400元/人(不含社保)。個人素質(zhì)要求：身高1.75米，高中畢業(yè)，退伍軍人等。二類小區(qū)保安員月工資1200元/人(不含社保)。個人素質(zhì)要求：身高1.70米，初中畢業(yè)，不一定是退伍軍人等。三類小區(qū)......其他各類操作員工也類似。

　　2、管理層員工

　　一類小區(qū)管理層的員工薪酬高于二類小區(qū)，主管的薪酬與三類小區(qū)管理處主任的薪酬基本相等。第五步：不同服務(wù)等級的小區(qū)采取不同的考核標(biāo)準(zhǔn)

　　物權(quán)法的最終出臺，物業(yè)管理模式的多元化將會促使物業(yè)管理市場程度的加速提高。新舊物業(yè)合同期滿將實(shí)行“招投標(biāo)”，重新選聘物業(yè)管理單位。價格將成為市場競爭的法寶!在同等服務(wù)質(zhì)量服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的情況下，誰的價格低，誰取勝的可能性就大!價格最終反應(yīng)的是一個企業(yè)的管理水平。管理水平的標(biāo)志對企業(yè)來說就是成本控制的能力，也就是一個企業(yè)的核心競爭力!