小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定（六）

　　為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內容，使客戶檔案信息準確、及時有效，便于開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規(guī)定：

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；

　　3、客戶信息檔案的內容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性；

　　5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象；

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。

篇2：業(yè)主檔案管理工作規(guī)定(二)

　　1.目的

　　1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作

　　2.適用范圍

　　2.1適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

　　3.職責

　　3.1客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　3.2客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　4.程序要點:

　　4.1由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,為嚴格對業(yè)戶檔案管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。

　　5.業(yè)主檔案內容。

　　5.1收樓資料;

　　5.2收樓證明書;

　　5.3管理規(guī)約簽約頁;

　　5.4樓宇遺留記錄;

　　5.5業(yè)主身份證復印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);

　　5.6《裝修申請審批表》簽署后的《住宅室內裝修管理協(xié)議》、《裝修承諾書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質證復印件,業(yè)戶委權/委托書等);

　　5.7《物業(yè)服務合同》

　　5.8《業(yè)主家庭情況登記表》

　　5.9《物品資料及鑰匙簽收表》

　　5.10《業(yè)主證領用登記表》

　　5.11《業(yè)主收樓房屋檢查情況表》

　　5.12《違章處理通知單》

　　5.13 業(yè)主的有關證件復印件。

　　5.14 其它應保存的資料。

　　6. 業(yè)主檔案袋的整理

　　6.1業(yè)戶資料整理、分類:

　　6.2 資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;

　　6.3 業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫"業(yè)主檔案資料情況"表;

　　6.4 資料收集按先后順序主要分為三大部份:

　　6.5 業(yè)戶資料歸檔時間和更新:

　　6.6 客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;

　　6.7 前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;

　　6.8 對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;

　　6.9 客服組前臺每月30日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;

　　6.10 每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;

　　6.11 銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。

　　7.業(yè)戶資料查閱及印取: