物業(yè)客戶訴求服務(wù)作業(yè)規(guī)程
1.0 目的
規(guī)范客戶訴求服務(wù)的管理工作
2.0 適用范圍
適用于物業(yè)公司的各物業(yè)管理處服務(wù)工作
3.0 定義
客戶訴求-包括投訴、建議、求助、協(xié)調(diào)、報修
訴求方式-包括客戶電話聯(lián)系、親臨現(xiàn)場、信函反映、網(wǎng)絡(luò)投訴
4.0 職責(zé)
4.1 對客戶訴求服務(wù)、執(zhí)行《首問責(zé)任制》,全程跟蹤、協(xié)調(diào)解決。
4.2 樓管員負(fù)責(zé)客戶訴求登記、回訪、歸檔工作。
4.3 管理處主任負(fù)責(zé)客戶訴求服務(wù)的管理組織協(xié)調(diào)和統(tǒng)計分析工作。
4.4 公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)客戶訴求服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督。
5.0 操作要求
5.1 客戶訴求內(nèi)容
5.1.1樓管員將客戶訴求的內(nèi)容、方式、事由等按《客戶訴求登記表》的格式項目,登載清楚。
5.1.2《客戶訴求登記表》格式上的(接待人),即該份登記表所登載事項的《首問責(zé)任人》。
5.1.3管理處主任在《客戶訴求登記表》的(主管批示)欄上簽置處理、解決意見。
5.2 協(xié)調(diào)
5.2.1依據(jù)客戶訴求內(nèi)容,迅速聯(lián)系,協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門,反映相關(guān)問題。
5.2.2對于超越本職工作權(quán)限的事項,及時向自己的主管、主任匯報,說明事由。
5.2.3客戶訴求的事項,當(dāng)天能解決的,當(dāng)天立即解決;當(dāng)天解決不了的,應(yīng)及時將協(xié)調(diào)進(jìn)展?fàn)顩r向客戶反饋信息,取得客戶諒解。
5.3 信息反饋
客戶訴求事項,協(xié)調(diào)解決處理的進(jìn)展?fàn)顩r,向管理主任匯報,經(jīng)管理處主任審議之后,及時將信息反饋給客戶。
5.4 客戶訴求服務(wù)時限
5.4.1涉及物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的事項,當(dāng)天整改,當(dāng)天回復(fù)客戶。
5.4.2涉及報修事項,小修8小時之內(nèi)解決,中修3天之內(nèi)解決,大修根據(jù)責(zé)、權(quán)進(jìn)行全程跟蹤協(xié)調(diào)解決。
5.4.3涉及客戶求助事項,依據(jù)管理處的具體情況予以及時協(xié)助解決。
5.5 客戶訴求服務(wù)回訪
5.5.1涉及客戶投訴事項,管理處安排相關(guān)人員進(jìn)行100%的回訪,公司管理部進(jìn)行10%抽查。
5.5.2涉及客戶求助事項,管理處安排相關(guān)人員進(jìn)行100%的回訪,公司管理部進(jìn)行1%抽查。
5.5.3公司總經(jīng)辦對各類客戶訴求服務(wù)回訪進(jìn)行3%的抽查、征詢。
5.5.4回訪客戶的方式:按約定時間登門拜訪、電話拜訪、網(wǎng)絡(luò)拜訪。
5.6 客戶訴求內(nèi)容分類作業(yè)要求
5.6.1客戶報修 按《報修管理作業(yè)指導(dǎo)書》執(zhí)行。
5.6.2客戶投訴
5.6.2.1接待人員應(yīng)遵守“禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等”的服務(wù)方針,嚴(yán)禁與客戶進(jìn)行辯論、爭吵。
5.6.2.2根據(jù)投訴的內(nèi)容,接待人員應(yīng)立即將投訴問題以書面報告、口頭匯報形式向管理處主任或相關(guān)部門反映情況。
5.6.2.3(涉及到物業(yè)服務(wù))被投訴的部門,接到投訴垢 ,當(dāng)天立即與客戶聯(lián)系,首先向客戶道歉,對其投訴的問題,作出整改、補(bǔ)救措施。
5.6.2.4對超出其部門處理權(quán)限的事項,由管理處主任負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。
5.6.2.5對于市政府有關(guān)職能部門轉(zhuǎn)發(fā)的客戶投訴事項,由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。并將辦理事項、處置意見、投訴人的最新動態(tài)等及時向有轉(zhuǎn)發(fā)客戶投訴的部門反饋。
5.6.3客戶咨詢
5.6.3.1客戶投函書面咨詢,樓管員應(yīng)予以登記,報管理處主任兩日內(nèi)以書面形式回復(fù)。
5.6.3.2客戶提出口頭咨詢,管理人員應(yīng)熱情、謹(jǐn)慎予以回答,解決不了的,經(jīng)請示管理處主任、公司管理部經(jīng)理后予以回答。
5.6.3.3咨詢的事項涉及到其他客戶(業(yè)主)機(jī)密事項或公司運營機(jī)密事項的,應(yīng)注意保密。
5.6.4鄰居糾紛調(diào)解
5.6.4.1客戶(業(yè)主)之間的鄰居糾紛調(diào)解,管理處所有工作人員應(yīng)對雙方勸解,以和為貴,不做糾紛裁判。
5.6.4.2客戶之間的鄰居糾紛事項較為嚴(yán)重的,迅速報物業(yè)小區(qū)所在地的《社區(qū)居民委員會》,請社區(qū)居民委員會主任解決鄰居糾紛事項。
5.6.5司法調(diào)查
5.6.5.1公安機(jī)關(guān)、檢查機(jī)關(guān)、紀(jì)檢機(jī)構(gòu)在偵破各類案件時,需要管理處提供相關(guān)客戶(業(yè)主)資料,必須有轄區(qū)派出所警務(wù)室的公安民警陪同認(rèn)可。
5.6.5.2辦理《客m.dewk.cn戶訴求登記表》填寫手續(xù),警務(wù)室的公安民警在(接待人)欄目上簽字。
5.6.5.3律師事務(wù)所的律師取證,憑介紹信、執(zhí)業(yè)咨格證和委托書向公司管理部申報。
a.委托人即是業(yè)主本人聘請的律師前來取證,公司管理部審批之后,通知管理處主任接待辦理。
b.委托人是其他單位(企業(yè)、法院)聘請的律師前來取證,公司管理部審批之后,收取有償服務(wù)費用,派公司工作人員陪同到管理處取證。
5.6.6急救病人求助
5.6.6.1樓管員接到急救病人的求助信息時,詢問地址、聯(lián)系電話,及時記錄,了解病人病情后,及時幫助客戶撥打“120”急救電話。
5.6.6.2通知當(dāng)班安防人員在小區(qū)入口處做好接應(yīng)準(zhǔn)備。
5.6.6.3“120”急救車到來后,當(dāng)班安防人員指引車輛到客戶所在地,并給求助客戶提供現(xiàn)場幫助。
5.6.6.4協(xié)助客戶將病人送上“120”急救車之后,問清醫(yī)院地址,登記〈客戶訴求表〉的(處理結(jié)果)欄。
5.6.6.5協(xié)助客戶盡快電話通知病人親屬趕赴“急救”地點。
5.6.7“空巢老人”求助服務(wù)
[空巢老人指的是沒有和子女居住在一起的離退休老人家在本物業(yè)小區(qū)貽養(yǎng)天年的業(yè)主或物業(yè)使用人。]
5.6.7.1樓管員應(yīng)將轄區(qū)的“空巢老人”的房號、姓名及其親屬、子女的聯(lián)系電話,登載在〈客戶訴求登記表〉,并單獨列表匯總。
5.6.7.2樓管員在個人工作筆記本上簡要記錄每位“空巢老人”的血型和疾病史,緊急情況聯(lián)系人和聯(lián)系電話。
5.6.7.3樓管員每日巡樓時,留意觀察“空巢老人”的動態(tài),對高齡老人每日登門拜訪。
5.6.7.4在臺風(fēng)暴雨期間,詢問是否做好防汛期的生活必需用品準(zhǔn)備工作,并給予必要的幫助。
5.6.7.5接受“空巢老人”親屬的委托,定期上門拜訪,并將老人的生活、健康狀況定期與委托人電話聯(lián)系。
5..6.7.6發(fā)生緊急情況時,立刻電話通知親屬、子女,需要采取急救措施的立刻通知“120”急救中心。
5.6.7.7向“120”急救中心簡要說明“老人家”的血型和疾病史,以助急救中心做好相關(guān)急救準(zhǔn)備工作。
5.6.7.8“空巢老人”求助服務(wù)的電話聯(lián)系所發(fā)生的費用,由委托人全額支付給管理處。
5.6.8刑事案件求助
[刑事案件-打架斗毆、搶動、兇殺、盜竊等情況]
5.6.8.1接到刑事案件求助電話,應(yīng)立即通知公共秩序維護(hù)班長調(diào)度人員對事發(fā)現(xiàn)場實施警戒監(jiān)控。立即啟動《應(yīng)急處理預(yù)案》,按規(guī)定程序處置突發(fā)事件。
5.6.8.2迅速報“110”等待公安機(jī)關(guān)警方處理。
5.6.8.3協(xié)助警方圍捕犯罪嫌疑人。
5.6.9火警求助
按〈消防組織緊急行動預(yù)案〉執(zhí)行。
6.0 相關(guān)支持文件
投訴處理流程圖(其它暫空)
7.0 應(yīng)用表單
篇2:購物中心受理客戶訴求需求操作規(guī)程
購物中心受理客戶訴求(需求)操作規(guī)程
1.目的
及時受理客戶/租戶訴求(需求),規(guī)范客戶服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),及時、有效地處理客戶/租戶訴求(需求),確保為客戶/租戶提供滿意的服務(wù)。
2.范圍
適用于各項目營運人員/前臺受理訴求(需求)工作。
3.職責(zé)
3.1營運服務(wù)部門負(fù)責(zé)每日營業(yè)時間受理客戶/租戶訴求(需求)的工作受理,保證所有訴求(需求)都有書面記錄,將相關(guān)內(nèi)容記錄在《訴求(需求)記錄表》內(nèi)。
3.2營運人員每日根據(jù)發(fā)生的事件對部分事件進(jìn)行完結(jié),另外一部分則進(jìn)行定期的跟進(jìn)回訪,回訪率不低于100%。
3.3營運服務(wù)部門人員主責(zé)處理跟進(jìn)客戶/租戶訴求(需求)事宜。
3.4對當(dāng)日客戶提出的意見、建議、投訴必須在1個工作日內(nèi)進(jìn)行反饋。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1客戶/租戶通過電話、郵件、上門等方式進(jìn)行訴求(需求),營運服務(wù)人員如遇到租戶通過郵件、來函方式的訴求(需求),應(yīng)仔細(xì)閱讀。如通過電話形式投訴,應(yīng)耐心傾聽。如遇客戶/租戶到現(xiàn)場投訴時,應(yīng)第一時間將客戶/租戶請到獨立洽談室,安撫客戶/租戶情緒,降低事件影響。
4.2營運人員及時填寫《訴求(需求)記錄》,詳細(xì)記錄時間、反映人、聯(lián)系電話、電話記錄人、反映事件等內(nèi)容,并判斷是否屬于咨詢、投訴、需求等,若屬于咨詢類,則根據(jù)咨詢內(nèi)容快速并正確解答,若涉及到投訴、需求,首先記錄事件發(fā)生的內(nèi)容和要點并根據(jù)內(nèi)容找到相關(guān)的負(fù)責(zé)人反映。
4.3在不違背公司利益且符合法律法規(guī)要求的情況下,對客戶/租戶訴求應(yīng)盡量滿足,如不能滿足,應(yīng)向客戶/租戶說明原因,獲得諒解。
4.4營運服務(wù)人員如接到客戶/租戶投訴,均不得推諉,應(yīng)在《投訴記錄表》詳細(xì)記錄事件發(fā)生的地點、時間、內(nèi)容、聯(lián)系人和聯(lián)系方式,10分鐘內(nèi)轉(zhuǎn)交至相應(yīng)工作負(fù)責(zé)人,若涉及其他部門,則營運人員第一時間將信息傳達(dá)到相關(guān)部門,相關(guān)部門制定相應(yīng)的糾正、解決服務(wù)措施,并將結(jié)果情況反映到營運服務(wù)人員,由營運人員跟進(jìn)處理情況和進(jìn)度,并及時與客戶/租戶溝通。
4.5投訴識別
4.5.1接待完畢后,營運人員應(yīng)根據(jù)問題進(jìn)行分類,并向各個部門經(jīng)理反饋具體情況,待部門經(jīng)理核實情況,從而判定是否為有效投訴。
4.5.2有效投訴:指客戶對公司提供服務(wù)的內(nèi)容、承諾及服務(wù)質(zhì)量的投訴。
4.5.3無效投訴:指客戶對公司服務(wù)承諾范圍以外的投訴。
4.6投訴信息回復(fù)時限
4.6.1如影響租戶正常營業(yè)的事件,應(yīng)于1小時內(nèi)解決回復(fù),如無法解決應(yīng)第一時間通知領(lǐng)導(dǎo)決策。
4.6.2因可控范圍外因素造成的投訴,應(yīng)于2日內(nèi)回復(fù)租戶。
4.6.3因設(shè)備、設(shè)施等其它因素的影響造成的投訴,應(yīng)于3日內(nèi)回復(fù)租戶。
4.7投訴跟進(jìn)
4.7.1責(zé)任部門在得到投訴信息后應(yīng)立即做出響應(yīng)。直接影響租戶正常營業(yè)的投訴應(yīng)及時解決,因特殊原因不能完成的,應(yīng)及時告知營運人員,由營運人員與投訴客戶/租戶進(jìn)行溝通,告知預(yù)計解決時間,并取得諒解。短期內(nèi)部能解決的問題應(yīng)于當(dāng)天上報上一級主管領(lǐng)導(dǎo)。對于重大投訴需立即上報給部門經(jīng)理,經(jīng)部門經(jīng)理判斷上報給總監(jiān)以上管理人員。
4.7.2跟進(jìn)投訴處理進(jìn)度,及時將信息反饋給客戶/租戶。
4.7.3如確定為無效投訴應(yīng)向租戶做好解釋和安撫工作,如無法解決可由部門營運主管以上人員向客戶/租戶解釋。
4.8投訴處理結(jié)束后,及時進(jìn)行回訪并將相關(guān)回訪信息記錄在《投訴記錄表》及《投訴記錄匯總表》中,由營運服務(wù)人員進(jìn)行100%回訪工作并經(jīng)租戶確認(rèn)。及時回訪客戶的抱怨,所有人員接到后需及時與相關(guān)人員或租戶聯(lián)系,不超過3小時。
4.9對于書面投訴(需求)提出的問題,需按照公司流程待公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,以書面形式回復(fù)。
4.10營運服務(wù)人員收到客戶/租戶特殊服務(wù)申請后,應(yīng)立即書面知會相關(guān)責(zé)任部門,確認(rèn)服務(wù)提供。服務(wù)結(jié)束后,營運人員應(yīng)100%回訪租戶,了解客戶/租戶對服務(wù)的及時性、合格性等方面的評價,并有詳細(xì)記錄。
4.11營運服務(wù)人員負(fù)責(zé)顧客直接或間接投訴信息的收集、記錄、匯總、分析、傳遞、處理、回訪,并編寫服務(wù)案例存檔及整理相關(guān)表單的存檔。定期將投訴事件形成案例庫,總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn),并向相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
篇3:房地產(chǎn)企業(yè)全面客戶關(guān)系CRM系統(tǒng)
房地產(chǎn)企業(yè)“以客戶為中心”,完善客戶服務(wù)體系是根本
房地產(chǎn)CRM系統(tǒng),一枚難以吃到的果子
對客戶進(jìn)行管理,在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會上已經(jīng)是習(xí)以為常的事情了。我們對著電話報出商品的序列號,就可以知道購買者、保養(yǎng)時間、維修記錄等等信息,真的是買賣雙方都能受益的一套系統(tǒng)。無論大小公司都知道客戶必將是他們的命脈,希望能夠引入這樣一套“全面客戶關(guān)系CRM系統(tǒng)”。但就目前的市場來看,在房地產(chǎn)業(yè)內(nèi)直接使用這套系統(tǒng)困難實在很大,這就好比一個不會爬樹的人,看著滿樹鮮美的果實,卻很難一飽口福。
前一陣曾經(jīng)看到過房地產(chǎn)圈內(nèi)朋友的一篇題為《一枚吃不到的果子》的文章,文章的大意是分析當(dāng)今國內(nèi)房地產(chǎn)企業(yè)以目前的企業(yè)現(xiàn)狀直接應(yīng)用CRM難上加難。很多企業(yè)在內(nèi)部客戶關(guān)系體系及制度不健全、客戶關(guān)系流程不清晰、監(jiān)督機(jī)制不到位、服務(wù)手段單一、客戶服務(wù)意識低的情況下,一味追求CRM所描繪的美麗景象,希望借助它達(dá)到快速提升企業(yè)競爭力的目的,然而常常事與愿違,不是處于拔苗助長階段,就是陷入進(jìn)退兩難的境地。
塑造客戶服務(wù)體系才是根本
近一兩年,越來越多的房地產(chǎn)開發(fā)商不約而同地把客戶服務(wù)當(dāng)作了企業(yè)重頭戲。像萬科地產(chǎn)的客戶微笑年、中海地產(chǎn)的客戶服務(wù)年、金地集團(tuán)的客戶滿意年,華潤置地建立大客服體系、珠江地產(chǎn)喊出要將客戶服務(wù)進(jìn)行到底的口號等等;我們可以預(yù)見,今后一段時期房地產(chǎn)市場上開發(fā)商之間的服務(wù)戰(zhàn)將是不可避免的了。房地產(chǎn)企業(yè)不僅提供客戶一個住所,更應(yīng)該是一種生活方式;服務(wù)是房地產(chǎn)業(yè)的本質(zhì)。企業(yè)傳統(tǒng)客戶服務(wù)體系主要靠企業(yè)零零碎碎、敲敲打打、點點滴滴的客戶服務(wù)充當(dāng)。往往都是當(dāng)客戶關(guān)系出現(xiàn)重大問題時,企業(yè)才緊急調(diào)撥資源充當(dāng)救活隊員。這種服務(wù)意識、客戶服務(wù)體系將面臨著愈來愈大的市場挑戰(zhàn)。
我們說,房地產(chǎn)企業(yè)提升客戶服務(wù)能力和水平,
?企業(yè)級的制度、統(tǒng)一的服務(wù)理念是關(guān)鍵
?整合散落的服務(wù)資源是關(guān)鍵
?信息對稱、客戶及時溝通是關(guān)鍵
?以客戶為中心,完善客戶服務(wù)體系是關(guān)鍵
通常,一個完善的房地產(chǎn)客戶服務(wù)體系應(yīng)包括以下方面:
1、客戶數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)--客戶服務(wù)的支撐平臺
建立房地產(chǎn)客戶數(shù)據(jù)庫,并有效地運用所儲存的資料,對客戶進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化管理和分析,通過對客戶的不斷服務(wù),從而達(dá)到提高客戶滿意度、實現(xiàn)房地產(chǎn)品再銷售的目的,其構(gòu)成房地產(chǎn)客戶服的數(shù)據(jù)支撐平臺。房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容主要包括:客戶的家庭基本情況,如姓名、年齡、家庭收入、住房情況、教育程度、職業(yè)、社團(tuán)活動等靜態(tài)資料;反映客戶對房地產(chǎn)的交易情況,如購買房地產(chǎn)的時間、面積、金額,以及參加各種促銷活動次數(shù)等動態(tài)資料;客戶服務(wù)跟蹤信息,如客戶投訴、客戶建議、客戶權(quán)證、客戶入伙、物業(yè)服務(wù)等動態(tài)資料。企業(yè)通過對每一位現(xiàn)實客戶和將要拓展的準(zhǔn)客戶的信息資料予以搜集、篩選、整理與編集,建立起客戶資料跟蹤卡,實現(xiàn)一對一管理。
2、客戶服務(wù)處理系統(tǒng)--客戶服務(wù)的運營平臺
客戶服務(wù)處理系統(tǒng)是一支依托于客戶服務(wù)中心組織,隨時隨地準(zhǔn)備奔赴客戶服務(wù)第一線的快速反應(yīng)部隊,對客戶的意見、投訴、不滿做出快速反應(yīng),并且予以妥善解決。它包括客戶被動服務(wù)和留住客戶主動服務(wù)兩大體系。完善的客戶被動服務(wù)體系,包括一站式的投訴處理機(jī)制;通過房地產(chǎn)售后追蹤,及時發(fā)現(xiàn)房屋使用問題,并采取相應(yīng)措施妥善處理,并同時快速解決客戶提出的投訴問題。留住客戶主動服務(wù)體系的思路,是變事后的被動服務(wù)為事前的主動服務(wù)。如成立會員組織,定期開展業(yè)主回報活動;準(zhǔn)準(zhǔn)業(yè)主客戶,推出特色服務(wù),是客戶參與設(shè)計和實施監(jiān)理,保證樓盤高質(zhì)量地建設(shè),使客戶感受到企業(yè)是在設(shè)身處地為客戶著想,從而真正留住客戶的心。
3、客戶滿意度監(jiān)測與反饋系統(tǒng)--客戶服務(wù)的監(jiān)督平臺
通過事后客戶滿意度調(diào)查、客戶使用反饋,全面把握客戶對企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)的態(tài)度、看法、批評和建議,以此作為調(diào)整和改進(jìn)房地產(chǎn)營銷決策的重要依據(jù)。
4、客戶盈利能力評估系統(tǒng)--客戶服務(wù)的保障平臺
房地產(chǎn)企業(yè)為提高客戶滿意度所開展的各項活動,意味著企業(yè)投入的增加,因此必須在投入與產(chǎn)出之間做出平衡。客戶盈利能力系統(tǒng)的任務(wù),就是對房地產(chǎn)客戶的終生價值和維系客戶所花費的成本進(jìn)行比較評估,使客戶關(guān)系營銷的收入大于成本,從而為企業(yè)選擇最佳的營銷管理方案。要注意的是,必須強(qiáng)調(diào)長期的收入與成本流,而不是某一筆房地產(chǎn)交易所產(chǎn)生的利潤;同時要評估某一客戶群整體的利益得失關(guān)系,而不拘泥于一人一事。
5、客戶關(guān)系管理與協(xié)調(diào)控制系統(tǒng)--客戶服務(wù)的調(diào)度平臺
目的是保證和提高客戶服務(wù)的工作效率與質(zhì)量水平。例如,當(dāng)客戶滿意度監(jiān)測與反饋系統(tǒng)將客戶信息反饋給協(xié)調(diào)控制系統(tǒng)后,后者立刻要求客戶盈利能力評估系統(tǒng)進(jìn)行評估,并提出最佳方案,然后向客戶服務(wù)處理系統(tǒng)發(fā)出指令,由它進(jìn)行實施。
對于房地產(chǎn)行業(yè)而言,狹義的客戶服務(wù)體系如下圖所示:
現(xiàn)階段,對于絕大多數(shù)的房地產(chǎn)企業(yè),CRM軟件系統(tǒng)仍然是一枚難以吃到的果子。
然而我們要說,
不采用CRM系統(tǒng),不見得企業(yè)無法導(dǎo)入客戶關(guān)系管理理念。
不采用CRM系統(tǒng),不見得企業(yè)就不能“以客戶為中心”運營。
以客戶為中心,塑造完善的客戶服務(wù)體系才是根本。