別墅項目管理處檔案管理措施
1、檔案的建立
（1）建立檔案管理制度
?。?）確定檔案的內容
檔案管理具體管理內容涉及建筑檔案、業主及物業使用人檔案、管理工作檔案、社區志史檔案、財務會計檔案等。根據要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。
a．建筑物檔案：1）建筑物原始檔案；2）建筑物維護、改造檔案；3）業主裝修、改造工程檔案
b．業主檔案：業主檔案是指物業管理單位為了正常的管理工作需要，收集掌握的有關各業主的文件材料和信息。
1）收集業主/用戶單位資料
2）業主/用戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3）業主/用戶裝修工程文件
4）業主/用戶遷入時填具之資料
5）業主/用戶資料補充
業主/用戶聯絡資料
緊急事故聯絡人的資料
管理人員在日常職務常與業主/用戶人事變遷資料
6）業主/用戶與管理處往來文件
7）業主/用戶違規事項與欠費記錄
8）業主/用戶請修記錄
9）業主/用戶投訴記錄
10) 業主/用戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）
c．社區志史活動檔案：社區志史活動檔案是指物業管理區域作為一個區域社會，在舉行或參與各項社會活動中形成并需要歸檔保存的，反映社區歷史發展、文化發展精神文明進步的各類文件材料。
d．管理工作檔案：管理工作檔案是指管理公司在物業管理日常工作中產生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。
（3）檔案的產生收集、接收和移交
1）工程技術部負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料；
2）各組團協調管理處負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等；
3）客服部負責收集文書檔案資料及社區志史活動檔案；
4）其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務活動記錄分別由各職能部門負責收集。
2、檔案的管理
（1）檔案的分類、編目及著錄
?。?）檔案的整理裝訂
（3）檔案的電腦化管理
3、檔案管理的要求
?。?）收集報刊應注意收集整份，盡量不要剪裁，并要備有復印件供使用。
?。?）對收集到的檔案資料，要逐件確定其保存價值，保存期限及是否需要補充相關資料。
a、對資料進行整理，即進行基本的分類、組合、排列和編目。
b、裝訂之前，要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除，以免銹蝕案卷。
c、檔案保管工作的中心任務是維護檔案的完整和安全。要做到：防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。
篇2：物業檔案管理具體措施
業戶檔案資料是在業戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括業戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。
業戶檔案的收集
××物業設立檔案室,建立相應規章制度,對業戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔,實行業戶一戶一檔。
業戶權籍資料管理
從業戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態反映業戶權籍狀況,為業戶需求提供服務。
業戶檔案的整理
各個業務范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
業戶檔案的歸檔
××廣場××號樓項目(---)管理處的業務接待將收集到的業戶資料每月五日前提交檔案中心?！痢廖飿I檔案中心員m.dewk.cn按照物業管理自身的內在規律和聯系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
檔案的利用
為業戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
業戶檔案的管理
業戶檔案的使用應有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
篇3：住宅小區物業檔案管理措施
住宅小區物業檔案管理措施
1、建立檔案管理制度
根據檔案資料初建的情況，擬首先制定如下制度：
<物業檔案管理制度><檔案查詢制度>
<庫房管理制度><檔案移交驗收制度>
2、確定檔案的內容
物業管理中檔案管理具體管理內容涉及建筑物、業主檔案、管理運作、歷史檔案。根據要求以下僅就建筑物檔案，管理工作檔案的管理具體的說明。
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A、建筑物原始檔案
包括竣工驗收資料、房屋單體竣工圖，具體清單如下：
產權資料。包括：項目批準文件、用地批準文件、建筑執照。
(1)產權資料。包括：項目批準文件、用地批準文件、建筑執照。
(2)技術資料。包括：竣工圖-總平面圖、建筑圖、結構圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質勘察報告、工程預算決算分項單、圖紙會審記錄、工程設計變更通知及技術核定書、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖。
(3)竣工驗收證明書。包括：基建工程竣工驗收書、建筑消防驗收合格證、電信局電話工程竣工驗收證書、主要材料的質量保證書、新材料、構配件的鑒定合格證書，水、電、衛生器具等設備及衛生潔具的檢驗合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報告、供水、供暖管道的試壓報告、物業公司代管的設備。
(4)房屋使用資料。包括：業主名單、地址、電話清單、建筑面積計算書。
(5)供電、供水系統如需物業公司臨時代管的，竣工驗收后加辦以下協議及證書。包括：供用電協議書、用電許可證、委托銀行代收電費合同書、變壓器報停申請表、用水申請審批表、月供水計劃報告單。
B、建筑物維護、改造檔案
建筑物維護、改造檔案是指物業管理單位在物業管理工作中對所管物業建筑本體進行維護、改造的有關資料：
(1)維護改造申請表及批準文件
(2)維護改造工程施工許可證
(3)維護改造方案
(4)維護改造工程合同
(5)維護改造工程預算書及批準文件
(6)維護改造工程驗收說明書
(7)維護改造工程結算(核算)表
(8)各設備及工程使用維護說明書]
(9)各設備及工程使用許可證(政府規定需要申辦的應全部具有)
(10)維護改造工程施工設計圖及竣工圖
C、用戶裝修、改造工程檔案
用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產權或經業主授權的房屋進行裝修、改造工程所產生的文件和圖紙材料，一般內容如下：
(1)裝修、改造申請表及審查意見
(2)裝修設計圖
(3)裝修、改造過程中的管理、監理資料
(4)完工后的驗收意見
②管理工作檔案
管理工作檔案是指物業管理公司在物業管理日常工作中產生形成和需要收集歸檔保存的文件材料，主要為：
(1)政府頒發的物業管理各項法規、條例、通知等;
(2)制訂的各種管理規定、公約;
(3)公司 ISO體系文件
(4)財務資料
(5)工作計劃、方針、目標記錄
(6)各項管理工作日志
(7)糾正和預防措施方案
(8)質量/環境/安全控制記錄
(9)設備設施保養規程，巡查、維修、養護記錄
(10)滿意度調查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表
(11)投訴及投訴處理記錄
(12)其他需要收集歸檔的工作記錄、服務記錄。
3、檔案的管理
(1)檔案的分類、編目及著錄
(2)檔案的整理裝訂
(3)檔案的電腦化管理
4、管理條件：
(1)庫內溫度不超過20攝氏度，濕度不超過5%，密閉防光、防鼠防蟲，嚴禁煙火，配氣體或干粉滅火設備。
(2)辦公條件，適量的存儲和查閱空間，符合規定的整理裝訂設備、工具和裝具。
(3)管理人員要求：經過檔案管理專業培訓。