項目部文件、技術檔案管理

　　文件及技術檔案管理工作，是工程施工的延續(xù)，但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調動等原因而滯后，為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階，同時為以后的工作提供依據(jù)，體現(xiàn)"重生產(chǎn)同樣重技術檔案管理"的方針，實現(xiàn)生產(chǎn)和內業(yè)雙豐收，特制定文件、技術檔案管理制度。

　　(1)文件及技術檔案管理的任務、意義

　　①文件及技術檔案管理的任務是

　　按照一定的原則和要求，系統(tǒng)地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料，并按歸檔制度加以分類整理，以便完工驗收后，完整地移交給有關技術檔案管理部門。

　　②文件及技術檔案管理的意義是

　　可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性，組織有序的交流，及時滿足施工生產(chǎn)的需要，出了問題，有據(jù)可查，從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。

　　(2)文件及技術檔案管理制度

　　①文件管理制度

　　施工過程中發(fā)生的往來文件，項目經(jīng)理部應設專職人員，按照IS09001：2000 的要求進行專門管理，并形成硬性規(guī)定，并由此建立文件管理制度。

　　②技術檔案管理制度

　　施工過程中產(chǎn)生的技術資料，項目經(jīng)理部應設專職人員，按照IS09001：2000 的要求進行專門管理，并形成制度貫徹落實。

　　(3)文件及技術檔案管理的方法

　　①文件管理方法

　　a、收集：主要是注意搞好日常文件的管理工作。

　　b、整理及編目：是在文件全面收集基礎上，對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。

　　同時按文件的收發(fā)時間編制目錄，該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

　　②技術檔案管理辦法

　　a、收集：由項目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。

　　b、整理及編目：是在技術檔案材料全面收集基礎上，對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術檔案分類，原則上按工程項目劃分，使同一項工程的技術檔案都集中在一起，以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下，又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯(lián)系，便于檢查。

　　(4)交工驗收及資料整理

　　①建立技術資料復核制，來源于施工過程中的資料，必須現(xiàn)場填寫且有人復核，決不允許一人一填到底，更不容許事后補填，且資料能夠反映工程實際。

　　②交工驗收資料的整理，要從工程施工一開始就著手抓，先化整為零，再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。

　　③加強交工驗收及資料整理的管理工作，徹底根治此方面滯后的弊病。

　　(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

　　①在交工資料的基礎上，進一步完善成竣工資料，摒棄持久戰(zhàn)。

　　②每一分項工程完成后，要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上，并注明變更的依據(jù)及日期等。

　　③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績掛鉤，作為獎罰的依據(jù)之一。

篇2：醫(yī)院科研技術檔案管理規(guī)定(暫行)

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　　科研技術擋案是國家檔案和科研管理重要組成部分，是科技人員進行科學實驗活動的真實記錄，是反映生產(chǎn)者成果系統(tǒng)性、完整性的歷史資料，是技術資源儲備形式，是進行科研工作的依據(jù)和重要條件之一，為建立健全我院的科技檔案工作，充分發(fā)揮科技檔案在科研活動中的作用，根據(jù)上級有關部門發(fā)布的《科學技術檔案工作條例》及其相關文件精神，結合我院實際情況，特制定此暫行辦法。

　　一、科技檔案管理的內容及范圍

　　凡是記錄和反映我院科技活動中形成的有一定保存價值的原始記錄及科技文件資料，均屬我院科技檔案管理范圍。

　　(一)科學研究方面：研究課題的歸檔材料包括：

　　1、研究計劃部分：包括任務書、開題報告，工作方案、協(xié)議書、合同經(jīng)費情況等;

　　2、原始記錄部分：包括實驗、調查、分析、測試形成的原始記錄本、圖紙、照片、錄像帶以及經(jīng)過歸納整理的數(shù)據(jù)等;

　　3、總結報告部分包括工作總結報告、階段工作報告、論文、專著、專題報告等;

　　4、鑒定及推廣應用部分：包括開鑒定會的申請執(zhí)行、上級批文、鑒定書、成果評價意見、獲獎情況、推廣中的反饋信息及本課題有評價、建議性質的來往文書等。

　　(二)科研發(fā)展規(guī)劃方面：全院性及各科室、研究室的科技長遠發(fā)展規(guī)劃及年度規(guī)劃。

　　(三)科技儀器設備方面：購置用于科研的進口、國產(chǎn)大型精密儀器隨機全套技術文件、圖紙及使用維修記錄等技術文件材料的復印件。

　　(四)其他方面：科研機構設置，科研人員編制，考核及獎勵，技術標準與規(guī)范，科技規(guī)章制度，科技出版，技術引進，科技對外交流與合作，專業(yè)會議記錄，紀要，科研成就及經(jīng)驗總結，各種科技統(tǒng)計報表等。

　　(五)科技人員個人業(yè)務檔案。

　　二、科技檔案的管理機構與職責

　　科技檔案工作在院長的領導下，實行統(tǒng)一管理，科教科內設科技檔案室，配備兼職干部，各科室均應指定專人負責組織督促本科室檔案的形成、收集、整理、立卷歸檔工作。

　　三、科技檔案的收集和管理：

　　科技檔案收集是將分散在各科室和科技人員手中的科技材料集中到科技檔案部門。科技業(yè)務部門在一項科技活動結束或告一段落以后，將科技文件材料經(jīng)過科學的篩選和系統(tǒng)的整理，向科技檔案管理部門歸檔，科技檔案管理部門對歸檔材料經(jīng)認真清點后辦理交接手續(xù)，接收歸檔。

　　為建立有效的收集工作，保證收集工作的落實，要做到：

　　1、實行誰生產(chǎn)的科技文件材料就由誰負責立卷歸檔的原則，各有關科室應將科技文件材料形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入科技工作時，應同時布置檢查科技檔案工作，并以此作為考核科技人員的業(yè)績依據(jù)之一。

　　2、各科室對每項科技成果鑒定、申請驗收時應先將該科研成果的技術文件材料送科教科審查，沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技檔案的成果項目，不算完成任務，不予鑒定和驗收，不予申報成果。

　　3、在綞項科研工作開始進行時，各有關科室及課題負責人必須指定專人收集、積累和保管本項目形成的科技文件材料，并提供使用。在課題結束后半個月內整理、立卷歸檔，并附上情況說明。

　　由我院主持的科研協(xié)作項目應將全部技術資料歸檔，參加的協(xié)作項目，只需將我院承擔部分的科技文件材料歸檔。院內合作項目由主持單位統(tǒng)一收集整理歸檔。

　　4、凡檔案的科技文件材料，紙質要好，規(guī)格統(tǒng)一、字跡工整。

篇3：房地產(chǎn)公司工程技術檔案管理

　　房地產(chǎn)公司工程技術檔案管理

　　第一節(jié) 目的

　　為了規(guī)范工程文件資料管理，明確工程中有關文件資料的范圍、接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序，劃分各部門的職責，確保各有關方均能及時獲得，順利進行工作，以利工程建設和竣工移交，特制定本資料管理制度。

　　第二節(jié) 適用范圍

　　本管理制度適用于房地產(chǎn)開發(fā)項目的全過程(前期、中期、后期)。

　　第三節(jié) 職 責

　　1、負責本部門文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。

　　2、負責工程施工組織設計、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審、督促實施，以及相關文件的歸檔管理。

　　3、負責項目建設中工程文件資料的收集、積累和完整、準確地掌握工程施工的情況，以及竣工資料的收集、整理。

　　4、管理好領用的工程文件，回收、整理、移交文件。

　　5、負責施工單位、監(jiān)理公司、質檢單位等的相關工程文件，進行回復、收集、歸檔。

　　6、負責本公司總工辦、施工單位等相關部門文件資料的收集、傳遞、回復、歸檔。

　　第四節(jié) 管理內容及要求

　　一、文件資料的接收、分發(fā)

　　1、對施工方、監(jiān)理方、總工辦等相關單位或部門發(fā)送至我部門的文件資料進行整理、分類、歸檔。

　　2、將整理完畢的圖紙資料，經(jīng)有關主管領導批準后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關單位，并做好發(fā)放記錄。

　　二、標識、版本更新、設計變更

　　1、設計及材料、設備文件均應在每張圖上做明顯狀態(tài)標識，以確認是否為有效版本。

　　2、名稱相同的改版文件，如是整卷冊(整袋)改版的則在圖紙袋上加注版次，如是對前版文件某一張(某幾張、某一部分)進行改版的，要在文件袋上清楚的注明將前卷冊文件哪一張(哪幾張，哪一部分)作廢更換。

　　3、對于發(fā)送至工程部的設計變更通知單，工程部將對設計變更通知單分類、編號、登記。原件歸檔，同時按照有關要求發(fā)放給有關單位，并做好收發(fā)記錄。

　　三、圖紙資料的補遺和索賠

　　1、圖紙資料 如遇交付清單不符或短缺，難以辯認等問題時，工程部應立即通知總工辦，由總工辦函告設計方限期補齊和更換。

　　2、如圖紙資料末按合同日期提供，工程部應及時上報公司相關部門，督促落實。

　　四、圖紙不符的處理

　　1、收到圖紙資料，如果認為該圖紙資料與工程項目不符不能執(zhí)行應注明原因，及時將圖紙資料送還總工辦。

　　2、如問題涉及甲供材料、設備制造廠商。工程部及時督促總工辦物資采購人員協(xié)調解決并負責與材料、設備廠商聯(lián)系處理。

　　五、對單位、分部(分項)工程的有關要求

　　1、工程部所有文件按單位工程或分部(分項)工程分類，并在工程的施工組織過程中不斷補充、完善。單位分部(分項)工程竣工驗收、分部試運前應組編完畢，并作為竣工、試運必要條件，不符合要求者不予驗收。

　　2、文件應齊全、規(guī)范、完整、符合要求，歸檔文件資料要字跡清晰，圖面整潔。編制文件資料應使用微機打印或黑墨水或藍黑墨水書寫。

　　3、在竣工后移交給有關單位和部門。有關人員對竣工資料的編制、整理、審核、交接、驗收等鑒定合格，檔案管理人員逐項檢查，全部合格后接收資料，由工程部保管，歸檔文件應為原件。

　　六、施工、調試文件的審查。

　　1、當施工方、調試方的施工專業(yè)文件資料、資質文件資料及工程合約等準備就緒時，應由施工方、調試方單位負責人或法人代表審核、蓋章(簽字)確定，資料文件上報交監(jiān)理方審核、確定后交工程部審核備案。

　　七、工程文件資料的借閱、復印

　　1、工程文件資料需要借閱時，應由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請單》，經(jīng)借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認，工程文件資料借閱"即借即還"不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外。

　　2、工程文件資料原則上不允許復印，因工程需要必須復印時，由當事人填寫《工程文件資料復印申請單》經(jīng)借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認，方可復印。復印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。

　　八、工程技術檔案資料編制要求

　　1、工程技術資料主要劃分為五類：

　　①工程質量保證資料;

　　②工程分部分項(觀感質量評定)評定資料;

　　③工程技術資料;

　　④施工管理資料;

　　⑤竣工資料(竣工圖)。

　　2、工程技術資料的編制，應隨施工進度反映工程質量。新工藝的實施，新結構的試驗，地基檢測，現(xiàn)場安全，文明施工，工程相關的照片，音像資料，能夠反映工程的實施情況。資料應按有關規(guī)定裝訂，每冊資料應有名稱、目錄、頁碼 、說明，以便查找核實。凡引用復印資料必須有復印時間，日期，復印人簽字，復印單位的公章，并注明原件存放的位置和索引。

　　3、工程技術資料的編制流程：工程技術資料應采用國家統(tǒng)一的格式、表格。

　　對于工程質量保證資料、工程分部分項評定資料、工程技術資料，應先由施工單位按照相關規(guī)定編制、填寫，然后報監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司根據(jù)現(xiàn)場實際情況，對相關資料進行復核、確認，再由監(jiān)理公司向建設單位工程部申報。建設單位對監(jiān)理公司上報的工程技術資料進一步審核，根據(jù)資料的類型交相關負責人，包括總工辦(材料部、造價部)各專業(yè)工程師的核實、給予簽認，并留檔備查，同時復回監(jiān)理公司。對建設單位不須確認的工程資料，工程部存檔即可返回。

　　對于施工管理資料，工程竣工資料，施工單位應向監(jiān)理公司申報，經(jīng)監(jiān)理公司審查后會同監(jiān)理公司的資料統(tǒng)一上報建設單位，建設單位統(tǒng)一審查、歸檔、移交社會檔案管理中心。

　　4、工程技術資料應隨施工進度同步收集、整理、整編，應做到齊全、準確、真實、可信，不得弄虛作假，對確認歸檔的資料，不得涂改、刪除、更換，工程資料由工程部專人負責。

　　九、工程部檔案資料入檔序目

　　1、工程招投標資料

　　A、招標文件 ;B、招標答疑;C、標外文件;D、商務標;E、技術標;

　　F、中標通知書

　　2、工程竣工資料由施工單位按當?shù)貦n案部門規(guī)定順序整理。如：前期資料及設計變更圖紙會審記錄(原件)、各種檢驗實驗資料、分部分項自檢資料、竣工驗收資料、竣工驗收備案表(原件)等。

　　3、竣工圖(有竣工圖章內容齊全)

　　4、竣工工程結算書(造價咨詢單位審查三家蓋章)

　　入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類存放，便于查詢、有條件利用的原則進行保管。

　　十、工程部檔案資料的銷毀

　　工程部接收施工單位報來的竣工工程檔案資料，在本部存放時間為3年(從工程竣工備案之日起)，期滿后由工程部綜合業(yè)務主辦人員辦理相關手續(xù)，負責移交給綜合辦檔案室。

　　工程部移交給綜合辦公室的檔案，按照檔案管理規(guī)定管理期限為50年，需要銷毀時要辦理銷毀手續(xù)，逐級審批，監(jiān)督銷毀。