醫(yī)院檔案管理制度

　　為全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營(yíng)和管理工作的內(nèi)容，妥善完整地保存各類(lèi)重要文件、資料，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，制定本制度。

　　1、適用范圍

　　本制度適用于醫(yī)院各類(lèi)檔案的管理。

　　3、職責(zé)部門(mén)

　　3.1院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)院級(jí)文件檔案的管理工作。

　　3.2部門(mén)(科室)指派專(zhuān)人兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)部門(mén)(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動(dòng)須及時(shí)辦理交接并通知院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人。

　　3.3院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門(mén)檔案管理的實(shí)施情況。

　　3.4部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門(mén)(科室)普通文檔的借閱申請(qǐng)，其它文檔的借閱申請(qǐng)由總經(jīng)理(院長(zhǎng))或指定負(fù)責(zé)人審批。

　　3.5機(jī)密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷(xiāo)毀申請(qǐng)由總經(jīng)理(院長(zhǎng))或指定負(fù)責(zé)人審批。

　　4、檔案收集、歸檔

　　4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等)，原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門(mén)各自歸檔。

　　4.2各部門(mén)處理完畢或批存的文件材料，由部門(mén)文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。

　　4.3一項(xiàng)工作分別由幾個(gè)部門(mén)(科室)參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)收集整理，交院辦(人事行政部)歸檔。

　　4.4部門(mén)(科室)組織召開(kāi)的工作會(huì)議紀(jì)要與有關(guān)材料由本部門(mén)(科室)收集、歸檔。

　　4.5醫(yī)院召開(kāi)的工作會(huì)議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔，并由會(huì)議組織部門(mén)(科室)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。

　　4.6醫(yī)院?jiǎn)T工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級(jí)單位召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)需將文件歸檔的，應(yīng)及時(shí)交院辦(人事行政部)歸檔。

　　5、檔案立卷

　　5.1檔案管理員應(yīng)使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類(lèi)型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。

　　5.2檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類(lèi)目”，“案卷類(lèi)目”條文必須簡(jiǎn)明確切。

　　5.3案卷類(lèi)目編制原則：含醫(yī)院全稱(chēng)和經(jīng)辦m.dewk.cn部門(mén)全稱(chēng)，按上(醫(yī)院全稱(chēng))、下(經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng))排版;根據(jù)文字量，也可以按左(醫(yī)院全稱(chēng))、右(經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng))排版。

　　5.4案卷類(lèi)目名稱(chēng)需根據(jù)5.3款標(biāo)準(zhǔn)，采用標(biāo)黑一號(hào)字體打印，粘貼于檔案盒(或文件夾)左側(cè)距頂部3厘米處。

　　5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度，對(duì)存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。

　　5.6歸檔文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆和復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)。

　　5.7部門(mén)(科室)經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。

　　6、檔案目錄編制

　　6.1檔案文件編號(hào)原則：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡(jiǎn)稱(chēng)對(duì)照表》)，A3A4為兩位數(shù)年份號(hào)，B1B2為部門(mén)(科室)代字(大類(lèi))號(hào)，C1C2為文件類(lèi)型(小類(lèi))號(hào)，D1D2為兩位數(shù)檔案序號(hào)。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門(mén)，歸檔文件類(lèi)型為20**年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號(hào)為：J*06-*ZTZ-07。

　　6.2檔案管理員應(yīng)在檔案盒(或文件夾)首頁(yè)位置設(shè)立《檔案目錄》(附件10.1)。

　　6.3所有歸檔文件必須在首頁(yè)面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號(hào)，并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

　　6.4《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目。

　　7、檔案保管權(quán)限、期限與類(lèi)型

　　7.1檔案保管權(quán)限

　　7.1.1財(cái)務(wù)部檔案由財(cái)務(wù)部保存;

　　7.1.2人事部檔案由人事部保存;

　　7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理(院長(zhǎng))指定負(fù)責(zé)人保存;

　　7.1.4其它各類(lèi)檔案由院辦(人事行政部)保存。

　　7.2檔案保管期限

　　7.2.1財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。

　　7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。

　　7.2.3政府職能部門(mén)授予、發(fā)放的各種許可證書(shū)、等級(jí)證書(shū)、資格證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

　　7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項(xiàng)記載及反映本醫(yī)院重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

　　7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。

　　7.2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷(xiāo)毀。

　　7.3文檔的保存形式：m.dewk.cn

　　7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

　　7.3.2計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施，文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定，并須將該文件路徑及密碼報(bào)院辦(人事行政部)備存，并保證其真實(shí)性。

　　7.3.3機(jī)密文檔以書(shū)面或?qū)嵨镄问奖４妗?/p>

　　7.4檔案類(lèi)型

　　7.4.1行政檔案，包括：

　　營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本，復(fù)印件;

　　法定代表人身份證(護(hù)照)(復(fù)印件);

　　對(duì)內(nèi)、對(duì)外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報(bào)告》等各類(lèi)正式公文;

　　各項(xiàng)重要活動(dòng)的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料;

　　各部門(mén)(含財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)科室)現(xiàn)行的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;

　　院級(jí)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議;

　　醫(yī)院年度(季、月、周)工作計(jì)劃匯總表;

　　《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;

　　購(gòu)置車(chē)輛所有權(quán)證、購(gòu)置稅證、保險(xiǎn)、行駛證(復(fù)印件)等車(chē)輛管理檔案;

　　對(duì)外簽訂的各類(lèi)購(gòu)買(mǎi)(租賃、服務(wù))性質(zhì)的合同文件;

　　其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。

　　7.4.2人事檔案，包括：

　　全院?jiǎn)T工個(gè)人信息資料(花名冊(cè));

　　勞動(dòng)合同及保密協(xié)議;

　　考勤打卡數(shù)據(jù);

　　工資、社保等薪酬相關(guān)資料;

　　招聘表格、人才庫(kù)等相關(guān)資料;

　　員工績(jī)效考核相關(guān)資料;

　　其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。

　　7.4.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，包括：

　　各類(lèi)審計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表;

　　各類(lèi)會(huì)計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表;

　　固定資產(chǎn)資料;

　　其它須保存文檔。

　　7.4.4藥械設(shè)備檔案，包括：

　　設(shè)備臺(tái)帳;

　　設(shè)備出廠合格證、使用說(shuō)明書(shū);

　　設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;

　　設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;

　　設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄;

　　設(shè)備更新改造記錄;

　　設(shè)備管理制度;

　　其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。

　　7.4.5醫(yī)療檔案，包括：

　　檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門(mén)提供。

　　8、檔案查閱與復(fù)制

　　8.1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。

　　8.2部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門(mén)(科室)所有檔案。

　　8.3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過(guò)審批方可借閱有關(guān)檔案。

　　8.4文檔查(借)閱應(yīng)在檔案保管部門(mén)(科室)進(jìn)行登記，機(jī)密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。

　　8.5查(借)閱或復(fù)制除財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)以外的檔案須由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審批，并進(jìn)行相關(guān)登記。

　　8.6查(借)閱或復(fù)制財(cái)務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。

　　9、檔案的銷(xiāo)毀

　　9.1超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單，由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

　　9.2總經(jīng)理審批同意銷(xiāo)毀計(jì)劃后，必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷(xiāo)人員監(jiān)督檔案銷(xiāo)毀過(guò)程，并進(jìn)行簽字確認(rèn)。

　　9.3銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷(xiāo)毀檔案在有關(guān)目錄中注銷(xiāo)。

篇2：客戶(hù)檔案管理制度

　　客戶(hù)檔案管理制度

　　1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)

　　本部門(mén)的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶(hù)檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。

　　2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn)；

　　3.0客戶(hù)檔案管理

　　客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶(hù)資料

　　3.2客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶(hù)裝修工程文件

　　3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶(hù)資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶(hù)證件資料

　　3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料

　　3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件

　　3.7客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶(hù)報(bào)修記錄

篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

　　2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類(lèi)裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。

　　4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)及查閱事由。

　　8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。

　　9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。

　　10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。