物業(yè)公司程序文件
籌備業(yè)主大會(huì)、選舉業(yè)主委員操作程序
流程圖
1.目的
為協(xié)助各項(xiàng)目籌備業(yè)主大會(huì)和選舉業(yè)主委員會(huì)工作，規(guī)范業(yè)主大會(huì)及業(yè)主委員會(huì)籌備過程，提供指引。
2.范圍
本指引僅適用于天津zz物業(yè)管理有限公司所屬項(xiàng)目的業(yè)主委員會(huì)成立、業(yè)主大會(huì)的召開及與業(yè)委會(huì)溝通工作。
3.定義
無
4．職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)
品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)本文件的編寫、修改、發(fā)布
各管理處負(fù)責(zé)本文件的具體實(shí)施，并可提出動(dòng)議修改的意見或建議
管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)主持業(yè)委會(huì)的成立總體事宜
管業(yè)部負(fù)責(zé)業(yè)主委員會(huì)成立工作的具體實(shí)施
5.方法和過程控制
5.1前期準(zhǔn)備階段
5.1.1人員初選
5.1.1.1業(yè)主資料分析物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)從首位業(yè)主入住開始，跟進(jìn)業(yè)主相關(guān)情況，并隨時(shí)將業(yè)主的入住率統(tǒng)計(jì)。當(dāng)入住率達(dá)1/4、出售建筑面積1/4以上或首位業(yè)主實(shí)際入住一年以上時(shí)，將相關(guān)業(yè)主統(tǒng)計(jì)情況作相應(yīng)分析，并暫時(shí)確定業(yè)主委員會(huì)成員的范圍。
5.1.1.2重點(diǎn)業(yè)主訪談 在對(duì)業(yè)主入住情況跟進(jìn)的同時(shí)，了解業(yè)主反映及關(guān)心的問題，顧客關(guān)懷并將業(yè)主集中反映的問題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為進(jìn)行候選人參選做好鋪墊。
5.1.1.3社區(qū)文化活動(dòng) 通過組織社區(qū)文化活動(dòng)，在活動(dòng)過程中，了解業(yè)主間的關(guān)系及相關(guān)業(yè)主在整個(gè)小區(qū)內(nèi)的影響力。
5.1.1.4其他形式 將項(xiàng)目擬定業(yè)委會(huì)委員的人選，根據(jù)各項(xiàng)目特點(diǎn)采用相應(yīng)的方式、方法將其推薦給全體業(yè)主，增強(qiáng)其公信力。
5.1.2宣傳活動(dòng)
5.1.2.1宣傳活動(dòng)的內(nèi)容 針對(duì)成立業(yè)主大會(huì)的目的、組建流程、業(yè)主大會(huì)的權(quán)利和義務(wù)、業(yè)主大會(huì)的職責(zé)，使業(yè)主充分了解成立業(yè)主大會(huì)是為了全體業(yè)主的利益，物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行宣傳增進(jìn)其在業(yè)主中的地位，業(yè)主了解了組建成立的法律流程，將看到一個(gè)透明化、合法化的成立過程，將業(yè)主大會(huì)權(quán)利、義務(wù)公布，業(yè)主更加了解業(yè)主大會(huì)，增進(jìn)業(yè)主參與的熱情，并能對(duì)業(yè)主大會(huì)的工作進(jìn)行監(jiān)督。
5.1.2.2宣傳活動(dòng)的方式采取在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)張貼的方式，最大限度地讓業(yè)主了解成立業(yè)主大會(huì)的前期情況。
5.1.2.3宣傳活動(dòng)資料的保管張貼的資料及所拍照片、攝像過程，都要有所保留，并長期保存。
提示：如果采用照相的方式，照片中最好要有業(yè)主正在看的畫面，且照片要有日期。
5.1.3預(yù)成立時(shí)間 預(yù)成立時(shí)間建議在物業(yè)接管后的一年半左右，如果在此之前已達(dá)到法規(guī)規(guī)定應(yīng)召開首次業(yè)主大會(huì)的時(shí)間，相關(guān)工作適當(dāng)提前。
5.2成立業(yè)主大會(huì)籌委會(huì)
5.2.1成立前提 已交付使用的新建物業(yè)滿足1、出售建筑面積達(dá)百分之五十以上，2、業(yè)主入住率達(dá)百分之五十以上，3、首位業(yè)主實(shí)際入住達(dá)二年以上；根據(jù)小區(qū)實(shí)際情況，滿足任意一條件的應(yīng)當(dāng)召開首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議。
5.2.2成員確定 業(yè)主大會(huì)籌備組（以下簡稱籌備組），應(yīng)當(dāng)在物業(yè)管理所在地的區(qū)、縣物業(yè)管理行政主管部門和街道辦事處的指導(dǎo)下，由前期物業(yè)管理企業(yè)召集部分熱心公益事業(yè)的業(yè)主和未售出空置房屋的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)組成籌委會(huì)，負(fù)責(zé)業(yè)主大會(huì)的籌備工作。（見F1）
5.2.2.1籌備組中的業(yè)主代表建議參照業(yè)委會(huì)委員的條件，并應(yīng)關(guān)注以下事項(xiàng)：
a)必須是業(yè)主本人（業(yè)主身份以售房合同或產(chǎn)權(quán)證登記為準(zhǔn)）
b)支持、配合管理處工作。
c)模范履行業(yè)主義務(wù)，不欠交管理費(fèi)
5.2.2.2籌備組中業(yè)主代表和開發(fā)商的人數(shù)應(yīng)符合當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)規(guī)定，如當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)無明確規(guī)定，應(yīng)請(qǐng)示當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)行政主管部門意見。
5.2.2.3業(yè)主代表由業(yè)主自愿申請(qǐng)、或推薦選舉方式參加。
5.2.2.4在獲得主管部門批準(zhǔn)后，地產(chǎn)公司應(yīng)及時(shí)在小區(qū)通告欄、電子顯示屏、網(wǎng)站等形式召集業(yè)主自薦參加業(yè)主大會(huì)籌備工作。（見F2）
5.2.2.5業(yè)主代表報(bào)名參加籌備組人數(shù)超過房地產(chǎn)行
政主管部門批復(fù)的人數(shù)時(shí)，由開發(fā)商代表和政府主管部門組織所有報(bào)名的業(yè)主代表召開會(huì)議推選出籌委會(huì)中的業(yè)主代表。
5.2.2.6籌備組成員名單確定后，以書面形式在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公告（見F3）
5.2.2.7籌備組應(yīng)當(dāng)自組成之日起30日內(nèi)在房地產(chǎn)行政主管部門的指導(dǎo)下，組織業(yè)主召開首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議，成立業(yè)主大會(huì)，并選舉產(chǎn)生業(yè)主委員會(huì)。
5.2.3籌備組相關(guān)籌備工作
5.2.3.1籌備組產(chǎn)生后，履行以下職責(zé)：
a、確定首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、形式和內(nèi)容，時(shí)間要確定在籌委會(huì)成立之日起30日內(nèi)；
b、擬定《業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》（草案）、《業(yè)主公約》（草案）；
c、確認(rèn)業(yè)主身份，確定業(yè)主在首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議上的投票權(quán)數(shù)；
d、確定業(yè)主委員會(huì)成員候選人產(chǎn)生辦法及名單，并公示征詢意見；候選人資料收集時(shí)應(yīng)告知業(yè)主需對(duì)外公布并征得業(yè)主同意；
e、起草前期物業(yè)管理服務(wù)合同執(zhí)行情況的報(bào)告；報(bào)告包括：執(zhí)行過程中好的方面發(fā)揚(yáng)并針對(duì)問題提出建議項(xiàng)；
f、業(yè)主超過100人以上的，組織推選業(yè)主代表；所推選的業(yè)主代表，從前期擬定人員中推薦；
g、做好召開首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議的其他準(zhǔn)備工作。
前款內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議召開之日15日前，以書面形式在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公告。成立業(yè)主代表會(huì)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)議召開之日15日前以書面形式送交參加會(huì)議的業(yè)主代表。（見F3）
經(jīng)當(dāng)?shù)刈≌鞴懿块T批準(zhǔn)后，應(yīng)及時(shí)成立籌備工作小組（見 F2）。同時(shí)要通過宣傳欄、電子顯示屏、網(wǎng)站等形式向廣大業(yè)主宣傳成立業(yè)主委員會(huì)的目的和意義、業(yè)主大會(huì)的職權(quán)、業(yè)主委員會(huì)的職權(quán)和義務(wù)、業(yè)主委員會(huì)的選舉程序等。
5.3確定業(yè)主代表的產(chǎn)生辦法
5.3.1身份確定：以產(chǎn)權(quán)證或售房合同為準(zhǔn)；
5.3.2業(yè)主代表的產(chǎn)生：業(yè)主自薦或相關(guān)人員推薦。由籌備組向小區(qū)也主公示選舉業(yè)主代表候選人的通知，業(yè)主可通過推薦、自薦的形勢(shì)產(chǎn)生業(yè)主代表候選人。業(yè)主代表候選人應(yīng)具備以下條件：1、本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)具有完全民事行為能力的業(yè)主；2、遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)；3、熱心公益事業(yè)，責(zé)任心強(qiáng)，公正廉潔，具有社會(huì)公信力；
5.3.3選舉方式：可實(shí)行差額選舉也可實(shí)行等額選舉。候選人中的票數(shù)多者為業(yè)主代表。
5.3.4票權(quán)確定：業(yè)主可以幢、單元、樓層等為單位推選代表，且業(yè)主代表應(yīng)均分布在物業(yè)各個(gè)幢、單元、樓層。本區(qū)域業(yè)主代表代表該區(qū)域全體業(yè)主行使權(quán)力，反映問題。
5.3.5選票發(fā)放：如業(yè)主代表候選人資料公示期滿業(yè)主無異議，則印制選票，并采用上門或物業(yè)內(nèi)固定區(qū)域內(nèi)集中發(fā)放、回收選票。選票上加蓋統(tǒng)一印章。
5.3.6選票回收：投票人須是產(chǎn)權(quán)人登記人或產(chǎn)權(quán)登記人的委托代理人，公司戶應(yīng)是公司的法定代表人或其書面授權(quán)人。委托（授權(quán)）人填寫選票須附有產(chǎn)權(quán)人簽字的書面委托書。（應(yīng)由籌備組具體負(fù)責(zé)實(shí)施，物業(yè)公司人員可以在籌備組書面授權(quán)的情況下進(jìn)行協(xié)助），另為便于選票的統(tǒng)計(jì)和確認(rèn)，選票的發(fā)放、回收都應(yīng)由業(yè)主的簽字確認(rèn)。
5.3.7驗(yàn)票、唱票：當(dāng)場開箱驗(yàn)票、唱票業(yè)主所投票數(shù)不得超過其投票權(quán)數(shù)。（唱票、計(jì)票人可由業(yè)主大會(huì)籌備組成員擔(dān)任，監(jiān)票人建議從現(xiàn)場參加會(huì)議的業(yè)主中以自愿方式產(chǎn)生。驗(yàn)票時(shí)，應(yīng)注意：1、經(jīng)籌備組同意，為保證選票的真實(shí)性，可在選票上加蓋統(tǒng)一印章；2、業(yè)主所投票數(shù)不得超過其投票權(quán)數(shù)；3、所選人數(shù)不得少于應(yīng)選業(yè)主代表人數(shù)；
5.4確定業(yè)主委員會(huì)的產(chǎn)生辦法
5.4.1身份確定：以產(chǎn)權(quán)證或售房合同上等級(jí)為準(zhǔn)（若超過一人，均可按享有的產(chǎn)權(quán)比例行使業(yè)主權(quán)利如果同時(shí)成為籌備組成員或業(yè)主委員會(huì)候選人，必須提前向全體業(yè)主公布。分期開發(fā)的小區(qū)，建議業(yè)主大會(huì)籌備組根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況確定每期的業(yè)主委員會(huì)人數(shù)，并且分布合理。
5.4.2委員產(chǎn)生：業(yè)主自薦或相關(guān)人員推薦。（見F5）
籌備組成立后應(yīng)及時(shí)確定業(yè)主委員會(huì)候選人（見F4）。業(yè)主委員會(huì)委員候選人應(yīng)具備以下條件：1、本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)具有完全民事行為能力的業(yè)主；2、遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)；3、熱心公益事業(yè)，責(zé)任心強(qiáng)，公正廉潔，具有社會(huì)公信力；4、具有一定組織能力；5、具備必要的工作時(shí)間。
5.4.3選舉方式：實(shí)行差額選舉，因此候選人應(yīng)多于應(yīng)選人數(shù)。候選人中的票數(shù)多者為業(yè)主委員會(huì)委員。
5.4.4票權(quán)確定：業(yè)主可以幢、單元、樓層等為單位推選代表，業(yè)主代表作為業(yè)主委員會(huì)候選人，且業(yè)主代表應(yīng)均分布在物業(yè)各個(gè)幢、單元、樓層。（見F6）
5.4.5選票發(fā)放：如候選人資料公示期滿業(yè)主無異議，則印制選票（見F6），并采用上門或物業(yè)內(nèi)固定區(qū)域內(nèi)集中發(fā)放、回收選票。選票上加蓋統(tǒng)一印章。
5.4.6選票回收：投票人須是產(chǎn)權(quán)人登記人或產(chǎn)權(quán)登記人的委托代理人，公司戶應(yīng)是公司的法定代表人或其書面授權(quán)人。委托（授權(quán)）人填寫選票須附有產(chǎn)權(quán)人簽字的書面委托書。（應(yīng)由籌備組具體負(fù)責(zé)實(shí)施，物業(yè)公司人員可以在籌備組書面授權(quán)的情況下進(jìn)行協(xié)助），另為便于選票的統(tǒng)計(jì)和確認(rèn)，選票的發(fā)放、回收都應(yīng)由業(yè)主的簽字確認(rèn)。
5.4.7驗(yàn)票、唱票：當(dāng)場開箱驗(yàn)票、唱票業(yè)主所投票數(shù)不得超過其投票權(quán)數(shù)。（唱票、計(jì)票人可由業(yè)主大會(huì)籌備組成員擔(dān)任，監(jiān)票人建議從現(xiàn)場參加會(huì)議的業(yè)主中以自愿方式產(chǎn)生。驗(yàn)票時(shí)，應(yīng)注意：1、經(jīng)籌備組同意，為保證選票的真實(shí)性，可在選票上加蓋統(tǒng)一印章；2、業(yè)主所投票數(shù)不得超過其投票權(quán)數(shù)；3、所選人數(shù)不得超過應(yīng)選委員人數(shù)；
5.5召開首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議（見F7）
5.5.1出席會(huì)議人員
a、所在地區(qū)房地產(chǎn)行政主管部門領(lǐng)導(dǎo)
b、街道辦事處或居民委員會(huì)
c、業(yè)主大會(huì)籌備組成員
d、業(yè)委會(huì)候選人
e、物業(yè)公司代表
5.5.2.決定事項(xiàng)
a、制定業(yè)主大會(huì)章程
b、修訂業(yè)主公約
c、選舉業(yè)主委員會(huì)主任、副主任及委員
d、確定物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)
e、決定物業(yè)管理其他重大事項(xiàng)
首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議由籌備組負(fù)責(zé)作書面記錄并存檔，業(yè)主委員會(huì)成立后，由業(yè)主委員會(huì)承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)。
5.6召開第一次業(yè)主委員會(huì)會(huì)議
5.6.1業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)自選舉產(chǎn)生之日起3日內(nèi)召開首次業(yè)主委員會(huì)會(huì)議，推選產(chǎn)生業(yè)主委員
會(huì)主任1人，副主任1-2人（專職執(zhí)行秘書一人）。
5.6.2由業(yè)主委員會(huì)代表業(yè)主與物業(yè)管理公司簽訂《物業(yè)管理服務(wù)合同》（提前在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公示合同文本）
5.6.3業(yè)主委員會(huì)召開第一次會(huì)議后，應(yīng)將業(yè)主大會(huì)和業(yè)主委員會(huì)會(huì)議相關(guān)決議在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公告。（見F8）
5.6.4自業(yè)主委員會(huì)選舉產(chǎn)生之日起三十日內(nèi)，應(yīng)指定專人報(bào)當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)行政主管部門備案（見F9），并申請(qǐng)刻制業(yè)主委員會(huì)公章。申請(qǐng)備案時(shí)需提交如下材料：
a、業(yè)主大會(huì)章程
b、業(yè)主公約
c、經(jīng)業(yè)主大會(huì)會(huì)議表決產(chǎn)生的業(yè)主委員會(huì)成員的基本情況
5.6.5業(yè)主委員會(huì)公章應(yīng)由專人保管并按公章管理制度使用，涉及重要事項(xiàng)需使用公章時(shí)，應(yīng)由多數(shù)委員簽字認(rèn)可。
5.7注意項(xiàng)
5.7.1業(yè)主大會(huì)籌建期間的所有相關(guān)文件，包括會(huì)議紀(jì)要、通知、公告、選票和選舉程序、結(jié)果等文件和相關(guān)照片，必須單獨(dú)存檔，妥善保存。
5.7.2所有現(xiàn)場發(fā)布的公告底稿要有籌備組負(fù)責(zé)人審核，并保存記錄。
5.7.3物業(yè)管理公司相關(guān)工作人員在成立業(yè)主大會(huì)過程中應(yīng)積極協(xié)助籌備組工作，在對(duì)外張貼的資料中，如涉及到物業(yè)公司人員參與，應(yīng)注明"經(jīng)籌備組授權(quán)"。以免造成誤解。
5.7.4涉及業(yè)主大會(huì)籌建所有的相關(guān)文件修改過程需要有修改記錄，以備核查。
6.支持性文件
無
7.質(zhì)量記錄表格
TJzzWY7.5.1-K01-F1 關(guān)于成立業(yè)主委員會(huì)的函
TJzzWY7.5.1-K01-F2 關(guān)于成立業(yè)主委員會(huì)籌備工作小組的通知
TJzzWY7.5.1-K01-F3 業(yè)主委員會(huì)籌備工作小組成立公告
TJzzWY7.5.1-K01-F4 關(guān)于業(yè)主委員會(huì)委員候選人接受報(bào)名的通知
TJzzWY7.5.1-K01-F5 業(yè)主委員會(huì)委員候選人推薦表
TJzzWY7.5.1-K01-F6 業(yè)主委員會(huì)委員選舉選票
TJzzWY7.5.1-K01-F7 關(guān)于召開業(yè)主大會(huì)的通知
TJzzWY7.5.1-K01-F8 關(guān)于業(yè)主委員會(huì)選舉結(jié)果的公告
TJzzWY7.5.1-K01-F9 關(guān)于業(yè)主委員會(huì)選舉結(jié)果的報(bào)告
篇2：小區(qū)業(yè)主委員會(huì)選舉結(jié)果報(bào)告
zz物業(yè)管理有限公司
關(guān)于（物業(yè)名稱）業(yè)主委員會(huì)選舉結(jié)果的報(bào)告
**業(yè)籌[****]***
***房地產(chǎn)管理局：
鑒于（物業(yè)名稱）已具備成立業(yè)主委員會(huì)的條件，（前期物業(yè)管理企業(yè)）于****年**月**日向貴局提出了成立（物業(yè)名稱）業(yè)主委員會(huì)的申請(qǐng)。**月**日，在貴局物業(yè)管理科領(lǐng)導(dǎo)的主持下，成立了****業(yè)主委員會(huì)籌備工作小組，并召開了籌備工作小組首次會(huì)議，制定了籌備工作計(jì)劃，確定了業(yè)主委員會(huì)選舉辦法。
**月**日至**月**日，采用10戶聯(lián)名方式推舉產(chǎn)生了N名候選人，并于**月**日在小區(qū)進(jìn)行了公示。公示期間小區(qū)業(yè)主無異議，于**月**日至**月**日進(jìn)行了上門發(fā)放、回收選票的工作。
在區(qū)物業(yè)管理科領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)監(jiān)督下，于**月**日召開業(yè)主大會(huì)，并邀請(qǐng)了**居委會(huì)、籌備工作小組成員，發(fā)展商代表、物業(yè)管理公司代表出席大會(huì)。會(huì)上進(jìn)行了公開驗(yàn)票、唱票、計(jì)票工作。
本次選舉共發(fā)放選票***張，回收選票***張，其中有效票***張，無效票**張，過半數(shù)業(yè)主投票，符合法定程序。在現(xiàn)場業(yè)主的監(jiān)督下統(tǒng)計(jì)各候選人的最終得票數(shù)：
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
×××先生/小姐： ***票
（列出所有候選人及得票數(shù)）
其中：
×××先生/小姐（×棟×座×房）
×××先生/小姐（×棟×座×房）
×××先生/小姐（發(fā)展商代表）
×××先生/小姐（×棟×座×房）
×××先生/小姐（××公司代表）
×××先生/小姐（×棟×座×房）
×××先生/小姐（×棟×座×房）
（列出所有當(dāng)選人及房號(hào)）
共N人當(dāng)選（物業(yè)名稱）首屆業(yè)主委員會(huì)委員。
**月**日召開了（物業(yè)名稱）業(yè)主委員會(huì)第一次會(huì)議，選舉×××先生/小姐為主任、×××先生/小姐為副主任、×××先生/小姐為副主任、×××先生/小姐為執(zhí)行秘書。
（物業(yè)名稱）業(yè)主委員會(huì)組織架構(gòu)完整，相關(guān)資料已完善，現(xiàn)特申請(qǐng)備案，請(qǐng)予批準(zhǔn)為賀！
（物業(yè)名稱）業(yè)主委員會(huì)籌備工作小組
****年**月**日
篇3：縣醫(yī)院宿舍小區(qū)業(yè)主大會(huì)選舉業(yè)主委員會(huì)委員結(jié)果公告
縣醫(yī)院宿舍小區(qū)業(yè)主大會(huì)選舉業(yè)主委員會(huì)委員結(jié)果的公告
**縣人民醫(yī)院宿舍小區(qū)業(yè)主大會(huì)會(huì)議于20**年5月16日召開，會(huì)議選舉產(chǎn)生了：****為業(yè)主委員會(huì)委員。20**年5月23日舉行的業(yè)主委員會(huì)會(huì)議，推選蒲自成為主任。本業(yè)主大會(huì)會(huì)議籌備組依法履行職責(zé)完畢，自即日起解散，由業(yè)主大會(huì)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)縣醫(yī)院宿舍小區(qū)業(yè)主委員會(huì)依法履行職責(zé)。
特此公告！
縣醫(yī)院宿舍小區(qū)業(yè)主大會(huì)籌備組
20**年5月24日