山莊管家服務(wù)中心文書管理規(guī)定

　　1.0目的

　　規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于zz山莊管家服務(wù)中心的文書管理工作。

　　3.0職責(zé)

　　3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理助理負(fù)責(zé)本中心文件的擬制和審核。

　　3.2管家服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)所有管家服務(wù)中心文件的復(fù)核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，負(fù)責(zé)對(duì)客服務(wù)文件的審批。

　　4.0程序要點(diǎn)

　　4.1公文格式

　　4.1.1公文種類。根據(jù)物業(yè)管理服務(wù)特點(diǎn)，引入以下公文類別：

　　上行文：請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)；

　　下行文：批復(fù)、決定、通知、通報(bào)；

　　平行文：函、會(huì)議紀(jì)要。

　　4.1.2文件標(biāo)題

　　a)發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則；

　　b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號(hào)上方居中位置。

　　4.1.3發(fā)文字號(hào)。簡(jiǎn)稱文號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容：

　　a）根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)；

　　b）管家服務(wù)中心文號(hào)作以下統(tǒng)一規(guī)定

　　如：zz發(fā)[20**]009號(hào)，是指zz山莊管家服務(wù)中心20**年發(fā)的管家服務(wù)中心第9個(gè)文件。

　　c）文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)字體，放在文件標(biāo)題下一行的居中位置；

　　d）管家服務(wù)中心文號(hào)由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理統(tǒng)一編號(hào)。

　　4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度

　　a）普通文件不加注明；

　　b）秘密文件必須在文件左上角位置注明"秘密"或"絕密"字樣；

　　c）急件必須在文件的左上角位置注明"急件"字樣。

　　4.1.5主送機(jī)關(guān)。是用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān)：

　　a)應(yīng)放在文號(hào)下方，正文之上，專行頂格，用冒號(hào)"："結(jié)尾；

　　b)主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列，中間應(yīng)頓號(hào)"、"隔開；

　　c)一般情況下，選擇小四號(hào)宋體字。

　　4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　a）正文文字一律從左至右橫排；

　　b）要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每段開始空兩個(gè)中文字符空格；

　　c）正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。

　　4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料：

　　a）如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件：×××"字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào)1、2、3……末尾用分號(hào)，最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束；文件無附件的，無須注明；

　　b）要寫明附件的全稱；

　　c）附件字體與正文相同。

　　4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名：

　　a）落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置；

　　b）如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，應(yīng)在其上面加注一行"此頁無正文"字樣；

　　c）落款字體與正文相同。

　　4.1.9日期

　　a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期；

　　b)會(huì)議通過的文件寫會(huì)議通過的日期；

　　c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期；

　　d)日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。

　　4.1.10蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效和的標(biāo)志，一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章：

　　a）蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行，由管理印章的工作人員經(jīng)手登記；

　　b）印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷份數(shù)等內(nèi)容：

　　a）公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用一條直線分割以示區(qū)別；

　　b）公文文尾字體與正文相同，另行頂格；

　　c）抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān)，再寫抄送機(jī)關(guān)；

　　d）印刷時(shí)間指開印的時(shí)間，印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭搖相呼應(yīng)；

　　e）印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù)，位于底線的偏右位置。

　　4.2發(fā)文辦理。包括交擬、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作：

　　4.2.1交擬和擬議

　　a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)

草擬文稿的具體部門或人員；

　　b)擬稿人員接受任務(wù)后，對(duì)所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思：

　　--深入領(lǐng)會(huì)意圖，掌握其精神實(shí)質(zhì)；

　　--注意提煉觀點(diǎn)，選擇材料；

　　--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架；

　　--如果對(duì)原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí)，須征得交擬人同意，不可擅自作主。

　　4.2.2撰寫與審核。 (正規(guī)文件須打印，擬稿人進(jìn)行校對(duì))：

　　a）擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上，按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫文稿，撰寫時(shí)應(yīng)注意；

　　--不與國家法律、法規(guī)相違背；

　　--把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律和寫作方法；

　　--堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。

　　b）交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核：

　　--審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬愿意，是否違法；

　　--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行；

　　--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng)；

　　--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng)；

　　--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確；

　　--發(fā)文符合標(biāo)準(zhǔn)的，管家服務(wù)中心發(fā)文由管家服務(wù)中心主任在《公文處理單》上簽署審批意見后發(fā)文。

　　4.2.3簽發(fā)：

　　管家服務(wù)中心發(fā)文：管家服務(wù)中心經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫批語；同意簽發(fā)的，注意"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還相關(guān)部門或擬稿人重新撰寫。

　　4.2.4蓋章和發(fā)放：

　　a)蓋章部門管理人員（一般為行政人事部經(jīng)理/管家服務(wù)中心經(jīng)理）依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印：

　　--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章；

　　--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章；

　　--須將蓋章文件至少保留一份存檔（對(duì)特殊約定的按約定處理）；

　　--對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

　　b)發(fā)放。發(fā)放（裝封和發(fā)送）工作要迅速、準(zhǔn)確、安全：

　　--發(fā)文登記：由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)送范圍（包括：主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門）填寫《文件發(fā)放登記表》；

　　--采用快捷方式（電子郵件、信件或親自送達(dá)）發(fā)放文件，并落實(shí)收到情況；

　　--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表中》；

　　--次年2月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管；

　　--重要文件接收方需簽收。

　　4.3收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。

　　4.3.1收拆。指文書的收進(jìn)和拆封：

　　a)管家服務(wù)中心經(jīng)理助理為收拆工作的主要負(fù)責(zé)人；

　　b)凡封套上寫明由管家服務(wù)中心收啟的由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，由收信部門/人拆封，拆封時(shí)應(yīng)注意：

　　--檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)現(xiàn)問題，要做出必要的記載和及時(shí)處理；

　　--取凈封內(nèi)的文件及附件，注意保持封套和文件的完好；

　　--急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門經(jīng)理拆封。

　　4.3.2登記：

　　a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長的公文，都要登記；

　　b)以下文件無須進(jìn)行登記：

　　--各種無機(jī)密性的出版物；

　　--一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料；

　　--告知性的廣告；

　　--事務(wù)性的便函等。

　　c)文書管理人員（一般為管家服務(wù)中心檔案資料管理員）將文件登記在《收文登記表》內(nèi)，內(nèi)容包括：總流水號(hào)、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等，登記時(shí)應(yīng)注意：

　　--要將收到的文件編列總流水號(hào)，每年編一次；此編號(hào)應(yīng)與《收文登記表》上的總流水號(hào)相同；

　　--需要辦復(fù)的文件，還要填寫《公文處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理；

　　--字跡要清晰整潔；

　　--及時(shí)登記，不錯(cuò)登、漏登、積壓。

　　4.3.3擬辦與批辦：

　　a）擬辦是對(duì)收文如何處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核裁決；

　　--擬辦工作一般由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理或部門主管辦理；如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng)，也可以直接由相關(guān)部門經(jīng)理擬辦；

　　--擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來文，同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況；

　　--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng)，明確具體，切實(shí)可行，簡(jiǎn)明扼要。

　　b）批辦是管家服務(wù)中心經(jīng)理針對(duì)擬辦意見作出的批示意見：

　　--屬管家服務(wù)中心文件的，由管家服務(wù)中心經(jīng)理批辦；

　　--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定；

　　--對(duì)擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤剑瑧?yīng)加以補(bǔ)充和修改；

　　--要求幾個(gè)部門合辦的，應(yīng)指明由哪個(gè)部門牽頭主辦；

　　--需要傳閱的，應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對(duì)象和范圍；

　　--需要傳達(dá)貫徹的，應(yīng)寫出由誰傳達(dá)和傳達(dá)范圍；

　　--如果擬辦意見有兩種以上方案，批辦時(shí)應(yīng)有所裁決。

　　4.3.4承辦和傳閱:

　　a）承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對(duì)收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件；辦事是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容，如召開會(huì)議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等；

　　--承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見，有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示

后再著手辦理；

　　--屬本部門獨(dú)立承辦的，要及時(shí)認(rèn)真辦理，不能推諉、拖拉；

　　--由本部門牽頭主辦的，應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見，主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，整理、綜合協(xié)商意見，報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；

　　--承辦完畢，把承辦情況填寫在《公文處理單》的"處理結(jié)果"欄內(nèi)，并簽署姓名及日期。

　　b）傳閱工作一般由公司行政人事部或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理辦理：

　　--安排傳閱應(yīng)先主后次，對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)、主管經(jīng)理應(yīng)優(yōu)先安排閱讀；

　　--傳閱范圍要適當(dāng)，不能隨意擴(kuò)大或縮小；

　　--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政人事部或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理聯(lián)系，切不可在閱讀人之間傳遞和交接；

　　--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

　　4.3.5催辦包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況：

　　a）催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等；

　　b）催辦時(shí)應(yīng)注意催辦的時(shí)機(jī)和方式，講究禮貌，表示對(duì)對(duì)方的信任和尊重。

　　4.3.6歸檔：

　　文件辦理完畢后，由行政人事部文員或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理將文件報(bào)檔案室按《檔案管理規(guī)定》辦理歸檔工作。

　　5.0相關(guān)支持文件

　　5.1印章管理規(guī)定

　　5.2檔案管理規(guī)定

　　6.0質(zhì)量記錄

　　6.1QP-01-08-F001 公文處理單

　　6.2QP-01-08-F002 文件發(fā)放登記表

　　6.3QP-01-08-F003 收文登記表

篇2：機(jī)關(guān)單位印章、文件和文書管理制度

>　　某機(jī)關(guān)單位印章、文件和文書管理制度

　　一、印章由專人負(fù)責(zé)管理、使用。

　　二、函件、介紹信需加蓋印章時(shí)，以縣人大常委會(huì)及其黨組名義發(fā)出的，須經(jīng)人大常委會(huì)主任和黨組書記或委托副主任和副書記審核同意，以人大常委會(huì)辦公室名義發(fā)出的，須經(jīng)辦公室主任審核同意。

　　三、以縣人大常委會(huì)及其黨組名義發(fā)出的文件，由辦公室核稿后，送常委會(huì)主任、黨組書記或由主任、黨組書記委托副主任、副書記簽發(fā);以縣人大常委會(huì)辦公室名義發(fā)出的文件，由辦公室主任簽發(fā)，或由辦公室主任委托辦公室副主任簽發(fā)。

　　四、文件印刷由專人負(fù)責(zé)，手續(xù)不完備的文件一概不得打印分發(fā)。文件打印后，由起草人負(fù)責(zé)校對(duì)，凡涉及機(jī)密的文件，應(yīng)隨時(shí)將校樣銷毀。文件按規(guī)定份數(shù)印刷后由印章管理人員加蓋印章，并按發(fā)文范圍及時(shí)登記分發(fā)、寄送，上黨政信息網(wǎng)的文件，須經(jīng)辦公室主任簽發(fā)后發(fā)送。

　　五、文件的收發(fā)由專人負(fù)責(zé)，必須建立來文登記制度，上級(jí)來文以及縣委、縣政府的文件要及時(shí)登記、送批。

　　六、“急轉(zhuǎn)”文件要送各有關(guān)人員即閱即收。一般傳閱文件在各環(huán)節(jié)滯留時(shí)間：常委會(huì)主任、副主任一般不超過三天，各工作委員會(huì)負(fù)責(zé)人一般不超過兩天。

　　七、呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，先呈送常委會(huì)主任，然后再呈送常委會(huì)副主任。

　　八、實(shí)行“呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批文件清單”制度，清單注明文件目錄、份數(shù)、呈送時(shí)間和退回時(shí)間等，以備查找。

篇3：公司文書管理制度范本（9）

　　公司文書管理制度范本(九)

　　總 則

　　第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文書管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本辦法。

　　第二條 公司文書是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，

　　各級(jí)部門必須認(rèn)真做好文書管理工作。

　　第三條 文書處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)便，文書由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。

　　第四條 文書管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保公司機(jī)密。

　　文書主要種類

　　第五條 公司文書種類主要有：

　　(一)決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

　　(二)通告：公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守的事項(xiàng)，用“通告”。

　　(三)通知：發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)，同級(jí)和不相隸屬部門的文書，批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文，要求下級(jí)部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項(xiàng)，用“通知”。

　　(四)通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。

　　(五)報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)部門匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，用“報(bào)告”;向上級(jí)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。

　　(六)批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)或?qū)ο录?jí)布署工作，用“批復(fù)”。

　　(七)會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與全單位共同遵守執(zhí)行者，用“會(huì)議紀(jì)要”。

　　(八)工作志：記錄日、周、月工作情況(包括工作安排，工作進(jìn)度、工作業(yè)績(jī)、工作設(shè)想與建議等)者，用“工作志”。

　　(九)工作計(jì)劃;進(jìn)行本年、季、月、周工作安排者用“工作計(jì)劃”。

　　文書格式

　　第六條 文書一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間，抄送機(jī)關(guān)，附注等部分組成。

　　(一)文書標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括文書的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和文書種類，除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外，

　　一般不加書名號(hào)。

　　(二)發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)，如幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號(hào)。

　　(三)文書一律加蓋印章，上報(bào)的文書，應(yīng)注明簽發(fā)人。

　　(四)秘密文書應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

　　(五)緊急文書分別標(biāo)明“特急”、“急”。

　　(六)請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送部門，如需同時(shí)送其他部門，應(yīng)用抄報(bào)形式。

　　(七)文書如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

　　(八)發(fā)文部門應(yīng)寫全稱和規(guī)范化簡(jiǎn)稱，幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦部門排列在前。

　　(九)會(huì)議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議各名稱和通過日期。

　　(十)文字從左至右橫寫，橫排。

　　第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標(biāo)準(zhǔn)大十六開)，左側(cè)裝訂，如公司統(tǒng)一格式者，必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣。“通告”、“通知”用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。

　　文書辦理

　　第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。

　　第九條 凡需辦理的文書，辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理，副總經(jīng)理或交有關(guān)部門辦理，并提出辦理時(shí)限。

　　第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書，應(yīng)在兩日內(nèi)批辦，緊急文書應(yīng)當(dāng)日批辦，過期不批辦者自動(dòng)生效，責(zé)任由批示人承擔(dān)，交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文書，辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦，防止漏辦和延誤，凡逾期延誤或漏辦者，部門負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

　　第十一條 草擬文書必須符合下列要求：

　　(一)要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定，如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)加以說明。

　　(二)情況要具體，觀點(diǎn)要明確，內(nèi)容要全面，表達(dá)要規(guī)范，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅要簡(jiǎn)短。

　　(三)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確、時(shí)間應(yīng)寫具體的年、月、日。

　　(四)文書中的數(shù)字，除發(fā)文字號(hào)，統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外，

　　一般用漢字書寫，在同一文書中9數(shù)字的使用前后一致。

　　第十二條 公司對(duì)外發(fā)出的文書由總經(jīng)理簽發(fā)，公司對(duì)內(nèi)發(fā)出的文書，由總經(jīng)理授權(quán)，副總經(jīng)理簽發(fā)，辦公室直

　　接發(fā)出的文書，辦公家主任簽發(fā)，其他部門發(fā)出的文書，由部門負(fù)貴人簽發(fā)。

　　第十三條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人審批文書要認(rèn)真負(fù)責(zé)，文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見，姓名和時(shí)間。

　　第十四條 草擬和簽批文書，應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。

　　第十五條 行文部門在將文書送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)認(rèn)真做好審核工作，審核的重點(diǎn)為：是否需要行文，文書內(nèi)

　　容，文字表達(dá)，文種使用

　　，格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)總經(jīng)理，主管副總經(jīng)理，簽報(bào)后的文書由辦公室審核。

　　第十六條 秘密文書不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā)，傳遞秘密文書時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。

　　文書立卷和銷毀

　　第十七條 文書辦完后，應(yīng)及時(shí)將文書定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷。

　　第十八條 文書立卷應(yīng)根據(jù)其特征，相互聯(lián)系和依存價(jià)值分類整理，保證齊全完整，正確反映部門主要工作情況

　　便于保管、查找、利用。

　　第十九條 立卷的文書應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管，個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的文書。

　　第二十條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的文書經(jīng)過鑒別并報(bào).副總經(jīng)理批準(zhǔn)，可定期銷毀，銷毀秘密文書要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

　　附 則

　　第二十一條 本辦法根據(jù)實(shí)際情況可制定規(guī)定，其修改、補(bǔ)充、解釋權(quán)歸公司辦公室。

　　第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。