會(huì)議服務(wù)崗位標(biāo)準(zhǔn)及服務(wù)流程
一、崗位標(biāo)準(zhǔn)
1、年齡范圍： 18-28周歲
2、性別要求： 女性
3、文化程度要求： 高中以上學(xué)歷
4、身材要求： 身高1. 60米以上，五官端正，身材勻稱，口齒伶俐。
5、資質(zhì)(技術(shù)等級(jí)要求)： 無(wú)
6、閱歷要求：
(1)掌握各種會(huì)見(jiàn)、會(huì)談、會(huì)議的全部服務(wù)程序，熟悉為業(yè)主提供各項(xiàng)服務(wù)及各項(xiàng)服務(wù)設(shè)施。
(2)按照本崗位的工作程序和要求工作，服務(wù)熱情周到，能滿足客人提出的合理要求，有對(duì)突發(fā)事件應(yīng)接的服務(wù)能力，遇到特殊情況時(shí)應(yīng)向上級(jí)報(bào)告，有一定的觀察能力。
7、思想品德要求： 熱愛(ài)本職工作，責(zé)任心強(qiáng)、工作主動(dòng)、仔細(xì)認(rèn)真、任勞任怨、樂(lè)于助人、愛(ài)護(hù)財(cái)產(chǎn)、拾金不昧、遵紀(jì)守法，保守業(yè)主秘密。
8、儀容儀表要求：
(1)上崗前應(yīng)按規(guī)定著裝，服裝要干凈、整潔，皮鞋要擦亮，白色襯衫、藍(lán)色西裝，系好鈕扣，衣袖和褲角均不可卷起。襪子顏色以肉色為主，自覺(jué)佩戴好工牌，工牌要端正的佩戴在左胸上方。頭發(fā)必須梳理整齊，如長(zhǎng)發(fā)要攏在腦后盤起，不得盤在頭頂或過(guò)大，應(yīng)罩黑色發(fā)網(wǎng)內(nèi)，頭發(fā)顏色自然，短發(fā)不得過(guò)肩，要梳理整齊，流海不得超過(guò)眉毛，長(zhǎng)短發(fā)都不準(zhǔn)佩戴夸張裝飾品。
(2)化自然妝，妝容要以清淡為主，粉底不得涂抹過(guò)厚，眼影要以柔色調(diào)為主，口紅的顏色不得過(guò)深也不能太淺，不可濃妝艷抹。不得使用味道濃烈的香水，指甲要修理整潔，長(zhǎng)度不得超過(guò)1毫米，不可有污垢，不得涂抹指甲油，不可佩戴夸張首鉓，手表不能過(guò)大，耳環(huán)要以耳丁為主，不得佩戴夸張的耳環(huán)，要保持口腔清潔，上崗前不吃帶異味的食品。
二、工作標(biāo)準(zhǔn)及服務(wù)流程
1、 接到會(huì)議通知單后，服務(wù)員應(yīng)在開(kāi)會(huì)1小時(shí)前做好會(huì)議準(zhǔn)備。
2、 檢查會(huì)議室內(nèi)的各種設(shè)備設(shè)施，如燈，椅子等。按順序檢查，以免遺忘的地方。
3、 做好準(zhǔn)備工作以后，要提前40分鐘站在會(huì)議室門兩側(cè)口迎接。形體標(biāo)準(zhǔn)(迎接)：站立端正，雙手交叉，放在腹部，右手上左手下，五指并攏，雙腿相靠站自，腳尖呈V字型，姿態(tài)優(yōu)美，保持微笑。
4、 會(huì)議開(kāi)始后服務(wù)員要每15分鐘巡視一回，添水，換煙缸等。形體標(biāo)準(zhǔn)(倒茶)：左手拿熱水瓶，站在客人右側(cè)，用右手中指和無(wú)名指夾住杯蓋，食指抓住杯把，把杯拿到客人身后，到完后將杯放回原處，蓋好茶杯蓋。
5、倒茶順序：先賓后主，先外后內(nèi)，先女后男。
6、會(huì)議內(nèi)容屬于保密式，工作人員要求不允許續(xù)水時(shí)，可將熱水瓶放在會(huì)議桌旁邊。
7、找人要注意不影響會(huì)議進(jìn)行，服務(wù)員要腳步輕，動(dòng)作穩(wěn)。語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)：站在領(lǐng)導(dǎo)的側(cè)身后，輕聲，對(duì)不起打擾了，外門有人找。服務(wù)人員不能大聲說(shuō)話，東西輕拿輕放，手機(jī)要調(diào)成振動(dòng)或靜音，會(huì)議結(jié)束后，立即檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)有無(wú)遺漏物品，發(fā)現(xiàn)及時(shí)交還本人或負(fù)責(zé)人。
篇2：行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)流程
行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)流程
1．目的
規(guī)范會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)接待，滿足會(huì)議組織方之要求，提升會(huì)議接待服務(wù)的效率和水平，最大限度內(nèi)提高客戶滿意度。
2．適用范圍
行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)
3．職權(quán)與職責(zé)
3.1部門經(jīng)理或分管經(jīng)理助理對(duì)會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)接待進(jìn)行指導(dǎo)。對(duì)整個(gè)會(huì)議服務(wù)加以督察，并負(fù)責(zé)各部門間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。
3.2會(huì)議大廈客服助理負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)的接洽、報(bào)批、通知、會(huì)場(chǎng)布置、現(xiàn)場(chǎng)指揮及會(huì)后費(fèi)用追繳，并具體協(xié)調(diào)會(huì)議期間安全部、會(huì)務(wù)部、技術(shù)部及清潔分包方的分工協(xié)作和任務(wù)安排，且對(duì)每次會(huì)議服務(wù)進(jìn)行總結(jié)以持續(xù)改進(jìn)。
3.3技術(shù)保障部負(fù)責(zé)會(huì)議前后的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備的調(diào)試和運(yùn)行，就會(huì)議組織方之要求提供技術(shù)支持和現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)，確保各項(xiàng)設(shè)備正常工作。
3.4安全管理部負(fù)責(zé)外圍指引(如外圍無(wú)交警則須提供車輛指引服務(wù))、門崗查驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)巡查、地下車庫(kù)指引及緊急事件處理，全面負(fù)責(zé)會(huì)議期間的安全保衛(wèi)工作。
3.5會(huì)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議前的會(huì)場(chǎng)布置與會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議期間服務(wù)及會(huì)后清理工作。
3.6清潔分包方全面負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生及周邊區(qū)域的清潔清掃、花草養(yǎng)護(hù)及衛(wèi)生清理工作。
4.會(huì)議大廈會(huì)議場(chǎng)所分類及用途說(shuō)明
4.1主會(huì)場(chǎng)
接待450人一1200人的大型會(huì)議、晚會(huì)等。
4.2二樓報(bào)告廳
接待100-450人的報(bào)告會(huì)議、學(xué)習(xí)會(huì)議、討論會(huì)議等。
4.3主席團(tuán)會(huì)議廳
定向接待政協(xié)、人大常委會(huì)議。
4.4新聞發(fā)布會(huì)場(chǎng)
接待30-100人的中型會(huì)議。
4.5分組會(huì)議室(包括貴賓室、休息室)
接待30人以下的小型會(huì)議、接見(jiàn)會(huì)議等。
5、過(guò)程和方法控制
5.1會(huì)議大廈客服助理
5.1.1在接到機(jī)關(guān)事務(wù)局會(huì)務(wù)服務(wù)通知后，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)積極籌備，并應(yīng)合理安排組織單位到相關(guān)會(huì)場(chǎng)參觀。
5.1.2在機(jī)關(guān)事務(wù)局的許可下，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明該會(huì)場(chǎng)的布置、功能、費(fèi)用、使用情況及我方所能提供的服務(wù)項(xiàng)目．使組織單位對(duì)該會(huì)場(chǎng)有所全面了解。
5.1.3經(jīng)機(jī)關(guān)事務(wù)局書面確認(rèn)同意后，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)在當(dāng)天知悉會(huì)議組織方，并將該會(huì)議名稱、組織單位、人數(shù)、會(huì)議時(shí)問(wèn)與地點(diǎn)、聯(lián)系人與聯(lián)系電話等信息記錄在《會(huì)議信息記錄表》上(見(jiàn)附表一)。
5.1.4凡是經(jīng)由機(jī)關(guān)事務(wù)局批準(zhǔn)或其自行確定的會(huì)議，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織方聯(lián)系，就該次會(huì)議的技術(shù)、安全、會(huì)務(wù)、清潔及代辦服務(wù)等具體要求進(jìn)行了解，并詳細(xì)記錄在'會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》上(見(jiàn)附表二)。
5.1.5會(huì)議大廈客服助理制作完《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》后，應(yīng)至少提前2天通知安全、技術(shù)、會(huì)務(wù)、清潔部門。各部門在接到通知后·應(yīng)馬上組織人力、物力作好前期準(zhǔn)備工作，若無(wú)特殊情況。各部門應(yīng)于會(huì)議前l(fā)天準(zhǔn)備就緒。
5.1.6會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)及周邊區(qū)域檢查各部門工作完成情況，如未達(dá)到《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》所列之要求，應(yīng)通知相關(guān)部門人員立即整
改，并將有關(guān)情況告知部門主管。
5.1.7會(huì)議期間，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)控、巡查和協(xié)調(diào)，及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)急發(fā)事件·如屬重大事件，應(yīng)及時(shí)上報(bào)部門經(jīng)理或分管經(jīng)理助理，并通知各部門主管。
5.1.8會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)統(tǒng)籌會(huì)場(chǎng)的現(xiàn)場(chǎng)清理工作，發(fā)現(xiàn)遺失物品
應(yīng)及時(shí)與組織單位或當(dāng)事人取得聯(lián)系。同時(shí)，制作好《會(huì)議大廈會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單》(見(jiàn)
附表三)轉(zhuǎn)組織單位責(zé)任人簽字確認(rèn)，以便事后追繳會(huì)議費(fèi)用。
5.2技術(shù)保障部
5.2.1在收到《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》后，應(yīng)根據(jù)通知中技術(shù)保障方面的要求，提前對(duì)各設(shè)備進(jìn)行檢查并調(diào)試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調(diào)設(shè)備。
5.2.2各設(shè)備項(xiàng)操作流程如下：
1)空調(diào)設(shè)備
a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前1天作好空調(diào)設(shè)備的檢修工作，確保空調(diào)設(shè)備能夠正常運(yùn)行；
b、會(huì)議當(dāng)天，應(yīng)至少提前1小時(shí)開(kāi)啟空調(diào)風(fēng)柜及空調(diào)機(jī)組，并視具體情況提前開(kāi)啟其他必要區(qū)域的通道，
c、會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中，應(yīng)全程跟蹤溫控，保證室溫適中，包括會(huì)場(chǎng)、休息室及周邊過(guò)道等區(qū)域；
d、會(huì)議結(jié)束后，關(guān)閉所有空調(diào)系統(tǒng)，并對(duì)各設(shè)備進(jìn)行例行檢修。
2)會(huì)場(chǎng)照明設(shè)施
5.1.6會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議人廈客服助理應(yīng)到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)及周邊區(qū)域檢查各部門工作完成情況。如未達(dá)到《會(huì)議人廈會(huì)議服務(wù)通知單》所列之要求，應(yīng)通知相關(guān)部門人員立即整改，并將有關(guān)情況告知部門主管。
5.1.7會(huì)議期間，會(huì)議人廈客服助理應(yīng)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)控、巡查和協(xié)調(diào)，及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)急發(fā)事件，如屬重大事件，應(yīng)及時(shí)上報(bào)部門經(jīng)理或分管經(jīng)理助理，并通知各部門主管。
5.1.8會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)統(tǒng)籌會(huì)場(chǎng)的現(xiàn)場(chǎng)清理工作，發(fā)現(xiàn)遺失物品應(yīng)及時(shí)與組織單位或當(dāng)事人取得聯(lián)系。同時(shí)，制作好《會(huì)議大廈會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單》(見(jiàn)附表三)轉(zhuǎn)組織單位責(zé)任人簽字確認(rèn)，以便事后追繳會(huì)議費(fèi)用。
5.2技術(shù)保障部
5.2.1在收到《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》后，應(yīng)根據(jù)通知中技術(shù)保障方面的要求，提前對(duì)各設(shè)備進(jìn)行檢查并調(diào)試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調(diào)設(shè)備。
5.2.2各設(shè)備項(xiàng)操作流程如下：
1)空調(diào)設(shè)備
a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前1天作好空調(diào)設(shè)備的檢修工作，確保空調(diào)設(shè)備能夠正常運(yùn)行；
b、會(huì)議當(dāng)天，應(yīng)至少提前1小時(shí)開(kāi)啟空調(diào)風(fēng)柜及空調(diào)機(jī)組，并視具體情況提前開(kāi)啟其他必要區(qū)域的通道，
c、會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中，應(yīng)全程跟蹤溫控，保證室溫適中，包括會(huì)場(chǎng)、休息室及周邊過(guò)道等區(qū)域；
d、會(huì)議結(jié)束后，關(guān)閉所有空調(diào)系統(tǒng)，并對(duì)各設(shè)備進(jìn)行例行檢修。
2)會(huì)場(chǎng)照明設(shè)施
a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前l(fā)天檢查會(huì)場(chǎng)入口、出口、場(chǎng)內(nèi)、過(guò)道、天頂?shù)葏^(qū)域照明是否正常：
b、會(huì)議當(dāng)天，應(yīng)提前l(fā)小時(shí)開(kāi)啟所有相關(guān)區(qū)域燈光；
c、會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)關(guān)閉所有照燈。
3)會(huì)場(chǎng)燈光、音響設(shè)備
a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前1天調(diào)試好所有燈光及音響設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)排除或更換；
b、技術(shù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議組織方要求進(jìn)行調(diào)試，并配合會(huì)議組織方技術(shù)人員進(jìn)行各設(shè)備的調(diào)試和使用，并注意燈光的扭轉(zhuǎn)方向避免破壞周邊的舞臺(tái)設(shè)施．如避免幕布被烤焦現(xiàn)象發(fā)生；
c、嚴(yán)格按照會(huì)議組織方要求擺放麥克風(fēng)及其他設(shè)備，按照設(shè)備開(kāi)機(jī)程序開(kāi)啟音響系統(tǒng)，并逐一調(diào)試每個(gè)麥克風(fēng)音量，力求均衡無(wú)反饋聲和嘈雜音，并保證各設(shè)各在會(huì)議期間的正常使用(如及時(shí)更換電池)。
d、根據(jù)會(huì)議組織方要求準(zhǔn)備好錄音帶和錄音設(shè)備，對(duì)會(huì)議內(nèi)容全程進(jìn)行錄音，并做
好標(biāo)識(shí)，會(huì)后要根據(jù)會(huì)議方的要求對(duì)錄音帶進(jìn)行保存或移交。
e、所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時(shí)將情況反饋至?xí)h大廈消防控制中心。由會(huì)議大廈消防控制中心值班人員進(jìn)行檢查核實(shí)。
5.2.3會(huì)議結(jié)束后，各設(shè)備技術(shù)人員應(yīng)統(tǒng)計(jì)此次會(huì)議的技術(shù)物資損耗情況，并上報(bào)會(huì)議大廈客服助理·由會(huì)議大廈客服助理匯總物資損耗并計(jì)費(fèi)于該次會(huì)議費(fèi)用中。
5.3安全管理部
5.3.1收到會(huì)議通知后．應(yīng)根據(jù)要求提前1小時(shí)開(kāi)啟相關(guān)區(qū)域門鎖及責(zé)任范圍內(nèi)電源，包括：大堂、電梯廳、會(huì)場(chǎng)等，其作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為：
1)崗位設(shè)置
在原有崗位基礎(chǔ)上根據(jù)會(huì)議通知要求
至少提前半小時(shí)增設(shè)相關(guān)警衛(wèi)崗位，包括正門崗、東門崗、會(huì)場(chǎng)口崗、會(huì)場(chǎng)機(jī)動(dòng)崗、巡查崗、地下車庫(kù)崗、地下車庫(kù)指引崗。2)標(biāo)識(shí)指引
協(xié)助擺放會(huì)場(chǎng)指引標(biāo)識(shí)和車位導(dǎo)向標(biāo)識(shí)。
3)現(xiàn)場(chǎng)控制
根據(jù)會(huì)議組織方要求控制人員出入及崗位查驗(yàn)，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)消防安全情況進(jìn)行全面監(jiān)控。
4)所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時(shí)將情況反饋至?xí)h大廈消防控制中心，并由消防控制中心當(dāng)班人員進(jìn)行檢查核實(shí)。
5)會(huì)議結(jié)束后。應(yīng)馬上封閉會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，檢查現(xiàn)場(chǎng)是否有物品、文件資料遺漏，并將有關(guān)情況及時(shí)上報(bào)消防控制中心及會(huì)議大廈客服助理。
5.4會(huì)務(wù)部
5.4.1其作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和流程分別為：
A、會(huì)議大廈主會(huì)場(chǎng)：
接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議需使用物資。
會(huì)議前1個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場(chǎng)門、燈打開(kāi)。
會(huì)議席擺水：
會(huì)議前一天將礦泉水?dāng)[到一樓會(huì)議席桌面，按實(shí)際參會(huì)人數(shù)擺放，如要用到樓座，將水放置于座椅扶手處即可。(如會(huì)議組織方要求不擺水或只擺某一部分，按其要求擺放即可)主會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)使用過(guò)濾茶水。
會(huì)議前一天擺放好會(huì)議簽到臺(tái)，簽到臺(tái)一般擺放在正門大廳的兩側(cè)，具體擺放方式及擺放地點(diǎn)按會(huì)議組織方要求進(jìn)行；(簽到臺(tái)要求布置桌布及圍裙)會(huì)議開(kāi)始前一天擺放好公共區(qū)域的煙灰盅；
需擺放煙灰盅的區(qū)域包括正門與東門三個(gè)服務(wù)臺(tái)、一樓主會(huì)場(chǎng)入口處附近、主會(huì)場(chǎng)兩側(cè)洗手間附近。煙灰盅用活動(dòng)長(zhǎng)條桌擺放，每張長(zhǎng)條桌擺放三個(gè)，會(huì)議進(jìn)行中由服務(wù)臺(tái)會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)更換，服務(wù)臺(tái)臺(tái)人員負(fù)責(zé)檢查會(huì)議區(qū)域內(nèi)洗手間紙巾準(zhǔn)備情況；準(zhǔn)備主席臺(tái)茶水用具；(如主席臺(tái)未安排座位席且主辦方未要求供應(yīng)茶水可不準(zhǔn)備)會(huì)議開(kāi)始前天將茶水用具擺放在舞臺(tái)兩側(cè)準(zhǔn)備好的長(zhǎng)條桌上，物資包括水杯、杯墊、開(kāi)水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍；(物品準(zhǔn)備數(shù)量根據(jù)與會(huì)人數(shù)而定)所有物資準(zhǔn)備在主席臺(tái)兩側(cè)臨時(shí)茶水臺(tái)；
會(huì)議前一個(gè)小時(shí)擺放主席臺(tái)上茶杯及杯墊，并仔細(xì)檢查水杯有沒(méi)有破損及有無(wú)茶垢；
主會(huì)場(chǎng)一般連同貴賓室或休息室一起使用，貴賓室服務(wù)流程見(jiàn)第五部分《分組討論廳、貴賓室、休息室服務(wù)流程》；
9)會(huì)議開(kāi)始前1個(gè)小時(shí)禮儀崗及負(fù)責(zé)引導(dǎo)人員上崗：
10)會(huì)議開(kāi)始前十五分鐘開(kāi)始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水。然后加入適量白開(kāi)水浸泡：
11)會(huì)議開(kāi)始前五分鐘開(kāi)始倒茶(裝8分杯足夠)。倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過(guò)濃，應(yīng)立即加入白開(kāi)水稀釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開(kāi)水；
12)會(huì)議中加茶；一般為30分鐘加一次，但需根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況靈活掌握；
13)會(huì)議結(jié)柬：將與會(huì)人員送走后，開(kāi)始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資，及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》：
14)清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
15)會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員。藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員，黃色表示如需用到樓座需增加的會(huì)務(wù)人員)。日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
B、會(huì)議大廈報(bào)告廳：
1)接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議使用物資；
2)提前1個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場(chǎng)門、燈打開(kāi)；
3)會(huì)議用水；
會(huì)議前一天即應(yīng)按照會(huì)議組織方要求將礦泉水放置在報(bào)告廳座椅扶手處；
會(huì)議前一天擺放好簽到臺(tái)；簽到臺(tái)一般擺放在二樓報(bào)告廳旁大廳，具體擺放方式及擺放地點(diǎn)按會(huì)議組織方要求進(jìn)行；
公共區(qū)域擺放煙灰盅；
煙灰盅擺放的區(qū)域包括報(bào)告廳側(cè)面休息處的茶幾上，如與會(huì)人員較多可在報(bào)告廳周圍擺上活動(dòng)長(zhǎng)條桌，每個(gè)桌上擺放3個(gè)煙灰盅；會(huì)議進(jìn)行中會(huì)務(wù)人員要及時(shí)更換；檢查會(huì)議區(qū)域內(nèi)洗手間紙巾準(zhǔn)備情況：
主席臺(tái)茶水用具：
會(huì)議開(kāi)始時(shí)一個(gè)時(shí)將茶水用具擺放在二樓7號(hào)化妝間，物資包括水杯、杯墊、開(kāi)水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、自毛巾、小碟、水桶、垃圾簍：(具體物資準(zhǔn)備數(shù)量根據(jù)主席臺(tái)人數(shù)而定)席臺(tái)上茶杯及杯墊：提前一個(gè)小時(shí)完成，并仔細(xì)檢查水杯有沒(méi)有破損及有無(wú)茶垢：報(bào)告廳一般連同報(bào)告廳休息室一起使用，報(bào)告廳休息室服務(wù)流程見(jiàn)《分姐討論廳、貴賓室、休息室服務(wù)流程》：
會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)禮儀人員上崗；
會(huì)議開(kāi)始前十五分鐘開(kāi)始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水，然后加入適量白開(kāi)水浸泡；
開(kāi)始倒茶：主席臺(tái)人員就座后開(kāi)始上茶(裝8分杯足夠)。倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過(guò)濃，應(yīng)立即加入白開(kāi)水稀釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開(kāi)水；
會(huì)議中加茶；一般為30分鐘加一次，但需根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況靈活掌握；
會(huì)議結(jié)束：將與會(huì)人員送走后，開(kāi)始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資。及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》：
清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員，藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。
日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
C、會(huì)議大廈主席團(tuán)會(huì)議廳：
接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議使用物資；
提前1個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場(chǎng)門、燈打開(kāi)；
會(huì)議用水準(zhǔn)各：
主席團(tuán)會(huì)議廳全部使用過(guò)濾好的茶水，并于每個(gè)座位上擺放一個(gè)裝滿過(guò)濾好的茶水的小保溫瓶；
會(huì)議開(kāi)始前一天擺放好簽到臺(tái)，簽到臺(tái)一般擺放在二樓主席團(tuán)會(huì)議廳門口的右側(cè)(玻璃門臺(tái)階以下)，如會(huì)議組織方有特殊要求可作靈活變動(dòng)；
公共區(qū)域擺放煙灰盅；如與會(huì)人員有此需要可在主席團(tuán)會(huì)議廳門口右側(cè)準(zhǔn)備茶水用具；面(玻璃門外)擺上活動(dòng)長(zhǎng)條桌，每個(gè)桌上擺放3個(gè)煙灰盅；會(huì)議開(kāi)始前一天將茶水用具準(zhǔn)備好。并開(kāi)始燒開(kāi)水。物資包括水杯、杯墊、小暖水壺、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍、小推車；(具體物資數(shù)量根據(jù)與會(huì)人員的人數(shù)而定)會(huì)議開(kāi)始前一個(gè)小時(shí)完成擺放好茶杯及杯墊，擺放好已裝好茶水的小暖水壺，并仔細(xì)檢查水杯有沒(méi)有破損及有無(wú)茶垢；
主席團(tuán)會(huì)議廳一般連同秘書室一起使用，秘書室提前一個(gè)小時(shí)將門打開(kāi)，檢查清潔衛(wèi)生后，隨時(shí)作好茶水服務(wù)的準(zhǔn)備。秘書室內(nèi)提前準(zhǔn)備好5張折疊椅；
會(huì)議開(kāi)始前1個(gè)小時(shí)上崗禮儀人員上崗；
會(huì)議開(kāi)始前十五分鐘開(kāi)始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水，然后加入適量白開(kāi)水浸泡
會(huì)議開(kāi)始前五分鐘開(kāi)始倒茶(裝8分杯足夠)：倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過(guò)濃，應(yīng)立即加入白開(kāi)水稀
釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開(kāi)水；
會(huì)議過(guò)程中不需要加茶，正門需要有服務(wù)人員隨時(shí)準(zhǔn)備提供服務(wù)；
將與會(huì)人員送走后，開(kāi)始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資，及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；
清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員，藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。
日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
茶水準(zhǔn)備
D、會(huì)議大廈新聞發(fā)布廳：
接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議使用物資：
2)提前一個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場(chǎng)門、燈打開(kāi)：
會(huì)議用水準(zhǔn)備：
新聞發(fā)布廳的用水一般有兩種方式：第一種為主席臺(tái)提供過(guò)濾茶水，座位席發(fā)放礦泉水；第二種為全部席位都提供過(guò)濾茶水。
如果采用第一種方式，會(huì)務(wù)人員需存會(huì)議開(kāi)始前_一天小時(shí)將礦泉水?dāng)[放在新聞發(fā)布廳
內(nèi)窿椅扶手處，主席臺(tái)的茶水提前15分種泡好，主席臺(tái)人員就座后上茶。如果全部席位
用茶水，會(huì)務(wù)人員需按要求提前準(zhǔn)備好茶水用具；
議開(kāi)始前一天擺放好簽到臺(tái)：簽到臺(tái)一般擺放新聞發(fā)布廳門口的右側(cè)(靠墻擺放)，
如會(huì)議組織方有特殊要求可作靈活變動(dòng)；
公共區(qū)區(qū)、域擺放煙灰盅：
如與會(huì)人員有此需要可在新聞發(fā)布廳門外兩側(cè)擺上活動(dòng)長(zhǎng)條桌，每個(gè)桌上擺放3個(gè)煙灰盅：
準(zhǔn)備茶水用具；
會(huì)議開(kāi)始前一天將茶水用具準(zhǔn)備好，并開(kāi)始燒開(kāi)水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶
、垃圾簍：．會(huì)議開(kāi)始前一個(gè)小時(shí)完成擺放好茶杯及杯墊，并仔細(xì)檢查水杯有沒(méi)有破損及有無(wú)茶垢：
主席團(tuán)會(huì)議廳一般連同秘書室一起使用，秘書室提前一個(gè)小時(shí)將門打開(kāi)，檢查清潔衛(wèi)生后，隨時(shí)作好茶水服務(wù)的準(zhǔn)備。秘書室內(nèi)提前準(zhǔn)備好5張折疊椅：
禮儀人員上崗；會(huì)議開(kāi)始前1個(gè)小時(shí)上崗：
會(huì)議開(kāi)始前十五分鐘開(kāi)始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水，然后加入適量白開(kāi)水浸泡：
會(huì)議開(kāi)始前五分鐘開(kāi)始倒茶(裝8分杯足夠)：倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過(guò)濃，應(yīng)立即加入白開(kāi)水稀釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開(kāi)水；
會(huì)議過(guò)程中每隔30分鐘加一次茶；
會(huì)議結(jié)束：將與會(huì)人員送走后，開(kāi)始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資，及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；
清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員，藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。
日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
E、會(huì)議人廈分組討論廳、貴賓室、休息室：
接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相長(zhǎng)會(huì)議使用物資：
提前一個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將室內(nèi)門、窗、燈打開(kāi)，于會(huì)議開(kāi)始前30分鐘將窗關(guān)閉：
檢查室內(nèi)衛(wèi)生情況：
會(huì)議用水準(zhǔn)備：全部提供過(guò)濾茶水：
公共區(qū)區(qū)域擺放煙灰盅；分組討論廳樓層內(nèi)的公共休息區(qū)在會(huì)議開(kāi)始前一個(gè)半小時(shí)擺放好煙灰盅及紙巾盒，每張茶幾擺放2個(gè)煙灰盅、一盒紙巾，會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中由就近分組討論廳的服務(wù)人員及時(shí)清理；
準(zhǔn)備茶水用具；
會(huì)議開(kāi)始前一天將茶水用具準(zhǔn)備好，并開(kāi)始燒開(kāi)水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍；
議開(kāi)始前一個(gè)小時(shí)完成擺放好茶杯及杯墊，并仔細(xì)檢查水杯有沒(méi)有破損及有無(wú)茶垢；
會(huì)議開(kāi)始前一個(gè)小時(shí)檢查會(huì)議區(qū)域內(nèi)洗手間的衛(wèi)生及紙巾放置情況并及時(shí)處理：
禮儀人員上崗：會(huì)議開(kāi)始前1個(gè)小時(shí)上崗；
會(huì)議開(kāi)始前十五分鐘開(kāi)始泡茶：將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水，然后加入適量白開(kāi)水浸泡；
室內(nèi)會(huì)務(wù)人員全部準(zhǔn)備工作完成后到門口迎接與會(huì)人員；
開(kāi)始倒茶：與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室開(kāi)始倒(茶裝8分杯足夠)。倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過(guò)濃，應(yīng)立即加入白開(kāi)水稀釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開(kāi)水：
會(huì)議過(guò)程中每隔30分鐘加一次茶；
會(huì)議結(jié)束：將與會(huì)人員送走后，開(kāi)始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資，及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；
清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員，藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
5.4.2上茶水的順序：
A、正式大會(huì)(特指設(shè)置主席臺(tái)的會(huì)議)：按照先主席臺(tái)后會(huì)議席，由前排至后排的總體原則上茶。
B、圓桌及討論廳會(huì)議
1)內(nèi)部會(huì)議。如領(lǐng)導(dǎo)集中坐一起，先給領(lǐng)導(dǎo)上茶，然后按照順時(shí)針或逆時(shí)針?lè)较蛏喜瑁蝗绻麤](méi)有明顯的界限，從級(jí)別最高的領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始，按照順時(shí)針或逆時(shí)針?lè)较蛏喜琛＞唧w方向由領(lǐng)導(dǎo)的座位來(lái)決定。
2)與來(lái)訪單位會(huì)議。如果主賓分開(kāi)，先客人再主人；如果主賓混坐，從級(jí)別最高的客人開(kāi)始．按照順時(shí)針?lè)较蚧蚰鏁r(shí)針?lè)较蛏喜琛＞唧w方向由領(lǐng)導(dǎo)的座位來(lái)決定。
3)與分承包方會(huì)議。如果甲乙方分開(kāi)，先甲方再乙方；如果甲乙方混坐，從甲方級(jí)別最高領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始按照順時(shí)針?lè)较蚧蚰鏁r(shí)針?lè)较蛏喜琛＞唧w方向由領(lǐng)導(dǎo)的座位來(lái)決定。
5.5環(huán)境管理部
5.5.1部門主管在接到會(huì)議通知后，應(yīng)組織人員于會(huì)議前1天做好規(guī)定區(qū)域清潔衛(wèi)生。
5.5.2清潔區(qū)域應(yīng)包括大廳、大廳至?xí)?chǎng)沿途路線、
會(huì)場(chǎng)、休息室、洗手間等，對(duì)地面、門窗、地板、地毯、桌椅、扶手、主席臺(tái)、茶幾、沙發(fā)、花盆、垃圾筒等應(yīng)加以清理。
5.5.3會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)組織清潔人員清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)
包括垃圾袋、飲用水瓶、花草、廢紙、廢物等，若發(fā)現(xiàn)顧客遺失物品或文件資料等應(yīng)及時(shí)上報(bào)消防控制中心或會(huì)議大廈客服助理。
5.6質(zhì)量記錄表格
DGWY(行政中心)-G-05一F1《會(huì)議大廈會(huì)議信息記錄表》
DGWY(行政中心)-G-05一F2《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》
DGWY(行政中心)-G一05一F3《會(huì)議大廈會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單》
篇3：行政辦事中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)流程
行政辦事中心及會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)流程
1、目的
為更好弛協(xié)助行政辦事中心各部門做各項(xiàng)會(huì)議服務(wù)工作，明確內(nèi)部各崗位工作職責(zé)，規(guī)范操作流程。
2．范圍
適用于行政辦事中心會(huì)務(wù)服務(wù)
3．職責(zé)
3.1部門經(jīng)理全面監(jiān)督會(huì)議、參觀接待工作流程：
3.2分管經(jīng)理助理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、跟蹤會(huì)務(wù)、參觀接待前期準(zhǔn)備工作：
3.3客戶服務(wù)中心
A．負(fù)責(zé)受理各類會(huì)議、參觀信息并填寫《行政中心會(huì)議服務(wù)通知單》交由會(huì)務(wù)部負(fù)責(zé)人安排落實(shí)并跟蹤服務(wù)過(guò)程。
B．中心負(fù)責(zé)人需在每天下班前由客服中心負(fù)責(zé)人將后兩天會(huì)議室預(yù)定信息以郵件或復(fù)印的形式上報(bào)機(jī)關(guān)事務(wù)局指定部門／人(目前為行政事務(wù)科葉敏杰先生處)。
C．根據(jù)會(huì)議組織方要求聯(lián)系落實(shí)會(huì)議用水(用水需提前填寫《會(huì)議采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍方晃飿I(yè)服務(wù)中心采購(gòu)員進(jìn)行相關(guān)用品采購(gòu))、用花、會(huì)標(biāo)等代購(gòu)事宜：
D．會(huì)后根據(jù)會(huì)議準(zhǔn)備中產(chǎn)生的費(fèi)用額，制作《行政中心會(huì)議費(fèi)用清單》并附上發(fā)票交由會(huì)議組織方報(bào)銷。
3.4技術(shù)保障部負(fù)責(zé)燈光、影音、空調(diào)設(shè)備調(diào)試工作；
3.5安全部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)周邊警戒，控制噪音及閑雜人員出入并引導(dǎo)車輛進(jìn)出及停放工作；
3.6會(huì)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)中服務(wù)及會(huì)后現(xiàn)場(chǎng)清理等工作。
3.7清潔綠化部負(fù)責(zé)會(huì)議、接待前各主要部位及參觀路線范圍的清潔。
4．會(huì)議／接待保密規(guī)定
4．I甲方的會(huì)務(wù)／接待內(nèi)容不得向外界透露任何信息。
4.2會(huì)務(wù)／接待中產(chǎn)生錄音、錄象、文件資料，在會(huì)務(wù)／接待結(jié)束后第一時(shí)間交會(huì)議主辦單位或機(jī)關(guān)事務(wù)管理局處理；
4.3甲方有保密要求的會(huì)務(wù)接待，按甲方要求執(zhí)仃。
5．會(huì)議場(chǎng)所分類及要求
5.1根據(jù)行政辦事中心各類會(huì)議場(chǎng)所特點(diǎn)，現(xiàn)將各類會(huì)議場(chǎng)所分為A、B、C三類。
5.2分類要求：
A類(40座以下小型接待室、座談式會(huì)議室)：各會(huì)議主辦單位需至少提前一個(gè)小時(shí)致電客戶服務(wù)中心(TEL：2830444)提出會(huì)議要求，客戶服務(wù)中心值班人員需明確會(huì)議時(shí)間、所需會(huì)議室、會(huì)議主題、與會(huì)人數(shù)、會(huì)場(chǎng)布置、組織單位、聯(lián)系人等信息并記錄于《行政中心會(huì)議服務(wù)通知單》，再交由會(huì)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備。(此類會(huì)議信息需提前告知機(jī)關(guān)事務(wù)管理局)
B類(150座以下課堂式會(huì)議室)，各會(huì)議主辦單位需至少提前半天致電客戶服務(wù)中心(TEL,2830444)提出會(huì)議要求，客戶服務(wù)中心值班人員需明確會(huì)議時(shí)間、所需會(huì)議室、會(huì)議主題、與會(huì)人數(shù)、會(huì)場(chǎng)布置、組織單位、聯(lián)系人等信息并記錄于《行政中心會(huì)議服務(wù)通知單》，再交由會(huì)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備。(此類會(huì)議信息需提前告知機(jī)關(guān)事務(wù)管理局)
C類：戲院式會(huì)議廳(主樓203人會(huì)議廳、電視電話會(huì)議室、主樓一樓多功能廳、北樓500人會(huì)議廳)各會(huì)議主辦單位需至少提前一天向機(jī)關(guān)事務(wù)局申報(bào)；由會(huì)議主辦單位向機(jī)關(guān)事務(wù)局提出申請(qǐng)，并填寫《租用會(huì)議室申請(qǐng)表》；客服中心憑機(jī)關(guān)事務(wù)局《租用會(huì)議室申請(qǐng)表》傳真件要求，進(jìn)行會(huì)議安排確認(rèn)，確保會(huì)議室無(wú)重復(fù)安排，時(shí)間銜接合理：
如會(huì)場(chǎng)要求有大型噴畫及特殊會(huì)場(chǎng)布置，客服中心應(yīng)在第一時(shí)間通知機(jī)關(guān)事務(wù)局，并要求會(huì)議主辦方將會(huì)場(chǎng)布置方案送機(jī)關(guān)事務(wù)局審批，方可安排施工；
u客服中心應(yīng)向會(huì)議主辦方確定服務(wù)要求及服務(wù)內(nèi)容，填寫《行政中心會(huì)議服務(wù)通知單》并通知相關(guān)部門進(jìn)行準(zhǔn)備。
u根據(jù)會(huì)議要求，機(jī)關(guān)事務(wù)局可免費(fèi)提供主席臺(tái)后綠色背景植物臨時(shí)擺放。
u特別說(shuō)明：物業(yè)服務(wù)中心可提供鮮花、會(huì)標(biāo)、飲水、電池、等代購(gòu)代訂服務(wù)。
6．方法和過(guò)程控制
6.1客戶服務(wù)中心(或項(xiàng)目管理專員)：
6.1.1電話預(yù)定
當(dāng)各辦公單位通過(guò)電話進(jìn)行會(huì)議預(yù)定時(shí)，客服中心值班人員(或?qū)T)應(yīng)要求會(huì)議組織方明確：
A會(huì)議時(shí)間B．會(huì)議地點(diǎn)C．會(huì)議組織單位D．聯(lián)系人／電話E．會(huì)議主題
F．服務(wù)要求(含：會(huì)標(biāo)、飲水、鮮花、錄音、銘牌、簽到臺(tái)、麥克風(fēng)、指引標(biāo)識(shí)、主席臺(tái)擺位)等，根據(jù)以上要求填寫《行政中心會(huì)議服務(wù)通知單》，如有代訂、代購(gòu)服務(wù)的，憑機(jī)關(guān)事務(wù)局《租用會(huì)議室中請(qǐng)表》傳真件代訂要求通知物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)部門進(jìn)行準(zhǔn)備，同時(shí)需對(duì)會(huì)議服務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟進(jìn)及時(shí)掌握服務(wù)動(dòng)態(tài)。
代訂、代購(gòu)項(xiàng)目有：瓶裝水、會(huì)標(biāo)、鮮花、錄音帶、指示標(biāo)識(shí)(噴繪)、復(fù)印等。
6.1.2口頭(書面)預(yù)定
A、當(dāng)各辦公單位直接與物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)人員進(jìn)行口頭或書面預(yù)定時(shí)，接洽人員需及時(shí)做好相關(guān)記錄或根據(jù)其書面要求補(bǔ)填寫《行政中心會(huì)議服務(wù)通知單》并及時(shí)交客戶服務(wù)中心進(jìn)行通知落實(shí)。
B、東、西樓各客服助理接到工作人員會(huì)議預(yù)定，應(yīng)在第一時(shí)間通知客服中心；由客服中心統(tǒng)一填寫《行政中心會(huì)議服務(wù)通知單》、發(fā)布會(huì)議信息、通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行服務(wù)、東、西樓客服助理負(fù)責(zé)全程跟進(jìn)。
C．客服中心接到東、西樓會(huì)議信息時(shí)，除按要求及流程安排外，應(yīng)在第一時(shí)間通知相關(guān)樓棟客服助理跟進(jìn)(會(huì)議大廈由客服助理安排，中心只記錄信息進(jìn)行發(fā)布)。
6.2工
程技術(shù)部：接獲會(huì)議通知后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知中設(shè)備方面的要求，提前對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查并調(diào)試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調(diào)設(shè)備。
如屬C類會(huì)議，按以下流程進(jìn)行：
1)空調(diào)設(shè)備
技術(shù)人員在會(huì)議前兩小時(shí)開(kāi)啟相關(guān)會(huì)議室空調(diào)風(fēng)柜；會(huì)議前一小時(shí)開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備，視具
體情況提前開(kāi)啟其他必要區(qū)域的通道并視會(huì)場(chǎng)人數(shù)和溫度加開(kāi)主機(jī)和水泵。
2)會(huì)場(chǎng)照明設(shè)施
會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)開(kāi)啟所有場(chǎng)地?zé)簟?/P>
3)舞臺(tái)燈光、音響設(shè)備
A)嚴(yán)格按照會(huì)議主辦方要求進(jìn)行調(diào)試，一股技術(shù)要求燈光開(kāi)啟不要太強(qiáng)或太弱。
B)嚴(yán)格按照會(huì)議主辦方的要求穩(wěn)固擺放麥克風(fēng)，按照設(shè)備開(kāi)機(jī)程序開(kāi)啟音響設(shè)備，并逐一調(diào)試每個(gè)麥克風(fēng)音量，力求均衡無(wú)反饋聲和嘈雜音。
C)根據(jù)會(huì)議主辦方要求準(zhǔn)備好錄音帶和錄音設(shè)備，對(duì)會(huì)議內(nèi)容全程進(jìn)行錄音，并做好
標(biāo)識(shí)。
4)所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時(shí)將情況反饋至客戶服務(wù)中心，由客戶服務(wù)中心主辦或其它相關(guān)人員進(jìn)行檢查核實(shí)。
6.3安全部：
接獲會(huì)議通知后，根據(jù)要求提前一小時(shí)開(kāi)啟相關(guān)區(qū)域門鎖(詳見(jiàn)《會(huì)議廳室使用管理規(guī)定》及責(zé)任范圍內(nèi)電源，包括：大堂、電梯廳等，安排人員在會(huì)議區(qū)域進(jìn)行巡查，及時(shí)制止噪音及閑雜人員進(jìn)出。
如屬C類會(huì)議，按以下流程進(jìn)行：
1)崗位設(shè)置
在原有崗位基礎(chǔ)上根據(jù)會(huì)議通知要求至少提前半小時(shí)增設(shè)相關(guān)警衛(wèi)崗位。
2)標(biāo)識(shí)指引
協(xié)助客服負(fù)責(zé)人擺放人員指引標(biāo)識(shí)和車位導(dǎo)向標(biāo)識(shí)。
3)現(xiàn)場(chǎng)控制
根據(jù)會(huì)議主辦方要求控制人員出入，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)消防安全情況進(jìn)行全面監(jiān)控。
4)所有準(zhǔn)備工作完成后．需及時(shí)將情況反饋至客戶服務(wù)中心，并由客戶服務(wù)中心主辦或其它相關(guān)人員進(jìn)行檢查核實(shí)。
6.4會(huì)務(wù)部：
接獲會(huì)議通知后，及時(shí)到客戶服務(wù)中心領(lǐng)取《行政中心會(huì)議服務(wù)通知單》，并根據(jù)要求進(jìn)行準(zhǔn)備。
如屬C類會(huì)議，按以下流程進(jìn)行準(zhǔn)備：
1)現(xiàn)場(chǎng)布置
接獲會(huì)議通知后，根據(jù)通知要求，提前組織人員清潔相關(guān)區(qū)域；并根據(jù)會(huì)議主辦方要求，提前布置會(huì)場(chǎng)。
2)物資準(zhǔn)備
根據(jù)會(huì)議人數(shù)，提前準(zhǔn)備熱水瓶、茶壺(兩個(gè))、茶葉、煙灰盅、紙巾、紙杯、托盤、毛巾(兩條，大、小各一)等會(huì)務(wù)用品；并視會(huì)議、接待人數(shù)和主辦方要求，擺放瓶裝飲用水和水果等。
3)會(huì)務(wù)準(zhǔn)備
在會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到場(chǎng)準(zhǔn)備茶水、擺好杯子，待賓主到場(chǎng)后即斟茶。
4)所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時(shí)將情況反饋至客戶服務(wù)中心，并由客戶服務(wù)中心主辦或其它相關(guān)人員進(jìn)行檢查核實(shí)。
7．記錄表格
DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心會(huì)議服務(wù)通知單》
DGWY(行政中心)-G-04-F2《會(huì)議采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?/P>
DGWY(行政中心)-G-04-F3《會(huì)議費(fèi)用清單》