管理處業(yè)主檔案管理程序

　　一．目的

　　規(guī)范客戶檔案的管理工作。

　　二．適用范圍

　　適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

　　三．職責

　　1．物業(yè)部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　2．行政接待人員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四．程序要點

　　1．業(yè)主檔案內容。

　　1）經業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。

　　2）經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

　　3）《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　4）《鑰匙領用登記表》。

　　5）《業(yè)主證領用登記表》。

　　6）《業(yè)主入住驗房表》。

　　7）《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

　　8）《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　9）業(yè)主的有關證件復印件。

　　10）業(yè)主產權確認登記（產權證書）。

　　11）其他應保存的資料。

　　2．檔案盒（夾）的制作。

　　1）根據檔案盒（夾）的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

　　2）在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：×××-×.×-S.W-業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。

　　3）將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（夾）左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

　　3．業(yè)主檔案袋的制作。

　　1）準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

　　2）將寫有"棟號、樓層號、房號"的標貼紙貼在檔案袋封面上。

　　4．將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。

　　5．將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內。

　　6．按檔案盒（夾）內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內，內容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

　　7．業(yè)主檔案的跟蹤。

　　1）當發(fā)生下列情況變化時，行政接待人員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　a）通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時；

　　b）業(yè)主發(fā)生更替時。

　　2）業(yè)主檔案跟蹤管理，由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，行政接待人員應至少每隔15天對業(yè)主的聯系方式跟蹤一次。

　　3）對產權發(fā)生變更的業(yè)主，管理處應及時為新業(yè)主建立"業(yè)主檔案"，同時對原業(yè)主的檔案另置保管，保管期三年。

　　8．業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處經理批準，經物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　9．業(yè)主檔案應永久保存。

　　10．具備電腦辦公系統的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

　　11．本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據之一。

　　12．檔案收集齊全完整，組卷合理，做到類別清楚，排列存放有序，便于檢索；

　　13．檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失；

　　14．借閱檔案要經過批準，并做好記錄。

篇2：物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

　　物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

　　為了確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時，要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次，業(yè)主入住、進行房間調配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表，進出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內容具體包括有經業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業(yè)主證領用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。

　　3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息：包括服務質量回訪記錄、業(yè)主意見和調查統計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

　　6.本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

　　7.行政文件資料：包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進行歸檔保存。

　　1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

　　3.檔案應編制統一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標志貼m.dewk.cn應當貼在檔案盒左側上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業(yè)主檔案目錄內，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。

　　6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，

并隨時保持干燥、通風、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應避免無關人員任意進出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經授權，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運用

　　工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用，內部員工可通過管理中心內部局域網，查閱文件檔案授權范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當業(yè)主聯絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時，服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過期資料或檔案的銷毀

　　對于作廢或失效文件，相關人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續(xù)使用。根據文檔的保存期限和性質，管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。

篇3：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責

　　1、事務部主管負責業(yè)主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負責依照本程序具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點

　　1、業(yè)主檔案內容

　　(1)經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗房表》。

　　(7)《裝修施工申請表》、相關圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　(9)業(yè)主的有關證件復印件。

　　(10)其他應保存的資料。

　　2、將業(yè)主的有關資料放在相應的文件袋內。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。

　　4、業(yè)主檔案的跟蹤

　　(1)當發(fā)生下列情況變化時，服務處員工應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　①通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時;

　?、跇I(yè)主發(fā)生更替時。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經事務部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　6、業(yè)主檔案應永久保存。

　　7、將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。