**藥業檔案管理制度

　　1.目 的：為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本制度。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司及各分子公司。

　　3.權責說明：

　　3.1總經辦負責公司檔案管理工作及本制度的執行。

　　3.2公司員工有保護檔案的義務，任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。

　　本制度所稱的檔案是指過去和現在的公司各部門及員工從事業務、經營、企業管理、公司宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　3.3公司員工必須完成資料移交工作后方可辦理調離手續。

　　3.4檔案工作實行統一領導分級保管、分級查閱的原則。即由總公司統一領導,總公司和各部門、各子公司二級管理并根據權限分級查閱。

　　3.5各部門應盡量采用電腦對檔案進行管理和工作，以便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，同時遵守《計算機信息系統管理制度》的相關規定。

　　4.檔案歸檔

　　4.1歸檔資料包括

　　4.1.1已簽署生效的本公司文檔(如合同、合同附件、正式通知、工作計劃、財務計劃、人事任免及獎懲、工資表、補貼表、管理制度、工作制度、協調程序、會議紀要審批稿等)，已簽署生效并接收的關聯公司文檔。

　　4.1.2已簽署生效的外聯企業及政府管理部門的文件(如行業政策、發文通知、項目相關管理部門手續、批件、技術資料、合約、與項目有關外聯企業的租賃、訂購、承包、代理、轉讓合同及附件、技術成果等)。

　　4.1.3業務部門已完成正式結果的文檔(如部門業務專項報告、專項數據及統計資料整理結果、已完成簽署手續的各類單證、報表、會簽單、統計表等)。

　　4.1.4公司及部門收集并已整理完畢的外來資料(如圖片、錄像、軟盤、圖書、廣告冊、產品冊、售樓書、企業介紹、確認樣板、小樣、黑稿等)。

　　4.1.5人事、行政等內部管理文件及聯營、參股、合作等外部前期業務合作文件。

　　4.2歸檔方法

　　4.2.1文件、資料的正件與附件，正本與底稿等應一起歸檔。原件正本必須歸檔，執行機構只能留用原件副本或復印件。

　　4.2.2卷內文件排列有序，須條理、系統化，按時間順序和重要程度排列，使卷內文件形成一個有機整體。

　　4.2.3案卷封面字跡應工整、清晰，封面用毛筆或鋼筆書寫。

　　4.2.4注明起止日期、件數、頁數。附詳細卷內目錄。

　　4.3歸檔要求

　　4.3.1歸檔資料必須具有成套性、完整性。獨立業務或部門資料應盡量分類歸檔，相關業務應盡量歸于同類。

　　4.3.2歸檔資料必須層次分明，按時間及階段歸檔以便符合其形成規律。

　　4.3.3歸檔資料必須符合各類檔案管理范圍。類別劃分應涵蓋公司業務的所有方面;歸檔資料必須真實反映公司經濟活動的真實內容及歷史過程，任何檔案資料均不得經過修改、刪減或取代等處理。

　　4.3.4公司員工因外出參觀學習、參加重要的會議收集的各種材料必須歸檔，未經簽署歸檔意見，財務部不報銷差旅費。

　　4.3.5當年形成的各種材料，次年2-3月各部門和子公司整理后向總經辦移交歸檔，重要的文件需及時歸檔。

　　4.3.6歸檔的文件必須符合歸檔的要求。

　　4.3.7歸檔時應填寫移交清單，履行交接手續。

　　5.檔案保管

　　5.1歸檔資料需進行登記，編制歸檔目錄。

　　5.2檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5.3屬于公司保管的檔案：公司各部門及各下屬子公司各部門做好平時文件的預立卷工作，并在次年2-3月將需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交總經辦保管。

　　5.4屬部門和子公司保管的檔案：各分級保管者在每年的三月三十一日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交總經辦。

　　5.5公司總經辦應有存放檔案的檔案室，各部門、各子公司應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　5.6檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　5.7所有檔案資料必須分類長期保存，不得遺失、損壞。檔案遺失、損壞給公司造成損失的，將處罰責任人。

　　6.檔案借閱

　　6.1檔案屬于公司機密，未經各部門分管領導批準不得外借、外傳。外單位人員未經分管領導批準不得借閱。

　　6.2借閱檔案，借閱人必須履行登記、簽收手續，并填寫檔案借閱登記表。檔案借閱表的主要內容為：檔案名稱、等級分類，借閱事由，時間，借閱人，負責人，經手人等內容，表格由公司統一制定。

　　6.3借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印，不得拆卸、調換、涂改、污損、劃線等，歸還時保證檔案材料完整無損。

　　7.檔案保密制度

　　7.1檔案級別分為絕密、機密、秘密三個等級案，分別用文字標示。擬制文件時，需在文件首頁右上角標注密級。

　　7.1.1絕密檔案：涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

　　7.1.2機密檔案：公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3秘密檔案：可內部公開的一般文件資料。

　　7.2借、查、閱秘密級以上文件不準抄錄、照像，不準帶離辦公區域。

　　7.3復制秘密級以上文件需經分管領導以上人員批準，與原件等同管理。復印件須由檔案管理員注明拷貝字樣。

　　7.4涉秘檔案不得以普通郵件寄發。

　　7.5外出工作攜帶秘密級以上文件，必須有保證文件安全的措施。

　　7.6嚴禁將秘密級以上文件的廢品向收購站出售。

　　7.7保守檔案機密。檔案人員或查閱檔案者，不得向無關人員談論檔案內容。

　　8.檔案銷毀

　　8.1任何部門或個人未經允許無權銷毀公司檔案。

　　8.2檔案銷毀須由檔案管理員填寫銷毀清單并報公司分管領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8.3銷毀檔案時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。

　　9.附則

　　9.1 本規定由總經辦負責解釋。

　　9.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　9.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附:

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。