物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編碼標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

　　1.0目的

　　確保公司所有的質(zhì)量體系文件得到統(tǒng)一的編碼，規(guī)范文件和資料管理

　　2.0適用范圍

　　適用于公司質(zhì)量體系文件和資料，包括資料手冊、程序文件、質(zhì)量計劃、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄以及被納入公司質(zhì)量體系的相關(guān)外來文件的編碼。

　　3.0職責(zé)

　　品質(zhì)部負責(zé)質(zhì)量體系文件和資料編碼的歸口管理。

　　4.0程序要點

　　4.1文件和資料的編碼除有行業(yè)特殊規(guī)定外，均按以下條款規(guī)定進行。

　　4.2文件分類與編碼規(guī)則。

　　4.2.1質(zhì)量手冊（采用“QM”作代碼）。

　　編碼格式：QM/CD—※※

　　文件發(fā)布年號

　　公司名稱

　　質(zhì)量手冊代碼

　　4.2.2程序文件（采用“COP”作代碼）。

　　編碼格式：COP/CD—※※

　　文件發(fā)布年號

　　公司名稱

　　質(zhì)量手冊代碼

　　4.2.3質(zhì)量記錄（采用“QR”縮寫）。

　　編碼格式：CD/QR—※※—※※

　　版次

　　文件發(fā)布年號

　　公司名稱

　　記錄代碼

　　4.2.4標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書（采用“WI”作代碼）。

　　編碼格式：WI/CD—※※—※※

　　規(guī)程序號

　　部門代碼

　　公司名稱

　　標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程代碼

　　4.2.5其他文件資料編碼。

　?。?）審核報告（采用“IQR”縮寫）：

　　編碼格式：×××/IQR—※※—※※

　　評審年度

　　評審報告序號

　　評審報告縮寫

　　公司名稱

　　（2）管理評審報告（采用“MQR”縮寫）：

　　編碼格式：×××/MQR—※※—※※

　　評審年度

　　評審報告序號

　　評審報告縮寫

　　公司名稱

　　4.3代碼。

　　4.3.1公司代碼拼音縮寫CD表示。

　　4.3.2文件和資料名稱代碼：

　　質(zhì)量手冊—QM程序文件—COP標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程—WI

　　質(zhì)量記錄—QR外來文件—ED審核報告—IQR

　　4.3.3要素號與GB/T19001—2000idtISO9001：2000第4章“質(zhì)量體系要求”中的條目編號一致。

　　4.3.4部門代碼：

　　品質(zhì)/拓展部—P·Z經(jīng)營部—J·Y人事行政部—R·Z

　　財務(wù)部—C·W客服部—K·H秩序維護部—Z·H

　　工程部—G·C景觀環(huán)境部—J·J

　　4.3.5受控文件：

　　總經(jīng)理—01副總經(jīng)理—02財務(wù)部—03行政部—04品質(zhì)/拓展部—05

　　經(jīng)營部—06項目部—07

　　注：如果一個部門發(fā)放的文件超過2份及以上時，應(yīng)在上述編號后加分編號，例如工程部發(fā)放3份文件，則受控編號分別為09—1、09—2、09—3以此類推。

　　4.4文件條款的編號。

　　4.4.1文件條款用阿拉伯?dāng)?shù)字和小寫英文字母來表達。

　　4.4.2文件條款以四個層次為限，分別是條、款、頂、點。

　　4.5文件標(biāo)識的識別：

　　A/0

　　4.6文件更改狀態(tài)的識別：

　　A/0

　　更改狀態(tài)識別數(shù)字“O”為此頁文件首版，以此類推。

　　5.0記錄

　　5.1《受控文件清單》

　　6.0相關(guān)支持文件

篇2：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：

　　1.系統(tǒng)性

　　-組織應(yīng)對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)有條理地制訂各項程序;

　　-所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊;

　　-各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序;

　　-各層次文件應(yīng)涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。

　　2.法規(guī)性

　　-體系文件應(yīng)在總體上遵循OHSMS標(biāo)準(zhǔn)，以及國家或主管部門的有關(guān)法規(guī)要求;

　　-文件一旦批準(zhǔn)實施，就必須認真執(zhí)行;

　　-文件修改只能按規(guī)定的程序進行。

　　3.協(xié)調(diào)性

　　-體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào);

　　-體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào);

　　-體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào);

　　-處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。

　　4.見證性

　　-體系文件作為客觀證據(jù)(適用性證據(jù)和有效性證據(jù))向管理者、相關(guān)方、第三方審核機構(gòu)證實本組織OHS管理體系的運行情況;

　　-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

　　危險因素已被辯識、評價并得到控制;

　　有關(guān)活動的程序已被確定并得到批準(zhǔn)和實施;

　　有關(guān)活動處于全面的監(jiān)督檢查之中;

　　職業(yè)安全健康績效和持續(xù)改進等。

　　5.唯一性

　　-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;

　　-通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解;

　　-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;

　　不同組織的文件可具有不同的風(fēng)格。

　　6.適用性

　　-體系文件應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式;

　　-體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng);

　　-所有文件規(guī)定都應(yīng)在實際工作中能得到有效的貫徹。

篇3：OHS體系文件編寫的步驟與技巧

　　OHS體系文件編寫的步驟與技巧

　　一. 文件編寫步驟

　　1.編寫OHS初始評審報告

　　2.編寫OHSMS標(biāo)準(zhǔn)要求建立的12個要素的程序

　　(1) 危害辨識,危險評價與危險控制程序;

　　(2) 法律、法規(guī)及其他要求獲取、更新程序;

　　(3) 管理方案定期評審程序;

　　(4) 教育培訓(xùn)程序;

　　(5) 協(xié)商與交流管理程序;

　　(6) 文件和資料管理程序;

　　(7) 運行控制管理程序;

　　(8) 應(yīng)急預(yù)案與響應(yīng)控制程序;

　　(9) 績效測量和監(jiān)測控制程序;

　　(10)事故、事件、不符合、糾正與預(yù)防措施管理程序;

　　(11)OHS記錄管理控制程序;

　　(12)內(nèi)部審核程序。

　　3.如果組織規(guī)模較大，可以編寫OHSMS標(biāo)準(zhǔn)中幾個未明確要求的程序，如：

　　(1)管理評審程序;

　　(2)目標(biāo)、指標(biāo)確定更新程序

　　4.按照危害辨識，風(fēng)險評價與風(fēng)險控制程序去執(zhí)行，評價出重大危險源，并進行分級，制訂清單。

　　5.根據(jù)重大危險因素來編制或修訂OHS方針。

　　6.根據(jù)OHS方針和重大危險因素及技術(shù)經(jīng)濟可行性，確定目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案。

　　7.根據(jù)上述4、5、6的結(jié)果策劃運行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書。策劃時應(yīng)注意：

　　(1)為使重大危險因素受到控制，減少工傷事故和職業(yè)病，應(yīng)建立每一個重大危險因素相應(yīng)的管理方案和運行控制程序;

　　(2)對同一個重大危險因素，可以既有管理方案又可有運行控制程序，當(dāng)然也可以只有其一;

　　(3)同一個目標(biāo)可以分解成多個指標(biāo)，相應(yīng)地，同一個目標(biāo)也就可以由多個管理方案或多個運行控制程序來實現(xiàn);

　　8.通過上述各程序提出各部門的職責(zé)，補充完善之，將其提煉到管理手冊相應(yīng)的條款中。

　　9.將上述各程序中的主要內(nèi)容，提綱摯領(lǐng)地提煉到手冊對應(yīng)的要素中。

　　10.最后再寫沒有程序支持的手冊中的要素，此部分應(yīng)寫詳細一些。

　　二.文件編寫技巧

　　OHS管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分頭編寫，一條線一個組或一個人，每一條線中的手冊、程序和記錄格式乃至作業(yè)指導(dǎo)書都包含在內(nèi)，這樣寫可以避免前后重復(fù)和矛盾。

　　1. 第一條線：

　　危險辨識，危險評價與危險控制;

　　法律、法規(guī)及其他要求;

　　方針、目標(biāo)、指標(biāo);

　　管理方案。

　　2. 第二條m.dewk.cn線：

　　培訓(xùn)、意識和能力;

　　文件管理(控制);

　　記錄和記錄管理。

　　3. 第三條線：

　　運行控制;

　　應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)。

　　4.第四條線：

　　績效測量與監(jiān)測;

　　事故、事件、不符合、糾正與預(yù)防措施;

　　內(nèi)部審核;

　　管理評審。

　　5、第五條線：

　　其他及附錄。

　　也可采取如下的編寫方式：

　　(1)自上而下依此展開方式

　　按方針、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、OHSMS記錄的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復(fù)修改。

　　(2)自下而上的編寫方式

　　按基礎(chǔ)性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于管理基礎(chǔ)較好的組織，但如無總體設(shè)計方案指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂。

　　(3)從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式

　　先編寫程序文件，再開始手冊和基礎(chǔ)性文件的編寫，實際是從分析活動，確定活動程序開始，將OHSMS標(biāo)準(zhǔn)的要求與組織實際緊密結(jié)合，可縮短文件編寫時間。