新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

　　1.目的

　　1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作

　　2.適用范圍

　　2.1適用于物業(yè)服務(wù)中心業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。

　　3.職責(zé)

　　3.1客服組主任負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　3.2客服助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)定具體實(shí)施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。

　　4.程序要點(diǎn)：

　　4.1由客服組前臺(tái)對(duì)業(yè)戶檔案的管理，保證檔案管理有效性、規(guī)范性，加強(qiáng)對(duì)業(yè)戶資料的保密工作，特制定如下管理規(guī)定。

　　5.業(yè)主檔案內(nèi)容：

　　5.1收樓資料：

　　5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;

　　5.1.2《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;

　　5.1.3業(yè)主身份證復(fù)印件（業(yè)主及家人小一寸照片二張）；

　　5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;

　　5.1.5樓宇情況檢查表；

　　5.1.6收樓通知書(shū)；

　　5.1.7交款通知書(shū)；

　　5.1.8購(gòu)房認(rèn)購(gòu)書(shū)

　　5.1.9管理公約簽約頁(yè)；

　　5.1.10《物業(yè)服務(wù)合同》；

　　5.2裝修資料：

　　5.2.1《裝修申請(qǐng)審批表》;

　　5.2.2《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》；

　　5.2.3《裝修承諾書(shū)》；

　　5.2.4《閉水試驗(yàn)確認(rèn)書(shū)》；

　　5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書(shū)》；

　　5.2.6《裝修人員管理?xiàng)l例》；

　　5.2.7相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。（裝修申請(qǐng)表，施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件，業(yè)戶委權(quán)/委托書(shū)等）；

　　5.3入住日常資料：

　　5.3.1業(yè)主來(lái)函；

　　5.3.2客戶服務(wù)單；

　　5.3.3催繳費(fèi)通知單；

　　5.3.4《整改通知單》；

　　6.業(yè)主檔案袋的整理

　　6.1業(yè)戶資料整理、分類(lèi):

　　6.2資料按一戶一檔，分區(qū)、分樓號(hào)存放，貼上清晰標(biāo)簽，以便查找；

　　6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊(cè)，按時(shí)間先后排列，最早資料于最后一頁(yè)存放，之后增加的資料于其面上增加，編上頁(yè)碼，編寫(xiě)目錄，冊(cè)面填寫(xiě)"業(yè)主檔案資料情況"表；

　　6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份：業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。

　　6.5業(yè)戶資料歸檔時(shí)間和更新:

　　6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后，將業(yè)戶資料交于前臺(tái)；

　　6.7前臺(tái)中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后，按樓名整理存檔；

　　6.8對(duì)已收樓業(yè)戶平時(shí)所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理；

　　6.9客服組前臺(tái)每月30日進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題上報(bào)主任及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全性及準(zhǔn)確性；

　　6.10每年3月將上年度超過(guò)保管期的資料進(jìn)行一次統(tǒng)一清理；

　　6.11銷(xiāo)毀檔案有關(guān)文件必須從嚴(yán)掌握，慎重從事；對(duì)經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的資料，由部門(mén)主任審批后銷(xiāo)毀。

　　7.業(yè)戶資料查閱及印取:

　　7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料，須于客服組前臺(tái)進(jìn)行登記，并說(shuō)明因由；

　　7.2經(jīng)客服組主任審批同意后，前臺(tái)服務(wù)人員開(kāi)啟相應(yīng)的業(yè)戶檔案，抽取有關(guān)業(yè)戶資料；

　　7.3屬查閱資料的，由前臺(tái)客服助理陪同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱；

　　7.4屬印取資料的，前臺(tái)客服助理嚴(yán)格按上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)進(jìn)行印取；

　　8.保密要求：

　　8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下，須予以上鎖；

　　8.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設(shè)置密碼，并于每月30日進(jìn)行一次更新；

　　8.3違反上述要求的，對(duì)責(zé)任人給予口頭警告處理；

　　8.4泄露遺失業(yè)戶資料的，對(duì)責(zé)任人給予書(shū)面警告處理，造成嚴(yán)重影響的，給予辭退。

　　9.業(yè)主檔案的跟蹤：

　　9.1對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立"業(yè)主檔案"，同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管，保管期三年。

　　9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)物業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　9.3業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

　　10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對(duì)檔案客服助理績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。

　　11.相關(guān)文件和記錄

　　11.1《業(yè)主資料情況表》WI-NWGZ-AL.KF-06-41

　　11.2《業(yè)主檔案目錄》

篇2：物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

　　物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時(shí)，要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料，都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類(lèi)

　　所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄后，按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè)，做到整齊清晰、分類(lèi)合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內(nèi)容可以分類(lèi)為以下幾類(lèi)。

　　1.工程技術(shù)資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門(mén)檔案：包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表，進(jìn)出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

　　3.裝修檔案：包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料：包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息：包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪紀(jì)錄等。

　　6.本部門(mén)員工管理資料：包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料：包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門(mén)文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對(duì)于所有分類(lèi)整理好的信息資料，工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

　　1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制，使儲(chǔ)存方式多元化，盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤(pán)儲(chǔ)存，便于查找。同時(shí)，還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存，使此類(lèi)檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索，對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

　　3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng)，制作好的檔案標(biāo)志貼m.dewk.cn應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi)，詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等，

并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔，確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管，檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運(yùn)用

　　工作或服務(wù)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用，內(nèi)部員工可通過(guò)管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí)，服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門(mén)應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過(guò)期資料或檔案的銷(xiāo)毀

　　對(duì)于作廢或失效文件，相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應(yīng)該定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀，防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷(xiāo)毀，但銷(xiāo)毀的同時(shí)必須建立已銷(xiāo)毀文檔的清單，便于備查。

篇3：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責(zé)

　　1、事務(wù)部主管負(fù)責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點(diǎn)

　　1、業(yè)主檔案內(nèi)容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

　　(7)《裝修施工申請(qǐng)表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

　　(10)其他應(yīng)保存的資料。

　　2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

　　4、業(yè)主檔案的跟蹤

　　(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　①通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);

　　②業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電綱和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　7、將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。